Les règles de décompte des effectifs

Certaines obligations ne s’imposent à l’employeur que lorsque l’entreprise ou l’établissement atteint un nombre déterminé de salariés. Il en va ainsi, par exemple, de l’obligation d’organiser les élections de la délégation élue du personnel du « comité social et économique » (CSE) lorsque l’effectif est d’au moins 11 salariés, de l’obligation d’établir un règlement intérieur lorsque l’effectif est d’au moins 50 salariés ou encore de l’obligation d’employer un certain nombre de travailleurs handicapés (ou autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi dans les entreprises d’au moins 20 salariés. Il pourra également s’agir d’obligations financières, comme, par exemple, la détermination du taux de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance ou du calcul de certains allègements ou exonérations de cotisations sociales. Aussi convient-il de connaître précisément les règles de décompte des effectifs, étant précisé que le cadre (entreprise ou établissement) dans lequel s’apprécie l’effectif varie selon les obligations à la charge de l’employeur (sur ce point, on se reportera aux précisions figurant dans les fiches concernées).

À SAVOIR
L’effectif de l’entreprise est en principe déterminé conformément aux dispositions prévues par le code du travail, notamment ses articles L. 1111-1 à L. 1111-3 et L. 1254-54. Depuis le 1er janvier 2020 toutefois, pour la mise en œuvre d’un certain nombre de dispositions prévues par ce code, le décompte des effectifs doit être effectué selon les règles posées par les articles L. 130-1 et R. 130-1 du code de la sécurité sociale, lesquels précisent également les conséquences d’un franchissement de seuil, à la hausse ou à la baisse.

Quelles sont les règles de calcul des effectifs fixées par le Code du travail ?

Pour la mise en œuvre des dispositions du code du travail qui se référent à un seuil d’effectif, et sous réserve des cas dans lesquels il est fait application des règles de calcul des effectifs fixées par le Code de la sécurité sociale (voir ci-dessous), les salariés peuvent, selon leur situation, être pris en compte intégralement dans l’effectif de l’entreprise, en fonction de leur temps de présence ou encore en fonction de leur temps de travail.
Les règles applicables figurent aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail.

Les modalités d’appréciation de l’effectif fixées par le code du travail sont notamment applicables pour la mise en place et les modalités d’organisation et de fonctionnement des institutions représentatives du personnel (comité social et économique, comité de groupe, etc.), l’établissement d’un règlement intérieur, la désignation d’un délégué syndical ou d’un représentant de la section syndicale, ou encore les négociations en entreprise. Pour plus de précisions (seuil applicable, cadre de mise en place ou de désignation, conséquences du franchissement de seuil…), on se reportera aux fiches consacrées à chacun de ces thèmes.

Salariés pris en compte intégralement
Sont pris intégralement en compte dans l’effectif de l’entreprise :

  • les salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • les travailleurs à domicile.

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de présence
Les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée (CDD), les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent, les travailleurs mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.

Toutefois, les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, d’un contrat de travail temporaire ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de travail
Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Exemple
Une entreprise compte quatre salariés à temps partiel qui effectuent respectivement les horaires hebdomadaires suivants : 28 h, 26 h, 20 h et 16 h. Ils accomplissent donc, au total, 90 h par semaine.
Si l’horaire pratiqué dans l’entreprise est de 35 h par semaine, ces 4 travailleurs à temps partiel seront décomptés pour : 90/35 = 2,57 salariés.

Pour les salariés en CDD à temps partiel, il convient d’appliquer la règle de la prise en compte en fonction du temps de présence au cours des 12 mois précédents ET celle de prise en compte au prorata du temps de travail.

Exemple
Une entreprise a employé 2 salariés en CDD à temps partiel. L’un a travaillé pendant 4 mois à raison de 24 h par semaine et l’autre a travaillé pendant 2 mois à raison de 20 h par semaine. Dans cette entreprise, la durée du travail est de 35 h.
Ces salariés comptent dans l’effectif de l’entreprise pour : (4/12) x (24/35) + (2/12) x (20/35) = 0,31 unité

Règles applicables aux entreprises de travail temporaire
S’agissant des entreprises de travail temporaire, le calcul de leur effectif tient compte, d’une part des salariés permanents de ces entreprises, déterminés conformément aux dispositions qui précédent, d’autre part, des travailleurs qui ont été liés à elles par des contrats de travail temporaires pendant une durée totale d’au moins trois mois au cours de la dernière année civile (art. L. 1251-54).

Salariés non pris en compte dans le calcul des effectifs
Certains salariés ne sont pas comptabilisés dans le calcul des effectifs, sauf pour l’application des dispositions légales relatives à la tarification des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles et, pour certains d’entre eux, pour la mise en place du comité social et économique (CSE).

Sont visés par cette disposition les titulaires :

  • d’un contrat d’apprentissage ;
  • d’un contrat de professionnalisation (l’exclusion de l’effectif des salariés en contrat de professionnalisation est prévue jusqu’au terme du contrat de professionnalisation s’il est à durée déterminée ou jusqu’au terme de l’action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée) ;
  • d’un contrat unique d’insertion-contrat initiative emploi (CUI-CIE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») mentionnée à l’article L. 5134-72 du code du travail. Toutefois, les salariés titulaires de ces contrats sont pris en compte dans le calcul des effectifs de l’entreprise pour la mise en place, le fonctionnement et les attributions du comité social et économique (CSE) ; cette disposition, issue de la loi du 5 septembre 2018 citée en référence, s’applique pour le calcul des effectifs enregistrés dans les entreprises à compter du 1er janvier 2019 ;
  • d’un contrat unique d’insertion-contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») mentionnée à l’article L. 5134-30 du code du travail. Toutefois, les salariés titulaires de ces contrats sont pris en compte dans le calcul des effectifs de l’entreprise pour la mise en place, le fonctionnement et les attributions du comité social et économique (CSE) ; cette disposition, issue de la loi du 5 septembre 2018 citée en référence, s’applique pour le calcul des effectifs enregistrés dans les entreprises à compter du 1er janvier 2019.

Dans quelles situations et selon quelles modalités faut-il calculer l’effectif selon les règles fixées par le Code de la sécurité sociale ?

Depuis le 1er janvier 2020, pour la mise en œuvre de certaines obligations de l’employeur ou l’application de certaines dispositions du code du travail liées à un seuil d’effectif, le décompte de l’effectif est effectué selon les règles fixées par les articles L. 130-1 et R. 130-1 du code de la sécurité sociale (d’où l’expression parfois utilisée de décompte « sécurité sociale » ou d’effectif « sécurité sociale »). L’objectif est de simplifier les obligations des entreprises en permettant le calcul de cet effectif à partir des données fournies par les employeurs dans la déclaration sociale nominative (DSN), obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les entreprises (la DSN permet un décompte automatique des effectifs).
L’article L. 130-1 précité précise également les conséquences du franchissement, à la hausse ou à la baisse, d’un seuil d’effectif.

Indépendamment des situations visées par le code du travail, le décompte de l’effectif selon les dispositions du code de la sécurité sociale est également utilisé pour la mise en œuvre des dispositions qui relèvent de ce code, notamment (source www.urssaf.fr) :
- la contribution Fnal au taux de 0,5 % ;
- le forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire ;
- le forfait social sur l’épargne salariale ;
- la réduction générale de cotisations patronales ;
- l’exonération Lodeom (exonérations applicables outre-mer) ;
- l’exonération applicable dans les zones de revitalisation rurale (ZRR) ;
- la déduction forfaitaire patronale au titre des heures supplémentaires ;
- le versement transport, sous réserve de certaines particularités ;
- la contribution patronale finançant les chèques vacances ;
- l’exigibilité de la déclaration et du paiement des cotisations sociales ;
- les obligations en matière de versement en lieu unique (VLU).

Situations visées

Pour la mise en œuvre des dispositions suivantes du code du travail, le décompte de l’effectif et - sauf exceptions - les conséquences du franchissement d’un seuil sont appréciés selon les règles posées par les articles L. 130-1 et R. 130-1 du code de la sécurité sociale, telles qu’elles sont précisées ci-dessous :
1°. désignation d’un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (art. L. 1151-2 du code du travail) ;
2°. mise en œuvre de l’intéressement, de la participation et des plans d’épargne salariale (art. L. 3311-1, L. 3321-1 et L. 3331-1 du code du travail) ;
3°. contrepartie obligatoire en repos (art. L. 3121-33 et L. 3121-38 du code du travail) ;
4°. mise en œuvre de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapé (OETH) (art. L. 5212-1, D. 5212-1 et D. 5212-3 du code du travail) ;
5°. versement de la rémunération due au salarié bénéficiaire d’un projet de transition professionnelle (art. L. 6323-17-5) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
6°. participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue (art. L. 6331-1 A) ;
7°. opérateurs de compétences (art. L. 6332-1 A) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
8°. désignation d’un référent « handicap » (art. L. 5213-6-1) ;
9°. attribution de l’aide unique aux apprentis (art. L. 6243-1-1) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
10°. mise à disposition de manière temporaire de salariés auprès d’une jeune ou d’une petite ou moyenne entreprise (art. L. 8241-3) ;
11°. abondement du compte personnel de formation (CPF) lorsque l’employeur n’a pas satisfait à ses obligations en matière d’entretien professionnel (art. L. 6315-1 et L. 6323-13) ;
12°. obligation de transmission dématérialisée à Pôle emploi des attestations et justifications permettant au salarié d’exercer ses droits aux prestations (art. R. 1234-5-1) ;
13°. obligation de mise à disposition d’un local de restauration (art. R. 4228-22 et R. 4228-23) ;
14°. obligation de désigner une personne tierce pour assurer la fonction de conseiller à la prévention hyperbare (art. R. 4461-4) ;
15°. tenue d’un document sur les changements de secteur et d’affectation du médecin du travail (art. R. 4623-13).

Relèvement de certains seuils d’effectif
• Le décret du 31 décembre 2019 cité en référence, qui précise les modalités de calcul des effectifs prévues par le code de la Sécurité sociale, a également relevé, à compter du 1er janvier 2020, les seuils d’effectif déclenchant la mise en œuvre des obligations suivantes (sur les dispositions transitoires prévues par ce décret, voir ci-dessous) :
- transmission dématérialisée des attestations à Pôle emploi : désormais obligatoire pour les employeurs d’au moins 11 salariés (précédemment, « 10 salariés et plus ») ;
- mise à disposition d’un local de restauration : désormais obligatoire dans les établissements d’au moins 50 salariés (précédemment obligatoire dès lors qu’au moins 25 travailleurs souhaitaient prendre habituellement leur repas dans l’établissement). Dans les établissements de moins de 50 salariés, l’employeur met à leur disposition un emplacement permettant de se restaurer. En outre, lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, les effectifs sont décomptés par établissement. Des dispositions transitoires sont prévues par l’article 4 du décret du 31 décembre 2019 précité ;
- possibilité pour l’employeur d’occuper les fonctions de conseiller à la prévention hyperbare : désormais prévue dans les entreprises de moins de 11 salariés (précédemment dans celles de moins de 10 salariés) ;
- obligation de tenir à disposition du directeur régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et du médecin inspecteur du travail un document sur les changements de secteur et d’affectation du médecin du travail : désormais prévue dans les entreprises ou établissements d’au moins 50 salariés (précédemment, « de plus de cinquante salariés »). Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, les effectifs sont décomptés par établissement.
À noter : depuis le 1er avril 2021, en application du décret n° 2020-1545 du 9 décembre 2020, les anciennes « directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi » (DIRECCTE) et « directions régionales de la cohésion sociale » (DRCS) sont regroupées pour devenir les « directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités » (DREETS). En savoir+ sur la mise en place des DREETS.

Appréciation de l’effectif

L’effectif salarié annuel de l’employeur correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente (les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne). Ainsi, par exemple, l’effectif 2020 d’une entreprise est la moyenne des effectifs pour chaque mois de l’année 2019 (soit l’effectif de chaque mois de 2019 divisé par 12). L’effectif est arrondi au centième, sans tenir compte de la fraction d’effectif au-delà de la deuxième décimale (par exemple, un effectif annuel de 10,873 est retenu pour 10,87).

• Lorsqu’il est fait application des règles de calcul de l’effectif fixées par le code de la sécurité sociale, l’effectif est apprécié au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.
• L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi salarié titulaire d’un contrat de travail dans l’entreprise correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche.
• En cas de modification de la situation juridique de l’employeur (vente, fusion…), y compris lorsqu’une telle modification entraîne une création d’entreprise, l’effectif à prendre en compte pour l’année au cours de laquelle les contrats sont transférés correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail.
• Des dispositions particulières s’appliquent dans le cadre de la tarification du risque « accidents du travail et maladies professionnelles ».

Salariés pris en compte

Pour la détermination de l’effectif « sécurité sociale », sont pris en compte les personnes titulaires d’un contrat de travail, ainsi que les agents et salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage.
Les salariés titulaires d’un CDD sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs de l’entreprise utilisatrice, n’étant pas liés à elle par un contrat de travail (leur employeur est l’entreprise de travail temporaire).

Entreprise de travail temporaire
Pour calculer l’effectif d’une entreprise de travail temporaire, il est tenu compte des salariés permanents et des salariés qui, au cours de la période, ont été liés à cette entreprise par des contrats de mission.

Modalités de prise en compte

Les salariés (ou agents) à temps plein sont intégralement pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au cours du mois.
Les salariés à temps partiel au sens du Code du travailainsi que les agents ou salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage, à temps partiel ou à temps non complet, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

En cas d’embauche ou de départ en cours de mois, les salariés sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel ils ont été employés (on retient le nombre de jours calendaires, c’est-à-dire tous les jours du mois considéré). Ainsi, par exemple, si un salarié est embauché à temps plein à compter du 20 janvier, il sera compté pour 0,4 au titre de ce mois (12 jours dans l’entreprise sur un mois de 31 jours, soit 12/31 = 0,38, arrondi à 0,4). Si la personne est embauchée le 20 janvier, à temps partiel, sur la base de 24 h mensuelles, dans une entreprise appliquant la durée légale du travail (soit 35 h/semaine), elle sera comptée, au titre du mois de janvier, pour 0,27 (24/35 x 12/31).

Salariés exclus du décompte des effectifs

Lorsque l’effectif de l’entreprise doit être apprécié selon les règles fixées par le code de la sécurité sociale, il n’est pas tenu compte :
- des apprentis ;
- des titulaires d’un contrat de professionnalisation (l’exclusion de l’effectif des salariés en contrat de professionnalisation est prévue jusqu’au terme du contrat de professionnalisation s’il est à durée déterminée ou jusqu’au terme de l’action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée) ;
- des titulaires d’un contrat unique d’insertion-contrat initiative emploi (CUI-CIE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») ;
- des titulaires d’un contrat unique d’insertion-contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle »).

Les salariés mentionnés ci-dessus sont toutefois pris en compte dans l’effectif de l’entreprise pour l’application des dispositions relatives à la tarification des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

Conséquences d’un franchissement de seuil à la hausse

Comme le prévoit l’article L. 130-1 du code de la Sécurité sociale, en vigueur depuis le 1er janvier 2020, le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives (mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil).
Ainsi, sauf exceptions mentionnées ci-dessous, les conséquences du franchissement d’un seuil au 1er janvier 2020 (effectif moyen annuel au 31/12/2019) seront prises en compte si ce franchissement est constaté pendant les 5 années civiles consécutives (de 2020 à 2024 inclus), soit à compter du 1er janvier 2025.

Exemple
Une entreprise qui constate, au 1er janvier 2020, qu’elle a atteint pour la première fois le seuil de 250 salariés (et dans l’hypothèse où ce seuil est constaté pendant 5 années civiles consécutives), sera tenue de désigner un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap (« référent handicap ») à compter du 1er janvier 2025.

Attention toutefois :
- dans la mesure où le mécanisme de neutralisation des effets de seuil concerne les situations de « franchissement » de seuil à la hausse, il n’en est pas fait application aux entreprises qui, dès leur création, ont un effectif supérieur au seuil posé (dans ce cas, en effet, il n’y a pas de « franchissement » de seuil) ;
- le mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil ne s’applique pas lorsque l’effectif de l’entreprise est, au 1er janvier 2020, supérieur ou égal à un seuil et que cette entreprise était déjà soumise au titre de l’année 2019 à des dispositions applicables du fait de l’atteinte ou du dépassement de ce seuil (disposition prévue à l’article 11 de la loi « Pacte »). En d’autres termes, les employeurs déjà assujettis à une obligation en 2019 ne peuvent pas bénéficier de la mesure de neutralisation de l’effet de seuil au 1er janvier 2020 au titre de cette obligation.

Exemple
Une entreprise déjà assujettie à la participation antérieurement au 1er janvier 2020, ne peut pas se prévaloir des nouvelles dispositions de neutralisation des effets de seuil (nécessité d’un effectif supérieur ou égal à 50 salariés pendant 5 années civiles consécutives) instituées par l’article L. 130-1 du code de la sécurité sociale.

De même, pour l’application des dispositions des articles R. 1234-5-1 (transmission dématérialisée des attestations à Pôle emploi), R. 4461-4 (possibilité pour l’employeur d’occuper la fonction de conseiller à la prévention hyperbare) et R. 4623-13 (tenue d’un document sur les changements d’affectation du médecin du travail) du code du travail dans leur rédaction résultant du décret du 31 décembre 2019, le mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil ne s’applique pas lorsque l’effectif de l’entreprise est, au 1er janvier 2020, supérieur ou égal à un seuil déterminé à ces articles et que cette entreprise était soumise, au titre de l’année 2019, aux dispositions applicables dans le cas d’un effectif supérieur ou égal au seuil applicable avant le 1er janvier 2020. Ainsi, par exemple, s’agissant de l’obligation de transmission dématérialisée des attestations à Pôle emploi (art. R. 1234-9), lorsque l’effectif de l’entreprise est au 1er janvier 2020, supérieur ou égal à 11 salariés (seuil applicable à compter du 1/1/2020) et que cette entreprise était déjà soumise à cette obligation au titre de 2019, en raison d’un effectif d’au moins 10 salariés (seuil applicable avant le 1/1/2020), le mécanisme neutralisation des effets de seuil pendant 5 ans ne s’applique pas ; cette entreprise restera donc soumise à cette obligation.

Conséquences d’un franchissement de seuil à la baisse

En cas de franchissement à la baisse d’un seuil d’effectif sur une année civile, l’employeur n’est plus soumis à l’obligation liée à ce seuil. Si le seuil est par la suite franchi à la hausse, l’employeur bénéficiera à nouveau de la mesure de neutralisation de l’effet de seuil pendant 5 ans, tel qu’il est exposé ci-dessus.

Exemple
Une entreprise passe de 11 salariés au 1er janvier 2020 (effectif moyen annuel 2019) à 10 salariés au 1er janvier 2021 (effectif moyen annuel 2020). Elle n’est plus redevable du forfait social sur les contributions patronales de prévoyance au titre des périodes d’emploi accomplies à compter du 1er janvier 2021 (les employeurs de moins de 11 salariés ne sont pas assujettis à ce forfait social ; art. L. 137-15 du Code de la sécurité sociale). Elle sera à nouveau redevable du forfait social sur ces contributions si son effectif redevient au moins égal à 11 salariés pendant 5 années civiles consécutives, soit au plus tôt à compter du 1er janvier 2026 (hypothèse où, entre 2021 et 2025, son effectif reste au moins égal à 11 salariés).