Quand délivrer le certificat de travail et quel doit être son contenu ?
L’employeur est tenu de délivrer le certificat de travail à l’expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non.
Il est tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise.
Le certificat de travail établi par l’employeur mentionne obligatoirement :
- la date d’entrée du salarié dans l’entreprise quels qu’aient pu être les changements d’employeur ou de forme juridique de cette entreprise ;
- la date de sortie (celle de fin du préavis, effectué ou non) ;
- la nature des emplois successivement occupés avec les périodes correspondantes.
Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties.
Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou d’être simplement tendancieuses.
Et l’attestation pour Pôle Emploi ?
Lors de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit délivrer au salarié l’attestation nécessaire pour faire valoir ses droits au chômage (dite « attestation Pôle emploi »). Ce document est remis en même temps que le certificat de travail et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles que soient la nature, la durée, la forme du contrat et les modalités de sa cessation.
Pour satisfaire à cette obligation, les employeurs peuvent se procurer l’imprimé nécessaire auprès de Pôle emploi ou sur le site de Pôle emploi ou le remplir en ligne sur le site de Pôle emploi. Une notice est à leur disposition pour les aider à remplir correctement ce formulaire
Un espace spécifique est dédié aux particuliers employeurs.
L’employeur doit également adresser à Pôle emploi (Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon cedex), sans délai, un exemplaire de l’attestation visée ci-dessus, en sus de l’exemplaire qu’il remet à son salarié, et ce pour toute rupture ou fin de contrat de travail. Pour les employeurs qui remplissent l’attestation en ligne (voir ci-dessus), la transmission de l’exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.
Les employeurs d’au moins 11 salariés (seuil applicable à compter du 1er janvier 2020, précédemment fixé à 10 salariés) doivent effectuer cette transmission à Pôle emploi par voie électronique (sauf impossibilité pour une cause qui leur est étrangère), selon les modalités fixées par l’arrêté du 14 juin 2011. Pour la mise en œuvre de cette obligation de transmission par voie électronique (art. R. 1234-9 du code du travail), l’effectif salarié et les règles de franchissement de seuils d’effectif sont déterminés selon les modalités prévues aux articles L. 130-1 et R. 130-1 du code de la sécurité sociale, sous réserve, s’agissant du franchissement de seuil, des dispositions transitoires prévues par l’article 4 du décret du 31 décembre 2019 cité en référence.
Cette transmission dématérialisée est opérée soit par dépôt de fichier provenant du logiciel de paie de l’employeur, soit par saisie en ligne, par l’employeur sur le site Internet de Pôle emploi ; en retour de la transmission de l’attestation par dépôt de fichier ou par saisie en ligne, Pôle emploi délivre à l’employeur l’attestation à remettre au salarié, constituée à partir des données transmises. Sur cette question, on peut se reporter aux précisions figurant sur le site net entreprises ou sur le site de Pôle emploi
En quoi consiste le solde de tout compte ?
L’employeur doit établir, à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salarié lui donne reçu (d’où l’expression « reçu pour solde de tout compte »). Ce document fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.
Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées.
Selon la Cour de cassation, il résulte de l’article L. 1234-20 du code du travail, d’une part, que l’employeur a l’obligation de faire l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail, et d’autre part, que le reçu pour solde de tout compte n’a d’effet libératoire que pour les seules sommes qui y sont mentionnées, peu important le fait qu’il soit, par ailleurs, rédigé en des termes généraux. Dès lors, le reçu pour solde de tout compte qui fait état d’une somme globale et renvoie pour le détail des sommes versées au bulletin de paie annexé n’a pas d’effet libératoire (arrêt de la Cour de cassation du 14 février 2018).
Le reçu pour solde de tout compte, qui doit être établi en double exemplaire dont un est remis au salarié (art. D. 1234-7 du Code du travail), est signé par l’employeur et le salarié ; si le salarié souhaite le dénoncer, il doit le faire par lettre recommandée dans le délai de 6 mois mentionné ci-dessus (art. D. 1234-8 du Code du travail).
La dénonciation du reçu pour solde de tout compte peut également résulter de la saisine du conseil de prud’hommes. Dans ce cas, la convocation devant le bureau de conciliation du conseil de prud’hommes devra être reçue par l’employeur avant l’expiration du délai de 6 mois prévu par l’article L 1234-20 du Code du travail ([arrêt de la Cour de cassation du 7 mars 2018->https://www.legifrance.gouv.fr/juri/id/JURITEXT000036718275).