L’embauche par une assocation ou une fondation : le chèque-emploi associatif

Le chèque-emploi associatif (CEA) s’adresse, sans condition d’effectif depuis le 1er janvier 2019, aux associations à but non lucratif, aux fondations dotées de la personnalité morale, ainsi qu’aux associations de financement électoral. Il a pour but d’alléger et de simplifier les obligations des employeurs (déclarations liées à l’embauche, déclaration et paiement des cotisations et contributions sociales…) et leur permet également, depuis le 1er janvier 2019, de s’acquitter de leurs obligations relatives au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu. L’adhésion à ce dispositif et son utilisation se font à partir du site internet qui lui est dédié.
Les associations et fondations qui ne peuvent ou ne veulent pas adhérer à ce dispositif sont tenues aux mêmes obligations déclaratives que les autres employeurs. Si elles emploient moins de 10 salariés, elles peuvent toutefois avoir recours au dispositif de simplification « Impact Emploi » proposé par le réseau des Urssaf.

A SAVOIR
Depuis le 1er janvier 2019, le CEA peut être utilisé par toutes les associations à but non lucratif et les fondations, sans condition d’effectif maximum (la loi du 22 décembre 2018 citée en référence a supprimé cette condition). A compter de cette même date, le Centre de gestion du CEA (CEA-Urssaf) assurera le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu pour le compte de ses adhérents employeurs.

Quelles sont les associations et fondations concernées ?

Le chèque-emploi associatif (CEA) s’adresse :
- aux associations à but non lucratif dont le siège est situé en France Métropolitaine ou, à compter du 1er janvier 2019, en Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion ou à Saint-Martin ;
- aux fondations dotées de la personnalité morale ;
- aux associations de financement électoral visées à l’article L. 52-5 du code électoral.

Lorsqu’un employeur adhère au dispositif du CEA, il l’utilise pour l’ensemble de ses salariés. Toutefois, les contrats d’engagement éducatif, contrats à durée indéterminée de chantier ou d’opération, contrats de travail temporaire ne peuvent pas être gérés par ce dispositif (source Urssaf). En outre, certains salariés sont exclus du dispositif

Quelles sont les formalités d’adhésion ?

L’association ou la fondation qui souhaite adhérer au dispositif du CEA le fait directement en ligne sur le site Internet dédié à ce dispositif.
Elles doivent, au préalable, se rapprocher de certains organismes sociaux dont les coordonnées leur seront demandées lors de l’adhésion au CEA. Il s’agit, notamment, des services de santé au travail (SST ; si nécessaire, un annuaire des SST est disponible sur le site de l’association « Présanse ») et des organismes de retraite complémentaire obligatoire.

  • Toute association ou fondation souhaitant recourir au CEA est tenue de procéder par voie dématérialisée (www.cea.urssaf.fr) à l’ensemble des formalités liées à l’utilisation de ce dispositif (adhésion, identification du salarié ou des salariés, déclaration des rémunérations, etc.). Le non-respect de cette obligation entraîne l’application de la sanction prévue en cas de défaut de production de la déclaration sociale nominative (DSN).
  • L’association ou la fondation qui ne dispose pas d’un numéro Siret - indispensable pour adhérer au CEA - peut contacter le service de renseignements téléphoniques du CNCEA afin d’obtenir la marche à suivre pour obtenir ce numéro et pouvoir procéder ainsi à son adhésion (0 810 19 01 00, du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00, 0,05 €/min + prix appel).
  • Un guide de l’utilisation du CEA est disponible sur le site du centre de gestion du CEA.

Comment fonctionne le CEA ?

Le CEA permet à l’employeur de satisfaire aux formalités obligatoires liées à l’embauche et à l’emploi d’un salarié. Il peut être utilisé pour un salarié déjà présent dans l’association, quel que soit son contrat (CDI, CDD) ou pour une nouvelle embauche.
Il permet également aux employeurs de déclarer et payer les cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle prévues par la loi (sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire…), ainsi que, le cas échéant et dans des conditions fixées par convention, d’autres cotisations et contributions sociales.

Formalités relatives à l’embauche et à l’emploi

Les employeurs qui ont recours au CEA sont réputés satisfaire à l’ensemble des formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leurs salariés dès lors qu’ils ont adhéré au dispositif, que leur adhésion a été validée, et qu’ils ont rempli, pour chaque salarié concerné (un nouveau salarié ou un salarié nouvellement embauché), le formulaire « contrat » (ou « volet d’identification du salarié ») accessible sur leur espace personnel sécurisé. A partir de ce formulaire, l’employeur renseigne, pour chaque salarié, l’ensemble des éléments relatifs au contrat de travail qui lie les deux parties : type de contrat (CDD, CDI), date d’embauche, durée du travail (temps plein ou temps partiel), etc. ainsi que les éléments relatifs au calcul des cotisations et contributions sociales (par exemple, le taux de la cotisation « accident du travail » auquel est soumis l’association).
Les formalités concernées par ce dispositif sont, notamment, les suivantes :

  • 1° La déclaration préalable à l’embauche ;
  • 2° L’inscription sur le registre unique du personnel ;
  • 3° L’établissement d’un contrat de travail écrit, l’inscription des mentions obligatoires et la transmission du contrat au salarié, prévues aux articles L. 1242-12 et L. 1242-13 du code du travail pour les contrats de travail à durée déterminée ;
  • 4° L’établissement d’un contrat de travail écrit et l’inscription des mentions obligatoires, prévues à l’article L. 3123-6 du code du travail, pour les contrats de travail à temps partiel ;
  • 5° Les déclarations au titre de la médecine du travail et du régime des prestations chômage.
  • Même si l’utilisation du CEA dispense l’employeur et le salarié de rédiger un contrat de travail, un tel contrat - ou un document annexe signé par eux - doit être établi lorsqu’ils souhaitent prévoir des clauses particulières (par exemple une clause de non-concurrence).
  • Si le contrat de travail est un contrat à temps partiel, l’employeur et le salarié doivent également signer un document indiquant la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans lesquelles peuvent être effectuées les heures complémentaires.

Déclaration des rémunérations, calcul et prélèvement des cotisations

A partir de son espace personnel sécurisé (www.cea.urssaf.fr), l’employeur (association à but non lucratif ou fondation) déclare la rémunération de son (ou ses) salarié en remplissant le « volet social » (un volet social pour chaque salarié). Celui-ci contient les principaux renseignements sur la période d’emploi et sur les éléments de la rémunération (une déclaration par période d’emploi n’excédant pas un mois civil), permettant ainsi le calcul des cotisations et l’établissement du bulletin de paie (voir ci-dessous). Avec la mise en œuvre du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (voir ci-dessous), les éléments de rémunération des salariés doivent être déclarés au plus tard le dernier jour du mois au cours duquel ils ont travaillé (source Urssaf).
Le centre de gestion du CEA calcule, à partir des éléments renseignés par l’employeur, les cotisations dues (en tenant compte, le cas échéant, des exonérations ou allégements applicables), et en informe l’employeur en mettant à sa disposition, dans son espace personnel, le décompte de ces cotisations. L’employeur (association ou fondation) peut demander une rectification du calcul des cotisations jusqu’à 10 jours avant la date de prélèvement.
Les cotisations ainsi calculées sont ensuite prélevées par l’Urssaf le 15 de chaque mois, directement sur le compte bancaire ou postal de l’employeur (celui que ce dernier aura désigné lors de son adhésion).

  • Un certain nombre de contributions ne sont pas collectées dans le cadre du CEA et doivent donc être acquittées directement par l’employeur aux organismes concernés. Il s’agit notamment des contributions relatives à la prévoyance, à la formation professionnelle continue et à la médecine du travail.
  • Le centre de gestion du CEA établit également, pour le compte de l’employeur, l’ensemble des formalités et déclarations auxquelles la déclaration sociale nominative (DSN) s’est substituée.

Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

A partir des éléments de rémunération déclarés par l’employeur via le volet social, et des informations qui lui sont transmises par l’administration fiscale, le centre de gestion du CEA calcule le montant du prélèvement à la source (salarié imposable) et communique ensuite à l’employeur le montant du salaire net après imposition qu’il devra verser à son salarié. Ce salaire net versé tiendra ainsi compte, si le salarié est imposable, du montant de l’impôt sur le revenu faisant l’objet de ce prélèvement. Le centre de gestion du CEA reverse ensuite, à l’Administration fiscale l’impôt prélevé. Sur cette question, on peut se reporter au document mis en ligne sur le site du centre de gestion du CEA.

Versement du salaire

L’employeur (association ou fondation) rémunère le salarié dans les conditions de droit commun
L’établissement d’un bulletin de salaire (mais non sa remise) par l’employeur n’est pas nécessaire. A partir des éléments figurant dans le volet social transmis par l’association employeur, le Centre de gestion du CEA établit le bulletin de paie ; celui-ci est mis à disposition de l’employeur dans son espace personnel sécurisé (sur le site www.cea.urssaf.fr) afin qu’il le transmette au salarié par voie électronique ou qu’il l’imprime pour le lui remettre. Dans des conditions qui seront précisées par décret, le bulletin de paie sera adressé directement au salarié par le centre de gestion du CEA.

  • Les salariés rémunérés au moyen d’un CEA sont soumis aux règles de droit commun en matière de congés payés
  • Le Centre de gestion du CEA adresse également au salarié une attestation annuelle récapitulant les salaires déclarés au moyen du chèque-emploi associatif afin qu’il puisse procéder à sa déclaration de revenus.