Obowiązki zleceniodawców i wykonawców we Francji w przypadku oddelegowania pracowników

Zleceniodawcy i wykonawcy korzystający z usług przedsiębiorstw mających siedzibę poza Francją i oddelegowujących pracowników do Francji mają pewne obowiązki, zwłaszcza takie jak obowiązek czujności w różnych aspektach.

Zleceniodawcy i wykonawcy korzystający z usług przedsiębiorstw mających siedzibę poza Francją i oddelegowujących pracowników do Francji mają pewne obowiązki, zwłaszcza takie jak obowiązek czujności w różnych aspektach.

Wszystkie obowiązki właściwe dla zleceniodawców i wykonawców stosuje się do również do przedsiębiorstw użytkujących pracowników tymczasowych oddelegowanych, wysłanych przez agencje pracy tymczasowej mające siedziby poza Francją.
Analogicznie, zakłady lub przedsiębiorstwa przyjmujące pracowników oddelegowanych wewnątrz grupy podlegają temu samemu obowiązkowi czujności.

Aby uzyskać więcej informacji na temat obowiązków pracodawcy mającego siedzibę poza Francją i oddelegowującego pracowników na teren Francji, kliknij tutaj.

Uwaga ! O ile nie podano inaczej, termin „zleceniodawca” będzie oznaczał również „wykonawcę”, jeśli chodzić będzie o jego stosunek z bezpośrednim kontrahentem.

Sporządzanie deklaracji o oddelegowaniu i wyznaczeniu przedstawiciela

Bezpośrednia umowa ze świadczeniodawcami

Przed rozpoczęciem oddelegowania zleceniodawca powinien sprawdzić, czy świadczeniodawca, z którym bezpośrednio zawarł umowę i który deleguje swoich pracowników do Francji, należycie spełnił wstępne obowiązki ciążące na nim w zakresie oddelegowania (przekazanie Inspekcji pracy przez platformę internetową SIPSI Deklaracji przed oddelegowaniem, w której wskazano przedstawiciela przedsiębiorstwa we Francji).

Zleceniodawca musi więc zwrócić się do swojego kontrahenta z prośbą o przekazanie mu — przed rozpoczęciem oddelegowania pracowników do Francji — potwierdzenia wysłania Deklaracji przed oddelegowaniem. Może on wystosować tę prośbę przez platformę internetową SIPSI.

Temu obowiązkowi podlegają wszyscy zleceniodawcy i wykonawcy (prywatni i publiczni), z wyjątkiem osób prywatnych, które zawierają umowę na użytek osobisty lub najbliższej rodziny (współmałżonek, konkubin, zstępni lub wstępni).

Jeśli zleceniodawca nie doprowadzi do przekazania mu przez świadczeniodawcę, z którym bezpośrednio zawarł umowę, potwierdzenia wysłania Deklaracji, jest on zobowiązany do złożenia deklaracji na platformie internetowej SIPSI w ciągu 48 godzin od rozpoczęcia oddelegowania.

Wyjątki :
Oddelegowanie na własny rachunek
Oddelegowanie pracowników wyłącznie na własny rachunek pracodawcy nie jest obecnie objęte obowiązkiem złożenia Delegacji przed oddelegowaniem, ani wyznaczenia przedstawiciela firmy.

Oddelegowanie w celu krótkoterminowego świadczenia usług
Dla aktywności wymienionych w rozporządzeniu świadczenia krótkoterminowe, lub wykonywane punktowo są również zwolnione z obowiązku składania Deklaracji przed oddelegowaniem oraz wskazywania przedstawiciela firmy. Dla każdej z tych aktywności rozporządzenie wskazuje umożliwiający skorzystanie z tego systemu maksymalny czas wykonywania tej aktywności we Francji podczas danego okresu.

Dotyczy to działalności następujących osób :
- artyści,
- praktykanci w trakcie mobilności międzynarodowej,
- sportowcy i towarzyszący im członkowie zespołów,
- oficjalni delegaci,
- badacze lub wykładowcy/prelegenci podczas kolokwiów, seminariów i wydarzeń o charakterze naukowym.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Artykuł L. 1262-4-1
- Rozporządzenie z 4 czerwca 2019 r. zawierające wykaz działalności wymienionych w artykule L. 1262-6 Kodeksu pracy.

Sankcje administracyjne

1) Niewiedza zleceniodawcy o ciążącym na nim obowiązku sprawdzenia formalności, których powinien dopełnić jego świadczeniodawca (deklaracja przed oddelegowaniem i wyznaczenie przedstawiciela firmy), podlega karze grzywny administracyjnej w maksymalnym wymiarze 4000 EUR na każdego pracownika oddelegowanego lub 8000 EUR w przypadku recydywy.
2) Poza tym w przypadku niezłożenia Deklaracji przed oddelegowaniem ani przez pracodawcę, ani przez zleceniodawcę, DIRECCTE może zawiesić świadczenie usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na miesiąc.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek weryfikacji spoczywający na zleceniodawcy lub wykonawcy : artykuły L. 1262-4-1 oraz R. 1263-12 Kodeksu pracy
- Sankcje przewidziane w artykule L. 1264-3 Kodeksu pracy
- Zawieszenie świadczenia usług : artykuł L. 1263-4 Kodeksu pracy

Podwykonawcy bezpośredni i pośredni oraz agencje pracy tymczasowej

Jeśli chodzi o obowiązek zleceniodawcy dotyczący upewnienia się co do złożenia Deklaracji przed oddelegowaniem, ma ona zastosowanie do :
- Każdego podwykonawcy (bezpośredniego lub pośredniego) jego kontrahentów, przy czym jest on zobowiązany do zaakceptowania tych podwykonawców. W momencie zawarcia umowy lub transakcji i przez cały okres jej trwania wykonawca, który chce skorzystać z usług podwykonawcy(-ów) powinien :

  • zaakceptować każdego z tych podwykonawców,
  • zaakceptować warunki płatności obowiązujące dla każdej umowy podwykonawstwa, z którymi wyżej wymienieni podwykonawcy zawarli umowy

- Każdego przedsiębiorstwa działającego w charakterze agencji pracy tymczasowej, z którymi wyżej wymienieni podwykonawcy zawarli umowy.

Ten obowiązek stosuje się na takich samych zasadach, jak w przypadku bezpośrednich kontrahentów.

Sankcje administracyjne

1) Niewiedza wykonawcy o ciążącym na nim obowiązku dokonania weryfikacji podlega karze grzywny administracyjnej, jeśli pracodawca sam nie dopełnił co najmniej jednego z dwóch ciążących na nim obowiązków (Deklaracja przed oddelegowaniem i wyznaczenie przedstawiciela). Kwota grzywny wynosi wtedy maksymalnie 4000 EUR na każdego pracownika oddelegowanego lub maksymalnie 8000 EUR w przypadku recydywy popełnionej w terminie dwóch lat, licząc od dnia zawiadomienia o pierwszej grzywnie. Całkowita kwota grzywny nie może przekraczać 500 000 EUR.
2) Niezłożenie deklaracji o oddelegowaniu (zarówno przez pracodawcę, jak i wykonawcę) może skutkować — na podstawie decyzji DIRECCTE — zawieszeniem świadczenia usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na miesiąc.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek weryfikacji spoczywający na wykonawcy : artykuły L. 1262-4-1 oraz R. 1263-12-1 Kodeksu pracy
- Sankcje przewidziane w artykule L. 1264-3 Kodeksu pracy
- Zawieszenie świadczenia usług : artykuł L. 1263-4 Kodeksu pracy

Zapłata grzywny

Zleceniodawca powinien doprowadzić do dostarczenia mu przez jego kontrahenta honorowego zaświadczenia co do tego, że ten ostatni dokonał ewentualnej zapłaty kwot należnych z tytułu grzywien przewidzianych z racji uchybień w zakresie wymogu złożenia deklaracji lub w przypadku naruszenia podstawowych zasad gwarantowanych pracownikom oddelegowanym. To zaświadczenie musi zawierać nazwisko, imię, nazwę spółki kontrahenta oraz podpis jego przedstawiciela prawnego.

W przypadku niezapłacenia grzywny DIRECCTE może zawiesić lub zakazać świadczenia usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na dwa miesiące (z możliwością przedłużenia). Zakaz lub zawieszenie jest cofane tylko w przypadku udowodnienia przez omawianego pracodawcę lub ewentualnie jego przedstawiciela, zapłaty grzywien będących przedmiotem wcześniejszego powiadomienia.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek weryfikacji spoczywający na zleceniodawcy : artykuł R. 1263-12
- Zawieszenie świadczenia usług : artykuł L. 1263-4-2

Przestrzeganie wysokości minimalnego wynagrodzenia

Zleceniodawcy i wykonawcy są odpowiedzialni za przestrzeganie aktualnie obowiązującej wysokości minimalnego wynagrodzenia przez ich kontrahentów, podwykonawców (bezpośrednich i pośrednich) oraz kontrahentów ich podwykonawców. Zleceniodawca lub wykonawca, którego funkcjonariusz organu kontrolnego powiadomił o nieprzestrzeganiu wysokości minimalnego wynagrodzenia (ustawowej lub umownej) w przypadku pracowników oddelegowanych przez jednego z tych świadczeniodawców, powinien wezwać jego samego oraz jego bezpośredniego zleceniodawcę, do niezwłocznego uregulowania takiego stanu rzeczy.

Pracodawca oddelegowujący pracowników i — ewentualnie — zleceniodawca, będący kontrahentem tego ostatniego, w terminie siedmiu dni informują zleceniodawcę lub wykonawcę o środkach podjętych w celu uregulowania dotychczasowego stanu rzeczy. Wykonawca lub zleceniodawca informuje funkcjonariusza organu kontrolnego o biegu nadanym sprawie (lub o braku działań) po upływie tego terminu.

W przypadku nieuregulowania zgłoszonej sytuacji, zleceniodawca lub wykonawca, o ile któryś z nich nie wypowie umowy o świadczenie usług, będzie zobowiązany solidarnie, razem z pracodawcą pracownika, do zapłaty wynagrodzeń i należności dla każdego oddelegowanego pracownika, jak również — w przypadku gdy ów pracownik podlega pod francuski system zabezpieczenia społecznego — do dokonania wpłaty należnych składek i opłat społecznych do instytucji zajmujących się ich poborem. W przypadku niezapłacenia minimalnego wynagrodzenia przez pracodawcę, zleceniodawcę lub wykonawcę, funkcjonariusz organu kontrolnego na piśmie informuje odpowiednich pracowników, że mogą zwrócić się do Sądu Pracy w celu odzyskania należnych kwot.

Temu obowiązkowi podlegają wszyscy zleceniodawcy i wykonawcy (prywatni i publiczni), z wyjątkiem osób prywatnych, które zawierają umowę na użytek osobisty lub najbliższej rodziny.

Sankcje
Częściowy lub całkowity brak zapłaty minimalnego wynagrodzenia (w wysokości ustawowej lub ustalonej umownie) może poza tym skutkować zawieszeniem przez DIRECCTE świadczenia usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na miesiąc.
Aby uzyskać więcej informacji na temat minimalnego wynagrodzenia, do którego ma prawo pracownik oddelegowany we Francji, kliknij tutaj.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek czuwania nad wysokością wynagrodzenia minimalnego : artykuł L.3245-2 Kodeksu pracy, artykuły R1263-15 do 19.
- Zawieszenie świadczenia usług w obrocie międzynarodowym : L. 1263-4-1

Przestrzeganie podstawowych zasad z zakresu prawa pracy

Kiedy jeden z podwykonawców (bezpośrednich lub pośrednich) nie przestrzega przepisów mających zastosowanie do pracowników oddelegowanych w aspektach wymienionych w zasadniczych przepisach prawa pracy (aby uzyskać więcej informacji kliknij tutaj), przy czym został on powiadomiony o tym na piśmie przez funkcjonariusza organu kontrolnego, zleceniodawca powinien wezwać tego podwykonawcę na piśmie do niezwłocznego uregulowania obecnego stanu rzeczy.

W nawiązaniu do tego wezwania, podwykonawca powinien poinformować zleceniodawcę na piśmie w terminie 15 dni o środkach podjętych w celu uregulowania obecnego stanu rzeczy.

Zleceniodawca powinien wówczas przekazać kopię odpowiedzi funkcjonariuszowi organu kontrolnego. W przypadku braku pisemnej odpowiedzi ze strony podwykonawcy, zleceniodawcy przysługuje dwudniowy termin na poinformowanie funkcjonariusza organu kontrolnego o tym, że uchybienie trwa nadal.

Sankcje
W przypadku niedopełnienia obowiązków dotyczących omawianego powyżej wezwania i informowania, zleceniodawca może być uznany za winnego przestępstwa 5. kategorii, za które grozi kara do 1500 EUR.

Poważne naruszenia przepisów Kodeksu pracy (na przykład nieprzestrzeganie czasu tygodniowego odpoczynku) mogą ponadto skutkować zawieszeniem przez DIRECCTE świadczenia usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na miesiąc.

Odnośniki do podstaw prawnych :
Obowiązek czujności po stronie zleceniodawcy lub wykonawcy w zakresie przestrzegania podstawowych przepisów prawa pracy : artykuł L. 8281-1 Kodeksu pracy

Dział medycyny pracy oraz wypadki w pracy

Właściwy dla pracowników oddelegowanych dział medycyny pracy zlokalizowany jest w przedsiębiorstwie przyjmującym w przypadku pracowników oddelegowanych udostępnianych temu przedsiębiorstwu lub w przedsiębiorstwie użytkującym w przypadku pracowników tymczasowych oddelegowanych. W innych przypadkach (pracownicy nieudostępnieni klientowi we Francji, świadczenie wykonywane na rachunek własny) właściwym działem jest międzyzakładowy dział medycyny pracy (fr. SSTI), do którego — odpowiednio do obszaru i sektora działalności — powinno przystąpić przedsiębiorstwo mające siedzibę poza granicami Francji. Aby uzyskać więcej informacji na temat SSTI, kliknij tutaj.

Dział medycyny pracy zajmuje się wykonywaniem badań medycznych i przeprowadzaniem działań prewencyjnych w środowisku pracy.

Przedsiębiorstwo przyjmujące, przedsiębiorstwo użytkujące lub pracodawca, powinni przekazać do działu medycyny pracy :
- dane zagranicznego przedsiębiorstwa oraz informacje przydatne lekarzowi medycyny pracy, takie jak : miejsce świadczenia, okres, rodzaj prac, zagrożenia itp.,
- nazwiska pracowników oddelegowanych ze wskazaniem — jeśli to możliwe — czy korzystali oni z równoważnej opieki medycznej w kraju ich pochodzenia

Działania w miejscu pracy są podejmowane z inicjatywy działu medycyny pracy przedsiębiorstwa przyjmującego, a dokumenty (np. raporty i obserwacje), które zwyczajowo są przekazywane pracodawcy, przekazuje się również zleceniodawcy lub wykonawcy.

W razie wypadku w pracy, zgłoszenia tego wypadku dokonuje :
- w ramach oddelegowania na rachunek własny — pracodawca, który wysyła pracownika do Francji. To zgłoszenie zawiera :
1. nazwisko i imię lub nazwę spółki, jak również adres pocztowy i elektroniczny, dane telefoniczne firmy lub zakładu, który zwyczajowo zatrudnia pracownika, jak również dane dotyczące jego rejestracji w rejestrze branżowym lub wszystkie inne równoważne dane,
2. nazwiska, imiona, datę i miejsce urodzenia, adres zwyczajowego zamieszkania, obywatelstwo oraz kwalifikacje zawodowe ofiary,
3. datę, godzinę, miejsce i szczegółowe okoliczności wypadku, rodzaj i umiejscowienie obrażeń, jak również (ewentualnie) czas trwania niezdolności do pracy,
4. tożsamość i dane kontaktowe ewentualnych świadków.

- W przypadku innego oddelegowania przez zleceniodawcę lub wykonawcę poza obowiązkowymi informacjami wymienionymi powyżej, zgłoszenie powinno zawierać również nazwisko lub nazwę spółki zleceniodawcy lub wykonawcy, jej adres pocztowy i elektroniczny, dane telefoniczne, jak również (w stosownych przypadkach) numer identyfikacji SIRET danego podmiotu.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek w zakresie zdrowia, spoczywający na przedsiębiorstwie użytkującym lub zleceniodawcy : artykuł R.1262-11 Kodeksu pracy
- Obowiązek zgłoszenia wypadku w pracy : artykuł L. 1262-4-4 Kodeksu pracy
- Treść zgłoszenia wypadku w pracy : artykuł L. 1262-4-4 Kodeksu pracy, artykuł R.1262-2 Kodeksu pracy

Przestrzeganie obowiązku informowania przedstawicieli personelu przez zleceniodawcę lub wykonawcę

W przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 300 pracowników

W celu poinformowania przedstawicieli personelu o ewentualnym korzystaniu z oddelegowanych pracowników przyjętych w danym przedsiębiorstwie, to znaczy udostępnionych temu podmiotowi, w bilansie społecznym należy podać następujące informacje :
• Liczba pracowników przedmiotowego przedsiębiorstwa oddelegowanych poza Francję,
• Liczba pracowników delegowanych przyjętych w przedsiębiorstwie, niezależnie od podstawy ich oddelegowania (z wyjątkiem oddelegowania na rachunek własny).

Sankcje
Zbyt późne lub niekompletne przedstawienie bilansu społecznego równa się jego nieprzedstawieniu i stanowi przestępstwo utrudniania funkcjonowania komitetowi ekonomiczno-społecznemu — to przestępstwo podlega karze jednego roku pozbawienia wolności oraz 7500 EUR grzywny.

Ogólnie rzecz biorąc, w firmie, która ma co najmniej 300 pracowników lub w odrębnym zakładzie, który ma co najmniej 300 pracowników, niesporządzenie i nieprzedłożenie radzie zakładowej rocznego bilansu przedsiębiorstwa lub zakładu podlega karze grzywny w wysokości 7500 EUR.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek dotyczący sporządzenia bilansu społecznego : artykuł L. 2312-30 Kodeksu pracy
- Sankcje karne : artykuł L. 2317-1 i L. 2317-2 Kodeksu pracy

W przedsiębiorstwach zatrudniających poniżej 300 pracowników

Poza przypadkami oddelegowań, które są zwolnione z dopełnienia wcześniejszych formalności (aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj), przedsiębiorstwa mające siedzibę we Francji i przyjmujące pracowników oddelegowanych muszą załączyć do jednolitego rejestru personelu, prowadzonego w każdym zakładzie (w postaci papierowej lub cyfrowej), kopie deklaracji o oddelegowaniu pracowników.

W ten sposób kopie deklaracji o oddelegowaniu stają się dostępne dla delegatów personelu oraz funkcjonariuszy i urzędników odpowiedzialnych za czuwanie nad przestrzeganiem Kodeksu pracy oraz Kodeksu zabezpieczenia społecznego.

Sankcje
Brak rejestru, brak aktualizacji lub pominięcie obowiązkowych wzmianek, podlega karze grzywny w wymiarze do 750 EUR na danego pracownika.

Odnośniki do podstaw prawnych :
Obowiązek dotyczący jednolitego rejestru personelu : artykuły L. 1221-13 do L. 1221-15-1 Kodeksu pracy

Warunki zakwaterowania pracowników oddelegowanych

Zleceniodawcy i wykonawcy odpowiadają za warunki zakwaterowania pracowników (również oddelegowanych) swoich kontrahentów oraz podwykonawców (bezpośrednich i pośrednich).

Kiedy ci pracownicy są zakwaterowani zbiorowo w warunkach uwłaczających ludzkiej godności (poważne braki w zakresie komfortu, czystości, higieny, ochrony lub prywatności) wykonawca lub zleceniodawca, na pisemny wniosek funkcjonariusza organu kontrolnego, powinien natychmiast wezwać na piśmie ich pracodawcę do niezwłocznego uregulowania takiego stanu rzeczy. Zleceniodawca lub wykonawca informuje funkcjonariusza urzędu kontrolnego o biegu nadanym sprawie przez przedmiotowego pracodawcę w ciągu 24 godzin od wezwania.

W przypadku nieuregulowania przez pracodawcę zgłoszonej sytuacji, zleceniodawca lub wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zbiorowego zakwaterowania pracownikom, w warunkach spełniających normy w zakresie BHP, co w praktyce oznacza przekwaterowanie pracowników do nowego zbiorowego miejsca zamieszkania w należytych warunkach.
Obowiązkowi dochowania należytej staranności w tym zakresie podlegają wszyscy zleceniodawcy i wykonawcy (prywatni i publiczni), z wyjątkiem osób prywatnych, które zawierają umowę na użytek osobisty lub najbliższej rodziny.

Zakwaterowanie pracowników oddelegowanych w niegodziwych warunkach może poza tym skutkować zawieszeniem przez DIRECCTE świadczenia usług w obrocie międzynarodowym maksymalnie na miesiąc.

Odnośniki do podstaw prawnych :
- Obowiązek czujności po stronie zleceniodawcy i wykonawcy co do warunków zamieszkania : artykuły L. 4231 -1 oraz R. 4231-3 Kodeksu pracy
- Definicja minimalnych obowiązujących warunków zakwaterowania :

  • Przypadek ogólny : artykuły R. 4228-26 do R4228-37 Kodeksu pracy
  • Sektor budownictwa i robót publicznych : artykuły R. 4534-146 do R. 4534-151 Kodeksu pracy
  • Sektor rolny : artykuły R. 716-1 do R. 716-25 Kodeksu rolnictwa oraz rybołówstwa morskiego

    - Sankcje w przypadku zakwaterowania w warunkach uwłaczających ludzkiej godności : artykuł 225-14 Kodeksu karnego