Les règles de décompte des effectifs

Certaines obligations ne s’imposent à l’employeur que lorsque l’entreprise ou l’établissement atteint un nombre déterminé de salariés. Il en va ainsi, par exemple, de l’obligation d’organiser l’élection de délégués du personnel lorsque l’effectif est d’au moins 11 salariés, de l’obligation d’établir un règlement intérieur lorsque l’effectif est d’au moins 20 salariés ou encore de l’obligation d’employer un certain nombre de travailleurs handicapés (ou autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi dans les entreprises d’au moins 20 salariés. Il pourra également s’agir d’obligations financières, comme, par exemple, l’assujettissement à la participation « formation professionnelle continue » pour les entreprises comptant au moins 10 salariés ou du calcul de certains allègements ou exonérations de cotisations sociales. Aussi convient-il de connaître précisément les règles de décompte des effectifs, étant précisé que le cadre (entreprise ou établissement) dans lequel s’apprécie l’effectif varie selon les obligations à la charge de l’employeur (sur ce point, on se reportera aux précisions figurant dans les fiches concernées).

A SAVOIR
Les règles de décompte des effectifs sont identiques pour l’ensemble des dispositions du code du travail, sauf règles spécifiques expressément prévues.

Comment les salariés sont-ils pris en compte dans l’effectif ?

Selon leur situation, les salariés peuvent être pris en compte intégralement dans l’effectif de l’entreprise, en fonction de leur temps de présence ou encore en fonction de leur temps de travail.

Salariés pris en compte intégralement

Sont pris intégralement en compte dans l’effectif de l’entreprise :

  • les salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • les travailleurs à domicile.

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de présence

Les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée (CDD), les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent, les travailleurs mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.

Toutefois, les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, d’un contrat de travail temporaire ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de travail

Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Exemple
Une entreprise compte quatre salariés à temps partiel qui effectuent respectivement les horaires hebdomadaires suivants : 28 h, 26 h, 20 h et 16 h. Ils accomplissent donc, au total, 90 h par semaine.
Si l’horaire pratiqué dans l’entreprise est de 35 h par semaine, ces 4 travailleurs à temps partiel seront décomptés pour : 90/35 = 2,57 salariés.

Pour les salariés en CDD à temps partiel, il convient d’appliquer la règle de la prise en compte en fonction du temps de présence au cours des 12 mois précédents ET celle de prise en compte au prorata du temps de travail.

Exemple
Une entreprise a employé 2 salariés en CDD à temps partiel. L’un a travaillé pendant 4 mois à raison de 24 h par semaine et l’autre a travaillé pendant 2 mois à raison de 20 h par semaine. Dans cette entreprise, la durée du travail est de 35 h.
Ces salariés comptent dans l’effectif de l’entreprise pour : (4/12) x (24/35) + (2/12) x (20/35) = 0,31 unité

Quelles sont les règles applicables aux entreprises de travail temporaire ?

S’agissant des entreprises de travail temporaire, le calcul de leur effectif tient compte, d’une part des salariés permanents de ces entreprises, déterminés conformément aux dispositions qui précédent, d’autre part, des travailleurs qui ont été liés à elles par des contrats de travail temporaires pendant une durée totale d’au moins trois mois au cours de la dernière année civile.

Quels sont les salariés non pris en compte dans le calcul des effectifs ?

Certains salariés ne sont pas comptabilisés dans le calcul des effectifs, sauf pour l’application des dispositions légales relatives à la tarification des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

Sont visés par cette disposition les titulaires :

  • d’un contrat d’apprentissage ;
  • d’un contrat de professionnalisation (l’exclusion de l’effectif des salariés en contrat de professionnalisation est prévue jusqu’au terme du contrat de professionnalisation s’il est à durée déterminée ou jusqu’au terme de l’action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée) ;
  • d’un contrat unique d’insertion-contrat initiative emploi (CUI-CIE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») mentionnée à l’article L. 5134-72 du code du travail ;
  • d’un contrat unique d’insertion-contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») mentionnée à l’article L. 5134-30 du code du travail ;
  • d’un contrat d’accès à l’emploi (CAE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière (« aide à l’insertion professionnelle ») mentionnée à l’article L. 5522-17 du code du travail..

Les dispositions applicables à la procédure de conclusion des CUI (dans leur déclinaison CUI-CIE, CUI-CAE ou CAE) ont été modifiées par la loi du 26 octobre 2012 citée en référence. Afin de permettre la dématérialisation de la prescription de ces contrats aidés, ces textes ont, notamment, supprimé la convention tripartite (employeur, salarié et selon le cas, État ou Conseil général), remplacée par une procédure administrative d’attribution de l’aide à l’insertion professionnelle associée à ces contrats. Ces textes sont entrés en vigueur le 1er novembre 2012 et s’appliquent aux CUI prescrits à compter de cette date ; les CUI prescrits avant cette date continuent d’être régis par les dispositions en vigueur lors de leur conclusion (pour ces contrats, l’exclusion de l’effectif des salariés s’applique pendant la durée de la convention).