Contrôle
Fonds social européen
Fonds structurels européens
Programme communautaire
MINISTÈRE DE L’INTÉRIEUR
DE LA SÉCURITÉ INTÉRIEURE
ET DES LIBERTÉS LOCALES
Secrétariat général
Direction de la modernisation
et de l’action territoriale
MINISTÈRE DE L’EMPLOI,
DU TRAVAIL
ET DE LA COHÉSION SOCIALE
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
MINISTÈRE DE L’ÉQUIPEMENT,
DES TRANSPORTS,
DE L’AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE,
DU TOURISME ET DE LA MER
Délégation à l’aménagement
du territoire
et à l’action régionale
MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE,
DES FINANCES ET DE L’INDUSTRIE
Direction du budget
Direction générale
de la comptabilité publique
MINISTÈRE DE L’OUTRE-MER
Direction des affaires économiques,
sociales et culturelles
Circulaire DGEFP/DMAT/DATAR/DB/DGCP/DAESC no 2005-05 du 23 février 2005 relative à la gestion du programme Objectif 1 cofinancé par le Fonds social européen (programmation 2000-2006)
NOR : SOCF0510275C
(Texte non paru au Journal officiel)
Références :
Règlements communautaires relatifs à la programmation 2000-2006 des fonds structurels européens (nos 1260 et 1784-1999, 1447-2001, 1159-2000, 438 et 448-2001, 2355-2002 et 448-2004) ;
Circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens ;
Lettre du Premier ministre aux préfets de région du 7 août 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des fonds structurels européens ;
Circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002 relatives à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
Circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 relative à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
Lettre no 960 du 12 janvier 2004 du directeur général de la comptabilité publique (5e sous-direction) relative à la récupération d’indus par la voie de fonds de concours locaux à compter du 1er janvier 2004 ;
Circulaire interministérielle CD-1115 d’août 2003 relative aux circuits des crédits du Fonds social européen attribués au service militaire adapté.
Le ministre de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, le ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, le ministre de l’équipement, des transports, de l’aménagement du territoire, du tourisme et de la mer, le ministre de l’économie, des finances et de l’industrie, le ministre de l’outre-mer à Madame et Messieurs les préfets de région de l’Objectif 1 ; Mesdames et Messieurs les trésoriers-payeurs généraux.
La circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens fixe un cadre général pour assurer la traçabilité des financements européens et répondre aux exigences communautaires en matière de piste d’audit et de contrôles.
La lettre du Premier ministre du 7 août 2002 prévoit le réaménagement des modalités d’allocation, d’engagement, de suivi et de liquidation des fonds structurels en vue d’améliorer la dynamique de programmation, de simplifier la gestion des crédits, d’améliorer l’accès des opérateurs aux mesures et dispositifs cofinancés et de raccourcir les délais de versement des aides aux opérateurs.
En application de ces orientations, des règles ont été fixées par les circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002 relatives à la simplification de la gestion des fonds structurels européens, par la circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 relative à la mise en place de fonds de concours locaux et au report au plan local des crédits européens affectés aux fonds structurels, ainsi que par la lettre du 12 janvier 2004 du directeur général de la comptabilité publique relative à la récupération d’indus par la voie de fonds de concours locaux.
Il appartient au ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, ministère gestionnaire du Fonds social européen, d’établir les instructions propres à ce fonds et d’appliquer les dispositions des circulaires interministérielles précitées à la gestion du volet Fonds social européen (FSE) des programmes Objectif 1.
La présente circulaire apporte ainsi des précisions sur les principes de gestion établis par les textes précités pour tenir compte des particularités de ces programmes.
Par ailleurs, les enseignements tirés de quatre années d’exécution des programmes bénéficiant du FSE et les préconisations des différents audits, en particulier par la commission interministérielle de coordination des contrôles des actions cofinancées par les fonds structurels européens (CICC), conduisent le ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale à prendre un certain nombre de mesures pour l’amélioration des dispositifs de gestion administrative et financière.
Cette circulaire apporte des précisions et des mesures nouvelles pour relancer la dynamique de gestion du Fonds social européen. Elle vise plus particulièrement :
- l’extension du recours aux conventions-cadres à de nouveaux partenaires pour répondre aux besoins et aux acteurs concernés ;
- une meilleure traçabilité des financements communautaires entre les différents niveaux de gestion, depuis la Commission européenne jusqu’aux bénéficiaires finals et destinataires ultimes des aides en passant par tous les intermédiaires des circuits administratifs et financiers, afin de répondre au mieux aux exigences de « bonne gestion » de l’argent public (cf. note 1) .
La présente circulaire insiste sur les éléments essentiels pour lesquels des améliorations sont à apporter et sur les mesures nouvelles à prendre pour la 2e partie de la programmation (2004-2006).
L’amélioration de l’efficacité des dispositifs de gestion s’inscrit pleinement dans la double orientation poursuivie dans la gestion des programmes, fixée par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, à savoir :
- relancer et maintenir la dynamique de programmation et de réalisation des opérations grâce à un renforcement du partenariat et de l’animation ;
- répondre aux obligations des règlements communautaires en matière d’organisation des systèmes de gestion et de contrôle.
Les dispositions de la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, des circulaires interministérielles de 2002 et les instructions ci-après constituent les références opérationnelles pour la poursuite de la mise en oeuvre des crédits du FSE de l’actuelle programmation. Ces références abrogent les circulaires DGEFP no 2000/27 du 17 octobre 2000 et du 11 juillet 2001 relatives à la gestion du fonds social européen Objectifs 3 et 1 ainsi que les circulaires DGEFP no 2001/50A du 15 juin 2001 et no 2001/50B du 21 décembre 2001 portant respectivement additifs no 1 et no 2.
SOMMAIRE
1. Préciser la répartition des fonctions de gestion et de paiement.
1.1. Autorité de gestion et de paiement du programme.
1.2. Les acteurs de la piste d’audit et les modalités d’allocation des crédits du FSE.
1.3. Notion de bénéficiaire final.
1.3.1. Règle générale.
1.3.2. Cas particulier des organismes intermédiaires qualifiés de bénéficiaires finals.
1.3.3. Autres cas particuliers : marchés publics, bourses et assistance technique.
2. Garantir la traçabilité des crédits par une meilleure définition des relations entre les différents niveaux de gestion.
2.1. Assurer un pilotage efficace et régulier de la programmation des crédits.
2.1.1. Optimiser l’exploitation des données du système informatique de suivi.
2.2. Mettre en place les « contrôles qualité » des systèmes de gestion.
2.2.1. Contrôle qualité gestion.
2.2.2. Contrôle qualité certification.
2.3. Accélérer les flux financiers entre la Commission européenne et les bénéficiaires finals.
2.3.1. Contenu et circuit des déclarations de dépenses.
2.3.2. Circuits financiers des crédits du FSE.
3. Renforcer la piste d’audit de suivi des dossiers.
3.1. Garantir la cohérence des procédures de marché public avec la piste d’audit du FSE.
3.1.1. Définition des besoins de la personne publique.
3.1.2. Modalités de passation des marchés publics cofinancés par le FSE.
3.1.3. Modalités d’exécution des marchés publics cofinancés par le FSE.
3.1.4. Engagement du marché.
3.1.5. Liquidation du marché.
3.1.6. Instruction et sélection des opérations soumises à la passation d’un marché public.
3.2. Formaliser le travail d’instruction, de programmation et de conventionnement.
3.3. Renforcer le contrôle de service fait.
1. Préciser la répartition des fonctions
de gestion et de paiement
1.1. Autorité de gestion et de paiement du programme
Le préfet de région est désigné dans le DOCUP comme autorité de gestion (cf. note 2) et de paiement (cf. note 3) en titre du programme Objectif 1 de la région dans laquelle il exerce son autorité.
A ce titre, il assume la responsabilité des fonctions fixées par la réglementation communautaire (cf. note 4) . Il pourvoit à l’avancement régulier du DOCUP dont il a la responsabilité. Pour les quatre fonds structurels, il s’assure de l’utilisation des crédits en conformité avec les dispositions générales des règlements applicables aux fonds structurels, les stratégies d’intervention définies dans le DOCUP et avec les principes de bonne et saine gestion financière définis par la réglementation communautaire. Il rend compte de l’avancement du programme au comité de suivi, instance de pilotage du DOCUP.
Le service de l’autorité de gestion, chargé d’assurer les tâches techniques opérationnelles liées à ces fonctions sont les unités gestion et contrôle du département Europe, s’appuyant, respectivement, dans le cas du FSE, sur le service FSE et le service régional de contrôle de la direction régionale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DRTEFP) ou de la direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DTEFP).
La fonction d’autorité de paiement du préfet de région est assurée par une « unité certification » (cf. note 5) de son choix, du moment que la séparation des fonctions est garantie. Cette unité rend compte au préfet de région, autorité de paiement en titre, des éventuels problèmes constatés afin que celui-ci puisse prendre les mesures de correction nécessaires.
1.2. Les acteurs de la piste d’audit
et les modalités d’allocation des crédits du FSE
L’autorité de gestion dispose de quatre modes d’allocation des crédits du FSE :
- le remboursement de ses dépenses dans le cadre de ses propres actions ;
- le conventionnement (ou l’arrêté) pour l’attribution d’une subvention à un bénéficiaire final (défini au point 1.3) pour le cofinancement d’une action ou d’un dispositif.
Cas particulier du service militaire adapté :
Le commandement du service militaire adapté (COMSMA) assure le suivi financier des crédits du Fonds social européen affectés à ses unités dans les départements d’outre-mer conformément aux dispositions de la circulaire interministérielle no CD-1115 d’août 2003.
Le chef de corps de chaque formation (régiment ou groupement) du service militaire adapté conclut avec le préfet de région un protocole qui rappelle les obligations liées au cofinancement du FSE, notamment en matière de bilans, de comptabilité séparée, de publicité et de contrôle, ainsi que les montants alloués au SMA.
Chaque année est transmise au service instructeur, la DTEFP, une demande de subvention. L’instruction des opérations au titre du SMA est assurée par la DTEFP dans les conditions décrites aux points 2.1 à 2.3, pour un passage en comité de programmation.
La mise en oeuvre du protocole, le suivi et le contrôle des crédits FSE affectés au dispositif du SMA répondent aux principes établis aux points 3.2 à 3.3 de la présente circulaire. Le contrôle du service fait est effectué par le service FSE de la DTEFP, le contrôle par sondage par le service régional de contrôle (SRC) de la même direction. L’autorité de paiement à savoir le préfet de région est en charge de la certification des dépenses.
Les déclarations de dépenses établies par les unités du service militaire adapté sont transmises au moins trois fois par an à la direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle. Elles sont intégrées aux demandes adressées à la Commission européenne après certification par l’autorité de paiement ;
- la convention-cadre pour l’attribution d’une subvention à un organisme intermédiaire pour le cofinancement d’un dispositif (ensemble d’actions) dont il assume la responsabilité de la mise en oeuvre mais dont la réalisation effective et l’acquittement des dépenses correspondantes, sont assurés totalement ou en partie (cf. note 6) , par des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes, dans le cas particulier visé au point 1.3.2) juridiquement distincts. Des conventions reprenant les clauses obligatoires liées au cofinancement du FSE sont passées entre l’organisme intermédiaire et les bénéficiaires finals (ou les destinataires ultimes dans le cas particulier précité).
La convention-cadre fixe les catégories (types, familles, etc.) d’actions éligibles. L’organisme intermédiaire désigne une instance de programmation habilitée à sélectionner les actions éligibles relevant de ces catégories d’actions. L’organisme intermédiaire communique à l’autorité de gestion, par exemple à l’occasion de ses déclarations de dépenses, la liste des actions ainsi programmées.
Toute entité publique, dotée d’un comptable public, peut être désignée comme organisme intermédiaire, dès lors qu’elle est en situation de répartiteur d’aides du FSE et si le nombre des actions sous-jacentes et les montants en jeu le justifient. Les associations supports d’un plan local pour l’insertion et l’emploi (PLIE) et les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) sont les seules entités de statut privé pouvant bénéficier d’une convention-cadre (cf. note 7) . Toute convention-cadre relative à d’autres associations ou à d’autres types d’entités privées doit être préalablement soumise à l’autorisation du préfet, visée du contrôleur financier déconcentré, sur la base d’un dossier de présentation de l’organisme et du dispositif concernés, permettant d’apporter les assurances nécessaires de la solvabilité et de la capacité de la structure à redistribuer des aides communautaires ;
- la convention de subvention globale (cf. note 8) avec un intermédiaire juridiquement distinct de l’autorité de gestion : le recours aux subventions globales est effectué dans le respect de la réglementation communautaire et nécessite une inscription au DOCUP (cf. note 9) .
1.3. Notion de bénéficiaire final
1.3.1. Règle générale
« Les paiements intermédiaires et les paiements de solde (par la Commission) se réfèrent aux dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente » (cf. note 10) .
Pour la mise en oeuvre du FSE dans les programmes de l’objectif 1, est qualifiée de bénéficiaire final (cf. note 11) , en règle générale, l’entité juridique qui assure la réalisation des opérations cofinancées et l’acquittement des dépenses correspondantes, retenues comme éligibles (rémunérations, prestations externes, fournitures, frais généraux, etc.) et qui sollicite une subvention du FSE pour le cofinancement de ces dépenses.
1.3.2. Cas particulier des organismes intermédiaires
qualifiés de bénéficiaires finals
Le règlement général des fonds structurels impose par ailleurs que certains organismes intermédiaires (c’est-à-dire qui redistribuent sous forme de subvention les aides du FSE qui lui sont attribuées), soient désignés comme « bénéficiaires finals ».
En effet, « dans le cas des régimes d’aides au sens de l’article 87 du traité et dans le cas d’octrois d’aides par des organismes désignés par les Etats membres, les bénéficiaires finals sont les organismes qui octroient les aides » (cf. note 12) .
Il convient dès lors de préciser quels sont les types d’organismes intermédiaires qui peuvent être désignés comme bénéficiaires finals.
Rappelons toutefois ici que :
- les organismes gestionnaires de subvention globale, en tant que délégataire de gestion, ne peuvent être qualifiés de bénéficiaire final pour les actions qu’ils subventionnent ;
- tout type d’organisme (autorité de gestion, gestionnaire de subvention globale, organisme intermédiaire, etc.) est en situation de bénéficiaire final lorsque les crédits du FSE cofinancent ses propres actions et donc ses propres dépenses (internes, prestations externes, marchés, etc.).
a) Les organismes intermédiaires désignés comme « bénéficiaires finals » :
- les OPCA lorsqu’ils redistribuent des aides du FSE aux entreprises dans le cadre d’un régime d’aides sont désignés comme « bénéficiaires finals » ;
- les organismes intermédiaires signataires d’une convention-cadre suivants : communes et leurs groupements, établissements publics, organismes sous tutelle et associations.
b) Les organismes intermédiaires qui ne sont pas « bénéficiaires finals » :
- les conseils régionaux, les conseils généraux et les structures porteuses de PLIE : en effet, les crédits du FSE venant en cofinancement de dispositifs qui relèvent directement de leurs champs de compétences fixés par la loi, ces organismes intermédiaires ne peuvent être considérés comme « désignés » par l’Etat membre. Ils ne peuvent donc être qualifiés de « bénéficiaires finals ».
c) Conséquence pour les déclarations de dépenses à la Commission européenne :
Lorsqu’un organisme intermédiaire est « bénéficiaire final », le « destinataire ultime » au sens de la réglementation communautaire (cf. note 13) est l’entité qui réalise l’opération cofinancée et acquitte les dépenses correspondantes.
Il convient de déclarer les dépenses des destinataires ultimes au vu des aides publiques effectivement versées.
1.3.3. Autres cas particuliers :
marchés publics, bourses et assistance technique
Pour les actions mises en oeuvre dans le cadre de procédures relevant des marchés publics, le bénéficiaire final est, dans tous les cas, la personne responsable du marché, c’est-à-dire l’entité qui passe commande de la prestation ; en conséquence, les prestataires de services, sélectionnés dans le respect du code des marchés publics, ne sont ni bénéficiaires finals ni destinataires ultimes de la subvention communautaire. A ce titre, lors de l’instruction et du contrôle de service fait, il n’y a pas lieu de vérifier les éléments constitutifs des coûts supportés par ces prestataires.
Pour les aides allouées sous forme de bourses à des personnes physiques (étudiant, chercheur, créateur d’entreprises avant déclaration de son entreprise, etc.), le bénéficiaire final est l’entité qui octroie la bourse et qui, à ce titre, sollicite et perçoit un cofinancement du FSE.
Un organisme intermédiaire peut affecter une partie de l’enveloppe de crédits du FSE dont il bénéficie, à ses propres actions et donc au remboursement de ses propres dépenses, en particulier dans le cadre des crédits d’assistance technique. Dans ce cas, la convention-cadre devra également préciser qu’il doit, comme tout opérateur, satisfaire pour ses propres actions à un certain nombre d’obligations spécifiques en termes de bilans, de publicité, de contrôle et de conservation des pièces.
Il est également possible de signer deux conventions distinctes.
2. Garantir la traçabilité des crédits par une meilleure
définition des relations entre les différents niveaux de gestion
2.1. Assurer un pilotage efficace et régulier
de la programmation des crédits
Optimiser l’exploitation des données du système informatique de suivi
Présage est le logiciel de suivi et de pilotage du programme Objectif 1. Pour garantir la fiabilité de l’outil informatique de suivi, il convient de veiller à ce que toutes les informations nécessaires à la gestion du programme soient saisies pendant toute la durée de vie du dossier. Une attention toute particulière sera portée à la saisie des données relatives aux conventions pluriannuelles. Le respect de ce principe conditionne la qualité des informations extraites de la base de données pour le pilotage et l’évaluation de la programmation et des réalisations.
La déclaration des dépenses effectivement réalisées et justifiées par les bénéficiaires finals ne peut intervenir qu’après contrôle du service fait aussi bien au stade des acomptes intermédiaires qu’à celui du solde.
2.2. Mettre en place les « contrôles qualité »
des systèmes de gestion
L’autorité de gestion, les organismes gestionnaires d’une subvention globale et les organismes intermédiaires sont tenus de garantir la traçabilité de la chaîne des dépenses déclarées à la Commission européenne et de celle des paiements jusqu’aux destinataires ultimes de l’aide communautaire. Pour ce faire, ils réalisent en continu des vérifications de la qualité de la piste d’audit afin de permettre le maintien ou l’optimisation régulière de cette traçabilité.
2.2.1. Contrôle qualité gestion
L’autorité de gestion et les organismes gestionnaires de subvention globale s’assurent, par des contrôles qualité gestion, de la mise en oeuvre d’une piste d’audit administrative et financière suffisante sur leurs propres procédures et sur celles des niveaux de gestion dont ils ont la responsabilité. Les modalités de réalisation des « contrôles qualité gestion » sont fixées par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 (2e partie, I.C) visée en référence et précisées par la « recommandation sur les contrôles qualité gestion » de la CICC en date du 6 octobre 2003.
Les organismes intermédiaires signataires d’une convention-cadre ne procèdent pas aux contrôles « qualité gestion » proprement dit, mais garantissent cependant la traçabilité financière des crédits par des vérifications et, si nécessaire, des améliorations de leur système de gestion. Ils sont soumis aux contrôles qualité gestion de l’autorité de gestion avec laquelle ils ont contractualisé.
2.2.2. Contrôle qualité certification
L’autorité de paiement s’assure, par des contrôles qualité certification, de la mise en oeuvre d’une piste d’audit financière suffisante sur les procédures et les déclarations de dépenses de l’autorité de gestion.
Les modalités de réalisation des « contrôles qualité certification » sont fixées par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 (2e partie, I.C) visée en référence et précisées par la « recommandation sur la fonction d’autorité de paiement » de la CICC en date du 6 juin 2003.
2.3. Accélérer les flux financiers
entre la Commission européenne et les bénéficiaires finals
Dans le contexte réglementaire du dégagement d’office et dans la perspective d’une amélioration des délais de versement des aides communautaires aux bénéficiaires finals et aux destinataires ultimes, les circuits financiers de déclaration des dépenses et de versement des crédits doivent être les plus efficaces possibles : cela passe en particulier par une fréquence satisfaisante de justification des dépenses par les bénéficiaires finals et par la parfaite exécution, notamment du point de vue des délais, des tâches liées aux déclarations de dépenses par les différents niveaux de gestion.
2.3.1. Contenu et circuit des déclarations de dépenses
a) Bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers :
Conformément à la réglementation communautaire, les remboursements de la Commission européenne « se réfèrent aux dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente » (cf. note 14) , relatives à des coûts réels directement liés et nécessaires à la réalisation de l’action cofinancée et payés durant la période d’éligibilité des dépenses fixée par la convention ou l’arrêté.
Il est rappelé que le principe du remboursement de dépenses réellement encourues exclut tout paiement de dépenses qui ne serait pas justifié par des pièces et, a fortiori, un paiement de 100 % du budget prévisionnel pour une opération réalisée à un pourcentage inférieur ; il doit également conduire à écarter toutes dépenses calculées de manière forfaitaire sans justification du détail des coûts réels sous-jacents.
Pour ce qui concerne les dépenses réalisées dans le cadre de la procédure des marchés publics (voir point 3.1 ci-après), il est précisé que le prix à payer, et donc le FSE à verser, est celui figurant au contrat pour le niveau de réalisation constaté en quantité et en qualité, déterminé en fonction des clauses du contrat, en particulier les clauses de réfaction en cas de réalisation incomplète. Le contrôle du service fait vise à s’assurer que les spécifications du marché sont respectées et le prix facturé par le prestataire correspond au niveau de réalisation effectif de la prestation.
Le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime dans le cas visé au paragraphe 1.3.2. C) est tenu de tenir une comptabilité séparée pour l’action cofinancée. Eventuellement, un enliassement des pièces justificatives pourra être retenu.
Les éléments ainsi conservés (cf. note 15) apportent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées et sur les ressources perçues : date à laquelle les pièces justificatives ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d’accompagnement ainsi que leurs dates et modes de paiement. Les pièces justificatives nécessaires sont jointes.
Dans le cas de postes de dépenses qui ne concernent que partiellement l’opération cofinancée, une note explicative de la clé de répartition utilisée et les justificatifs nécessaires accompagnent le dossier conservé. Si certaines dépenses sont calculées par application d’une clé de répartition sur des postes comptables (frais généraux, amortissements,...), ces justificatifs permettent un rapprochement avec la comptabilité générale (comptes de résultats détaillés, journal de paye,...).
La demande de subvention, le plan de financement de l’opération, les bilans intermédiaires, les documents relatifs à l’octroi de l’aide, aux procédures d’appels d’offres et de passation des marchés sont également conservés et disponibles sur demande d’une instance de contrôle habilitée.
Les informations financières de ce dossier sont rassemblées dans un état détaillé des dépenses et des ressources comportant :
- une liste détaillée des justificatifs des dépenses effectuées : références des factures, bulletins de salaire, fiches de frais de déplacement, postes comptables (extrait de compte de résultat), etc.,) et références de leur acquittement ;
- un tableau de synthèse des dépenses acquittées par poste de dépenses, éventuellement par action, par tranche et année civile ; le cas échéant, les calculs relatifs à l’application de clés de répartition sont explicités ; (2e item, 1er item dans le 3) ;
- la liste des références, dates et montants des mandats des cofinancements publics perçus et attendus ainsi qu’une synthèse par cofinanceur.
Ces états détaillés des dépenses et des ressources sont la partie financière des bilans transmis par chaque bénéficiaire final (ou destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.3.2) pour rendre compte de l’exécution de l’opération.
Pour les organismes publics, ces états sont visés par le comptable public pour attester du paiement effectif des dépenses ainsi déclarées. Pour les organismes privés, ils sont visés par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable externe à l’organisme, qui atteste de l’acquittement effectif des dépenses déclarées, sauf pour les dépenses dont l’acquittement est attesté par des relevés bancaires ou des reçus des fournisseurs.
Pour une convention donnée avec un bénéficiaire final ou un destinataire ultime, il convient de distinguer deux types de bilans déclaratifs : les bilans intermédiaires et le bilan final.
Bilans intermédiaires :
Les bilans intermédiaires sont quantitatifs et financiers. Ils permettent aux bénéficiaires finals et aux destinataires ultimes de solliciter le versement d’acomptes de crédits du FSE, selon le rythme fixé par la convention, l’arrêté, la notification d’agrément ou le protocole, en fonction de l’état de réalisation de l’action. Le nombre d’acomptes est déterminé en tenant compte en particulier de la capacité de trésorerie du bénéficiaire final ou du destinataire ultime.
Les bilans intermédiaires présentent un état d’avancement physique synthétique de l’opération et l’état certifié détaillé des dépenses défini ci-dessus. Ils comprennent également les données intermédiaires relatives aux indicateurs de réalisation.
Ils sont réalisés sur la base de pièces justificatives des réalisations et des dépenses qui peuvent être mises à disposition de toute instance de contrôle habilitée.
Bilan final :
Le bilan final est qualitatif, quantitatif et financier.
Il comprend trois parties :
- une synthèse qualitative, en s’appuyant en particulier sur le renseignement des indicateurs de résultats ;
- l’état détaillé des réalisations physiques, au travers notamment du renseignement des indicateurs de réalisation ;
- l’état détaillé des ressources effectivement perçues ou attendues et des dépenses effectivement acquittées, tel que défini précédemment.
Il est réalisé sur la base de pièces justificatives des réalisations, des dépenses et des ressources finales, qui peuvent être mises à disposition de toute instance de contrôle habilitée.
Le versement du solde clôt l’opération, suite à la certification du bilan final où le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.3.2) y atteste de la fin de l’opération. Par conséquent, seules les dépenses et les ressources qui y sont déclarées peuvent servir de base au calcul de liquidation de l’aide communautaire.
Les dates d’éligibilité pour la réalisation, l’acquittement et la justification des dépenses (par l’envoi du bilan final) sont fixées pour chaque opération dans la convention ou l’arrêté attributif. Pour la réalisation et l’acquittement, elles ne peuvent être fixées, dans tous les cas, au-delà de la date limite d’éligibilité des dépenses fixée dans les décisions propres à chaque DOCUP objectif 1.
Ces bilans sont transmis au plus tard dans un délai fixé par l’autorité de gestion dans la convention ou l’arrêté attributif (dans la limite du 30 avril 2009 pour la fin de l’intervention). Ce délai doit être fixé de manière à assurer un rythme satisfaisant en termes de déclarations de dépenses.
Le contrôle de service fait à partir des bilans intermédiaires et finals conditionne le versement des crédits du FSE.
Les bilans intermédiaires et finals représentent également le mode de justification de l’utilisation des crédits du FSE pour la part des dépenses relatives aux actions propres directement portées par les autorités de gestion en titre ou déléguées, les organismes gestionnaires de subvention globale et les organismes intermédiaires.
b) Déclarations de dépenses
Organismes gestionnaires d’une subvention globale et organismes intermédiaires
L’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire qui a contractualisé (cf. note 16) avec le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.3.2) effectue un contrôle de service fait des opérations à partir des bilans intermédiaires et finals qu’il reçoit.
Le contrôle de service fait est préalable à toute saisie des réalisations financières dans le système informatisé de suivi (cf. note 17) et à toute déclaration de dépenses afférentes à l’opération concernée.
Ces bilans intermédiaires et finals constituent les documents d’accompagnement des archives comptables des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires.
Les informations financières sont extraites de ces bilans, corrigées le cas échéant en fonction des résultats du contrôle de service fait, pour constituer une liste des opérations approuvées indiquant pour chacune d’elles, outre son identification complète et celle du bénéficiaire final (ou du destinataire ultime, le cas échéant), la date d’octroi de l’aide, les montants programmés et payés,... la période de dépenses en cause.
Une synthèse financière des montants programmés et payés est présentée sous la forme d’un tableau récapitulatif par axe, mesure, année et cofinanceurs (cf. note 18) (FSE, contrepartie publique nationale, contrepartie privée) : ce tableau (cf. note 19) constitue la déclaration de dépenses des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires. Un tableau de suivi des indus y est annexé. Ce dernier permet un suivi des titres de perception et des recouvrements par bénéficiaire final ou par destinataire ultime. Il précise le type de contrôle ayant conduit à l’indu (service fait, par sondage...). Il est transmis pour information, la déclaration de dépenses correspondante étant nette des montants des titres de perception émis.
Les organismes gestionnaires d’une subvention globale et les organismes intermédiaires transmettent cette déclaration de dépenses accompagnée de la liste des opérations et des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes) à l’autorité de gestion en titre ou à l’autorité de gestion déléguée concernée jusqu’à trois fois par an. Les dates limites d’envoi sont fixées par les autorités de gestion, dans la limite du 31 mai 2009 pour la dernière déclaration liée aux programmes.
La transmission des déclarations de dépenses conditionne, après contrôle de cohérence, le versement des crédits du FSE correspondants aux organismes gestionnaires d’une subvention globale et aux organismes intermédiaires.
La déclaration de dépenses finale, en appui de la demande de solde de l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou de l’organisme intermédiaire, est accompagnée du rapport final d’exécution pour ce qui concerne les organismes gestionnaires d’une subvention globale et pour les organismes intermédiaires.
Autorité de gestion et de paiement :
L’autorité de gestion et de paiement réunit et synthétise les données financières nécessaires à la déclaration des dépenses, à savoir les déclarations de dépenses des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires avec lesquels elle a contractualisé (cf. note 20) , l’agrégation des données extraites des bilans des bénéficiaires finals avec lesquels elle a passé des conventions et qu’elle a contrôlés et, enfin, celles relatives aux propres actions qu’elle a réalisées, en particulier sur la mesure d’assistance technique.
Ces données sont accompagnées de la liste des opérations indiquant leur situation financière à la date de l’arrêt des dépenses correspondant.
Les déclarations de dépenses sont certifiées par l’unité certification de l’autorité de paiement.
2.3.2. Circuits financiers des crédits du FSE
Les crédits du FSE en provenance de la Commission européenne sont constitués de l’acompte initial de 7 % en début de programme et des versements faisant suite aux demandes de paiement effectuées par l’autorité de paiement sur la base des déclarations de dépenses certifiées. Ils sont versés par la Commission européenne à l’Agence comptable centrale du trésor (ACCT). Ils sont rattachés par voie de fonds de concours au budget de l’Etat sur la section budgétaire du METCS, au chapitre 43-72, et pour l’assistance technique au chapitre 37-61.
Les crédits sont mis à disposition des autorités de gestion par la procédure des fonds de concours locaux (cf. note 21) .
Sur les crédits du chapitre 43-72 peuvent être imputés des paiements relatifs à des subventions et à des marchés publics.
Les modalités de contrôle financier des subventions du FSE sont définies par les circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002.
Compte tenu des modalités de versement des fonds par la Commission européenne, les dispositions de la circulaire DGEFP du 7 février 2002 sont applicables aux décisions attributives de subvention (convention ou arrêté) imputées sur le chapitre 43-72 : il peut y avoir déconnexion de l’engagement juridique et de l’engagement comptable, l’engagement comptable pouvant n’intervenir qu’au moment du mandatement sous les réserves ci-après :
- la décision attributive ne doit comporter que des crédits du chapitre 43-72 à l’exclusion de tout crédit de l’Etat ;
- la décision attributive de subvention doit comporter une clause selon laquelle le paiement n’interviendra que sous réserve de la disponibilité des crédits du FSE.
La procédure de déconnexion ne s’applique pas aux marchés publics passés par l’autorité de gestion en raison, d’une part, du risque d’intérêts moratoires liés à un éventuel retard de paiement et, d’autre part, de l’imputation éventuelle d’une partie du prix du marché sur un chapitre de crédits de l’Etat.
Ces dispositions valent pour l’année 2005. Elles seront nécessairement modifiées au 1er janvier 2006, lors de l’entrée en vigueur de la LOLF.
Quel que soit le bénéficiaire de la subvention, destinataire ultime, bénéficiaire final ou organisme intermédiaire, les contrôles de service fait doivent être effectués dans les plus brefs délais, dès réception des déclarations de dépenses et des bilans intermédiaires et finals ; les versements doivent ensuite intervenir au plus tôt (cf. note 22) . Il est rappelé que d’éventuels intérêts moratoires sur des marchés publics sont inéligibles.
3. Renforcer la piste d’audit de suivi des dossiers
Comme indiqué en préambule de la présente circulaire, ne sont exposés ici que les mesures nouvelles et les principes renforcés de mise en oeuvre jugés par les différents audits et contrôles menés sur la première partie de la programmation comme encore insuffisamment pris en compte. Cela concerne les marchés publics cofinancés par le FSE, l’animation et l’ingénierie de projet, la formalisation des étapes de la piste d’audit et le contrôle de service fait.
3.1. Garantir la cohérence des procédures de marché public
avec la piste d’audit du FSE
Quel que soit leur objet, les marchés publics doivent respecter les trois principes posés par le code des marchés publics (cf. note 23) , c’est-à-dire la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement entre les candidats et la transparence de la procédure.
Les marchés publics de services de formation et d’insertion professionnelle sont passés a minima selon la procédure de passation allégée (cf. note 24) . S’agissant d’actions cofinancées par le FSE, il est rappelé que le principe de transparence est assuré par une publicité préalable adéquate.
3.1.1. Définition des besoins de la personne publique
La définition des besoins est une étape fondamentale dans la procédure d’achat public. Les critères d’éligibilité des crédits mobilisés pour des actions cofinancées par le FSE et soumises à une procédure d’achat public doivent être pris en compte dès la définition des besoins de l’acheteur public.
La définition des besoins doit permettre d’élaborer des critères de sélection des offres pour retenir celle qui sera la plus à même de répondre aux besoins de l’acheteur public.
Cette étape doit également permettre de déterminer le montant des moyens financiers prévisionnels mobilisables sur le marché en intégrant tous les cofinancements prévus (FSE et contreparties publiques nationales). Pour établir ce coût estimatif, la personne responsable du marché peut s’appuyer sur des barèmes indicatifs de coûts relatifs au type de prestation considéré.
Le montant du marché ne doit pas figurer dans les documents supports de la consultation (avis de publicité, cahier des charges,...). La détermination du prix résulte de la confrontation de l’offre et de la demande.
3.1.2. Modalités de passation des marchés publics
cofinancés par le FSE
En premier lieu, il convient de préciser qu’il ne faut pas confondre la publicité organisée dans le cadre de la passation des marchés publics et la publicité de la participation des crédits du FSE que la personne responsable du marché et le prestataire sont tenus d’assurer.
Un soin particulier doit être apporté à la publicité de l’intervention du FSE et à la transparence des conditions d’accès à ces crédits, dès l’appel à concurrence. A cet effet, il convient de mentionner le principe de la participation du FSE dans les différents supports nécessaires à la mise en concurrence, à la constitution d’un dossier de candidature ainsi que de rappeler avec précision les conditions liées à l’octroi et à la liquidation de l’aide communautaire.
Tout bénéficiaire final ayant recours à des procédures de marché public pour la mise en oeuvre de l’opération cofinancée doit inclure, dès la définition du marché et dès la publicité relative au marché, ainsi que dans le CCTP, des dispositions relatives à la publicité de l’aide du FSE, aux obligations de contrôle liées au financement communautaire et aux modalités de réfaction applicables en cas de sous réalisation.
3.1.3. Modalités d’exécution des marchés publics
cofinancés par le FSE
Même si l’article 30 précité permet de s’inscrire dans des procédures allégées, l’élaboration d’un cahier des charges est vivement recommandée pour déterminer les conditions dans lesquelles le marché sera exécuté.
Dans le cadre des actions cofinancées par le FSE, l’acheteur public prévoit les dispositions suivantes :
- les clauses permettant d’évaluer la réalisation ou la sous-réalisation de la prestation, en indiquant comment ces dernières seront traitées (clauses de réfaction) : ces clauses servent de base à la liquidation financière du marché ;
- les modalités opérationnelles précises imposées aux prestataires pour assurer, au cours de la prestation, le respect des obligations communautaires en matière de publicité de l’intervention des fonds structurels (cf. note 25) ;
- les clauses faisant état de l’obligation du prestataire en matière de suivi et de documents à fournir (bilan physique, qualitatif, feuilles d’émargement,...).
De plus, l’unité quantitative servant de base à la facturation doit être définie très précisément par l’acheteur public : nombre de participants, session de formation, heure stagiaire, heure groupe, etc.
Par ailleurs, le choix du prestataire doit s’opérer sur la base de critères préalablement définis lors de la définition du besoin et connus des candidats dès l’appel à concurrence. Aux critères de sélection des offres classiques (coût d’utilisation, prix, valeur technique, délai d’exécution) peuvent s’ajouter des dispositions permettant de prendre en compte le caractère spécifique des actions cofinancées par le FSE.
3.1.4. Engagement du marché
L’acte d’engagement du marché doit préciser que les prestataires sélectionnés auront l’obligation de faire état de la participation du FSE, notamment dans le cadre de toute publication ou communication afférente et, le cas échéant, auprès des publics prioritaires concernés.
Il devra faire état des clauses contractuelles relatives à l’évaluation de la réalisation et de la sous-réalisation de la prestation, aux modalités de réfaction applicables et aux obligations du prestataire en matière de suivi et de contrôle. Le cas échéant, lorsqu’un cahier des charges est élaboré, l’acte d’engagement peut y faire référence.
L’organisme prestataire doit, en outre, être en mesure de justifier en cours et en fin de réalisation de l’opération auprès de contrôleurs régionaux, nationaux et communautaires habilités, la réalité physique des services fournis et leur conformité avec l’ensemble des clauses contractuelles, pour ce qui concerne en particulier les réalisations obtenues et les moyens mobilisés. Pour ce faire, il est notamment tenu de communiquer un certain nombre de documents justifiant ces réalisations (bilan physique et qualitatif, feuilles d’émargement, etc.).
Le prestataire est informé que les clauses de réfaction, établies dès la définition du marché et diffusées lors de sa publication, seront appliquées pour la régularisation du prix sur la base des prestations effectivement réalisées au moment du décompte final.
3.1.5. Liquidation du marché
Les dépenses réalisées dans le cadre du marché donnent lieu à contrôle de service fait, au sens des marchés publics par la personne responsable du marché avant paiement de la prestation.
Il convient de rappeler que les prestataires de services retenus par la personne publique pour la réalisation du marché ne sont ni bénéficiaires finals ni destinataires ultimes de l’aide communautaire tels que définis plus haut (cf. note 26) . Le bénéficiaire final est l’organisme qui passe le marché (cf. note 27) .
A ce titre, il n’y a pas lieu de vérifier les éléments constitutifs des coûts facturés par ces prestataires.
Au titre du contrôle de service fait relatif à l’aide communautaire, l’autorité de gestion, l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire qui a conventionné avec le bénéficiaire final, responsable du marché, s’assure auprès de ce dernier de l’exécution effective de la prestation et vérifie sa conformité au regard des clauses du cahier des charges du marché. Cet examen est particulièrement centré sur l’adéquation des réalisations physiques, le respect des obligations de publicité et du tarif contractualisé.
Il constate, le cas échéant, que le bénéficiaire final a pratiqué les réfactions prévues dans l’acte d’engagement du marché. Il sollicite les factures (ou décomptes) que les prestataires ont présentées au bénéficiaire final et s’assure de leur acquittement et de leur conformité avec le marché.
Lorsque l’autorité de gestion, l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire est également la personne responsable du marché cofinancé, le contrôle de service fait au sens communautaire est effectué par un service distinct du service gestionnaire du marché. A défaut, il est opéré par l’autorité de gestion, s’agissant des marchés passés par les organismes intermédiaires. Ce contrôle est mené selon les prescriptions décrites ci-après (voir 3.3), sur la base du bilan qualitatif, quantitatif et financier établi par le service compétent (a priori le service gestionnaire du marché), qui comporte notamment la liste des factures des prestations effectuées.
3.1.6. Instruction et sélection des opérations soumises
à la passation d’un marché public
Toutes les actions cofinancées par le FSE respectent les étapes et traitements de la piste d’audit, tels que définis par la réglementation et les recommandations communautaires et nationales, y compris lorsqu’elles font l’objet d’un marché public. Par conséquent, la personne responsable du marché, considérée comme bénéficiaire final, constitue un dossier type de présentation de l’opération qui détaille notamment la définition des besoins et le(s) cahier(s) des charges du ou des marchés qui composent l’opération. Ce dossier est instruit et sélectionné selon les procédures établies.
Il est fortement recommandé, pour éviter tout risque de modification de la définition des besoins après la mise en concurrence, d’attendre l’agrément de l’opération par l’instance de programmation habilitée, c’est-à-dire la confirmation du plan de financement du marché, avant de procéder à sa publicité.
3.2. Formaliser le travail d’instruction, de programmation
et de conventionnement
L’obligation de mise en place d’une piste d’audit suffisante nécessite une véritable « traçabilité » des tâches effectuées par les gestionnaires du FSE. Cette traçabilité repose essentiellement sur le système informatisé de suivi et le contenu du dossier archivé.
Il est donc important que les principales étapes de la piste d’audit soient formalisées : l’instruction doit aboutir à l’édition d’une fiche d’instruction synthétique, qui résume l’opération concernée, les principales étapes de son instruction, les questions posées et les réponses apportées par les services et comités techniques impliqués au cours de cette phase. Les extraits des comptes rendus des instances de sélection concernées doivent être conservés dans le dossier, ainsi que la notification des décisions de l’autorité de gestion, du gestionnaire de subvention globale ou de l’organisme intermédiaire.
Les actes contractuels attributifs de l’aide communautaire (convention, arrêté...) et de sa contrepartie sont conservés aux niveaux de gestion appropriés et comportent toutes les clauses obligatoires liées au cofinancement communautaire (comptabilité séparée, publicité, contrôles, modes de liquidation, archivage...) selon les modèles en vigueur. Ils doivent être signés avant toute déclaration de dépenses afférentes à la Commission européenne et le plus en amont possible de la réalisation du projet afin de respecter la logique deprogrammation des crédits communautaires.
Par conséquent, il convient d’instruire, de programmer et d’engager une tranche d’opération, sans attendre le bilan des réalisations physiques et financières de la tranche précédente s’il n’a pas encore été transmis ; ce bilan peut servir, dans un second temps, pour régulariser et ajuster l’opération cofinancée dans sa globalité.
Le recours à la « programmation alternative » (appelée « paiement alternatif » sur l’ancienne programmation ou pour le FEDER) est autorisé en tant qu’outil simplifiant les procédures administratives et financières pour le bénéficiaire et le gestionnaire. Cependant, il doit rester une exception, préalablement validée par l’instance de pilotage concernée (comité de suivi) et limitée à des dispositifs d’aides d’un faible montant qui se répètent de manière homogène d’un projet à l’autre. Il reste strictement encadré par les conditionssuivantes :
- tous les projets inclus dans le programme sont juridiquement « cofinancés » par l’Union européenne et respectent, à ce titre, les conditions prévues dans les décisions d’approbation du DOCUP, ainsi que celles adoptées dans le complément de programmation ;
- tous les projets doivent respecter les règles communautaires relatives à l’information, à la programmation, à la sélection, à l’engagement et aux contrôles ;
- les bénéficiaires finals ou destinataires ultimes des projets payés par des cofinancements publics nationaux sont informés que leur projet est cofinancé par l’Union européenne au titre d’une mesure du programme et qu’ils doivent, à ce titre, respecter les règles communautaires d’éligibilité, de publicité et de concurrence ; cette information est notamment assurée par l’intermédiaire de la convention (ou de l’arrêté attributif) qui rappelle également que la mesure sur laquelle est inscrite l’opération est cofinancée par l’Union européenne ;
- le taux d’intervention du financeur public unique est fixé sans dépasser le taux maximum d’aide publique autorisé pour la mesure considérée, par l’article 29 du règlement no 1260/1999 et le règlement no 1447/2001 et, le cas échéant, par le régime d’aide notifié ou exempté applicable ;
- le taux de cofinancement est respecté au niveau de la mesure et reste conforme au plan de financement du programme ; une attention particulière est portée par les autorités de gestion, ainsi que par les gestionnaires de subvention globale au respect de ce taux.
Ils en informent les partenaires du programme à l’occasion de chaque réunion des instances de comité de suivi et procèdent, si nécessaire, à des ajustements dès la programmation des opérations suivantes afin de garantir l’équilibre prévu des contreparties en fin de programmation ; il est impératif que ce suivi soit également assuré au niveau des réalisations financières effectives.
3.3. Renforcer le contrôle de service fait
Le contrôle de service fait apparaît comme l’un des points de la piste d’audit à améliorer. Il est encadré par la réglementation communautaire, les circulaires ministérielles de 2002, en particulier celle du Premier ministre du 15 juillet 2002, et les recommandations de la CICC.
Il revêt un caractère impératif. En effet, seules les dépenses ayant fait l’objet d’un contrôle de service fait peuvent être déclarées à la Commission européenne, y compris pour les bilans et les déclarations intermédiaires de dépenses.
Le contrôle de service fait est assuré par le service instructeur de l’autorité de gestion, de l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou de l’organisme intermédiaire concerné (cf. note 28) .
Les tâches liées au contrôle de service fait peuvent être externalisées sous réserve de la validation préalable par l’autorité de gestion concernée du cahier des charges de la prestation.
Tout contrôle de service fait doit donner lieu à un certificat et à une fiche détaillée de contrôle de service fait qui présente en particulier les vérifications effectuées, les dépenses et ressources retenues, les motifs d’éventuels rejets de dépenses et de ressources déclarées et, le cas échéant, la méthode d’échantillonnage et la liste des pièces contrôlées ainsi que la fiche de visite sur place.
Les contrôles de service fait comportent obligatoirement un contrôle sur documents.
Ce contrôle sur documents s’exerce selon deux modalités :
Contrôle de cohérence : dans tous les cas, il y a lieu de vérifier la cohérence entre les documents constitutifs des bilans intermédiaires et finals, et notamment de procéder à un rapprochement entre le bilan quantitatif et qualitatif et le bilan financier. Ce dernier doit se situer très précisément par rapport au plan de financement prévisionnel de l’action, annexé à la convention ou à l’arrêté attributif de subvention.
Cette vérification de la cohérence est généralement mise en oeuvre pour les demandes de paiement intermédiaires. Néanmoins, comme indiqué ci-après, le contrôle de cohérence doit être complété par une vérification des pièces justificatives, dès le stade du bilan intermédiaire, en cas d’incohérences ou de soupçons. La vérification des pièces peut également être mise en oeuvre dès ce stade pour sensibiliser les porteurs de projets à l’obligation qui leur est faite d’être en mesure de présenter à l’appui de toute déclaration de dépenses, intermédiaire ou finale, les pièces établissant la réalité de ces dépenses.
Contrôle des pièces justificatives : pour un nombre très significatif d’actions à l’occasion des demandes de solde, et lorsque le contrôle de cohérence (sur bilan intermédiaire ou final) fait apparaître des dépenses déclarées identiques ou quasi identiques aux dépenses prévisionnelles ou des incohérences, ou que le contrôleur de service fait soupçonne une irrégularité, il convient de procéder à un contrôle des pièces justificatives des dépenses.
Dans ces cas, l’ensemble des pièces justificatives de dépenses (fiches de salaires, factures, extraits de comptes de résultat ou autres pièces comptables de valeur probante) est mis à la disposition de l’agent chargé du contrôle de service fait soit dans ses locaux, soit dans ceux du porteur de projet contrôlé, si le volume des pièces le justifie.
Le contrôle doit porter sur la réalité financière des dépenses et des ressources et leur conformité au regard du bilan déclaratif correspondant ; le cas échéant, l’application des clés de répartition prévues dans l’annexe financière de la convention ou de l’arrêté attributif est notamment vérifiée ainsi que le respect des obligations du porteur de projet en matière de publicité du cofinancement communautaire.
Si les pièces justificatives de dépenses sont particulièrement nombreuses, l’agent peut procéder à leur contrôle sur la base d’un échantillon constitué par ses soins. L’échantillon doit comporter quelques pièces de chaque poste de dépenses, à étendre à d’autres pièces si des irrégularités sont constatées ; la méthode d’échantillonnage doit être décrite et conservée à l’appui du dossier.
Si le contrôle concerne une convention constituée de différentes actions menées par différents opérateurs ou établissements, au moins une action de chaque opérateur ou établissement doit faire l’objet de ce type de contrôle. S’il est constaté des déclarations de dépenses erronées, le contrôle doit être prolongé sur d’autres actions de l’opérateur ou de l’établissement concerné, relevant de la même convention.
Pour un nombre significatif d’actions, le contrôle de service fait comporte une visite sur place.
S’agissant de prestations immatérielles, la visite sur place n’a d’intérêt véritable que si elle est réalisée en cours d’exécution de l’action. Elle permet ainsi de s’assurer notamment que l’action a réellement lieu, que les visas portés sur les listes de présence correspondent aux stagiaires présents et, le cas échéant, que les dispositions en matière de publicité du cofinancement communautaire sont assurées.
La visite sur place ne constitue pas une troisième modalité de contrôle de service fait. Elle ne doit pas être confondue avec les contrôles sur place effectués dans le cadre des contrôles par sondage (dits des 5 %), dont l’objet est de replacer les pièces justificatives dans la comptabilité du bénéficiaire de la subvention européenne. Destinée à s’assurer de la réalité physique de l’action, la visite sur place constitue un complément du contrôle sur documents et peut être réalisée entre des demandes de paiement intermédiaire et la demande de solde.
Une fiche de visite sur place précisant la date de la visite, les constats éventuels et comportant le nom et la signature de l’agent y ayant procédé, doit être jointe au dossier de l’opération ; les constats éventuels doivent être pris en compte lors de la vérification des demandes de paiement déposées par le porteur de projet.
*
* *
Ces instructions sont d’application à compter de la date de la présente circulaire (en particulier pour les actes attributifs de crédits du FSE établis après cette date).
Il vous appartient de les porter à la connaissance de tous les services de l’Etat et des partenaires associés à la mise en oeuvre des crédits du Fonds social européen dans le cadre de l’objectif 1.
Les préfets de région voudront bien saisir la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (département FSE) de toute difficulté rencontrée dans l’application de cette circulaire.
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La déléguée générale à l’emploi et à la formation professionnelle : S. Clément |
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Pour le directeur du budget : Le chef de service, C. Lantieri |
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Le directeur général de la comptabilité publique, J. Bassère |
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Pour le délégué adjoint à l’emploi et à la formation professionnelle : Le directeur de la modernisation et de l’action territoriale, |
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Le directeur des affaires économiques, sociales et culturelles, P. Leyssene |
|
Pour le délégué à l’aménagement du territoire et à l’action régionale : Le directeur adjoint au délégué, F. Philizot |
NOTE (S) :
(1) « L’autorité de gestion [...] est responsable de l’efficacité et de la régularité de la gestion et de la mise en oeuvre, et en particulier [...] de la régularité des opérations financées au titre de l’intervention, notamment de la mise en oeuvre de mesures de contrôle interne compatibles avec les principes d’une bonne gestion financière ». Article 34, point f du règlement (CE) no 1260/1999.
(2) Autorité de gestion : « toute autorité ou tout organisme public ou privé national, régional ou local, désigné par l’Etat membre, ou l’Etat membre lorsqu’il exerce lui-même cette fonction, pour gérer une intervention aux fins du présent règlement ». Article 9, paragraphe n du règlement (CE) no 1260/1999.
(3) Autorité de paiement : « un ou plusieurs organismes ou autorités locaux, régionaux ou nationaux désignés par les Etats membres pour établir et soumettre les demandes de paiement et recevoir les paiements de la Commission. L’Etat membre fixe toutes les modalités de ses relations avec l’autorité de paiement et des relations de celle-ci avec la Commission. Article 9, paragraphe o du règlement (CE) no 1260/1999. Si l’Etat membre le décide, l’autorité de gestion peut être le même organisme que celui qui fait office d’autorité de paiement pour l’intervention concernée ». Article 9, paragraphe n du règlement (CE) no 1260/1999.
(4) En particulier : article 34 du règlement no 1260/1999 et chapitre II du règlement no 438/2001.
(5) Constituée dans les conditions définies par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, la circulaire interministérielle du 27 novembre 2002 et la recommandation CICC du 6 juin 2003 relative aux fonctions de l’autorité de paiement.
(6) L’organisme intermédiaire signataire d’une convention-cadre peut utiliser une part des crédits du FSE qui lui sont alloués pour cofinancer ses propres actions et dépenses relevant du dispositif concerné.
(7) Conformément aux circulaires DGEFP/2001/15 (OPCA) du 15 mai 2001 et DGEFP/2001/34 (PLIE et têtes de réseaux associatifs) du 15 octobre 2001, modifiées respectivement par les circulaires DGEFP/2002/45 du 17 octobre 2002 et DGEFP/2002/43 du 4 octobre 2002.
(8) Subvention globale : « partie d’une intervention dont la mise en oeuvre et la gestion peut être confiée à un ou des intermédiaires agréés conformément à l’article 27, paragraphe 1, y compris des autorités locales, des organismes de développement régional ou des organisations non gouvernementales [...]. La décision de recourir à une subvention globale est prise en accord avec la Commission par l’Etat membre ou, en accord avec lui, par l’autorité de gestion. » Article 9, paragraphe i du règlement (CE) no 1260/1999.
(9) Article 27 du règlement (CE) no 1260/1999.
(10) Article 32, paragraphe 1, alinéa 3 du règlement (CE) no 1260/1999.
(11) Bénéficiaires finals : « les organismes et les entreprises, publics ou privés, responsables de la commande des opérations. » Article 2, paragraphe 2 du règlement (CE) no 438/2001.
(12) Article 9, paragraphe l du règlement (CE) no 1260/1999.
(13) Destinataires ultimes : « organismes publics ou privés réalisant l’opération individuelle ». Règle no 1, paragraphe 1.2 de l’annexe du règlement (CE) no 1145/2003.
(14) Article 32 du règlement (CE) no 1260/1999. A ce titre, la justification des dépenses résulte de la production de factures acquittées (mention portée par le fournisseur) ou de pièces de valeur probante équivalente, à savoir : pour les bénéficiaires finals privés, les factures ou pièces certifiées payées (mention portée par un commissaire aux comptes ou un expert comptable sur chacune ou sur une liste récapitulative) ou accompagnées des relevés de compte bancaire du bénéficiaire final faisant apparaître les débits correspondants ; pour les bénéficiaires finals publics, copie des factures ou pièces accompagnées d’une attestation de paiement délivrée par le comptable public.
(15) Selon l’annexe I du règlement (CE) no 438/2001.
(16) Les dépenses justifiées et contrôlées qui se référeraient à une opération programmée mais n’ayant pas encore fait l’objet d’un engagement juridique (convention, arrêté,...) ne peuvent en aucun cas être intégrées aux déclarations de dépenses qui remontent à la Commission européenne.
(17) Sauf si le système informatique prévoit des modalités de saisie permettant de ne pas les intégrer automatiquement dans la déclaration de dépenses.
(18) Pour les organismes signataires d’une convention de subvention globale ou d’une convention-cadre, ces données financières sont également présentées selon les critères de regroupement arrêté dans la convention, le cas échéant : sous-mesure, volet, type d’actions,...
(19) Selon le modèle de l’annexe II du règlement (CE) no 438/2001.
(20) Les dépenses justifiées et contrôlées qui se référeraient à un dispositif programmé mais n’ayant pas encore fait l’objet d’une convention de subvention globale ou d’une convention-cadre signée ne peuvent en aucun cas être intégrées aux déclarations de dépenses qui remontent à la Commission européenne.
(21) Dans les conditions fixées par la circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002.
(22) Conformément à l’article 32, paragraphe 1 du règlement (CE) no 1260-1999 et sous réserve de la disponibilité des crédits communautaires ; le bénéficiaire étant informé que le paiement de la subvention dépend des versements effectués par la Commission européenne.
(23) Article 1er du décret no 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics.
(24) Telle que prescrite par l’article 30 du décret no 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics.
(25) Selon les modalités du règlement (CE) no 1159-2000 de la Commission du 30 mai 2000 visant les actions d’information et de publicité à mener par les Etats membres sur les interventions des fonds structurels (point 6).
(26) Exemple : un conseil régional qui réalise une partie de son plan régional de formation en faisant appel à des prestataires de formation sélectionnés après mise en concurrence est en position de bénéficiaire final ; de même, pour un service de l’Etat (DDTEFP, etc.) qui procède à un appel d’offres pour la réalisation de prestations d’insertion professionnelle, par exemple.
(27) Au sens de l’article 2 du code des marchés publics.
(28) Sauf dans le cas particulier de certains marchés publics (voir 3.1.5).