Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
No 2000/23 du mercredi 20 décembre 2000
MINISTÈRE DE L’EMPLOI
ET DE LA SOLIDARITÉ
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
Direction de l’animation de la recherche,
des études et des statistiques
Circulaire DGEFP-DARES no 2000-28 du 16 novembre 2000 concernant le déploiment du système d’information et de gestion des SIFE collectifs
NOR : MESF0010167C
(Texte non paru au Journal officiel)
Référence : 2000-28.
La ministre de l’emploi et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle).
La diffusion du système d’information et de gestion des SIFE collectifs marque une étape importante dans la conduite de ce projet.
Le déport vers les organismes de formation des opérations de saisie des informations, le système d’information et de gestion des SIFE collectifs doit permettre le renforcement de la capacité des services déconcentrés à se mobiliser sur les aspects de programmation, de diagnostic des besoins et de définition de plans d’action en collaboration avec les autres membres du service public de l’emploi.
Il a également pour objectif un suivi et un pilotage facilité de l’instrument SIFE collectifs par une connaissance plus précise, pour les services déconcentrés et centraux du Ministère, des actions mises en œuvre, des bénéficiaires de la mesure et de leur devenir.
La diffusion de l’application V2.1 et l’ouverture du site WEB SIFE nécessitent une forte mobilisation de votre part ainsi que des gestionnaires des SIFE collectifs. Cette mobilisation est nécessaire tant pour l’appropriation par vos services d’un système qui a été conçu de façon à répondre à une gamme diversifiée de besoins que pour son appropriation par les autres utilisateurs majeurs que sont les organismes de formation.
Cette note vous présente les différentes procédures qu’il vous appartient de mettre en œuvre pour assurer une utilisation du système d’information et de gestion pour l’ensemble des actions de formation mises en œuvre dans le cadre de votre programme départemental pour 2001 : installation du système, formation des agents, information des organismes de formation, désignation d’un administrateur départemental.
Elle vous propose également plusieurs niveaux d’utilisation de ce système afin que celui-ci réponde au plus près à vos besoins et ce, dès le lancement de la campagne SIFE 2001.
1. Éléments constitutifs du système, calendrier
et modalités de déploiement
Le système d’information et de gestion des SIFE collectifs se compose de trois éléments qui permettent de répondre aux différents besoins des services du Ministère de l’emploi et de la solidarité à chacune des étapes de la mise en œuvre du programme SIFE collectifs.
1.1. Une application départementale dite V2.1 consacrée à la gestion physique et financière des conventions SIFE : version enrichie de l’application V2.0, cette application permet de procéder à l’ensemble de la chaîne de gestion des conventions SIFE collectifs
Organisation du programme départemental en sous-enveloppes correspondant à un sous ensemble cohérent de la programmation départementale SIFE (bassins d’emploi, actions ciblées).
Instruction et conventionnement des propositions d’actions de formation déposées sur le site WEB par les organismes de formation en réponse aux appels à projets diffusés par les Directions départementales.
Edition des conventions et de documents d’accompagnement.
Suivi de l’enveloppe physico-financière consommée et disponible.
Calcul et paiement des différents versements de la subvention, au vu des différentes informations saisies directement par les organismes de formation sur le site WEB : liste et caractéristiques des stagiaires accueillis, relevés de présence des stagiaires, bilans de fin de stage et bilans d’insertion à trois mois.
Calcul et édition des informations nécessaires aux comptages rapides de la DARES et aux remontées du contrôle de gestion de la DGEFP.
Edition de tableaux récapitulatifs des conventions signées.
Le cédérom d’installation de cette application est remis aux équipes informatiques régionales par la DAGEMO, à l’issue d’une formation de ces équipes qui se déroule les 30 et 31 octobre 2000. Il appartient alors aux DDTEFP de prendre l’attache de la DRTEFP afin de procéder à l’installation de V2.1 dans leurs services.
1.2. Un site WEB national permettant aux directions départementales et aux organismes de formation habilités à le faire par celles-ci d’accéder aux pages départementales. Ce site WEB constitue une interface d’échange et de collecte d’information entre les services gestionnaires des SIFE collectifs, leurs prestataires (organismes de formation) et interlocuteurs (DRTEFP, DARES, DGEFP)
Mise en ligne et diffusion des appels à projets.
Recueil des propositions d’actions de formation.
Recueil des informations relatives aux bénéficiaires et à leurs caractéristiques.
Recueil des relevés de présence des bénéficiaires.
Recueil des bilans de fin de stage et des bilans d’insertion à trois mois.
A terme, mise à disposition des DRTEFP, de la DARES et de la DGEFP des informations les intéressant.
A. - Le site WEB
Le site WEB accessible à l’adresse www.sife.travail.gouv.fr est ouvert à compter du 2 novembre.
Dès son ouverture, le site WEB vous permet de mettre en ligne et de diffuser des appels à projets concernant le programme SIFE 2001.
Cette première version du site WEB fera très prochainement l’objet de compléments ainsi que de mises à jour de sa forme.
En premier lieu et ce, dès le 13 novembre, la possibilité offerte à vos services d’attacher un fichier Word de description de l’appel à projets à chaque appel à projets créé sur le site WEB sera opérationnelle. Ce fichier vous permet de compléter la description de l’appel à projets et sera récupérable par les organismes de formation lors de la consultation du site WEB. Il vous permet ainsi de procéder à une « dématérialisation » complète de la phase de diffusion aux organismes de formation de l’appel à projets SIFE 2001.
Afin de faciliter l’accès des organismes de formation aux pages départementales du site WEB SIFE, une procédure de récupération des organismes de formation déjà identifiés et présents dans les bases départementales de l’application V2.0 est prévue. Elle vise à créer pour chacun de ces organismes un nom d’utilisateur (login) et un mot de passe d’accès aux pages départementales du site WEB SIFE, évitant ainsi la ressaisie, sur le site WEB, des informations relatives aux organismes de formation avec lesquels vous êtes amenés à travailler et déjà enregistrées dans les bases départementales.
Pour ce faire la DAGEMO propose un outil, diffusé auprès des équipes informatiques régionales et qui devra être installé dans chaque direction départementale. Cet outil permet d’extraire des bases départementales SIFE un fichier regroupant les informations relatives aux organismes de formation. L’EIR devra ensuite transmettre ce fichier à la DAGEMO. Les informations portées par ce fichier viendront alors agréger la base nationale du site WEB. Ce fichier sera complété par la DAGEMO, pour chacun des organismes de formation présents, d’un nom d’utilisateur (login) et d’un mot de passe et retransmis aux EIR.
Chaque direction départementale pourra alors réaliser un mailing en fusionnant les informations de ce fichier avec un document word afin d’informer, par courrier, les organismes de formation concernés de leur nom d’utilisateur et mot de passe, indispensables pour accéder au site WEB (consultation des appels à projets).
B. - L’administration du site WEB
Pour ce qui concerne l’administration des pages départementales du site WEB national, cette tâche est confiée à un administrateur départemental, qu’il vous appartient de désigner.
Cet administrateur départemental SIFE se verra communiquer un nom d’utilisateur (login) et un mot de passe par la DGEFP. Cette communication se fera par voie de messagerie électronique aux adresses fonctionnelles dd-XX.direction@travail.gouv.fr.
Le rôle de l’administrateur départemental consiste à gérer les droits d’accès aux pages départementales du site WEB. Il est dès lors de sa responsabilité, notamment, de créer des comptes pour les autres utilisateurs départementaux (gestionnaires SIFE, organismes de formation), de veiller à ce que la liste des noms d’utilisateurs et des mots de passe ne soit pas accessible à tous, ainsi que de suspendre, en tant que de besoin, les droits d’accès des autres utilisateurs départementaux (organismes de formation et gestionnaires DDTEFP).
1.3. Un univers Business Object, outil local de suivi et de pilotage du programme SIFE collectif qui permet d’effectuer, grâce à une bibliothèque de requêtes préprogrammées ou à des requêtes spécifiques, les croisements, extractions et traitements souhaités à partir des informations contenues par les bases départementales SIFE
Caractéristiques des bénéficiaires.
Caractéristiques des actions de formation conventionnées.
Caractéristiques des organismes de formation prestataires.
Cet univers sera diffusé aux équipes informatiques régionales selon le même calendrier que l’application V2.1. Il comprend une première bibliothèque de requêtes, concernant principalement les publics accueillis.
Le cédérom d’installation de V2.1 contient ainsi un Univers SIFE comprenant cinq états préprogrammés.
Vous noterez que la DAGEMO ne fournit pas, lors de la livraison, le logiciel Business Object lui-même nécessaire pour accéder à l’Univers SIFE. En revanche, elle procède à l’achat de licences d’utilisation de ce logiciel afin qu’il puisse être installé dans chaque service gestionnaire SIFE.
Il appartiendra par ailleurs aux équipes informatiques locales ou régionales de répondre aux attentes des services gestionnaires SIFE pour la programmation de toute requête complémentaire. A cette fin une bourse d’échange de requêtes Business Object est ouverte sur le forum SIFE accessible à l’adresse suivante : www.inform.travail.gouv.fr.
2. Accompagnement du déploiement
Le déploiement du système d’information et de gestion des SIFE collectifs a été précédé de deux sessions de formation de personnes ressources SIFE qui se sont déroulées à l’INTEFP du 17 au 20 octobre derniers. A cette occasion, au moins une personne ressource a été formée pour 19 régions métropolitaines et 3 DOM. Il appartient désormais à ces personnes ressources de restituer cette formation à leurs collègues. A cette fin un support de formation leur a été transmis.
J’attire votre attention sur le fait que les formations des gestionnaires SIFE par les personnes ressources devront être réalisées en utilisant le site WEB SIFE dédié aux tests et non en utilisant le site de production réelle. Ce site test est accessible à l’adresse suivante : http://10.101.2.48/sifeweb/. De même, ces formations, ainsi que les éventuelles séances d’entraînements ou de démonstration organisées à l’attention des organismes de formation devront impérativement se dérouler en utilisant un poste de travail sur lequel n’était pas installée l’application V2.0, au risque d’intégrer à la base départementale SIFE les conventions et/ ou stagiaires enregistrés à l’occasion de ces simulations.
Par ailleurs, le déploiement du système d’information et de gestion des SIFE collectifs s’accompagne de la diffusion dans vos services de différents documents et supports d’information et de communication, qui vous seront transmis à partir du 13 novembre :
– un manuel utilisateurs V2.1 à destination des gestionnaires SIFE collectifs, actualisant le manuel V2.0 précédemment diffusé et décrivant pas à pas les différentes procédures et fonctionnalités de l’application et du site WEB ;
– un mémento destiné aux gestionnaires SIFE collectifs reprenant les principales informations du manuel utilisateurs ;
– une plaquette de présentation du site WEB SIFE à destination des organismes de formation. Cette plaquette propose une présentation du site WEB, des différentes tâches que les organismes de formation seront amenés à effectuer sur celui-ci ainsi que les principales consignes d’accès et de navigation sur le site.
En tout état de cause, il vous appartient de définir localement les modalités adéquates d’accompagnement de la diffusion du système SIFE et notamment d’information des organismes de formation. Vous noterez que le manuel utilisateurs V2.1 comprend une description pas à pas des différentes procédures que les organismes de formation sont amenés à effectuer sur le site WEB. Vous pourrez ainsi, en tant que de besoin, transmettre ces documents aux organismes de formation qui en font la demande. Ces procédures seront également mises à votre disposition au format numérique pour une diffusion par voie de messagerie électroniques aux organismes de formation intéressés.
3. Utilisation du système pour le programme SIFE collectifs 2001
Trois modalités d’utilisation du site WEB SIFE vous sont proposées pour le lancement de la campagne SIFE collectifs 2001.
Compte tenu des calendriers propres à chacun de vos services pour le lancement de l’appel à projets SIFE collectifs 2001 et de la date de déploiement du système, vous devez adopter l’une ou l’autre de ces modalités qui seules permettent de disposer de l’ensemble des informations relatives aux SIFE collectifs de l’exercice 2001, et notamment celles relatives aux bénéficiaires, dans le système d’information et de gestion, en tirant profit du déport de la saisie vers les organismes de formation.
3.1. Appel à projets « tout WEB »
Vous pouvez, dès l’ouverture du site WEB SIFE procéder au lancement d’un appel à projets SIFE 2001 « dématérialisé ».
En accédant au site WEB SIFE, grâce au nom d’utilisateur (login) et au mot de passe que vos services leur communiqueront, les organismes de formation pourront alors déposer, sur le site WEB, leurs propositions d’actions de formation. Ces propositions seront récupérées par vos services sur l’application V2.1 aux fins d’instruction.
3.2. Appel à projets « mixte »
Vous pouvez envoyer selon les modalités antérieures l’appel à projets SIFE 2001 aux organismes de formation en précisant dans ce document que les réponses devront vous être transmises par la voie du site WEB SIFE.
Pour ce faire, vos services devront créer sur le site WEB un appel à projets qui servira de « boîte aux lettres » pour la réception des propositions des organismes de formation. Suite à leur dépôt sur le site WEB SIFE, ces propositions seront rapatriées sur l’application V2.1 aux fins d’instruction.
3.3. Appel à projets « tout papier »
Dans cette modalité d’utilisation vous ferez parvenir aux organismes de formation l’appel à projets SIFE 2001 selon les modalités utilisées antérieurement.
Les organismes de formation vous transmettront en réponse leurs propositions d’action de formation au format papier. Cependant ces propositions ne devront pas être enregistrées dans l’application V2.1.
En effet, ce n’est qu’après la phase d’instruction des propositions en réponse à l’appel à projets, que vous demanderez aux organismes de formation dont des propositions d’actions sont retenues de saisir celles-ci sur le site WEB.
Pour ce faire vos services devront créer, après la phase d’appel à projets « papier » un appel à projets sur le site WEB accessible aux seuls organismes de formation retenus.
Ces « propositions » seront ensuite rapatriées sur l’application V2.1 aux fins de conventionnement.
Chacune de ces trois modalités nécessite donc la création d’un appel à projets sur le site WEB.
En effet, les flux d’information entre l’application et le site WEB nécessitent, pour que le déport de la saisie des informations vers les organismes de formation soit mis en œuvre (saisie de la liste des stagiaires accueillis et de leurs caractéristiques, relevés de présence, bilans), qu’une convention soit diffusée en ligne sur le site WEB. Or seules les conventions dont les propositions correspondantes ont été saisies sur le site WEB, en réponse à un appel à projets en ligne, peuvent être diffusée sur le site WEB.
Les propositions ou conventions qui seraient directement créées par vos services sur l’application V2.1, sans passage préalable par le site WEB, ne pourront en aucun cas être réexpédiées sur le site WEB. Les informations nécessaires à la gestion et au suivi de cette convention ne pourront donc être saisies directement par les organismes de formation.
La saisie de toutes les informations par les organismes de formation sur le site WEB SIFE revêt en conséquence un caractère obligatoire, comme l’indiquent les dispositions générales de la convention SIFE collectifs annexées à la circulaire DGEFP no 2000-02 (art. 4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 5-1, 5-2).
En revanche il n’est pas envisageable que le conventionnement d’une action de formation soit subordonné au fait que l’organisme concerné dispose de l’équipement nécessaire à l’accès au site WEB. Vous devrez donc, le cas échéant, prévoir les modalités d’un rapatriement au sein de vos services de la saisie de ces informations, soit en mettant à disposition des organismes de formation concernés un poste de travail sur lequel ceux-ci effectueront les saisies nécessaires, soit en convenant avec les organismes d’autres modes de transmission des informations qui devront être saisies via le site WEB par le service gestionnaire SIFE.
Cependant, il est possible, pour les conventions individuelles uniquement, de procéder à une gestion de ces conventions qui ne passe pas par le site WEB. L’application V2.1 a été conçue de façon à ce qu’une gestion des SIFE individuels longs soit possible en utilisant la seule application V2.1 : vos services pourront en effet directement créer les conventions correspondantes sur l’application V2.1, y enregistrer les caractéristiques du bénéficiaire concerné puis procéder au calcul et au paiement des différents versements de la subvention, sans qu’il soit besoin que l’organisme de formation concerné utilise le site WEB.
4. Le système SIFE et les remontées d’information
La saisie par les organismes de formation des informations relatives aux caractéristiques des stages, des bénéficiaires de SIFE collectifs et de leur situation trois mois après la fin de leur stage correspond à terme à une dématérialisation du formulaire fiche de stage (ST01).
Par ailleurs, le système d’information et de gestion des SIFE collectifs prévoit une mise à disposition des services régionaux et centraux (DARES, DGEFP) du Ministère des informations qui les intéressent, via le site WEB.
Cependant, en préalable à la dématérialisation des supports d’information et à l’automatisation des circuits de remontée, une phase de stabilisation et de tests de cohérence des informations est indispensable.
En conséquence il convient que les circuits et modalités de remontée d’information présentés dans l’annexe IV de la circulaire DGEFP no 2000-02 du 6 janvier 2000 soient maintenus pendant toute la période de déploiement et de stabilisation du système d’information et de gestion des SIFE collectifs, en tenant compte des précisions suivantes :
4.1. Remontées de contrôle de gestion
A terme, le transfert automatique de ces données dans SYRACUSE se substituera à la saisie qu’en font aujourd’hui les DRTEFP.
4.1.1. Remontées physico-financières des SIFE collectifs
(tableau 15 de la note de service DGEFP no 2000-08 du 8 mars 2000)
Les tableaux de bord physico-financiers édités par l’application V2.1 permettent de compléter les différentes colonnes du tableau du programme CLD à transmettre aux DRTEFP.
4.1.2. Suivi de l’entrée des publics prioritaires dans les SIFE collectifs
(tableau 22)
Le système d’information et de gestion permet de disposer des informations relatives aux stagiaires entrés sur les actions de formation conventionnées au titre du programme 2001.
Pour les actions conventionnées au titre du programme 2000, les circuits et procédures précisées par la circulaire DGEFP no 2000-02 continuent de s’appliquer.
4.1.3. Suivi du devenir des stagiaires sortant de SIFE collectifs
(tableau 24)
Le système d’information et de gestion permet de disposer des informations relatives à la situation des stagiaires entrés sur les actions de formation conventionnées au titre du programme 2001.
Ainsi, compte tenu des périodes de référence retenues pour le calcul de ces remontées semestrielles et du calendrier de ces remontées, il convient de maintenir les supports et circuits d’information existant entre les organismes de formation et les DDTEFP d’une part et entre les DDTEFP et les DRTEFP d’autre part jusqu’à ce que l’intégralité des informations relatives au devenir des stagiaires trois mois après leur sortie de stage soient saisies par les organismes de formation.
4.2. Les remontées d’informations statistiques
4.2.1. Remontées mensuelles rapides : alimentation du tableau
de bord mensuel des politiques d’emploi de la DARES
Pour le premier jour ouvré du mois (n + 1), les gestionnaires de la mesure SIFE collectifs de la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle communiquent au correspondant statistique de leur direction :
– le nombre de conventions « SIFE collectifs » signées au cours du mois n ;
– le nombre de bénéficiaires potentiels prévus par les conventions signées au cours du mois n ;
– le nombre d’entrées effectives en SIFE collectifs du mois n.
Comme précédemment, on entend par mois n, les données comptabilisées entre le 26 du mois (n - 1) et le 25 du mois n.
Les correspondants statistiques des DDTEFP saisissent, comme à leur habitude, ces données sur la macro-série MS01, série CESSTA (Variable SIF001 : nombre de conventions signées du mois n ; variable SIF 002 : bénéficiaires potentiels prévus par les conventions signées du mois ; variable SIF003 : nombre d’entrées effectives en SIFE collectifs au cours du mois n).
Ils transmettent ces données par la messagerie électronique, le premier jour ouvré du mois n, avec les autres mesures de politique d’emploi au statisticien régional de la DRTEFP dont ils dépendent.
Les directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (statisticiens régionaux), contrôlent la validité de ces données avant transmission à l’administration centrale (DARES), le deuxième jour ouvré du mois de l’ensemble des macro – séries régionales.
Comme précédemment les données sont envoyées à l’adresse suivante : xavier.jansolin@dares.travail.gouv.fr.
Pour information, le système d’information et de gestion des SIFE collectifs vous permettra de disposer, à partir du 1er janvier 2001 des trois items des comptages rapides DARES :
– nombre de conventions signées du mois ;
– nombre de bénéficiaires potentiels prévu par les conventions signées du mois ;
– nombre d’entrées effectives en SIFE collectifs du mois.
En revanche, pour la fin de l’exercice 2000, seuls les deux items, nombre de conventions signées du mois et nombre de bénéficiaires potentiels prévu par les conventions signées dans le mois, seront susceptibles d’être édités automatiquement par l’application de gestion V2.1.
Il convient donc que soient maintenus, pour toutes les conventions conclues au titre de l’exercice 2000, les supports et circuits d’information entre les organismes de formation et les DDTEFP permettant le calcul du nombre total d’entrées en stage du mois.
Lorsque la fiabilité du système automatique de transmission sera établie, et que le système sera utilisé par l’ensemble des DDTEFP, la DARES fournira aux DDTEFP et aux DRTEFP d’autres instructions concernant le recueil et la transmission des données rapides « SIFE collectifs » vers la DARES.
4.2.2. Informations statistiques relatives aux stages, aux bénéficiaires
et à leur devenir
La DARES est destinataire d’un exemplaire des conventions SIFE collectifs, éditées par l’application de gestion départementale (dispositions spécifiques), ainsi que des volets 2 et 4 (bilan d’insertion à trois mois) des formulaires fiche de stage (ST01).
Vous devez jusqu’à information contraire, faire parvenir à la DARES (B.P. 119-07) dès qu’ils sont disponibles et très régulièrement :
– mensuellement, un exemplaire des conventions signées au cours du mois (dispositions spécifiques) ;
– mensuellement, les volets 2 des formulaires fiche de stage (ST01) des stagiaires entrés en formation ;
– mensuellement, les volets 4 (bilan d’insertion à 3 mois) des formulaires fiche de stage (ST01) des stagiaires.
Ces transmissions sont à effectuer à l’adresse suivante : ministère de l’emploi et de solidarité, DARES, B.P. 119-07, 75326 Paris Cedex 07.
En conséquence, jusqu’à information contraire et au moins jusqu’au 30 juin 2001, les organismes de formation devront vous transmettre les informations relatives aux stagiaires accueillis et à leur situation au regard de l’emploi trois mois après la fin du stage à la fois via le site WEB SIFE et en vous transmettant les volets des fiches de stage (ST01) correspondants.
A terme, la transmission de ces informations et leur mise à disposition de la DARES via le site WEB SIFE permettra de supprimer ces remontées papier.
Pendant toute la phase de stabilisation, de tests des circuits automatiques de remontées et de mise à disposition de ces remontées via le site WEB, les remontées papier sont maintenues.
Des instructions vous seront données dans les prochaines semaines visant à initier la transmission automatisée des données à la DARES. Pendant le premier semestre 2001, la DARES testera la complétude et la qualité des données issues de la dématérialisation afin d’établir un calendrier de suppression des formulaires papier. A l’issue de cette période de validation des données, les consignes de saisie et de transmission des informations vous seront transmises et seront communiquées aux organismes de formation.
Dans le même temps, la DARES étudiera la mise à disposition de ces informations statistiques auprès des services déconcentrés, de façon qu’ils disposent de fichiers, élaborés pour tenir compte des données manquantes ou incohérentes, pour mener des travaux d’études statistiques.
Enfin, je vous rappelle que pour toutes informations techniques et fonctionnelles, le forum SIFE reste à la disposition des utilisateurs du système d’information et de gestion, sur le serveur : http://www.inform.travail.gouv.gr/moe.
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La déléguée générale à l’emploi et à la formation professionnelle, C. Barbaroux |
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La directrice de la direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques, A. Fouquet |