Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
No 2002/21 du mercredi 20 novembre 2002
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
Département du Fonds social européen
et des programmes communautaires
Pôle méthodologie,
contrôle, formation
Circulaire DGEFP no 2002/43 du 4 octobre 2002 concernant l’utilisation d’une convention-cadre pour la mise en œuvre du Fonds social européen à destination des organismes supports des plans locaux d’insertion par l’économie (PLIE)
NOR : MESF0210151C
(Texte non paru au Journal officiel)
Référence : circulaire DGEFP no 2001-34 du 15 octobre 2001 relative à l’utilisation d’une convention-cadre pour la mise en œuvre du FSE, Objectif 3 et Objectif 1 (programmation 2000-2006).
Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (direction régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle).
La mission d’audit des systèmes de gestion du Fonds social européen confiée conjointement à l’inspection générale des finances et à l’inspection générale des affaires sociales, a préconisé l’octroi d’avances pérennes aux organismes relais bénéficiaires de conventions-cadres.
Suivant cette recommandation, le modèle de convention-cadre à destination des organismes supports des plans locaux d’insertion par l’économie (PLIE), joint à la circulaire citée en référence, est remplacé comme suit.
Le montant de l’avance accordée à l’organisme support du PLIE est porté à une hauteur maximale de 50 % du montant prévisionnel de la première tranche annuelle du Fonds social européen.
En outre, ce modèle formalise les obligations de l’organisme bénéficiaire au regard des exigences de contrôle, notamment le contrôle du service fait tel que défini par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les Fonds structurels européens.
Les conventions en cours devront être modifiées par voie d’avenant afin d’intégrer les dispositions nouvelles relatives aux obligations de l’organisme bénéficiaire et aux modalités de paiement.
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Le contrôleur financier, J.-P. Morelle |
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Le délégué adjoint à l’emploi et à la formation professionnelle, S. Clément |
Modèle de convention-cadre relatif à la mise en œuvre et à la gestion des crédits du Fonds social européen par les plans locaux d’insertion par l’économie (PLIE)
Entre, d’une part :
L’Etat, représenté par le préfet de région,
Et, d’autre part :
Le PLIE de ....., représenté par M./Mme .....
Statue :
Vu le règlement (CE) no 1260/1999 du Conseil en date du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les fonds structurels et le règlement (CE) no 1784/1999 du Parlement et du Conseil en date du 12 juillet 1999 relatif au Fonds social européen ;
Vu le règlement (CE) no 1159/2000 de la commission en date du 30 mai 2000 visant les actions d’information et de publicité à mener par les Etats membres sur les interventions des fonds structurels ;
Vu le règlement (CE) no 1685/2000 de la commission en date du 28 juillet 2000 portant modalités d’exécution du règlement no 1260/1999 du Conseil en ce qui concerne l’éligibilité des dépenses dans le cadre des opérations cofinancées par les fonds structurels ;
Vu le règlement (CE) no 438/2001 de la commission en date du 2 mars 2001 fixant les modalités d’application du règlement (CE) no 1260/1999 visé ci-dessus, en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des fonds structurels ;
Vu le règlement (CE) no 448/2001 de la commission en date du 2 mars 2001 fixant les modalités d’application du règlement (CE) no 1260/1999 susvisé, en ce qui concerne la procédure de mise en œuvre des corrections financières applicables aux concours octroyés au titre des fonds structurels ;
Vu la décision 2000/no 1999 FR. 053 DO 001/CE du 18 juillet 2000 de la Commission européenne relative au DOCUP Objectif 3 ;
Vu le décret no 96.629 du 16 juillet 1996 relatif au contrôle financier déconcentré ;
Vu la circulaire DGEFP 1999/40 du 21 décembre 1999 relative au développement des plans locaux pluriannuels pour l’insertion et l’emploi (PLIE) ;
Vu la circulaire DGEFP 2000/27 du 17 octobre 2000 relative à la programmation 2000-2006 pour l’Objectif 3 (cadre de référence pourl’Objectif 3) ;
Vu la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens ;
Vu la circulaire DGEFP ..... du .....relative à l’utilisation d’une convention-cadre pour la mise en œuvre du FSE Objectif 3 ;
Vu le plan de financement annuel arrêté par le comité de pilotagerégional,
il est convenu ce qui suit :
Article 1
Objet
La présente convention a pour objet l’organisation et la mise en œuvre des actions entreprises par le PLIE de ..... décrites en annexe I. A cet effet, le PLIE de ..... reçoit une aide du Fonds social européen destinée à contribuer à la réalisation de ses actions.
Les actions pour lesquelles le PLIE est susceptible de bénéficier d’une subvention du FSE sont de deux types :
- les actions mises en œuvre dans le cadre du PLIE ;
- les frais de fonctionnement exposés par le PLIE pour assurer les missions qui lui sont confiées au titre de l’article 4 de la présente convention.
Les objectifs qualitatifs et quantitatifs prioritaires sont (à définir) :
Les actions cofinancées dans le cadre de l’Objectif 3 concernent l’axe 2 et la mesure 3.
Les actions cofinancées dans le cadre de l’Objectif 1 concernent l’axe ..... et la mesure .....
Le descriptif technique de chaque type d’actions éligibles portées par le PLIE de ..... et l’organisme support ..... responsable de sa mise en œuvre sont joints en annexe II. Toute actualisation de cette liste suppose la rédaction d’un avenant à la présente convention et, pour l’Objectif 3, une information à la CTS compétente ou, pour l’Objectif 1, une information au comité de programmation compétent.
Le comité de pilotage du PLIE définit et le comité opérationnel met en œuvre les actions décrites en annexe I. L’organisme support du PLIE est responsable juridiquement et financièrement de l’exécution de cette convention.
Article 2
Durée de la convention (annuelle ou pluriannuelle)
La présente convention prend effet à compter de ..... et prend fin le ......
Sa durée maximale est de 36 mois.
Article 3
Coût des actions et participation du FSE
Le coût total maximal éligible des actions définies à l’article 1 pour l’année ..... est d’un montant de ..... euros.
Le montant maximal prévisionnel de la participation du FSE pour la réalisation des actions visées à l’article 1 est fixé pourl’année ..... à ...... euros.
Le pourcentage de cofinancement par le FSE est fixé par mesure au taux indiqué dans le complément de programmation.
Si la présente convention est signée dans un cadre annuel, le montant maximal prévisionnel de la participation du FSE pourl’année ..... est égal à ..... euros.
Si la présente convention est signée dans un cadre pluriannuel (36 mois maximum), le montant maximal prévisionnel de la participation du FSE pour la première année (année .....) est égal à ..... euros.
Dans le cas d’une convention pluriannuelle, le montant maximal prévisionnel pour l’année n + 1 sera déterminé par avenant au vu de la présentation d’un budget annuel et du bilan d’exécution, financier, qualitatif et quantitatif de l’année précédente. Le montant sera accordé après avis favorable de la commission technique spécialisée ou du comité de programmation compétent. Il en sera de même pour l’année n + 2.
Dans les deux cas, si les actions prévues au titre de l’année n ne peuvent être exécutées, elles peuvent être reportées sur les années suivantes par voie d’avenant après avis favorable de la commission technique spécialisée ou du comité de programmation compétent.
Le montant maximal est prévisionnel dans la mesure où il peut varier en fonction des réalisations. Le montant définitif de l’aide du FSE sera calculé en fonction des dépenses totales réelles encourues et éligibles pour les actions effectivement réalisées.
L’organisme support du PLIE ..... (association, GIP, municipalités, autre collectivité), responsable des actions portées par le PLIE et de leur mise en œuvre, s’engage à recueillir (et apporter) des cofinancements publics pour un montant de ..... euros en contrepartiede la subvention FSE. Au moment de la programmation, une lettre des cofinanceurs indiquant sans équivoque l’intention de cofinancement peut suffire.
Dans le cas de convention annuelle ou pour la première année d’une convention pluriannuelle, il devra produire les certifications des cofinanceurs publics au plus tard lors de l’établissement de l’avenant financier correspondant au paiement du solde.
Dans le cas de convention pluriannuelle, au moment de l’établissement de l’avenant fixant le montant de chaque année, une lettre des cofinanceurs indiquant sans équivoque l’intention de cofinancement peut suffire. Il devra produire les certifications des cofinanceurs publics au plus tard lors de l’établissement de l’avenant financier correspondant au paiement du solde de l’année considérée.
Les contributions en nature sont éligibles dans les conditions prévues par le règlement 1685/2000 de la Commission européenne du 28 juillet 2000 (Règle no 1 : dépenses effectivement encourues).
Il est rappelé que les dépenses suivantes ne peuvent être prises en compte :
- achat d’équipements amortissables ;
- achat de biens immobilisés ;
- frais financiers, bancaires, et intérêts d’emprunt ;
- TVA récupérable ;
- rémunération des fonctionnaires (sauf dans les conditions prévues par le règlement CE 1685/2000).
Les frais de fonctionnement de la structure d’appui du PLIE pour l’animation du PLIE, bénéficient d’un taux de prise en charge par le FSE limité. Le mode de définition des taux est précisé par la circulaire DGEFP no 99/40 du 21 décembre 1999.
Article 4
Missions du PLIE
L’Etat confie au PLIE les missions suivantes.
Appui, ingénierie et sélection des projets
Le PLIE de ..... s’engage à mettre à la disposition desopérateurs du PLIE et du public bénéficiaire toute l’information qui leur est nécessaire concernant les règles de gestion, de suivi de projet et de publicité dans le cadre du Fonds social européen.
Le comité opérationnel du PLIE de ..... utilise son expertisepour initier, susciter et faciliter le montage des actions.
Gestion financière
Le PLIE assure la coordination et le suivi de la gestion des crédits destinés aux actions sélectionnées.
Il est responsable de la gestion des crédits. Il s’assure de l’existence des engagements financiers des cofinanceurs nationaux, publics ou privés, destinés à la réalisation des actions sélectionnées pour un cofinancement par le Fonds social européen.
Il conclut des conventions avec les organismes en utilisant la convention type (no 1) annexée à la circulaire DGEFP 2000/27 du 17 octobre 2000 et sans omettre les clauses obligatoires (coût de l’action et participation du FSE, modalités de paiement, contrôle, publicité, indicateurs).
Il s’engage à utiliser un système de comptabilité séparée ou une codification adéquate des dépenses ou encore un système extracomptable par enliassement des pièces justificatives pour les actions cofinancées par le FSE.
Suivi qualitatif
Le PLIE s’assure du bon avancement des actions mises en œuvre par les opérateurs en suivant leur réalisation, en fonction des objectifs fixés dans l’article 1.
Le PLIE devra obligatoirement renseigner les indicateurs mentionnés à l’article 6.
Contrôle
Contrôles à effectuer par le PLIE :
Le PLIE assure la vérification du service fait relatif à la réalisation physique des opérations et leur conformité à la présente convention, opération devant permettre également de vérifier, à partir de l’examen des pièces justificatives appropriées, la réalité des dépenses encourues.
Le contenu de la vérification de service fait est défini dans l’annexe jointe à la présente convention.
Les moyens mis en œuvre par le PLIE pour le suivi doivent correspondre à la définition de la « piste d’audit suffisante » au sens de l’article 7 du règlement de la commission no 438/2001 du 2 mars 2001.
Contrôles effectués sur le PLIE :
Le PLIE s’engage à produire, sur simple demande d’une autorité nationale, régionale ou communautaire, tout document justificatif des coûts réels encourus et effectivement payés, ainsi que tout document nécessaire au suivi et à l’évaluation des actions conventionnées.
Il s’engage à se soumettre à tout contrôle opéré par toute autorité, nationale, régionale ou communautaire habilitée, à présenter toutes les pièces justificatives qu’il devra conserver durant dix ans après le dernier paiement en ce qui concerne les pièces relatives à ses propres dépenses. En ce qui concerne les pièces justificatives de ses bénéficiaires ultimes, le PLIE devra être, à tout moment, en mesure d’indiquer où elles se trouvent, même en cas de disparition du bénéficiaire ultime, et ce pendant une période de dix ans.
Information de l’ensemble des opérateurs sur les contrôles :
Le PLIE est par ailleurs tenu d’informer l’ensemble des organismes bénéficiaires de l’aide du FSE qu’ils sont susceptibles de subir des contrôles par les instances communautaires, et organes régionaux et nationaux de contrôle. Il doit également les informer qu’ils doivent conserver pendant dix ans les pièces justificatives. Ces organismes doivent utiliser comme lui-même, soit une comptabilité séparée, soit une codification adéquate des dépenses, ou encore un système extracomptable par enliassement des justificatifs.
Article 5
Dispositions financières
L’aide du Fonds social européen est imputée sur le chapitre 43-72, article..., du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité.
L’ordonnateur de la dépense est le préfet de région.
Le comptable assignataire est le trésorier-payeur général de région.
La présente convention constitue le cadre de la participation du Fonds social européen. L’Etat versera au PLIE, au titre de la présente convention, la subvention du Fonds social européen au fur et à mesure de la disponibilité des crédits européens, liée aux déclarations de dépenses transmises à la Commission européenne.
Le PLIE bénéficie d’une avance de 50 % à la signature de la convention. Par la suite, le PLIE sera remboursé des dépenses engagées au moment du retour de Bruxelles des fonds correspondant aux dépenses dont il aura justifié, à l’occasion d’un ou plusieurs des trois appels de fonds annuels.
Au cours de la dernière année de programmation, le montant de l’avance sera déduit des derniers versements effectués au profit des PLIE.
En contrepartie de l’avance de l’Etat, le PLIE se devra d’honorer les demandes de paiement de ses bénéficiaires ultimes selon les modalités prévues par les conventions, même dans l’hypothèse où les crédits liés aux appels de fonds ne seraient pas encore disponibles.
Dans ce cas, le PLIE préfinancera ses bénéficiaires.
Par ailleurs, le PLIE devra fournir les certifications des cofinanceurs au plus tard au moment de la demande de solde.
Les versements seront effectués sur le compte .....
ouvert au nom de à la Banque
Code de l’établissement :
Code guichet :
Numéro de compte :
Clé RIB :
L’ensemble des actions au titre de chaque année devra être exécuté et intégralement payé au plus tard le 30 septembre de l’année n + 2, soit un mois avant la date de la dernière déclaration des dépenses à la Commission européenne, fixée au 31 octobre de cette même année.
Toute dépense non déclarée au 30 septembre de l’année n + 2 ne pourra pas être remboursée.
Article 6
Indicateurs
Les indicateurs liés aux types d’activités suivantes et mentionnés dans le complément de programmation national doivent obligatoirement être renseignés pour assurer un bon suivi de projet.
Pour l’assistance aux personnes :
Pour l’assistance aux structures :
Pour les mesures d’accompagnement :
L’évaluation de l’Objectif 3 est pilotée par un comité technique de l’évaluation. L’évaluation des actions menées dans le cadre des PLIE s’inscrit dans le système global d’évaluation du programme.
Article 7
Publicité
Toute publication ou communication relative aux actions cofinancées devra faire mention du Fonds social européen.
Article 8
Reversement, résiliation et litiges
Le préfet de région décide de mettre fin à l’aide et exige du cocontractant le reversement partiel ou total des sommes versées en cas d’irrégularité ou d’inéligibilité de certaines dépenses, ou de non-respect de la réglementation communautaire, en cas de non-respect des clauses de la présente convention et en particulier de la non-exécution totale ou partielle de l’opération, de l’utilisation des fonds non conforme à l’objet de la présente convention ou de refus par le PLIE de se soumettre aux contrôles.
Si le PLIE déclare hors délai des dépenses éligibles, il s’expose à ne pas recevoir de remboursement du FSE, conformément au règlement CE no 1260/99.
Date :..........
Signature des parties :
Visa du contrôleur financier no ........
ANNEXE À LA CONVENTION-CADRE RELATIVE
À LA DÉFINITION DE LA VÉRIFICATION DU SERVICE FAIT
La vérification du service fait comporte :
- pour tous les dossiers, une vérification systématique de la cohérence de la demande de paiement en vue d’établir la réalité et de l’éligibilité des dépenses déclarées ;
- pour un échantillon de dossiers, une vérification plus détaillée des pièces produites, pouvant comporter une visite sur place des organismes présentant une demande de paiement à l’appui des conventions conclues par le PLIE.
Pour tous les dossiers, le contrôle de service fait consiste en une vérification de la cohérence entre les informations physiques et financières présentées à l’appui de la demande de paiement et les données prévisionnelles du projet. Cette vérification doit également permettre au service gestionnaire de s’assurer de l’éligibilité des dépenses présentées pour la demande de paiement et, au moment du solde de la convention, du versement effectif des contreparties nationales.
Pour un échantillon représentatif de dossiers, retenus à partir d’une analyse de risque ou sur la base d’incohérences relevées, la vérification du service fait doit comporter un contrôle approfondi des pièces comptables et des justificatifs appropriés.
La vérification par échantillonnage consiste par exemple, pour les dossiers qui ont été retenus, à regrouper dans les organismes relais la totalité des pièces justificatives présentées par les destinataires ultimes de l’aide (factures ou pièces comptables de valeur probante équivalente, relevé de présence pour les actions de formation, états de frais de déplacement des intervenants). Pour chacune de ces pièces, le service doit notamment contrôler l’éligibilité de la dépense, la correspondance entre les factures et la demande de paiement, leur cohérence au regard de la participation effective des stagiaires, la conformité des réalisations par rapport aux objectifs.
Ce volet de la vérification peut entraîner des visites sur place afin de constater in situ la réalisation physique des actions.
L’ensemble des pièces afférentes à la vérification de service fait sera archivé par l’organisme support du PLIE en complément des demandes de paiement des destinataires ultimes de l’aide. L’organisme support du PLIE doit conserver les critères de sélection des vérifications approfondies de service fait ainsi que le détail des opérations de vérification effectuées dans ce cadre (pièces communiquées par les destinataires ultimes de l’aide, compte rendu des visites sur place...).
Pour mémoire la vérification - ou contrôle - du service fait se distingue du contrôle par sondage (dit « des 5 % ») au sens de l’article 10 du règlement de la commission no 438/2001 du 2 mars 2001, lequel demeure à la charge des services de l’Etat.