Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
No 2004/13 du mardi 20 juillet 2004
MINISTÈRE DE L’EMPLOI, DU TRAVAIL
ET DE LA COHÉSION SOCIALE
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
Département du Fonds social européen
et des programmes communautaires
Circulaire DGEFP no 2004-017 du 3 juin 2004 relative à la gestion de l’initiative EQUAL, cofinancée par le Fonds social européen (programmation 2000-2006)
NOR : SOCF0410153C
(Texte non paru au Journal officiel)
Le ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale à Madame et Messieurs les préfets de région (secrétariats généraux pour les affaires régionales) ; directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (direction du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle [DOM]).
Résumé : la présente circulaire actualise, complète et précise les instructions communautaires et nationales données en matière de suivi, de gestion et de contrôle de l’initiative communautaire EQUAL, en particulier la circulaire du 17 septembre 2002 relative à la mise en œuvre d’EQUAL en France. Elle apporte des prescriptions opérationnelles en matière de réalisation du deuxième appel à projets de cette initiative.
Textes de référence :
Règlements communautaires relatifs à la programmation 2000-2006 des fonds structurels européens (nos 1260 et 1784-1999, 1159-2000, 438 et 448-2001, 2355-2002 et 448-2004) ;
Circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens ;
Lettre du Premier ministre aux préfets de région du 7 août 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des fonds structurels européens ;
Circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002 relatives à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
Circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 relative à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
Lettre no 960 du 12 janvier 2004 du directeur général de la comptabilité publique (5e sous-direction) relative à la récupération d’indus par la voie de fonds de concours locaux à compter du 1er janvier 2004 ;
Circulaire interministérielle no 2004-13 du 12 mai 2004 relative à la question du programme objectif 3 cofinancé par le Fonds social européen (programmation 2000-2006) ;
Communication COM(2000)853 de la Commission du 14 avril 2000 établissant les lignes directrices de l’initiative communautaire EQUAL ;
Décision de la Commission du 8 mars 2001 adoptant le Programme d’initiative communautaire EQUAL présenté par la France ;
Communication de la commission COM(2003)840 du 30 décembre 2003 établissant les lignes directrices du deuxième appel à projet EQUAL.
Textes modifiés : circulaire DGEFP no 2001/32 relative au PIC EQUAL - Programmation 2000-2006.
1. Introduction
La présente circulaire s’attache à actualiser les principes clés d’EQUAL ainsi que les conditions de gestion de ce programme.
Elle prend en compte les évolutions intervenues, notamment dans le cadre de textes de référence, pour la mise en œuvre de cette initiative communautaire, à savoir :
- les priorités stratégiques du programme définies par la communication de la Commission européenne COM (2003) 840 du 30 décembre 2003 établissant les lignes directrices du second tour de l’initiative communautaire EQUAL ;
- les modifications du PIC et de son complément de programmation qui ont fait suite à l’exercice de révision à mi-parcours ;
- les spécificités d’organisation et de gestion relatives à la mise en œuvre du deuxième appel à projets de ce programme ainsi que les dimensions innovantes et expérimentales des projets cofinancés dans ce cadre ;
- la circulaire de gestion du programme objectif 3 du 12 mai 2004 dont les principes sont transposables à EQUAL.
2. Présentation du pic EQUAL :
objet, principes, spécificités
2.1. Objet d’EQUAL
L’initiative EQUAL. 2000-2006 est destinée à lutter contre toutes les formes de discriminations et d’inégalités dans le monde du travail et de l’emploi. Elle vise à apporter une véritable valeur ajoutée à la stratégie européenne pour l’emploi, au plan national d’action pour l’emploi et au plan national d’action pour l’inclusion.
2.2. Principes d’intervention
Les principes qui président aux interventions d’EQUAL sont :
- la concentration de l’intervention du FSE sur des problématiques prioritaires ;
- la visibilité ;
- la valeur ajoutée ;
- la complémentarité avec les programmes FSE objectifs 1, 2 et 3 ;
- l’égalité des chances entre les hommes et les femmes.
Trois principes nécessitent une attention toute particulière :
La concentration de l’intervention du FSE
sur des thématiques prioritaires
Compte tenu de l’enveloppe financière restreinte allouée à la France pour mettre en œuvre EQUAL, il est nécessaire de resserrer le champ des thèmes proposés par la commission en concentrant les projets sur des sujets prioritaires, notamment pour la cohésion sociale de notre pays. Les sujets ainsi ciblés sont précisés dans le programme d’initiative communautaire révisé. Il s’agit, par exemple, « d’améliorer la qualité et l’efficacité des processus d’insertion sociale et professionnelle et le maintien dans l’emploi des publics les plus en difficulté sur le marché du travail, de lutter contre les discriminations sociales et la xénophobie dans le monde du travail, d’encourager l’émergence et la mise en œuvre de dispositifs de gestion des ressources humaines favorisant le maintien en activité et le développement de l’employabilité de travailleurs fragilisés dans leur emploi malgré une longue expérience professionnelle, dans le cadre d’une véritable gestion des âges ». Ce recentrage sur un nombre limité de sujets, avec davantage d’expérimentations menées sur chacun d’eux, vise à favoriser l’émergence d’initiatives réellement innovantes pour assurer une capitalisation et une diffusion des bonnes pratiques.
La visibilité
Elle vise à renforcer l’impact du programme par la démonstration de sa valeur ajoutée.
Elle répond à un objectif de transparence de l’intervention du FSE en identifiant clairement les cibles, actions et résultats des projets.
L’égalité des chances entre les hommes et les femmes
Le principe de l’égalité des chances entre les femmes et les hommes doit être intégré dans chacun des projets du deuxième appel. A cet effet, les opérateurs décriront de façon opérationnelle les modalités de prise en compte de ce principe dans leur dossier de candidature. Les procédures d’instruction de ces candidatures et des bilans des projets évalueront systématiquement les propositions formulées à cette fin ainsi que les résultats obtenus.
2.3. Spécificités du PIC EQUAL
Le programme EQUAL comporte plusieurs spécificités :
Le déroulement du programme et l’organisation des projets sont séquencés
Le programme EQUAL est découpé en trois types « d’actions » auxquelles s’ajoute une assistance technique tout au long du programme appelée « action 4 ».
L’action 1 constitue la phase d’ingénierie des projets, d’instauration des partenariats de développement et des partenariats transnationaux.
L’action 2 est la phase de réalisation des opérations prévues par ces partenariats.
L’action 3 est la phase de repérage des bonnes pratiques, de capitalisation et de diffusion des résultats des actions 1 et 2.
L’action 4 couvre l’assistance technique nationale et régionale mobilisée en appui aux actions 1, 2 et 3.
Les actions 1, 2 et 3 sont indépendantes et le passage d’une phase à l’autre requiert l’approbation de l’autorité de gestion.
L’innovation
EQUAL doit permettre d’expérimenter de nouvelles formes de lutte contre les discriminations et les inégalités dans le monde du travail. La dimension innovante du programme peut résider dans l’angle d’approche choisi, l’originalité des démarches proposées, la pertinence des solutions envisagées, l’intérêt et le potentiel des produits prévus et, enfin, les perspectives de diffusion des résultats.
Le partenariat de développement
L’ensemble des acteurs qu’il est nécessaire d’associer pour mener à bonne fin les actions envisagées par un projet EQUAL est regroupé au sein d’un « partenariat de développement » (PDD).
Le PDD se caractérise par la variété et la responsabilisation de ses membres. Compte tenu des objectifs visés par les différentes mesures du PIC, les PDD devront s’efforcer d’intégrer ou d’associer à leur projet des acteurs extérieurs à leurs propres réseaux (collectivités territoriales et/ou entreprises, associations, organismes de formation...). Concernant les entreprises, une priorité sera accordée aux PME/PMI sans exclure pour autant les grandes entreprises qui s’efforceront d’aider les plus démunis sur le marché de l’emploi.
Un PDD peut être géographique ou sectoriel. Dans le premier cas, il est constitué pour répondre à un problème dont les caractéristiques territoriales sont déterminantes. Dans le second cas, la problématique du PDD relève d’une thématique, s’inscrit dans une branche professionnelle ou encore vise une méthodologie applicable à un secteur donné.
Un PDD, pour être opérationnel, ne doit pas excéder huit à dix membres.
Les membres du PDD sont liés par un accord de partenariat de développement (APDD dont l’objet et le contenu sont définis dans la communication de la Commission européenne du 30-12-2003 et dans le PIC, visés en référence). Dans cet accord, ils désignent une tête de liste pour les représenter auprès des pouvoirs publics, être l’interlocuteur de ces derniers et gérer l’aide du FSE selon les modalités décrites dans l’APDD. Dans la demande de concours action 2 ou 3, cette tête de liste devra apporter la preuve de sa capacité à gérer ce type de projet, à recevoir les fonds du FSE et à rendre compte de leur utilisation.
La communication de la Commission du 30 décembre 2003 établissant les lignes directrices du second tour de l’Initiative EQUAL définit les partenariats de développement comme étant les bénéficiaires finals au sens de la réglementation communautaire.
Les membres du partenariat sont entendus comme des coréalisateurs, c’est-à-dire que chaque membre du PDD, y compris celui désigné comme tête de liste, réalise une ou plusieurs des actions décrites dans le programme de travail du projet et justifie à ce titre ses dépenses effectivement réalisées et acquittées et les ressources effectivement perçues.
Les organismes qui ne feraient que subventionner une ou plusieurs des actions du projet (y compris sous la forme d’apports en nature) ne peuvent être considérés comme partenaires du PDD.
La transnationalité
La transnationalité doit contribuer à améliorer la solution du problème que les PDD proposent de résoudre. Elle peut reposer sur des transferts de démarches ou de produits, sur des mobilités des publics cibles et des acteurs du projet, sur des réalisations conjointes apportant réellement une valeur ajoutée observable et quantifiable.
La mise en œuvre de la transnationalité doit se traduire par une coopération entre un partenariat de développement français et au moins un PDD retenu dans un autre Etat membre, y compris des dix nouveaux Etats membres de l’Union européenne depuis le 1er mai 2004.
Dans le cas des départements d’outre-mer, la transnationalité peut prendre en compte les pays de la zone géographique proche de chacun de ces départements.
Enfin, la coopération transnationale peut exceptionnellement s’élargir à un partenaire extérieur au programme (organisme d’un autre Etat membre non inscrit dans un PDD EQUAL). Dans ce cas, la valeur ajoutée de cet élargissement doit être clairement établie et le partenaire associé devra assumer sa part des dépenses.
Ces partenaires extérieurs à EQUAL sont appelés « partenaires transnationaux associés ». Leur participation est soumise à l’approbation des autorités de gestion dont relèvent les différents partenaires.
A l’issue de l’action 1, chaque PDD candidat à l’Action 2 doit présenter un accord de coopération transnationale (ACT). L’objet et le contenu de cet accord sont définis dans la communication EQUAL du 30 décembre 2003 et dans le PIC visés en référence.
Concernant l’Action 3, le caractère transnational n’est plus obligatoire.
La déconcentration
Le comité national de suivi EQUAL du 11 mars 2004 a réparti entre toutes les régions 90 % de l’enveloppe financière prévue pour les actions 1, 2 et 3 de ce deuxième appel.
En conséquence, la quasi-totalité des demandes de concours devra s’inscrire dans le cadre des enveloppes régionales. Seuls quelques projets, émanant d’une structure et d’un partenariat à vocation et à implantation réellement nationales, pourront relever du niveau national. Les autres projets, dont les projets interrégionaux, seront orientés et instruits dans la région administrative de la tête de liste pour les actions 2 et 3 et de l’organisme qui déposera la demande de concours pour l’action 1.
La sélection et le rattachement d’un projet interrégional à une région donnée nécessitera un accord des DRTEFP des régions concernées. L’aide FSE, alors accordée, sera imputée en totalité sur l’enveloppe FSE de la région à laquelle sera rattaché le projet.
3. Gestion du programme EQUAL
3.1. Les autorités de gestion et de paiement du programme
Le ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale (METCS) est désigné dans le PIC comme autorité de gestion et de paiement en titre du programme EQUAL.
A ce titre, il assume la responsabilité des fonctions fixées par la réglementation communautaire. Il pourvoit à l’avancement régulier du programme EQUAL. Il s’assure de l’utilisation des crédits du Fonds social européen (FSE) en conformité avec les dispositions générales des règlements applicables aux fonds structurels, les stratégies d’intervention définies dans le PIC et les principes de bonne et saine gestion financière définis par la réglementation communautaire. Il rend compte de l’avancement du programme au comité national de suivi, instance de pilotage du PIC EQUAL.
Le service de l’autorité de gestion et de paiement en titre, chargé d’assurer les tâches techniques opérationnelles liées à ces fonctions, est le département du Fonds social européen de la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP-DFSE).
Pour les crédits relevant du volet régional, le préfet de région est autorité de gestion et de paiement déléguée et exerce par délégation le suivi, la gestion et le contrôle des crédits déconcentrés du programme.
A ce titre, il est responsable pour la part des crédits dont il a la charge :
- de leur allocation sous forme de subventions et de dépenses propres pour ceux qui relèvent de l’assistance technique ;
- de l’organisation de la réception des dossiers, de l’instruction et de la sélection des projets ;
- des décisions d’octroi de l’aide du FSE et de leur notification au porteur de projet (action 1) et au partenaire tête de liste (actions 2 et 3) ;
- du suivi financier de la programmation, des engagements et des mandatements des crédits ;
- du suivi informatique du déroulement du programme ;
- du contrôle de service fait des projets cofinancés ;
- des déclarations de dépenses à l’autorité de paiement en titre du PIC EQUAL (unité certification du DFSE) ;
- des contrôles qualité-gestion et qualité-certification des dispositifs de suivi administratif et financier mis en place ;
- des contrôles par sondage.
Il assure ces tâches selon les modalités opérationnelles fixées par les règlements communautaires, les circulaires nationales applicables, en particulier celle relative à la gestion de l’objectif 3, sauf modalités spécifiques fixées par la présente circulaire.
3.2. Engagements et paiements de la Commission européenne
Ces mécanismes sont définis par les articles 31 et 32 du règlement CE no 1260-1999 du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les fonds structurels.
3.3. Circuits financiers d’EQUAL
Les crédits du FSE en provenance de la Commission européenne sont constitués de l’acompte initial de 7 % en début de programme et des versements faisant suite aux demandes de paiement effectuées par l’autorité de paiement en titre sur la base des déclarations de dépenses certifiées. Ils sont versés par la Commission européenne à l’Agence comptable centrale du trésor (ACCT). Ils sont rattachés par voie de fonds de concours au budget de l’Etat sur la section budgétaire du METCS, au chapitre 43-72 et pour l’assistance technique au chapitre 37-61.
Les crédits sont mis à disposition comme suit :
- pour le volet national : par voie de fonds de concours central ;
- pour le volet régional : par la procédure des fonds de concours locaux pour les autorités de gestion et de paiement déléguées.
Les modalités de contrôle financier des subventions du FSE accordées par les autorités de gestion déléguées du volet régional sont définies par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 et par les circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002.
4. Les instances de pilotage et de programmation
4.1. Comité national de suivi
Le comité national de suivi est présidé par le Ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale ou son représentant. Il « s’assure de l’efficacité et de la qualité de la mise en œuvre de l’intervention » (art. 35 du règlement CE no 1260/1999) et associe largement l’ensemble des partenaires qui concourent à la mise en œuvre d’EQUAL.
Un représentant de la Commission européenne participe aux travaux de ce comité national de suivi avec voix consultative.
4.2. Comité national et comités régionaux de sélection
Le comité de sélection peut être national (CSN) ou régional (CSR). Il sélectionne les dossiers présentés par les services instructeurs pour décision du ministre (volet national) ou du préfet (volet déconcentré) et suit les conditions d’exécution des projets.
Sélection des dossiers présentés par les services instructeurs et décision
Le comité de sélection national (CSN) et le comité de sélection régional (CSR) donnent un avis respectivement au ministre ou au préfet sur les dossiers présentés en action 1, action 2 ou action 3 et instruits par les services instructeurs compétents. Les dossiers sont soumis aux membres du comité de sélection national ou régional selon des modalités à arrêter, pour chacun des niveaux, par l’autorité de gestion compétente.
La composition et l’organisation du comité de sélection national et des comités de sélection régionaux, tels que précisés dans le PIC, doivent refléter la volonté de partenariat qui a présidé au mode d’élaboration concerté du PIC. Les travaux de ces comités s’appuient sur les critères d’éligibilité et de sélection définis dans le PIC.
Il convient de veiller à ce qu’il n’y ait aucun conflit d’intérêts dans la procédure de sélection.
Le comité national de suivi EQUAL du 11 mars 2004 a fixé à au moins 90 % le taux de passage des dossiers action 1 vers l’action 2. En conséquence, les comités de sélection devront être particulièrement vigilants lors de la sélection en action 1 et ne retenir que les seuls dossiers susceptibles de conduire une action 2 correspondant aux exigences d’EQUAL.
Afin de mieux garantir cet objectif, le dossier de candidature à l’action 1 devra :
- présenter les hypothèses pour l’action 2 (contexte, objectifs, solutions envisagées, dimensions innovantes, publics cibles, modalités de prise en compte du principe d’égalité des chances entre les hommes et les femmes, résultats attendus, perspectives de capitalisation...) ;
- faire également état des partenaires nationaux et transnationaux pressentis ou souhaités et des grandes lignes du budget prévisionnel de l’action 2 ;
- proposer une démarche, un plan de travail et un budget prévisionnel pour réaliser au cours de l’action 1 et en fonction des hypothèses évoquées ci-dessus, l’ingénierie de la future action 2.
Le passage de l’action 1 vers l’action 2 doit avoir lieu dès que possible. Ce passage en action 2 doit constituer une suite logique de la sélection en action 1. Il ne peut avoir lieu sans la présentation par le futur PDD d’un dossier composé d’une présentation de l’action 2, de l’accord de partenariat de développement (APDD), d’une fiche de présentation de l’accord de coopération transnationale (ACT), des budgets et du plan de travail de l’action 2.
Après réception de ce dossier, les autorités de gestion confirmeront, normalement dans les 8 semaines, la sélection initiale du partenariat de développement, y compris le budget pluriannuel disponible pour la mise en œuvre du programme de travail.
Les comités de sélection devront vérifier que les engagements pris par l’Etat membre en matière de taux d’intervention par type de cofinanceur (FSE, public national, privé) pour les projets sélectionnés sont globalement respectés au niveau de chaque mesure du PIC.
De plus, il convient de prendre en compte, lors de la sélection, le poids financier de chaque axe et de chaque mesure tels que fixés dans le PIC. Le respect de ces paramètres est à vérifier globalement au niveau de l’ensemble des régions. A cet effet, chaque comité de sélection est invité à fonder ses choix de projets en se rapprochant le plus possible de la répartition financière par axe telle que définie dans le PIC.
Par ailleurs, afin d’éviter un découpage préjudiciable à son déroulement, tout projet retenu dans le cadre des actions 2 ou 3 et ciblant plusieurs mesures du programme est rattaché à la mesure « dominante », c’est-à-dire la mesure à laquelle se rapporte la majorité des activités envisagées.
Concernant le deuxième appel à propositions, les dossiers de candidature à l’action 1 seront transmis à l’autorité de gestion compétente (DRTEFP pour les projets régionaux et le département du fonds social européen pour les projets nationaux) avant le 15 juin 2004 (cachet de la poste faisant foi). Le processus de sélection à l’entrée en action 1 devra être terminé le 11 septembre 2004.
Les candidats non retenus devront être informés des motifs du rejet de leur dossier.
5. Le conventionnement
Sur proposition du comité de sélection concerné, les projets retenus dans le cadre de l’action 1, 2 ou 3 par le ministre (projets nationaux) ou par le préfet (projets régionaux), donnent lieu à un conventionnement selon les modalités définies ci-après.
5.1. Action 1
Les projets relatifs à l’action 1 font l’objet d’un arrêté attributif de subvention en raison de leur faible montant. Cet arrêté devra être signé, en principe, avant le 15 novembre 2004. Il ne concerne que les crédits FSE.
L’action 1 dure au maximum dix mois. Les projets retenus pour l’action 1 sont dotés d’une subvention d’un montant maximal de 23 000 euros représentant au plus 50 % des dépenses éligibles au titre de cette action 1 (75 % pour les zones d’objectif 1). Le reste des dépenses éligibles peut être abondé par un autofinancement et / ou la mobilisation de financements publics ou privés extérieurs à l’organisme qui réalise l’action 1.
Pour les projets action 1 relevant des zones d’objectif 1, l’aide du FSE pourra, par voie de conventionnement, être portée à un maximum de 35 000 euros.
L’ensemble de ces dépenses permet de couvrir tout ou partie des activités nécessaires au montage des partenariats de développement, des partenariats transnationaux et de la finalisation des projets action 2 soit :
- déplacements et missions (sur la base des justificatifs des coûts réels au tarif le plus économique : facture, fiches de frais, lettres de mission, comptes rendus de mission...) ;
- location de salles de réunion et logistique relative à l’organisation de réunions ;
- traductions et interprètes ;
- dépenses complémentaires directement liées et nécessaires au montage du futur projet d’action 2 telles que rémunérations internes, prestations extérieures...
- les apports en nature, s’ils sont inscrits aussi bien en charge qu’en produit.
Toutes ces dépenses doivent être justifiables sur la base de coûts réels et respecter le règlement (CE) no 448-2004 visé en référence, relatif à l’éligibilité des dépenses aux fonds structurels.
Compte tenu des faibles montants alloués à l’action 1, il n’est pas indispensable de respecter les proportions de cofinancements publics et privés prévues dans la maquette financière.
Afin de faciliter la construction des partenariats, la date d’éligibilité des dépenses action 1 est fixée à la date de clôture du deuxième appel à projets soit le 15 juin 2004, sous réserve de la sélection du projet par l’autorité de gestion.
L’action 1 prendra fin au plus tard le 15 avril 2005.
Sous réserve de leur disponibilité, les crédits sont versés de la manière suivante :
- un acompte d’au maximum 80 % de l’aide FSE pourra être versé au vu d’un bilan financier intermédiaire, attestant de la réalisation effective et dûment justifiée d’un niveau correspondant de dépenses éligibles ;
- après présentation et approbation d’un bilan final quantitatif, qualitatif et financier d’action 1, un solde d’au minimum 20 %, en remboursement du reste des dépenses totales éligibles et effectivement payées.
5.2. action 2
L’action 2 ne peut excéder trente-six mois.
Sous réserve de la décision finale du ministre d’octroyer l’aide du FSE pour les PDD de compétence nationale ou du préfet de région pour les projets régionaux, les dépenses d’un partenariat de développement action 2, notamment les dépenses transnationales, ne sont recevables qu’à partir de la date de l’accusé de réception d’un dossier complet de demande de passage en action 2.
Afin de faciliter la réalisation d’opérations innovantes et transnationales dans le cadre de l’action 2 et de mettre en œuvre les actions, sans disposer par avance de la totalité des crédits, une convention spécifique pour les crédits FSE EQUAL, dite « convention-cadre EQUAL », sera signée après sélection au niveau adéquat et après vérification de la réalité du partenariat transnational par l’autorité de gestion au niveau central.
La convention-cadre action 2 EQUAL est plurinominale. Elle est signée par chaque membre du PDD et par l’autorité de gestion compétente. Ainsi, chaque coréalisateur du projet d’ action 2 est partie prenante de la convention-cadre de son PDD.
Pour la gestion de cette convention-cadre, la tête de liste est l’interlocuteur privilégié de l’autorité de gestion.
A ce titre, la tête de liste :
- est désignée comme gestionnaire de la totalité des crédits FSE, elle perçoit cette aide et la répartit selon les modalités décrites dans l’APDD.
- a un rôle d’ensemblier et de facilitateur de la vie administrative du projet. Lorsque nécessaire, elle rassemble et compile les données quantitatives, qualitatives et financières que lui fournissent chacun des membres du PDD et/ou du PCT.
Compte tenu de la durée maximale de l’Action 2, soit 36 mois, les conventions-cadres peuvent être pluriannuelles pour couvrir l’intégralité de la période d’exécution du projet.
A chaque convention-cadre sont annexés :
- l’APDD ;
- une fiche explicitant l’objet, la composition et le contenu de l’ACT ;
- une série d’annexes financières présentant les plans annuels de dépenses et de ressources et consolidant les tableaux financiers issus de l’APDD et de l’ACT ;
- une annexe financière mentionnant le plan de ressources de la globalité du projet.
Le coût total maximal éligible des projets retenus dans le cadre de l’action 2 et la subvention totale FSE prévisionnelle correspondante sont mentionnés dans la convention-cadre. Le montant de cette subvention totale FSE sera plafonné à 640 000 euros et à 50 % du coût total éligible (75 % dans les DOM).
Ces montants sont ventilés par année civile de réalisation.
Cette répartition annuelle ainsi que les contenus de la convention cadre ou de ses annexes peuvent être modifiés par voie d’avenant, sans toutefois dépasser les montants totaux évoqués ci-dessus.
Un bilan qualitatif quantitatif et financier est requis pour chaque tranche annuelle du projet. Il est produit par la tête liste par agrégation des données déclarées par chaque partenaire du PDD. Ce bilan est transmis à l’autorité de gestion compétente au plus tard le 30 avril suivant la fin de l’année civile considérée.
Dans le cadre d’un projet action 2, les cofinancements nécessaires pour mobiliser le Fonds social européen peuvent être mutualisés au niveau du plan de financement général du projet. Ils sont apportés par les membres du PDD, au titre de leur autofinancement mobilisé pour la réalisation des actions développées dans le projet, et/ou par des financeurs extérieurs au PDD, publics ou privés.
Pour chaque année, la tête de liste recueillera les certifications des co-financeurs publics qu’il est nécessaire de mobiliser en contrepartie publique nationale de la subvention FSE. Au titre de l’année 2005, au moment du passage de l’action 1 à l’action 2, une lettre indiquant sans équivoque l’intention de cofinancement public pour l’année 2005 peut suffire.
Au titre des années 2006 et suivantes, au moment de la remise du bilan annuel, le même type de document (lettre d’intention) peut être proposé.
Les lettres d’intention de cofinancements publics relatifs à une année n devront être totalement confirmées, au plus tard au moment de la production du bilan annuel quantitatif, qualitatif et financier correspondant, soit au plus tard au 30 avril de l’année n + 1. A défaut, sous réserve de recevabilité des actions et des dépenses réalisées, l’aide FSE finalement octroyée pourra être réduite totalement ou partiellement en fonction des aides publiques nationales effectivement mobilisées.
Si les cofinancements publics nécessaires au titre d’une année n donnée sont certifiés ou ont fait l’objet de lettres d’intention, la remise du bilan annuel qualitatif, quantitatif et financier de cette année n ne conditionne pas l’engagement des crédits pour l’année n + 1.
Sous réserve de disponibilité des crédits, plusieurs paiements peuvent intervenir :
- à la mise en œuvre du projet d’action 2, si l’autorité de gestion le juge nécessaire et possible, une avance de 10 % au maximum de l’aide FSE totale pourra être consentie ;
- par la suite, au cours de chaque année, en remboursement de dépenses éligibles réalisées et payées, des acomptes peuvent être sollicités par le Partenariat de développement. Au titre d’une année n de réalisation, le montant des acomptes versés ne pourra dépasser 80 % du montant FSE prévu pour cette année n. Ces acomptes sont versés au vu d’un bilan quantitatif et financier intermédiaire. Le solde sera versé après production et approbation par l’autorité de gestion du bilan quantitatif, qualitatif et financier de cette année n ;
- un solde final sera versé en remboursement des dépenses effectivement réalisées et certifiées et après approbation du bilan qualitatif, quantitatif et final. Le total général de tous les versements ne pourra dépasser le montant total de l’aide du FSE, déduction faite de l’avance éventuelle.
5.2. L’action 3
Les projets retenus pour cette action peuvent durer un à deux ans. Les modalités de conventionnement sont les mêmes que pour l’action 2. L’aide totale du FSE à chaque projet action 3 ne dépassera pas 150 000 euros représentant un maximum de 50 % (75 % dans les DOM) des dépenses totales éligibles. Les dépenses afférentes à l’action 3 devront avoir été réalisées et acquittées avant le 31 décembre 2008.
6. Les appels de fonds
Le département du Fonds social européen réceptionne toutes les déclarations de dépenses : celles émanant des autorités de gestion et de paiement déléguées en région (préfets) ainsi que celles des projets nationaux.
L’autorité de gestion en titre transmet l’ensemble de ces déclarations à l’unité certification du département FSE. Celle-ci effectue un contrôle de cohérence sur les déclarations transmises par les autorités de gestion déléguées en région qui ont fait l’objet d’une certification par l’unité certification de l’échelon régional. Elle effectue elle-même la certification des dépenses sur les déclarations de dépenses émanant de l’autorité de gestion en titre, pour ce qui concerne les projets nationaux.
L’agrégation trois fois par an de ces données financières par axe, mesure, année et cofinanceurs (FSE, contrepartie publique nationale, contrepartie privée), lui permet d’établir les déclarations de dépenses transmises à la Commission européenne au titre des appels de fonds. Ces déclarations sont envoyées à la Commission aux 28 février, 30 juin et 30 novembre de chaque année et au 30 juin 2009 en fin d’intervention. Les projets action 1 du deuxième appel respecteront l’échéance du 30 novembre 2004.
Le cas échéant, l’autorité de paiement en titre peut reporter la date du 30 novembre ou réaliser une déclaration complémentaire, de manière à ce qu’elle soit transmise aux services de la Commission au plus tard le 31 décembre de l’année considérée, dans l’objectif d’éviter un éventuel dégagement d’office.
Compte tenu de la communication de la commission du 30 décembre 2003 qui désigne le PDD comme bénéficiaire final, les dépenses à déclarer sont celles effectivement payées par chaque co-réalisateur du PDD, y compris celui désigné comme tête de liste (pour ce qui concerne les actions 2 et 3) ou par le bénéficiaire de l’arrêté attributif de subvention pour l’action 1 (convention pour les actions 1 des zones d’objectif 1 ayant une aide FSE supérieure à 23 000 euros).
7. Le système d’information et de suivi D’EQUAL
Il repose sur deux applications informatiques : l’application FSE et OLIMPE.
7.1. L’application FSE
L’application FSE permet d’assurer un suivi homogène du Fonds social européen sur l’ensemble des programmes communautaires de dimension nationale. Elle assure notamment la mise en réseau des trois niveaux concernés : régional, central et communautaire.
7.2. Olimpe
Olimpe (outil en ligne de management des programmes européens pour l’emploi) contribue, avec l’application FSE, au suivi de l’ensemble du programme EQUAL.
Les formulaires de candidature aux actions 1, 2 ou 3, la gestion administrative et financière des dossiers, les déclarations de dépenses, les appels de fonds, les bilans sont traités via ces deux systèmes informatiques et en temps réel. En règle générale, dans Olimpe, les données sont directement saisies par la tête de liste du PDD (action 2 et 3) ou de l’organisme bénéficiant de l’arrêté attributif de subvention pour l’action 1. Après validation par les services appropriés, certaines de ces données seront transférées dans l’application FSE et vers la base communautaire.
En complément du système d’information, un site internet entièrement consacré à EQUAL constitue la principale source d’information sur l’actualité du programme ainsi que sur les outils disponibles en ligne pour accompagner les acteurs du programme (guides du candidat, de l’instruction, du PDD, du PCT...). L’adresse de ce site est : http ://www.equal-france.com.
7.3. La base de données communautaires (BDCE)
BDCE recueille les caractéristiques des projets et permet, notamment, la recherche de partenaires transnationaux au cours de l’action 1.
8. Les contrôles et les corrections financières
Selon les orientations préconisées par les règlements communautaires régissant les fonds structurels, la gestion du PIC EQUAL est caractérisée par la mise en place de procédures destinées à permettre une bonne et saine gestion financière et à éviter des « corrections financières » ultérieures.
Pour les modalités de réalisation des contrôles de service fait, des contrôles qualité et des contrôles par sondage (dits « des 5 % »), les dispositions prises pour l’Objectif 3 sont applicables dans le cadre d’EQUAL.
Cependant, et compte tenu, d’une part, de la communication de la commission COM (2003) 840 désignant le PDD comme bénéficiaire final au sens des règlements communautaires et, d’autre part, du statut de coréalisateurs qu’ont les partenaires du PDD, le contrôle de service fait ne sera pas réalisé par la tête de liste mais par le service instructeur de l’autorité de gestion compétente. En regard des remontées de dépenses, des bilans et des différents types de rapports entre le PDD et l’autorité de gestion, la tête de liste est tenue de rassembler les éléments nécessaires, de consolider les données, de vérifier la cohérence générale des pièces destinées à l’autorité de gestion. Enfin, si la tête de liste n’est pas tenue de rassembler en un seul et même lieu les pièces justificatives imposées par les règlements, il lui appartient toutefois de pouvoir les localiser, de sensibiliser chacun de ses partenaires sur la nécessité de conserver tous les justificatifs des dépenses et ressources pour les actions qu’il conduit.
Le contrôle de service fait sur pièces devra concerner l’ensemble des coréalisateurs du PDD, le cas échéant selon les modalités d’échantillonnage fixées par la recommandation CICC du 27 février 2004.
Par ailleurs, en cas d’irrégularités constatées à la suite d’un contrôle de service fait, d’un contrôle par sondage ou d’un audit national ou communautaire, l’ordre de reversement sera adressé à la tête de liste du PDD. Il lui revient de répercuter le reversement décidé sur le partenaire responsable de l’irrégularité.
9. L’évaluation
Mise en œuvre au plan national avec l’appui d’un évaluateur sélectionné à cet effet, l’évaluation 2004-2005 du programme prendra en compte :
- le bilan du deuxième appel ;
- les réalisations et impacts des projets du premier appel.
Un comité technique de l’évaluation est chargé de faciliter et suivre la réalisation de l’évaluation. Emanation du comité national de suivi, ce comité restreint est composé de représentants de l’Etat membre, des experts des principales mesures et dispositifs programmés et des représentants de la Commission européenne.
10. L’assistance technique
Les crédits d’assistance technique sont rattachés au chapitre 37-61.
Compte tenu de l’importance de la déconcentration, les missions d’assistance technique sont assurées, non seulement au niveau national mais aussi au niveau régional. L’assistance technique nationale est confiée au réseau d’appui et de capitalisation des innovations européennes (RACINE).
Cofinancée à 50 % par le FSE (75 % pour les zones d’objectif 1), l’assistance technique régionale permettra aux DRTEFP de s’attacher les compétences nécessaires pour :
- informer et orienter les candidats potentiels sur le programme ;
- appuyer les DRTEFP dans le déploiement technique du PIC dans la région ;
- conseiller les futurs PDD retenus dans le cadre de l’action 1 dans leur démarche de montage de projet, de recherche de partenaires, notamment transnationaux ;
- conseiller les PDD retenus dans le cadre des actions 2 et 3 dans leur conduite de projet et dans les aspects de mise en œuvre ;
- conseiller et aider les têtes de liste des PDD dans l’utilisation de l’application informatique (Olimpe) ;
- participer techniquement aux opérations de mise en réseau des projets, d’appui à la capitalisation et à la diffusion.
Ces activités sont effectuées sous la responsabilité des préfets de région (DRTEFP) et dans les conditions d’éligibilité et de plafond fixées par la communication du 30 décembre 2003 visée en référence.
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La présente circulaire prend effet à compter de sa date de signature et concerne tous les crédits du Fonds social européen relevant du deuxième appel à propositions EQUAL.
Vous voudrez bien porter le contenu de cette circulaire à la connaissance de tous les services concernés et prévenir le département du Fonds social européen et des programmes communautaires de toute difficulté que soulèverait son application.
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Délégué adjoint à l’emploi et à la formation professionnelle, S. Clement |
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Le contrôleur financier, J.-P. Morelle |