Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2002/7  du samedi 20 avril 2002

NOR :  MESF0210037C

(Texte non paru au Journal officiel)

La ministre de l’emploi et de la solidarité, la ministre déléguée à la famille, à l’enfance, et aux personnes handicapées à Mesdames et Messieurs les préfets de région ; Mesdames et Messieurs les préfets de département.
    Pour améliorer les conditions d’intégration des personnes en situation de handicap dans la vie professionnelle et sociale, il convient de renforcer et de coordonner les capacités d’action des services de l’Etat et de leurs partenaires.
    Dans cet objectif, il vous est demandé :
    -  de mobiliser les services concernés, les différents organismes, partenaires des politiques d’intégration des personnes handicapées, susceptibles d’apporter une meilleure réponse à leurs besoins ;
    -  de veiller à l’amélioration du fonctionnement des COTOREP grâce à la fusion des sections de la commission et au co-pilotage de cette commission par les directions départementales concernées ;
    -  d’organiser, dans dix départements, une démarche innovante des COTOREP permettant à celles-ci de construire une réponse globale adaptée aux besoins de la personne handicapée.

I.  -  ASSURER UNE MEILLEURE COORDINATION DE TOUS
LES ACTEURS AU SERVICE DE LA PERSONNE HANDICAPÉE

    Plusieurs instances, services ou organismes, au niveau du département, sont appelés, à des titres divers, à apprécier, évaluer une situation de handicap, proposer une orientation, un accompagnement ou une prise en charge, reconnaître un droit, mettre en œuvre ou financer des mesures préconisées en direction des personnes en situation de handicap. Ces préconisations doivent tendre à apporter une réponse cohérente aux besoins de la personne, notamment sous forme de plans d’aide finalisés et individualisés.
    Ce sont, au premier chef, les services de l’Etat dont vous avez la responsabilité. Parmi ceux-ci, les COTOREP, qui constituent un service particulièrement important pour la reconnaissance des droits et l’orientation des personnes handicapées adultes.
    C’est, par ailleurs, le service public de l’emploi qui doit mobiliser tous les moyens à sa disposition pour orienter et insérer dans l’emploi ces personnes souvent en grande difficulté.
    Au delà de ces services, d’autres partenaires doivent être mobilisés à des titres divers : conseils généraux, organismes de sécurité sociale (CRAM et CPAM, CAF, MSA) ainsi que l’AFPA, l’AGEFIPH et le réseau CAP Emploi.
    Dans cette sphère élargie, il convient de s’appuyer sur les différents dispositifs existants (plans ou programmes) pour ajuster au mieux les réponses à donner à la personne handicapée en facilitant son parcours d’intégration : ce sont aussi bien les programmes départementaux d’insertion des travailleurs handicapés - PDITH -, les plans locaux pour l’insertion et l’emploi - PLIE -, les commissions locales d’insertion - CLI-RMI -, les dispositifs de maintien dans l’emploi, que les dispositifs favorisant l’autonomie de la personne handicapée (aides humaines et techniques), son accueil et son hébergement (plans pluriannuels, programmations et schémas concernant les personnes handicapées).
    Il convient enfin de recourir aux dispositifs pour la vie autonome, en cours de généralisation, qui évaluent les besoins de la personne handicapée en terme de compensation fonctionnelle et doivent mobiliser des financements en matière d’aides techniques ou d’aménagement du cadre de vie pour réduire la situation de handicap que vit la personne.
    Ces services, dispositifs et opérateurs doivent, sous votre impulsion et dans le cadre de partenariats qu’il vous appartient de susciter et de formaliser, unir leurs efforts pour que l’intégration des personnes handicapées dans la vie sociale et dans le monde du travail soit une réalité.
II.  -  AMÉLIORER LE FONCTIONNEMENT DES COTOREP EN PROCÉDANT À LA FUSION DES SECTIONS ET EN FAISANT ASSURER LEUR CO-PILOTAGE PAR LES DIRECTIONS DÉPARTEMENTALES (DDTEFP ET DDASS)
    L’existence actuelle au sein des COTOREP de deux sections résulte des textes fondateurs de ces commissions qui réunissaient deux instances décisionnelles séparées, relevant des domaines de l’action sociale, d’une part, et du travail d’autre part.
    Cette situation a généré des difficultés aggravées par l’afflux des dossiers : organisation trop éclatée, manque de cohérence entre les décisions (trop souvent prises sur dossier) et la prise en compte des besoins réels de la personne handicapée, orientation par défaut ou en fonction de l’offre existante, etc.
    L’objectif, aujourd’hui, est de réaliser un diagnostic cohérent et complet portant sur les possibilités d’intégration professionnelle et sociale de la personne handicapée. A l’issue de l’entretien organisé entre cette personne et l’équipe technique, il est souhaitable que ce soit une commission unifiée qui statue.
    Dans ce but, nous vous demandons de mettre en place un nouveau mode d’organisation et de fonctionnement fondé sur un secrétariat unique, une équipe technique unique et un dossier unique.
    Cette unification sera assurée grâce à un pilotage étroit et équilibré de la COTOREP par les deux directions responsables de leur fonctionnement, dans le cadre plus général d’une animation conjointe du dispositif public d’insertion et d’orientation sociale, médico-sociale et professionnelle des personnes handicapées. Ce pilotage de la COTOREP doit permettre de faire le lien entre l’activité et les missions des commissions et les politiques dans lesquelles elles s’inscrivent.
    Les textes réglementaires fusionnant les deux sections de la COTOREP sont en cours de modification. Ils préciseront la composition de la commission et son fonctionnement de façon à permettre une meilleure adéquation des décisions prises aux demandes des usagers.
    Dans l’attente des textes réformant l’organisation des COTOREP, vous apprécierez la possibilité de mettre en œuvre, chaque fois que possible, les dispositions de l’article D. 323-3-14 du code du travail permettant à la commission plénière de statuer.

III.  -  DES SITES PILOTES POUR FAVORISER
UNE DÉMARCHE INNOVANTE

    Compte tenu des nombreux dispositifs créés à l’intention des personnes handicapées, les différents acteurs qui rencontrent les personnes en situation de handicap doivent être en mesure de fournir une information sur ces dispositifs et orienter les usagers. Ainsi, en amont ou au sein de la COTOREP, les demandeurs doivent être davantage informés sur ses missions. Nous vous demandons d’organiser les modalités propres à assurer cette information.
    Sauf exception médicalement justifiée dans les cas de renouvellement, toute personne handicapée qui dépose une demande doit être reçue par plusieurs membres de l’équipe technique suivant des modalités à préciser dans chaque COTOREP, afin que soient mieux appréhendés sa situation, ses besoins et ses droits.
    Cet effort d’écoute et de proposition demande que le temps nécessaire puisse y être consacré de la part des différents membres de l’équipe technique
    Les conditions doivent, en effet, être créées pour qu’un dialogue soit établi entre la personne handicapée qui s’adresse à la COTOREP et l’équipe technique, afin qu’au-delà de la réponse à apporter aux demandes qu’elle a formulées soient examinées avec elle les possibilités qui peuvent lui être offertes, en l’aidant à bâtir un projet ou un parcours qui fera l’objet d’un suivi. Cela nécessite que le demandeur soit reçu par l’équipe technique en séance collective.
    Dix départements ont été choisis comme sites pilotes (cf. tableau joint) pour mettre en œuvre une démarche innovante consistant à optimiser la fonction d’accueil et à faire en sorte que les demandeurs puissent, compte tenu des objectifs précisés ci-dessus, être reçus, entendus et accompagnés par différents professionnels de la COTOREP, notamment au sein de l’équipe technique, suivant des modalités à définir en fonction des besoins exprimés et de la nature des demandes.
    Les moyens nécessaires à la mise en place de cette démarche devront être évalués conjointement entre les comités techniques régionaux et interdépartementaux (CTRI) des deux secteurs du ministère et les services d’administration centrale compétents. Un projet de service devra être établi pour chacune des COTOREP, définissant les modalités de cet accueil et de cet accompagnement personnalisés de l’usager, les actions mises en place, ainsi que les conditions d’évaluation des résultats obtenus en matière d’amélioration de la qualité de l’instruction des demandes.
    Il sera procédé à une évaluation de cette démarche qui sera portée à la connaissance de l’ensemble des départements à la fin de l’année 2002.

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*   *

    Vous voudrez bien nous rendre compte des actions menées sur les différents points évoqués ci-dessus et indiquer aux services d’administration centrale concernés, ainsi qu’à la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP que nous avons instituée au sein du ministère, les observations et suggestions qu’appelle de votre part la mise en œuvre des présentes instructions.

La ministre de l’emploi et de la solidarité, Elisabeth  Guigou

La ministre déléguée à la famille, à l’enfance, et aux personnes handicapées, Ségolène  Royal

    Copie : Mesdames et Messieurs les directeurs départementaux du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ; Mesdames et Messieurs les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales.

CIRCULAIRE AUX PRÉFETS RELATIVE AUX COTOREP
Liste des départements pilotes

INSTRUCTION RELATIVE À L’ORGANISATION
ET AU FONCTIONNEMENT DE LA COTOREP UNIFIÉE
I.  -  MODALITÉS DE COPILOTAGE ENTRE LES SERVICES
1.  Organiser le bon fonctionnement de la commission unifiée :
le copilotage de la COTOREP

    L’objectif d’une approche globale des besoins de la personne en situation de handicap suppose un pilotage étroit et équilibré de la COTOREP par les deux directions responsables de leur fonctionnement, dans le cadre plus général d’une animation conjointe du dispositif public d’évaluation et d’orientation des personnes handicapées. En effet, le pilotage de la COTOREP revient à faire le lien entre l’activité et les missions des commissions et les politiques dans lesquelles elles s’inscrivent.

1.1.  Mise en place de la nouvelle organisation :
désignation d’un cadre A

    La nouvelle organisation de la COTOREP fusionnée sera confiée à un cadre A, issu de l’une ou l’autre des directions départementales du ministère de l’emploi et de la solidarité (cf. note 1) .
    Il lui appartiendra, sur la base d’une lettre de mission établie conjointement par les deux directeurs et approuvée par le préfet, de mettre en œuvre les différentes opérations propres à la fusion des sections, de préparer les conventions formalisant les différents partenariats permettant à l’équipe technique de faire les propositions les plus adéquates à la commission, de produire un nouvel organigramme et une nouvelle répartition des tâches.

1.2.  Mise en place d’une convention entre les directions

    Les nouvelles modalités de fonctionnement de la COTOREP devront s’accompagner de la mise en place d’une convention qui sera transmise au préfet ; préparée et suivie par le cadre A, elle est négociée entre les deux directions, sur la base d’un projet de service impliquant nécessairement l’ensemble des agents et des professionnels de la COTOREP.
    Les objectifs de cette convention pourront porter par exemple sur l’amélioration de l’accueil, la réduction des délais de traitement des demandes, la mise en place d’une coordination médicale. La convention devra être assortie d’un calendrier et d’indicateurs.
    Afin de sécuriser les moyens de la COTOREP, il est nécessaire que les directeurs départementaux, avant d’engager cette démarche de contractualisation commune, établissent ensemble une annexe à cette convention précisant les moyens mis à disposition de la COTOREP par chacune des deux directions (moyens matériels, budgétaires, en personnel, etc).

1.3.  Procédure de contrats d’objectifs avec l’administration centrale

    La procédure de contractualisation initiée au niveau local, sur la base d’objectifs communs pour la COTOREP, devra s’inscrire dans les objectifs précisés dans les directives nationales d’orientation (secteur solidarité et secteur emploi).
    Elle pourra se prolonger par des contrats d’objectifs et de moyens passés par les directions départementales avec les services d’administration centrale, en fonction de besoins répertoriés au niveau du fonctionnement de la COTOREP.
    Un conventionnement de ce type, associant les CTRI (comités techniques régionaux interdépartementaux) des deux secteurs (emploi/affaires sociales), est en cours d’expérimentation en région Centre.

1.4.  Dispositif de suivi

    Un dispositif interne de suivi de la réorganisation de la COTOREP, comme de la convention, sera mis en place. Il pourra se traduire par une réunion périodique des deux directeurs, de leurs équipes et des responsables de la COTOREP (cadre A, secrétariat et médecin coordonnateur), destinée à faire un point régulier sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés.
    Ces instruments de pilotage et de concertation devraient assurer et pérenniser les conditions d’une bonne coopération entre les services, gage essentiel de la réussite de la réforme et d’une amélioration durable du fonctionnement de la COTOREP.

II.  -  FONCTIONNEMENT DE LA COTOREP UNIFIÉE
1.  Le secrétariat unifié

    Le secrétariat de la COTOREP, qui assure la gestion administrative des demandes, l’organisation et le fonctionnement des équipes techniques et des commissions, mais aussi l’accueil et l’information des usagers, doit être organisé de manière unifiée et non plus en deux sections.
    Le secrétaire de la COTOREP, choisi indifféremment dans l’une ou l’autre des directions (DDASS et DDTEFP), est nommé par les deux directeurs. Il est assisté d’un secrétaire adjoint, nommé dans les mêmes conditions, et le remplaçant en tant que de besoin. Quelles que soient leur direction d’origine et leurs compétences initiales, ces responsables du secrétariat de la COTOREP doivent pouvoir, à tout moment, répondre du fonctionnement du secrétariat unifié.
    Les agents, qu’ils soient mis à disposition par la DDASS ou la DDTEFP, doivent être capables de traiter indifféremment des diverses demandes présentées par l’usager, de façon intégrée et polyvalente. Au sein des COTOREP qui ont déjà mis en place cette polyvalence, les dossiers sont suivis par une même personne pour chaque usager et sont répartis par secteur géographique, par ordre alphabétique, ou selon toute autre clé de répartition, et non pas en fonction de la nature de la demande. Un agent instructeur doit être désigné comme chargé du suivi du dossier de l’usager, dès l’accusé de réception de la demande.
    Le développement de la polyvalence des agents du secrétariat administratif de la COTOREP doit s’accompagner d’actions de mise à niveau et de formation. A cette fin, un plan global de formation sera élaboré conjointement par les deux directions.
    Sur le plan de l’organisation, pour assurer les meilleures conditions d’une fusion des sections, il convient de veiller à ce que les agents et les membres permanents des équipes techniques, notamment les médecins, puissent être regroupés, dès que possible, dans les mêmes locaux et qu’un seul dossier administratif et un seul dossier médical soient établis pour chaque demandeur. Les éléments du dossier médical doivent être, pour des raisons de confidentialité, séparés et protégés par des règles d’accès et des habilitations spécifiques.

2.  L’équipe technique unifiée
2.1.  Une équipe technique unique et pluridisciplinaire

    C’est une équipe technique unique qui est appelée à examiner, dans sa globalité, la situation d’une personne qui s’est adressée à la COTOREP.
    Cette équipe technique pluridisciplinaire comprend notamment un ou plusieurs médecins (médecins généralistes, spécialistes et notamment psychiatres, médecins du travail), un assistant de service social, un psychologue, un conseiller pour l’emploi. Ces fonctions pourront être confiées à des professionnels mis à disposition notamment par le conseil général, la CRAM ou une CPAM, l’AFPA ou l’ANPE. L’équipe technique peut également faire appel à d’autres spécialistes extérieurs.
    L’organisation par le secrétariat du travail de l’équipe technique, qui doit être formalisé par écrit, doit répondre aux impératifs suivants :
    -  procéder à un examen global et pluridisciplinaire de la situation de la personne ;
    -  assurer la présence effective des membres de l’équipe technique ayant eu à connaître de sa demande ;
    -  mobiliser, dans un souci d’efficacité, toutes les compétences nécessaires au regard des diverses demandes de la personne.
    En aucun cas les modalités de réunion de l’équipe technique ne doivent conduire à reproduire l’existence de deux équipes techniques distinctes.

2.2.  Accueil de la personne et instruction de sa demande

    Sauf exception médicalement justifiée, toute personne handicapée qui dépose une demande doit être reçue par plusieurs membres de l’équipe technique, suivant des modalités à préciser dans chaque COTOREP, afin que soient mieux appréhendés sa situation, ses besoins et ses droits. Elle pourra, lors de l’audition, se faire accompagner par la personne de son choix.
    Cette réunion doit être l’occasion de nouer un dialogue avec la personne, afin de saisir les éléments explicites ou non de ses demandes, et de mieux appréhender sa situation.
    Un référent pourra être désigné au sein de l’équipe technique. Il sera chargé de répondre aux interrogations de la personne handicapée et, en liaison avec ses collègues, avec le médecin coordonnateur et le secrétariat de la COTOREP, de suivre sa situation dans les cas où un suivi spécifique paraît nécessaire.

2.3.  Expertises et partenariats
nécessaires au fonctionnement de l’équipe technique

    Le bon fonctionnement de l’équipe technique suppose qu’elle puisse faire appel à des experts et des partenaires institutionnels de la COTOREP avec lesquels doivent être passées des conventions. Ces partenaires sont aussi bien les conseils généraux que les organismes de sécurité sociale, l’ANPE, l’AFPA, l’AGEFIPH et le réseau CAP emploi.
    Par ailleurs, l’équipe technique doit être informée des dispositifs existants et pouvoir s’appuyer sur eux et sur le réseau associatif, afin d’ajuster au mieux les réponses à donner à la personne en situation de handicap. C’est ainsi que des liaisons avec le service public de l’emploi (SPE), le programme départemental d’insertion des travailleurs handicapées (PDITH), les plans locaux pour l’insertion et l’emploi (PLIE), les dispositifs de maintien dans l’emploi, les dispositifs pour la vie autonome, voire des instances comme les commissions locales d’insertion (CLI-RMI), devront également être développées et éventuellement précisées dans le cadre de conventions.
    La mise en œuvre de ces partenariats et des conventions correspondantes fera l’objet d’un rapport qui vous sera adressé.

3.  Démarche innovante dans dix sites pilotes :
l’accueil et la mise en place d’entretiens personnalisés

    Dans la pratique, les demandeurs éprouvent des difficultés, compte tenu de la complexité des dispositifs existants, à formuler clairement leur demande. Ils ignorent les droits dont ils peuvent bénéficier ou prétendre à des avantages auxquels ils n’ont pas droit.
    La démarche innovante mise en œuvre sur les dix sites choisis consiste à recevoir la personne suivant des modalités à définir par les membres de l’équipe technique, à l’aider à formuler au mieux ses souhaits et ses projets, et à intégrer des possibilités auxquelles elle n’avait peut être pas songé. Une telle démarche nécessite de la part des membres de l’équipe technique une bonne connaissance des dispositifs existants, un mode d’organisation renouvelé apte à permettre cet entretien approfondi, et qu’ils reçoivent de façon collective le demandeur.

3.1.  Dans cette perspective, il est nécessaire de s’assurer
du concours effectif

    -  des médecins (médecin du travail, généraliste, spécialiste et notamment psychiatre, médecin conseil des organismes d’assurance maladie, etc) ;
    -  de conseillers à l’emploi. L’ANPE sera sollicitée en tant que de besoin ainsi que le réseau CAP emploi ;
    -  des assistantes sociales (CRAM, département, secteur psychiatrique...) ;
    -  des psychologues du travail : on peut se référer utilement aux conventions passées entre le directeur régional de l’AFPA et le directeur régional du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ;
    -  d’autres psychologues en tant que de besoin.
3.2.  Après audition de la personne, l’équipe technique fait un premier bilan collectif, décide éventuellement des mesures d’instruction complémentaires et lui fait des propositions, selon des modalités définies lors du premier entretien

4.  La commission unifiée

    Les commissions doivent également être orientées vers un fonctionnement unifié.
    Des textes en préparation préciseront l’aménagement de la composition de la commission unifiée (nombre des membres et représentation des différentes instances, augmentation du nombre de suppléants, possibilité de mise en place de formations spécifiques), et son fonctionnement de façon à permettre une plus grande souplesse dans l’organisation et une meilleure adéquation des décisions prises aux demandes et aux besoins des usagers.
    Il est demandé au préfet d’établir, après consultation des différents partenaires, des suggestions en s’appuyant sur l’observation du fonctionnement actuel et des possibilités réelles de participation des instances concernées au sein de la commission. Les résultats de ces consultations devront être transmis avant le 30 avril 2002 à la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP.

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*   *

    Il est demandé au préfet de veiller au suivi de la réorganisation de la COTOREP et des conventions qui doivent être élaborées, aussi bien entre les directions qu’avec les partenaires de la COTOREP, et de communiquer les orientations contenues dans cette instruction au président du conseil général du département.
    Les CDCPH (comités départementaux consultatifs des personnes handicapées, institués par la loi de modernisation sociale), ainsi que les PDITH (programmes départementaux d’insertion des travailleurs handicapés), seront saisis, une fois l’an, sur la base de son rapport annuel, de la contribution de la COTOREP aux réponses qu’attendent les personnes handicapées.
    Les services centraux et la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP pourront être saisis des difficultés rencontrées dans la mise en œuvre de cette réforme.

NOTE (S) :

(1) Au moins dans les COTOREP qui reçoivent plus de 8 à 10 000 demandes par an.