Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2001/5  du mardi 20 mars 2001

MINISTÈRE DE L’EMPLOI
ET DE LA SOLIDARITÉ
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
Sous-direction marchés de l’emploi
et de la formation professionnelle
Mission marché du travail

Note de service DGEFP n^o 2001-4 du 31 janvier 2001 concernant la gestion et le paiement des aides afférentes aux SIFE collectifs (frais de fonctionnement)

NOR :  MESF0110017C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
        Article L. 322-4-1 du code du travail ;
        Circulaire n^o 2000-02 du 6 janvier 2000 relative à la mise en œuvre des stages d’insertion et de formation à l’emploi ;
        Note de service n^o 2000/28 du 16 novembre 2000 relative au déploiement du système d’information et de gestion des SIFE collectifs ;
        Note n^o 666 du 18 décembre 2000 relative à la gestion et au paiement des aides financières de l’Etat au titre des SIFE collectifs ;
        Note n^o 31 du 19 janvier 2001 relative à l’actualisation des dispositions générales de la convention SIFE collectifs suite au transfert de la gestion et du paiement des crédits vers le CNASEA.
La déléguée générale à l’emploi et à la formation professionnelle à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de départements (directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) ; Monsieur le directeur général du CNASEA.
    En accord avec le ministère de l’économie, des finances et de l’industrie, il a été décidé que l’AFPA ne serait plus, à compter du 1^er janvier 2001, gestionnaire des crédits afférents aux aides de l’État au titre des conventions SIFE collectifs.
    Ainsi, pour les frais de fonctionnement prévus par les conventions SIFE collectifs conclues au titre du programme 2001 la gestion et le paiement des crédits correspondants sont désormais confiés au CNASEA.
    Une note en date du 18 décembre 2000 vous présentait les premières mesures à mettre en œuvre pour assurer le transfert de la gestion et des paiements des crédits afférents aux aides du Fonds national de l’emploi au titre des SIFE collectifs, de l’AFPA vers le CNASEA et vous annonçait la diffusion d’instructions plus détaillées quant au rôle confié au CNASEA et aux pièces à transmettre à cet opérateur pour la constitution des dossiers et des demandes de paiement.
    Tel est l’objet de la présente note de service.

Rôle du CNASEA

    Le rôle du CNASEA est celui d’un opérateur du ministère auquel est confiée la tâche de procéder, pour son compte, au paiement des aides financières prévues par les conventions SIFE collectifs.
    Il ne saurait donc consister à contrôler la légalité, ni l’opportunité des paiements des aides SIFE prévues par les conventions conclues avec des organismes de formation.

Contrôle de la dépense au titre des SIFE collectifs

    En revanche, le fait de confier la gestion de ces aides au CNASEA doit s’accompagner d’un renforcement des différents niveaux de contrôle de la dépense au titre des SIFE collectifs :
    -  contrôle interne : par un rappel des compétences des Directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle en matière de contrôle et de certification du service fait ainsi que par un rappel des pièces nécessaires et des procédures ;
    -  contrôle a posteriori en rappelant les pièces exigibles des organismes de formation signataires des conventions SIFE collectifs en appui de leurs demandes de paiement et en fixant le cadre général de la certification, à l’organisme payeur, du contrôle des pièces transmises et du service fait, conforme aux dispositions de la convention SIFE-collectifs (dispositions générales, dispositions spécifiques, annexes pédagogique et financière) ;
    -  contrôle et suivi des services centraux du ministère par une amélioration de la qualité des remontées d’informations financières et qualitatives de la part de l’opérateur payeur : dépenses prévisionnelles telles qu’engagées à la conclusion des conventions, dépenses effectives, croisement des dépenses engagées et des paiements effectués par type de conventions (globales, collectives et individuelles) et par nature des actions ;
    -  contrôle externe de premier niveau : contrôle par le payeur de l’effectivité de la demande de paiement à effectuer, sur présentation d’un bon à payer, d’un état liquidatif et d’un certificat de service fait (modèle joint en annexe).

Circuits de transmission de pièces

    En tout état de cause, les directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle demeurent l’unique interlocuteur des organismes de formation pour ce qui est de la gestion des conventions et du déroulement des actions qu’elles prévoient.
    Toutes les demandes et transmissions de pièces et/ou de justificatifs se font selon un circuit unique organisme de formation/DDTEFP.
    En conséquence, pour ce qui est de la gestion et du paiement des aides prévues aux conventions SIFE collectifs, le CNASEA a pour seul et unique interlocuteur la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle signataire des conventions : le CNASEA n’a pas compétence pour demander directement la transmission de pièces justificatives complémentaires aux organismes de formation. Ainsi, lorsque les versements à effectuer sur demande de la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle apparaîtraient incompatibles avec les montants prévus aux conventions conclues, le CNASEA signale au directeur départemental signataire l’anomalie constatée.
    De même, aucune réclamation ou contestation sur le montant d’un versement ne doit être effectuée par un organisme de formation directement auprès de l’établissement payeur : ces contestations doivent être formulées et adressées à l’autorité compétente de la détermination des montants à payer ou reverser, la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle, qui après instruction de cette demande émet, le cas échéant un nouvel état liquidatif et bon à payer au CNASEA.
    A chacun des paiements, l’établissement payeur envoie une copie de l’avis de paiement à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle.

Signature des conventions

    La convention SIFE collectifs lie juridiquement l’Etat (préfet/direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) et un organisme de formation : elle n’engage en rien le CNASEA dont le rôle d’opérateur est prévu et défini dans le cadre d’une convention spécifique avec l’Etat.
    Le CNASEA ne doit donc en aucun cas être signataire des conventions SIFE collectifs, à compter du programme 2001. En revanche, la délégation régionale ou le bureau du CNASEA compétent territorialement doit être rendu destinataire d’une copie de chacune des conventions, dès signature de celles-ci.
    De même, les éventuels avenants successifs modifiant les paramètres physico-financiers d’une convention devront, dès leur signature par les parties, être transmis au CNASEA.

Compétence territoriale des délégations régionales du CNASEA

    La compétence territoriale d’une délégation régionale ou d’un bureau du CNASEA est déterminée par la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle signataire de la convention et non par le lieu de déroulement du stage ou la domiciliation de l’organisme de formation prestataire. Vous trouverez en annexe à la présente note de service la liste des délégations régionales et des bureaux du CNASEA ainsi que leur ressort géographique de compétence.

Pièces constitutives des dossiers de paiement

    Chacune des demandes de paiement que les directions départementales adresseront au CNASEA seront appuyées des pièces suivantes qui sont nécessaires et suffisantes à l’instruction de ces demandes :
    -  bon à payer ;
    -  état liquidatif (lettre type), signé par le directeur départemental ;
    -  certificat de service fait (modèle joint en annexe) : ce certificat atteste du contrôle par la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle des pièces justificatives transmises par l’organisme de formation et de la conformité du service fait aux dispositions de la convention conclues.

Solde des conventions

    En cas de carence de l’organisme de formation à remplir les obligations qui lui incombent pour le paiement du solde de la convention aux termes de l’article 5.4 des dispositions générales de la convention, les directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle devront procéder au solde des conventions, à cette fin sera transmis au CNASEA une demande de versement d’un montant de zéro franc qui vaudra solde et clôture de la convention correspondante.

Régularisation des paiements

    En cas de résiliation de la convention (article 6 des dispositions générales) ou lorsque le calcul de l’aide à verser en application du principe du paiement au service fait fait apparaître un trop perçu au bénéfice de l’organisme de formation, il appartient à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle de transmettre au CNASEA une demande de versement pour un montant négatif. Cette demande de paiement pour un montant négatif autorise alors le CNASEA à émettre à l’encontre de l’organisme de formation un ordre de reversement. En effet, le CNASEA est chargé de l’émission de ces ordres, du recouvrement des indus et de l’apurement des ordres de reversement, selon les règles fixées par le Décret n^o 62-1587 du 29 décembre 1962 (art. 198 à 203) portant règlement général sur la comptabilité publique.
    Vous trouverez en annexe des fiches-procédures récapitulant pour chaque type de convention les faits générateurs des paiements à effectuer, les pièces justificatives devant être transmises par les organismes ainsi que les pièces nécessaires au CNASEA pour l’instruction des demandes de versement.
    Vous signalerez à la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle, mission marché du travail (tél. : 01-44-38-28-74, julien.barbier@dgefp.travail.gouv.fr) les éventuelles difficultés ou questions rencontrées à l’occasion de ce transfert de la gestion et du paiement des frais de fonctionnement des SIFE collectifs au CNASEA.

Le délégué adjoint à l’emploi et à la formation professionnelle, S.  Clément

ANNEXES

    1.  Modèle d’attestation de service fait.
    2.  Fiches de procédures : conventions homogènes, individuelles etglobales.
    3.  Délégations régionales et bureaux du CNASEA de rattachement.

ANNEXE  I
Ministère de l’emploi
et de la solidarité
Direction départementale du travail,
de l’emploi et de la formation professionnelle

Convention SIFE collectifs n^o 

Le directeur départemental du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle à Monsieur, Madame le directeur (délégation régionale du CNASEA de :       Je, soussigné , directeur départemental du travail, de l’emploiet de la formation professionnelle du département de , certifie que l’organisme de formation a transmis et que j’ai validé après contrôle les éléments justificatifs du service fait, conformément aux dispositions de la convention SIFE collectifs n^o  :
Signature de la convention
    ×
Démarrage effectif du stage
    ×
Liste et caractéristiques des stagiaires accueillis
    ×
Etats de présence mensuels et éventuels justificatifs d’absence Bilan pédagogique de fin de stage conforme à l’annexe pédagogique Bilan d’insertion à 3 mois des stagiaires accueillis Le versement à signature de   F peut donc être effectué
    ×
versement trimestriel versement à fin de stage versement du solde
,  le 

Pour le directeur départemental :

Le 
                  

ANNEXE  II
FICHE PROCÉDURES
1.  Conventions homogènes collectives

2.  Conventions homogènes à entrée individuelles

3.  Conventions globales à entrées et sorties permanentes

A N N E X E    I I I
DÉLÉGATIONS RÉGIONALES ET BUREAUX DU CNASEA