Bulletin Officiel du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle
No 2003/3 du jeudi 20 février 2003
MINISTÈRE DE LA SANTÉ, DE LA FAMILLE
ET DES PERSONNES HANDICAPÉES
Direction de ladministration générale,
du personnel et du budget
Sous-direction des statuts
et du développement
professionnel et social
Bureau des conditions de travail
et de laction sociale
SRH2 D
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de ladministration générale
et de la modernisation des services
Sous-direction des ressources humaines
Bureau de laction sociale
et des conditions de travail
Circulaire DAGEMO/BASCT no 2002-07 du 6 décembre 2002 relative aux missions et à lorganisation du service social du personnel du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées
NOR : MESO0310005C
(Texte non paru au Journal officiel)
Textes de référence :
Décret no 91-783 du 1er août 1991 relatif aux dispositions communes applicables aux assistants de service social des administrations de lEtat ;
Circulaire no 451 FP du 22 octobre 1959 relative à lorganisation et au fonctionnement du service social dans les administrations de lEtat.
Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Mesdames et Messieurs les préfets de région et de département (directions régionales et départementales du travail de lemploi et de la formation professionnelle ; directions régionales et départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions de la santé et du développement social ; directions du travail, de lemploi et de la formation professionnelle [pour attribution]) ; Mesdames et Messieurs les délégués, directeurs et chefs de service de ladministration centrale (pour information).
La politique daction sociale développée par le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et le ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées en faveur de leurs agents connaît un essor important ainsi quen témoigne laugmentation des moyens tant humains que financiers alloués et laccroissement des actions menées.
Cette politique sest notamment traduite par lextension du réseau des assistants de service social du personnel commun aux deux secteurs de nos ministères. Elle a permis de pourvoir la quasi-totalité des régions et ladministration centrale de postes dassistant de service social du personnel. Cest ainsi que treize postes dassistants de service social du personnel ont été créés en 2001 et 2002.
Compte tenu de limportance croissante des missions assurées par les assistants de service social du personnel auprès des agents et de lextension de leur réseau, il apparaît désormais nécessaire didentifier clairement les missions dont ils sont chargés et de préciser leur fonction tant par rapport aux besoins individuels quaux nécessités collectives. Cette circulaire précise le cadre institutionnel et hiérarchique de leur activité au sein des services des deux ministères. Elle a reçu un avis favorable du comité technique paritaire ministériel commun à nos deux ministères le 3 décembre 2002.
I. - LE CONTEXTE PROFESSIONNEL
ET LE CHAMP DE COMPÉTENCE
La modernisation des services et le développement des missions de ladministration ont suscité de profonds changements dans lorganisation du travail et nécessitent ladaptation des agents à de nouvelles fonctions alors quils doivent par ailleurs sadapter à une société elle aussi en mutation. La vie socioprofessionnelle de certains agents peut en être affectée. La volonté de mettre en place un service social performant et de qualité répond à la nécessité de faire face à ces nouveaux impératifs
Les assistants de service social du personnel en poste dans les régions (DRASS, DRTEFP, DTEFP, DSDS) exercent leurs fonctions au bénéfice de lensemble des agents de nos ministères et des services des deux secteurs santé/solidarité et travail quel que soit leur lieu dinstallation. Pour la région Ile-de-France, leur champ de compétence est limité aux agents du secteur dont ils relèvent.
Par ailleurs, les assistants de service social du personnel affectés à la DAGPB et à la DAGEMO sont compétents pour les agents dadministration centrale de leurs secteurs respectifs.
Les agents de lInstitut national du travail relèvent des assistants sociaux du personnel de la région Rhône-Alpes. De même, lassistant social de la région Bretagne est compétent également pour les agents de lEcole nationale de la santé publique de Rennes.
Les agents relevant des établissements sous tutelle de nos ministères peuvent bénéficier des informations du service social, toutefois leur accompagnement nécessite une convention de remboursement avec les services locaux.
Les assistants de service social sont constitués en réseau national.
LES MISSIONS
Les missions du service social du personnel (appelé aussi service social du travail) se définissent autour de deux axes qui sont en constante interaction.
II.1. La prévention
Leurs nombreux contacts et échanges permettent aux assistants de service social de repérer et prévenir les difficultés socioprofessionnelles. Leur technicité permet daccompagner les changements, danalyser, de prévenir les situations à risque et de contribuer à la veille sociale.
1o Laccompagnement social des changements
Cest un domaine où la participation du service social, le plus en amont possible des projets de service, permet danticiper sur les incidences du changement. En effet, lassistant social est à même dappréhender les éventuelles conséquences individuelles et collectives provoquées par les évolutions rapides, quelles soient technologiques, organisationnelles ou culturelles.
Nexerçant pas de responsabilité hiérarchique, il est un interlocuteur particulier qui offre une liberté dexpression souvent nécessaire dans ces situations de changements qui provoquent des interrogations personnelles ou professionnelles. Il participe ainsi à une forme de régulation sociale.
2o Lanalyse et la prévention des risques sociaux
Lautre volet préventif vise à limiter la progression de situations invidivuelles ou collectives dégradées (alcoolisme, surendettement par exemple). Outre lapproche individuelle, le développement des pratiques partenariales entre les responsables des ressources humaines, les cadres de terrain, les acteurs experts du domaine médico-social et les organisations syndicales, apporte un moyen daction efficace.
3o Une mission de « veille sociale »
Observateurs privilégiés du fait de leur connaissance des services et des personnels, les assistants de service social effectuent régulièrement des constats et des analyses sur les principales difficultés sociales et professionnelles que rencontrent les agents et que les responsables des ressources humaines ont à gérer.
Ils participent ainsi à la mise en uvre dune politique sociale qui prend en compte les besoins des personnels.
II.2. Laide à la personne
Lassistant de service social du personnel, dans le respect du secret professionnel, apporte une aide aux agents qui rencontrent des difficultés dans leur vie professionnelle et personnelle.
Il exerce ses fonctions dans un cadre dautonomie technique, ce qui permet une consultation hors hiérarchie, la confidentialité des entretiens ainsi que la mise en uvre dun projet avec les personnes, dans un climat de concertation et de confiance.
Le service social est un lieu privilégié où toute personne peut sexprimer en toute liberté et où est garanti le respect de lindividu.
La confidentialité est garantie par le secret professionnel auquel lassistant de service social est soumis ; il est précisé dans larticle L. 225 du code de la famille et de laide sociale dans les conditions et sous les réserves énoncées aux articles L. 226-13 et L. 226-14 du code pénal.
Lassistant de service social recherche des solutions adaptées, tenant compte à la fois des besoins et des potentialités de la personne, mais aussi des exigences et des contraintes de lenvironnement professionnel et/ou personnel. Il articule son action avec les autres services sociaux.
III. - FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION
DU SERVICE SOCIAL DU PERSONNEL
III.1. Les modes dintervention
Lassistant de service social a accès à lensemble des sites dans lesquels il effectue des visites régulières et peut organiser en tant que de besoin des permanences sur ces sites. Les conseillers techniques nationaux lui apportent, si nécessaire, leur appui technique.
1o Interventions individuelles
Lassistant de service social intervient à la demande de lagent, de son entourage ou de ladministration.
Il peut recevoir toute personne qui le souhaite pendant son temps de travail. Il peut effectuer des visites au domicile de lagent en cas de besoin et à sa demande.
Il a toute liberté daction dans ses modes dintervention et dappréciation des situations. Il dispose du libre choix de ses techniques professionnelles.
Il instruit, dans le respect de la confidentialité, les demandes daides financières des agents qui sont présentées à la commission nationale ou régionale dattribution des secours et prêts. Il est compétent pour évaluer la situation globale de lagent et donner son avis sur lopportunité de laide et ses modalités.
Il apporte, le cas échéant, un appui technique à lencadrement (analyse et évaluation des situations individuelles) dans le respect des personnes et des fonctions imparties à chacun et des règles déontologiques.
2o Actions collectives
A partir de sa connaissance du terrain et des besoins émergents, et en accord avec les responsables des ressources humaines, lassistant social met en place des actions collectives danimation visant à favoriser le développement des personnes et des collectifs de travail : sessions dinformation sur les crédits et les assurances, préparation à la retraite, lutte contre lisolement, actions en faveur du logement, de la garde des enfants, et laccompagnement social des changements professionnels et familiaux,...
Il développe des relations partenariales avec les différents acteurs institutionnels (médecin de prévention, syndicats, association du personnel). Pour conduire son action, il sappuie sur les dynamiques locales existantes tant à lintérieur quà lextérieur des directions.
Lassistant de service social présente une fois par an, au premier trimestre en CTPR (secteur travail) ou en CRIAS (secteur santé/solidarité), un rapport dactivité relatif à son action pour lannée écoulée. Les projets dactions collectives (information, sensibilisation, prévention) sont soumis à ces mêmes instances. Ces rapports sont ensuite transmis aux deux bureaux en charge de laction sociale pour être agrégés au niveau national sous la forme dun bilan général qui est ensuite présenté devant la CNCAS (secteur travail) et la CNAS (secteur santé/solidarité).
III.2. La place de lassistant de service social au sein des services
Afin de lui permettre dassurer ces différentes missions dans des conditions optimales et dapporter des réponses de qualité aux agents, vous veillerez à ce que lensemble des services favorise son action, notamment :
- en lui communiquant toutes les informations susceptibles davoir des répercussions sur la vie de lagent, afin quil puisse développer une action préventive ;
- en mettant en uvre une coopération régulière entre lui et les services chargés de la gestion du personnel, afin notamment de développer des procédures lui permettant davoir connaissance des changements dans la situation des agents tels que les absences pour maladie (cf. note 1) , les mutations susceptibles davoir des conséquences sociales et/ou financières ;
- en lui donnant accès aux informations nécessaires au traitement de la situation des agents concernés ;
- en encourageant la mise en place, au sein de vos services, dactions dinformation et de communication portant sur laction sociale. Des moyens nécessaires à la mise en uvre de ces actions devront être dégagés ;
- en linvitant à participer aux travaux des SRIAS.
Lassistant de service social dispose dun capital dinformations quil recueille lors de ses entretiens avec les agents, au cours de son passage dans les services et plus généralement par son action transversale et ses contacts avec le terrain, il sera donc associé, comme expert, en tant que de besoin :
- aux réunions de service, pour faire connaître les problèmes quil est amené à traiter, et attirer ainsi lattention sur les conséquences humaines et sociales des décisions prises ;
- aux instances paritaires comme les comités techniques paritaires régionaux (CTPR), les comités dhygiène et sécurité (CHS) ;
- et pour le secteur solidarité aux commissions régionales, interdépartementales (CRIAS) et dadministration centrale daction sociale (CASAC).
III.3. Lenvironnement professionnel
1o Le réseau
Les assistants de service social du personnel sont organisés au réseau dont la coordination et lanimation sont assurées par les responsables de ce réseau (conseillers techniques de service social) au sein des deux bureaux chargés de laction sociale (DAGEMO et DAGPB). Des membres du réseau assurent la fonction de référent sur des questions particulières dintérêt interrégional ou national.
Des réunions nationales thématiques sont organisées pour lensemble des assistants de service social du personnel (services déconcentrés et administration centrale) deux fois par an. Elles sont loccasion délaborer un plan daction commun.
Des regroupements sont organisés trimestriellement pour permettre aux assistants de service social déchanger sur leurs pratiques, de recevoir des informations techniques et institutionnelles. Ils sont également loccasion de mettre en place les actions de formation prévues dans le plan annuel de formation.
La présence à ces réunions est obligatoire.
Pour permettre à ce réseau déchanger sur ses pratiques professionnelles, il est mis en place un forum sur lIntranet du secteur travail. Cet Intranet est accessible aux assistants de service social des deux secteurs. Lanimation de ce réseau est assurée conjointement par les deux bureaux chargés de laction sociale.
Au sein des bureaux dactions sociale et des conditions de travail, les personnes responsables de lanimation du réseau sont plus particulièrement chargées détablir lunité, la cohésion et la dynamique du réseau des assistants de service social du personnel.
Leurs fonctions sont, notamment, les suivantes :
- animation et organisation de réunions de service social régulières et réflexion sur les pratiques professionnelles ;
- appui technique des assistants de service social ;
- évaluation des besoins de formation individuelle et collective ; élaboration du plan annuel de formation en liaison avec les services compétents ;
- diffusion des informations qui intéressent le service social, notamment pour lintermédiaire du forum ;
- développement des relations de partenariat entre le service social, les services de ressources humaines et les acteurs de laction sociale ; mise en uvre dactions communes ;
- participation aux groupes de travail et aux instances paritaires auxquels ils sont invités en qualité dexpert ;
- à partir des constats effectués par les assistants de service social sur le terrain, établissement dun diagnostic annuel accompagné de propositions visant à prendre en compte les besoins des personnels ;
- élaboration dun rapport dactivité annuel du service social du personnel qui est communiqué aux instances paritaires nationales compétentes.
2o Les moyens
La DRASS ou la DRTEFP dans laquelle est affecté lassistant de service social a la responsabilité de la mise en uvre du cadre administratif et logistique nécessaire à son fonctionnement. La répartition des charges liées à la mise en place de ce réseau dassistant de service social est arrêtée au niveau national par les deux directions dadministration générale. Les dotations de fonctionnement allouées aux directions régionales concernées sont abondées pour prendre en compte laffectation éventuelle dun ou plusieurs assistants de service social dans leur service.
En effet, ceux-ci doivent disposer des moyens nécessaires à lexercice de leurs fonctions dans le respect des particularités de leurs missions.
Cest pourquoi, afin de garantir un service social efficient, je vous rappelle que les assistants de service social doivent disposer, sur les dotations de fonctionnement des services :
- dun secrétariat à même, notamment pour les régions qui mettent en uvre la déconcentration des aides financières aux agents du secteur santé-solidarité, dapporter un soutien logistique. Ce secrétariat est à charge de la direction dans laquelle le poste dassistant de service social a été créé ;
- dun bureau librement accessible, garantissant la confidentialité des entretiens, situé en milieu de travail ;
- dun véhicule pour les déplacements régionaux ;
- des moyens de communication permettant de joindre et dêtre joint rapidement, notamment : messagerie vocale, télécopieur dédié, messagerie électronique avec boîte à lettre personnelle, accès aux Intranet ministériels et à Internet ;
- dune documentation technique avec des abonnements à des publications spécifiques.
Le financement dactions dinformation et de sensibilisation à lintention de lensemble des personnels lorsquelles sadressent aux agents des deux secteurs - ce qui est souhaitable - est assuré par les deux directions régionales concernées.
Ils doivent également pouvoir accéder aux formations organisées au plan local en cohérence avec le plan national de formation, le financement de ces informations est à la charge de la direction dont dépend lagent.
III.4. Le rattachement hiérarchique
Les assistants de service social du personnel en poste dans les directions régionales font partie des effectifs de ces directions et dépendent de lautorité hiérarchique du directeur régional.
Le relatif isolement professionnel de ces personnels - un ou deux assistants de service social en poste par région - a conduit à la création dun réseau tel que défini ci-dessus.
Par ailleurs et pour les mêmes raisons, il a semblé nécessaire que les responsables de ce réseau puissent contribuer à lévaluation de ces agents, notamment pour permettre une harmonisation des critères de notation et garantir léquité dans les propositions davancement. Cest pourquoi la notation des agents de ce corps seffectue selon un mécanisme spécifique qui est le suivant :
- les conseillers techniques, responsables de lanimation du réseau du secteur travail et du secteur santé/solidarité, effectuent une évaluation technique de lactivité de lassistant de service social sur son secteur géographique et de sa participation au réseau. Cette évaluation repose notamment sur un entretien qui est conduit par lun dentre eux. Leur avis se réfère à lévaluation de lensemble des assistants de service social du personnel de nos ministères ;
- le rapport du conseiller technique est transmis aux directeurs régionaux concernés. Il comporte, outre lévaluation citée ci-dessus, une proposition de notation et, le cas échéant, une appréciation pour les agents promouvables. Ce rapport, signé par lintéressé, est joint à son dossier de notation.
Les directeurs régionaux rencontrent lagent de préférence ensemble. Les entretiens dévaluation portent sur la participation à la vie institutionnelle, sur la manière de servir, sur la qualité de lappui technique et sur les obstacles rencontrés. Ils doivent permettre de mettre en lumière déventuelles difficultés qui pourraient nuire à la qualité du travail accompli. Ils ne constituent pas seulement un bilan mais loccasion pour lassistant social de proposer des axes de travail prioritaires en fonction des observations contenues dans le rapport annuel dactivité.
Lentretien donne lieu à un relevé de conclusion signé par les participants qui en conservent chacun un exemplaire.
Le directeur régional dont relève lassistant de service social effectue la notation au vu du rapport du conseiller technique national et après avoir recueilli lavis écrit du directeur de lautre secteur. En cas dinterrégion, il recueillera lavis des autres directeurs régionaux concernés. Cet avis sera joint au dossier de notation et signé par lagent.
Les conseillers techniques évaluent lactivité des assistants de service social affectés en administration centrale selon les mêmes principes. Cette évaluation est transmise aux responsables hiérarchiques concernés.
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Je vous remercie de bien vouloir veiller à lapplication de ces dispositions et recommandations de la présente circulaire. Vous voudrez bien me faire connaître les difficultés de mise en uvre que vous pourriez rencontrer.
Pour le ministre et par délégation : Le directeur de ladministration générale et de la modernisation des services, D. Lacambre |
Pour le ministre et par délégation : Le directeur de ladministration générale, du personnel et du budget, E. Marie |
ANNEXE
LEXIQUE DES SIGLES
Services
DAGPB : direction de ladministration générale, du personnel et du budget.
DAGEMO : direction de ladministration générale et de la modernisation des services.
DRASS : direction régionale des affaires sanitaires et sociales.
DRTEFP : direction régionale du travail, de lemploi et de la formation professionnelle.
DSDS : direction de la santé et du développement social (DOM).
DTEFP : direction du travail, de lemploi et de la formation professionnelle (DOM).
Instances
SRIAS : sections régionales interministérielles daction sociale.
Secteur travail
CTPR : comité technique paritaire régional.
CNCAS : commission nationale consultative daction sociale.
Secteur santé-solidarité
CNAS : commission nationale daction sociale.
CRIAS : commission régionale interdépartementale daction sociale.
CASAC : commission daction sociale dadministration centrale.
CTRI : comité technique régional et interdépartemental.
NOTE (S) :
(1) En effet, lexpérience montre le cas des agents absents pour maladie, situation dont les assistants sociaux sont saisis souvent trop tardivement.