Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
No 2003/18 du dimanche 29 février 2004
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
MINISTÈRE DE LA SANTÉ, DE LA FAMILLE
ET DES PERSONNES HANDICAPÉES
Haut fonctionnaire de défense
Direction de l’administration générale,
du personnel et du budget
Direction de l’administration générale
et de la modernisation des services
Circulaire HFD/DAGPB no 2003-422/DAGEMO no 2003-04 du 29 août 2003 relative au fonctionnement du centre d’opérations ministériel (COM-Ségur) - Renforcements temporaires en personnels du COM-Ségur
NOR : MESO0310078C
(Texte non paru au Journal officiel)
Date d’application : immédiate.
Résumé : modalités d’emploi par le service du haut fonctionnaire de défense des agents recrutés pour le fonctionnement du centre d’opérations ministériel (COM-Ségur) en situation exceptionnelle ou de crise.
Référence : décret no 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et la réduction du temps de travail dans la fonction publique d’Etat.
Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Mesdames et Messieurs les directeurs, délégués et chefs de service de l’administration centrale.
La gestion de situations exceptionnelles ou de crises par l’un ou l’autre des deux ministères ainsi que les exercices de défense civile ou d’alerte sanitaire de grande ampleur peuvent exiger, dans certains cas, l’activation continue du centre d’opérations ministériel (COM-Ségur) sur des périodes pouvant aller de la journée à plusieurs semaines. Pour permettre d’assurer un fonctionnement 24 heures sur 24 du COM-Ségur, il est nécessaire d’organiser un dispositif spécifique faisant appel, dans un cadre bien défini, à des agents de l’administration centrale de toute catégorie pour renforcer les effectifs du service du haut fonctionnaire de défense (HFD).
Ce dispositif doit être mis en place sans délai.
Tel est l’objet de la présente circulaire.
Les dispositions énoncées ci-après s’appliquent également aux agents du service du HFD mobilisés dans ce cadre.
1. Recensement des agents susceptibles
d’être appelés en renfort
Les agents sont recensés sur la base du volontariat.
Peut être retenu pour participer au fonctionnement du COM-Ségur tout agent travaillant à temps complet en administration centrale, rémunéré par le ministère et qui n’est pas susceptible de se voir attribuer une fonction indispensable au fonctionnement de son service d’affectation en situation de crise. Ne pourront notamment être retenus les agents mis à disposition, les agents sous contrat occasionnel ou les agents bénéficiant d’un temps partiel. L’accord des chefs de service des agents volontaires est indispensable à la prise en compte de la candidature.
Un vivier est constitué avec l’aide de la DAGPB/SRH en diffusant des appels à candidature et en tenant un « fichier ressources » dans lequel les agents volontaires peuvent se faire enregistrer à tout moment.
La procédure de recueil des candidatures doit permettre :
- de diffuser l’appel à candidature à tous les agents susceptibles de participer aux renforcements ;
- de vérifier que la position statutaire des agents permet de les placer pour emploi sous la responsabilité du HFD ;
- de s’assurer de l’accord de principe des chefs de service concernés (cf. note 1) .
A cet effet :
- la DAGPB/SRH, en liaison avec le service du HFD qui précise notamment ses besoins qualitatifs, diffuse les appels à volontariat, recueille et valide les candidatures ;
- le HFD conduit un entretien avec chacun des agents dont la candidature est validée, établit la liste de ceux susceptibles d’être retenus pour le renforcement temporaire du COM-Ségur et en informe la DAGPB/SRH ;
- la DAGPB/SRH avise les agents concernés du fait que leur candidature a été retenue et transmet cette liste au HFD ainsi qu’aux directions d’affectation ;
- le vivier ainsi constitué est suivi par le HFD qui organise la formation des agents, assure leur suivi personnalisé, avise les parties intéressées des modifications pouvant intervenir (notamment radiation ou prise en compte de nouvelles candidatures ponctuelles) et suscite en tant que de besoin de nouveaux appels à volontariat avec la DAGPB/SRH.
2. Convocation des agents
Les agents retenus pour les renforcements du COM-Ségur peuvent être convoqués :
- pour de courtes périodes de formation organisées par le HFD ;
- dans le cadre d’exercices de défense civile ou d’alerte sanitaire ;
- en cas d’activation du COM-Ségur.
L’activation du COM est destinée à faire face à des situations exceptionnelles ou des crises. Il est donc indispensable qu’il n’y ait plus de questions de principe à traiter au moment des convocations. En conséquence, le volontariat exprimé, comme l’accord des chefs de service, ne peuvent être remis en cause que sur préavis de trois semaines. Les indisponibilités doivent être strictement limitées aux motifs de congés, de maladie et de nécessité absolue de service expressément motivées.
En raison de la modification du régime de travail et du régime indemnitaire qu’elle implique ainsi que des contraintes qu’impose aux services la convocation des agents de renfort, l’activation du COM-Ségur doit être expressément autorisée. Elle donne lieu à l’établissement d’une décision d’activation validée par le directeur de cabinet du ministre concerné et précise le nom des agents convoqués dans ce cadre (y compris le cas échéant, les agents du service du HFD concernés) ainsi que la date de début et de fin (cf. note 2) de la mission.
Le HFD essaie dans la mesure du possible de donner un préavis aux agents et aux services concernés. Toutefois, la mise sur pied pouvant avoir lieu de manière inopinée et en dehors des heures de service, le HFD a toute latitude pour convoquer directement les intéressés en cas d’urgence. Dans ce cas, la décision d’activation peut être établie a posteriori et, en tout état de cause, dans les 48 heures suivant la mise sur pied du COM-Ségur.
La convocation des agents nécessaires à l’activation du COM-Ségur est à la charge du service du HFD qui utilise à cet effet tous les moyens appropriés (cf. note 3) , veille à ce que les chefs de service des agents convoqués en soient avisés dans les meilleurs délais possibles et leur adresse une copie de la décision d’activation du COM-Ségur.
3. Position administrative des agents appelés en renfort
L’agent affecté temporairement au renforcement du COM reste administré par son service de rattachement et passe sous l’autorité exclusive d’emploi du HFD pendant la période d’exécution de la mission. Cette période commence pour chaque agent au moment où il prend sa première vacation et se termine après la dernière vacation, à la fin du repos qui est notamment indispensable après un service de nuit.
Les dispositions relatives au temps de travail définies par les textes en vigueur s’appliquent :
- décret no 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique ;
- décret no 2002-60 du 14 janvier 2002 relatif aux indemnités horaires pour travaux supplémentaires ;
- décret no 2002-62 du 14 janvier 2002 relatif à l’indemnité forfaitaire pour travaux supplémentaires des administrations centrales ;
- décret no 2002-640 du 29 avril 2002 relatif aux modalités de rémunérations des astreintes de certains personnels relevant du ministère de l’emploi et de la solidarité ;
- arrêté du 18 décembre 2001 relatif aux cycles de travail du ministère de l’emploi et de la solidarité ;
- arrêté du 25 avril 2002 portant application du décret no 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l’Etat au ministère de l’emploi et de la solidarité ;
- arrêté du 29 avril 2002 fixant les taux des indemnités des astreintes en application du décret no 2002-640 du 29 avril 2002 relatif aux modalités de rémunération des astreintes de certains personnels relevant du ministère de l’emploi et de la solidarité ;
- arrêté du 24 mars 2003 relatif à la compensation des heures supplémentaires au ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et au ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées.
En tout état de cause, les convocations pour exercice se font dans le cadre normal du décompte du temps de travail. En cas d’activation opérationnelle du COM-Ségur, la dérogation pour circonstances exceptionnelles prévue à l’article 3.2 du décret du 25 août 2000 peut le cas échéant être mise en œuvre.
A l’issue de l’opération, le HFD établit, pour chacun des agents, un certificat administratif indiquant le temps de service effectif passé au COM-Ségur, ainsi que les données concernant les services ouvrant droit à indemnités et aux congés ou repos compensateurs pour dépassement d’horaires.
Ce certificat est transmis à la DAGPB/SRH avec copie aux chefs de service des agents concernés.
4. Modalités d’emploi des agents appelés en renfort
4.1. Vacations
L’organisation du travail au COM-Ségur est établie sur le principe d’un régime quaternaire avec des vacations de 8 heures (4 fois 8) : chaque poste de travail est occupé pendant 8 heures, successivement par 4 agents,
L’amplitude de travail correspondante représente un cycle.
Pour un agent donné, un tel cycle couvre deux périodes :
- une première période de 8 heures appelée vacation débutant à H sur le poste de travail fixé par le HFD ; si des circonstances particulières l’exigent (suivi d’une situation critique en cours), cette vacation pourra être, le cas échéant, augmentée, sans toutefois pouvoir excéder 10 heures ;
- une seconde période en dehors du poste de travail et s’étendant de H + 8 à H + 32 pendant laquelle l’agent se tient prêt à intervenir sur demande du HFD :
- soit pour subvenir à la défaillance d’un agent prévu en vacation mais se trouvant dans l’impossibilité de l’effectuer ;
- soit pour renforcer le COM-Ségur si les circonstances exigent un doublement des postes de travail.
Pendant cette période, l’agent est considéré comme étant en astreinte à domicile et bénéficie de l’indemnité d’astreinte forfaitaire hebdomadaire dans les conditions réglementaires. Pour un poste de travail donné, les 4 agents qui se succèdent ainsi couvrent la période d’activation du COM-Ségur sur un maximum de 6 cycles avant d’être relevés par 4 autres agents.
A l’issue de sa dernière vacation, notamment si elle est effectuée de nuit, l’agent aura droit au repos réglementaire quotidien d’un minimum de 11 heures ou, le cas échéant, au repos réglementaire hebdomadaire d’un minimum de 35 heures, conformément aux dispositions de l’article 3.1 du décret no 2000-815 du 25 août 2000.
Les vacations de nuit, des fins de semaine et des jours fériés sont prises en compte dans les conditions réglementaires.
4.2. Transport des agents
4.2.1. Pendant le service
La gestion interministérielle des situations exceptionnelles ou des crises peut nécessiter la tenue de réunions en urgence ou la présence d’un agent représentant le département ministériel concerné dans un centre d’opérations gouvernemental (SGDN/CSSPM ou équivalent) ou ministériel (MININT/COGIC ou COB).
Dans ce cas, et pour assurer le transport des agents concernés, la DAGPB/ASC met à disposition du HFD un véhicule de service dont l’utilisation est soumise à l’application des dispositions de la note ASC 86 du 22 mai 2001.
4.2.2. Entre le COM-Ségur et le domicile des agents
4.2.2.1. Utilisation des taxis
Les agents sont autorisés à faire usage de taxis pour rejoindre le COM-Ségur (prise de service) ou leur domicile (fin de service).
L’appel du taxi est systématiquement effectué depuis le COM-Ségur.
4.2.2.2. Utilisation des véhicules personnels
Les agents sont autorisés, à titre exceptionnel, à faire usage de leur véhicule privé s’ils le souhaitent. Dans ce cas, ils sont tenus d’en exprimer la demande auprès de la DAGPB, cette demande étant annexée au certificat administratif prévu au § 3.
Les agents concernés par cette mesure devront être titulaires d’une police d’assurance couvrant les risques sur le trajet entre leur domicile et leur lieu de travail ou au cours de leurs déplacements professionnels.
4.2.3. Remboursement des frais de transport
Les frais de taxi sont pris en charge par la DAGPB. Les fiches de courses sont conservées par les agents pour être jointes à la facture établie par la société de taxi. Le HFD certifie le service fait.
Les frais d’utilisation du véhicule privé sont remboursés à chaque agent concerné sur présentation d’un état de frais conformément aux procédures en vigueur (imputation sur crédit 34-98-10). Cette disposition ne concerne que les agents résidant hors Paris et Ile-de-France.
4.3. Restauration
Le fonctionnement du COM-Ségur étant continu, les agents en service sont tenus de prendre leur repas sur place.
A cet effet, un protocole est mis en place entre le ministère et un traiteur pour la fourniture des plateaux repas nécessaires.
En cas de besoin, le HFD :
- signale par messagerie à la DAGPB/BAG le recours au service traiteur en donnant une estimation, dans la mesure du possible, du nombre de jours et du nombre de plateaux ;
- exprime au traiteur les besoins réels par téléphone et les confirme par télécopie avec un préavis d’une demi journée (le vendredi après-midi pour le week-end) ;
- contrôle les livraisons et réceptionne les factures qui seront validées et transmises en fin d’opération à la DAGPB avec mention du service fait.
4.4. Prise en charge en cas de secours d’urgence
Au cas où un agent en service serait victime d’un malaise ou accident, le HFD :
- alerterait immédiatement le PC sécurité du site Ségur - Fontenoy (tél : 64 314) en dehors des heures ouvrées ou le service médical (tél : 64 024) pendant les heures ouvrées ;
- préviendrait, sauf objection de celui-ci, la famille de l’intéressé, ainsi que son chef de service.
Dans l’attente des secours médicaux en dehors des heures ouvrées, le service de sécurité est en mesure de mettre à la disposition du patient un lit de repos ou une civière installé pour la circonstance dans un bureau du service.
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Nous vous demandons de veiller à ce que les dispositions de la présente circulaire fassent l’objet d’une application rigoureuse et de rendre compte au haut fonctionnaire de défense de toute difficulté que vous rencontreriez dans sa mise en œuvre.
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Le haut fonctionnaire de défense, P. Hrouda |
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Le directeur de l’administration générale du personnel et du budget, Pour le ministre et par délégation : Par empêchement du directeur de l’administration générale, du personnel et du budget : Le chef du service des ressources humaines, P. Barbezieux |
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Le directeur de l’administration générale et de la modernisation des services, D. Lacambre |
NOTE (S) :
(1) Les chefs de service peuvent à cette occasion émettre un accord sans ou avec réserves, par exemple signaler les périodes critiques durant lesquelles la convocation d’un agent met en difficulté le service ; un éventuel avis défavorable doit être dûment motivé.
(2) Estimation au besoin.
(3) Si un agent convoqué accepte de revenir de son lieu de congés, il pourra notamment prétendre au remboursement du trajet aller retour dans le cadre de la réglementation des frais de mission et sur présentation de justificatifs.