Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2004/12  du lundi 5 juillet 2004

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE,
DES FINANCES ET DE L’INDUSTRIE
Direction du budget
Direction générale
de la comptabilité publique

MINISTÈRE DE L’INTÉRIEUR,
DE LA SÉCURITÉ INTÉRIEURE
ET DES LIBERTÉS LOCALES
Secrétariat général
Direction de la modernisation
et de l’action territoriale

MINISTÈRE DE L’EMPLOI, DU TRAVAIL
ET DE LA COHÉSION SOCIALE
Délégation générale à l’emploi
et à la formation professionnelle
MINISTÈRE DE L’ÉQUIPEMENT,
DES TRANSPORTS,
DE L’AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE,
DU TOURISME ET DE LA MER
Délégation à l’aménagement
du territoire et à l’action régionale

Circulaire DGEFP n^o 2004-013 du 12 mai 2004 relative à la gestion du programme. Objectif 3 cofinancé par le Fonds social européen (programmation 2000-2006)

NOR :  SOCF0410148C

(Texte non paru au Journal officiel)

    Résumé : la présente circulaire actualise, complète et précise les instructions communautaires et nationales données en matière de suivi, de gestion et de contrôle des fonds structurels européens, en particulier les circulaires interministérielles de 2002, pour tenir compte des spécificités de mise en œuvre des crédits du FSE relatifs au DOCUP Objectif 3. Elle apporte des prescriptions opérationnelles en matière de renforcement des délégations des fonctions d’autorité de gestion et de paiement, d’amélioration de la traçabilité et de l’efficacité des circuits administratifs et financiers.
    Mots clés : Fonds social européen ; programmes européens 2000-2006 ; DOCUP Objectif 3 ; piste d’audit.
Références :
        Règlements communautaires relatifs à la programmation 2000-2006 des fonds structurels européens (n^os 1260 et 1784-1999, 1159-2000, 438 et 448-2001, 2355-2002 et 448-2004) ;
        Circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens ;
        Lettre du Premier ministre aux préfets de région du 7 août 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des fonds structurels européens ;
        Circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002 relatives à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
        Circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 relative à la simplification de la gestion des fonds structurels européens ;
        Lettre n^o 960 du 12 janvier 2004 du directeur général de la comptabilité publique (5^e sous-direction) relative à la récupération d’indus par la voie de fonds de concours locaux à compter du 1^er janvier 2004.
Textes abrogés : circulaire DGEFP n^o 2000/27 du 17 octobre 2000 relative à la gestion du FSE du DOCUP.
        Objectif 3 ; circulaires DGEFP n^o 2001/50A du 15 juin 2001 et n^o 2001/50B du 21 décembre 2001 portant respectivement additifs n^o 1 et n^o 2 à la circulaire du 17 octobre 2000.
Textes modifiés : circulaire DGEFP n^o 2002/03 du 7 février 2002 relative aux modalités d’engagement comptable des conventions du Fonds social européen.

Le ministre d’Etat, ministre de l’économie, des finances et de l’industrie, le ministre de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, le ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, le ministre de l’équipement, des transports, de l’aménagement du territoire, du tourisme et de la mer à Mesdames et Messieurs les ministres délégataires de crédits du FSE Objectif 3 ; Madame et Messieurs les préfets de région ; Mesdames et Messieurs les trésoriers-payeurs généraux.

    La circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens fixe un cadre général pour assurer la traçabilité des financements européens et répondre aux exigences communautaires en matière de piste d’audit et de contrôles.
    La lettre du Premier ministre du 7 août 2002 prévoit le réaménagement des modalités d’allocation, d’engagement, de suivi et de liquidation des fonds structurels en vue d’améliorer la dynamique de programmation, de simplifie la gestion des crédits, d’améliorer l’accès des opérateurs aux mesures et dispositifs cofinancés et de raccourcir les délais de versement des aides aux opérateurs.
    En application de ces orientations, des règles ont été fixées par les circulaires interministérielles du 19 août 2002 relatives à la simplification de la gestion des fonds structurels européens, par la circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002 relative à la mise en place de fonds de concours locaux et au report au plan local des crédits européens affectés aux fonds structurels, ainsi que par la lettre du 12 janvier 2004 du directeur général de la comptabilité publique relative à la récupération d’indus par la voie de fonds de concours locaux.
    Il appartient au ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale d’appliquer ces nouvelles dispositions à la gestion du programme Objectif 3 cofinancé par le Fonds social européen (FSE).
    La présente circulaire apporte ainsi des précisions sur les principes de gestion établis par les textes précités pour tenir compte des particularités de ce programme.
    Par ailleurs, les enseignements tirés de quatre années d’exécution du programme et les préconisations des différents audits réalisés, en particulier par la Commission interministérielle de coordination des contrôles des actions cofinancées par les Fonds structurels européens (CICC), conduisent le ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, autorité de gestion et de paiement en titre du programme Objectif 3, à prendre un certain nombre de mesures pour l’amélioration des dispositifs de gestion administrative et financière.
    La présente circulaire s’attache en priorité aux mécanismes de gestion. La redéfinition des priorités stratégiques du programme a fait l’objet d’une révision à mi-parcours, visant à modifier le DOCUP et son complément de programmation.
    Cette circulaire apporte des précisions et des mesures nouvelles pour relancer la dynamique de gestion du programme Objectif 3. Elle vise plus particulièrement :
    -  le renforcement des délégations de gestion et de paiement existantes, sur la base d’instructions qui précisent les responsabilités des différents gestionnaires ;
    -  l’extension de ces délégations à de nouveaux partenaires nationaux ou locaux, pour répondre aux besoins et aux acteurs concernés ;
    -  une meilleure traçabilité des financements communautaires entre les différents niveaux de gestion, depuis la Commission européenne jusqu’aux bénéficiaires finals et destinataires ultimes des aides en passant par tous les intermédiaires des circuits administratifs et financiers, afin de répondre au mieux aux exigences de « bonne gestion » de l’argent public (cf. note 1) .
    La présente circulaire insiste sur les éléments essentiels pour lesquels des améliorations sont à apporter et sur les mesures nouvelles à prendre pour la 2^e partie de la programmation (2004-2006). Un « guide des procédures » la complètera en présentant des modalités opérationnelles en matière de gestion du programme en général et de suivi et contrôle des dossiers, en particulier.
    L’amélioration de l’efficacité des dispositifs de gestion s’inscrit pleinement dans la double orientation poursuivie dans la gestion des programmes, fixée par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, à savoir :
    -  relancer et maintenir la dynamique de programmation et de réalisation des opérations grâce à un renforcement du partenariat et de l’animation ;
    -  répondre aux obligations des règlements communautaires en matière d’organisation des systèmes de gestion et de contrôle.
    Les dispositions de la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, des circulaires interministérielles de 2002 et les instructions ci-après constituent les références opérationnelles pour la poursuite de la mise en œuvre des crédits du FSE objectif 3 de l’actuelle programmation. Ces références abrogent la circulaire DGEFP n^o 2000/27 du 17 octobre 2000 relative à la gestion du Fonds social européen du DOCUP Objectif 3 ainsi que les circulaires DGEFP n^o 2001/50A du 15 juin 2001 et n^o 2001/50B du 21 décembre 2001 portant respectivement additifs n^o 1 et n^o 2.

SOMMAIRE

1.  Préciser les délégations des fonctions de gestion et de paiement.
1.1.  Autorité de gestion et de paiement du programme.
     1.2.  Délégation des fonctions d’autorité de gestion à d’autres services centraux et déconcentrés de l’Etat.
     1.3.  Les acteurs de la piste d’audit et les modalités d’allocation des crédits du FSE.
     1.4.  Tableau comparatif des fonctions déléguées dans le cadre d’une convention de subvention globale et dans celui d’une convention-cadre.
     1.5.  Notion de bénéficiaire final.
         1.5.1.  Règle générale.
         1.5.2.  Cas particulier des organismes intermédiaires qualifiés de bénéficiaires finals.
         1.5.3.  Autres cas particuliers : marchés publics, bourses et assistance technique.
     1.6.  Délégation des fonctions d’autorité de paiement.
     1.7.  Tableau récapitulatif du dispositif de gestion du programme Objectif 3.
2.  Garantir la traçabilité des crédits par une meilleure définition des relations entre les différents niveaux de gestion.
     2.1.  Assurer un pilotage efficace et régulier de la programmation des crédits.
         2.1.1.  Réaliser des états d’avancement financier à chaque niveau de gestion.
         2.1.2.  Optimiser l’exploitation des données du système informatique de suivi.
     2.2.  Mettre en place les « contrôles qualité » des systèmes de gestion.
         2.2.1.  Contrôle qualité gestion.
         2.2.2.  Contrôle qualité certification.
     2.3.  Accélérer les flux financiers entre la Commission européenne et les bénéficiaires finals.
         2.3.1.  Contenu et circuit des déclarations de dépenses.
         2.3.2.  Circuits financiers des crédits du FSE.
3.  Renforcer la piste d’audit de suivi des dossiers.
     3.1.  Garantir la cohérence des procédures de marché public avec la piste d’audit du FSE.
         3.1.1.  Définition des besoins de la personne publique.
         3.1.2.  Modalités de passation des marchés publics cofinancés par le FSE.
         3.1.3.  Modalités d’exécution des marchés publics cofinancés par le FSE.
         3.1.4.  Engagement du marché.
         3.1.5.  Liquidation du marché.
         3.1.6.  Instruction et sélection des opérations soumises à la passation d’un marché public.
     3.2.  Renforcer l’animation pour améliorer la quantité et la qualité des dossiers déposés.
         3.2.1.  Information et sensibilisation générales.
         3.2.2.  Accompagnement opérationnel : aide au montage des dossiers.
     3.3.  Formaliser le travail d’instruction, de programmation et de conventionnement.
     3.4.  Renforcer le contrôle de service fait.

1.  Préciser les délégations des fonctions
de gestion et de paiement
1.1.  Autorité de gestion et de paiement du programme

    Le ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale (METCS) est désigné dans le DOCUP comme autorité de gestion (cf. note 2) et de paiement (cf. note 3) en titre du programme Objectif 3.
    A ce titre, il assume la responsabilité des fonctions fixées par la réglementation communautaire (cf. note 4) . Il pourvoit à l’avancement régulier du programme Objectif 3. Il s’assure de l’utilisation des crédits du fonds social européen (FSE) en conformité avec les dispositions générales des règlements applicables aux fonds structurels, les stratégies d’intervention définies dans le DOCUP et avec les principes de bonne et saine gestion financière définis par la réglementation communautaire. Il rend compte de l’avancement du programme au comité de suivi, instance de pilotage du DOCUP Objectif 3.
    Le service de l’autorité de gestion et de paiement en titre, chargé d’assurer les tâches techniques opérationnelles liées à ses fonctions, est le département du fonds social européen de la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP-DFSE).

1.2.  Délégation des fonctions d’autorité de gestion
à d’autres services centraux et déconcentrés de l’Etat

    Le programme Objectif 3 pour la période 2000-2006 se distingue des autres interventions communautaires en France, par le volume financier géré (4,92 milliards d’euros de crédits communautaires) et par un nombre de bénéficiaires très importants. Cette spécificité nécessite un dispositif de gestion particulier : la fonction d’autorité de gestion et de paiement, assurée au niveau central, doit être déléguée pour une grande part des crédits communautaires à différentes unités de l’Etat, ci-après désignées « autorités de gestion déléguées ».
    Sans préjudice de la responsabilité première de l’autorité de gestion en titre, cette organisation nécessite une définition claire et précise des fonctions et responsabilits de chaque niveau de gestion et des relations qui doivent garantir le maintien de la piste d’audit, en particulier au regard des circulaires du Premier ministre et des instructions interministérielles de 2002 en matière de suivi et de contrôle des fonds structurels européens.
    La gestion des crédits FSE de l’Objectif 3 est ainsi organisée en trois volets :
    -  le volet national à gestion directe : crédits du FSE dont l’allocation est directement assurée par le département du Fonds social européen (DFSE) au sein de la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) du METCS, autorité de gestion en titre ;
    -  le volet national à gestion déléguée : crédits du FSE dont l’allocation, en particulier la sélection des bénéficiaires finals, est déléguée à certains départements ministériels et à des directions et missions du METCS, autorités de gestion déléguées ;
    -  le volet régional : pour les crédits dont l’allocation est déléguée aux préfets de région, autorités de gestion déléguées, et dont les orientations stratégiques sont soumises aux comités de pilotage régionaux.
    Le volet national à gestion directe est limité aux seuls opérateurs nationaux pour le cofinancement d’actions de portée nationale qui ne peuvent relever du champ d’intervention d’une autorité de gestion déléguée.
    Le volet national à gestion déléguée concerne uniquement d’autres départements ministériels et les directions du METCS lorsqu’ils sont en situation de redistribuer sous forme de subventions les crédits qui sont mis à leur disposition.
    Si les crédits du FSE qui leur sont alloués par l’autorité de gestion et de paiement en titre sont uniquement destinés au cofinancement de leurs propres dispositifs ou actions, il ne peut y avoir de délégation de gestion : ils se situent, dans ce cas, en position de bénéficiaire final « classique ».
    Pour le volet régional, la présente circulaire et le DOCUP (chapitre relatif à la mise en œuvre) valent délégation de gestion.
    Pour les directions et missions du METCS, des notifications sont signées par l’autorité de gestion en titre : elles détaillent précisément les fonctions déléguées.
    Pour les autres ministères, des protocoles seront signés par le ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale et les ministres délégataires ; leur contenu pourra varier en fonction des volumes financiers gérés et de l’organisation des départements ministériels concernés (cf. note 5) .
    Par ailleurs, la déconcentration par les départements ministériels et par les directions et missions du METCS des crédits qui sont mis à leur disposition, doit s’effectuer de manière à écarter tout risque de double financement et à maintenir une parfaite traçabilité des crédits communautaires.
    Les autorités de gestion du volet national informent chaque année les autorités de gestion déléguées du volet régional, des actions et dispositifs cofinancés relevant du volet national, sous la forme d’un tableau récapitulatif présentant de manière synthétique les autorités de gestion du volet national concernées, les types d’actions cofinancés et les publics cibles visés (cf. note 6) .
    L’autorité de gestion en titre et les autorités de gestion déléguées ont la capacité d’allouer les crédits du FSE à différents types d’acteurs selon quatre modalités distinctes indiquées ci-après (point 1.3). Le positionnement de ces acteurs dans la piste d’audit détermine les fonctions qu’ils doivent exercer ainsi que leurs responsabilités.
    Cette allocation s’opère après consultation des instances de programmation instaurées pour la sélection des opérations cofinancées au titre de l’objectif 3 : la Commission nationale DGEFP pour tout le volet national, des commissions internes spécifiques pour chaque autorité de gestion déléguée du volet national à gestion déléguée et les commissions techniques spécialisées (CTS) pour le volet régional.

1.3.  Les acteurs de la piste d’audit
et les modalités d’allocation des crédits du FSE

    L’autorité de gestion en titre et les autorités de gestion déléguées disposent de quatre modes d’allocation des crédits du FSE.
    -  Le remboursement de leurs dépenses dans le cadre de leurs propres actions qui relèvent des mesures d’assistance technique ou des mesures d’intervention, dont en particulier les dépenses de prestation réalisées dans le cadre de marchés publics.
    -  L’attribution d’une subvention à un bénéficiaire final (défini au point 1.5) pour le cofinancement d’une action ou d’un dispositif. Le bénéficiaire final assure la prise en charge financière directe de toutes les dépenses liées à la mise en œuvre de l’action ou du dispositif retenu comme éligible au programme. Le lien juridique est constitué par une convention ou un arrêté attributif d’une subvention du FSE, basé sur les modèles types en vigueur (cf. note 7) .
    -  L’attribution d’une subvention à un organisme intermédiaire pour le cofinancement d’un dispositif (ensemble d’actions) dont il assume la responsabilité de la mise en œuvre mais dont la réalisation effective et l’acquittement des dépenses correspondantes, sont assurées totalement ou en partie (cf. note 8) , par des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes, dans le cas particulier visé au point 1.5.5) juridiquement distincts. Cette attribution est effectuée par une convention cadre entre l’autorité de gestion et l’organisme intermédiaire.
    Des conventions reprenant les clauses obligatoires liées au cofinancement du FSE sont passées entre l’organisme intermédiaire et les bénéficiaires finals (ou les destinataires ultimes dans le cas particulier précité).
    La responsabilité de la définition des catégories de dispositifs et d’actions éligibles nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques fixées pour la ou les mesure(s) et le ou les type(s) d’action concernés du DOCUP reste du ressort de l’autorité de gestion. L’autorité de gestion statue sur les critères de sélection des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes, le cas échéant), proposés par l’organisme intermédiaire ; ce dernier est tenu de mettre en place une procédure interne de sélection des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes) et de transmettre a posteriori cette sélection pour information à l’instance de programmation concernée.
    Si les crédits du FSE ainsi alloués proviennent de plusieurs mesures et de plusieurs types d’action du DOCUP pour une même convention cadre, un suivi a minima par mesure et par type d’action est strictement obligatoire. Pour ce faire, les annexes techniques et financières de la convention détaillent notamment par mesure et par type d’action les données techniques et financières du dispositif.
    Toute entité publique, dotée d’un comptable public, peut être désignée comme organisme intermédiaire, dès lors qu’elle est en situation de répartiteur d’aides du FSE et si le nombre des actions sous-jacentes et les montants en jeu le justifient. Les associations têtes de réseau nationales déjà cofinancées, les associations supports d’un Plan local pour l’insertion et l’emploi (PLIE) et les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) sont les seules entités de statut privé pouvant bénéficier d’une convention cadre (cf. note 9) . Toute convention cadre relative à d’autres associations ou à d’autres types d’entités privées doit être préalablement soumise à l’autorisation du ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, visée du contrôleur financier central, sur la base d’un dossier de présentation de l’organisme et du dispositif concernés, permettant d’apporter les assurances nécessaires de la solvabilité et de la capacité de la structure à redistribuer des aides communautaires.
    -  L’attribution d’une subvention globale (cf. note 10) à un intermédiaire juridiquement distinct de l’autorité de gestion déléguée ; cet intermédiaire, lié à l’autorité de gestion déléguée par une convention de subvention globale, met en œuvre et gère une partie des crédits du FSE du programme. A ce titre, outre la gestion financière et l’évaluation de cette enveloppe, il met en place et pilote la piste d’audit des dossiers, depuis leur dépôt jusqu’à leur archivage, en passant par l’instruction des dossiers, la sélection des opérations, le suivi financier et le contrôle de service fait. L’intermédiaire gestionnaire d’une subvention globale utilise les crédits du FSE dont il assure la gestion pour le cofinancement de ses propres dépenses et pour le subventionnement de bénéficiaires finals.
    Le recours aux subventions globales est effectué dans le respect de la réglementation communautaire : à ce titre, il nécessite une modification du DOCUP (cf. note 11) . Il relève donc de la responsabilité des préfets de région, autorités de gestion et de paiement déléguées, de soumettre ce mode d’allocation à l’approbation préalable du Comité de pilotage régional concerné et d’en informer l’autorité de gestion en titre, qui en informe a posteriori le Comité de suivi.
    Les intermédiaires gestionnaires d’une subventiuon globale ne sont pas tenus de procéder aux contrôles par sondage. Toutefois, s’ils mettent en place un système de contrôle par sondage conforme à la réglementation communautaire et que ces vérifications s’inscrivent dans le cadre d’un plan de contrôle établi en accord avec l’autorité de gestion déléguée, il est possible que cette dernière les comptabilise au titre de l’obligation qui lui incombe en la matière (cf. note 12) .

1.4.  Tableau comparatif des fonctions déléguées dans le cadre d’une convention de subvention globale
et dans celui d’une convention cadre (cf. note 13)

1.5.  Notion de bénéficiaire final
1.5.1.  Règle générale

    « Les paiements intermédiaires et les paiements de solde (par la Commission) se réfèrent aux dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante et équivalente » (cf. note 14) .
    Pour la mise en œuvre du programme Objectif 3, est qualifiée de de bénéficiaire final (cf. note 15) , en règle générale, l’entité juridique qui assure la réalisation des opérations cofinancées et l’acquittement des dépenses correspondantes, retenues comme éligibles (rémunérations, prestations externes, fournitures, frais généraux, etc.) et qui sollicite une subvention du FSE pour le cofinancement de ces dépenses.

1.5.2.  Cas particulier des organismes intermédiaires
qualifiés de bénéficiaires finals

    Le règlement général des Fonds structurels impose par ailleurs que certains organismes intermédiaires (c’est-à-dire qui redistribuent sous forme de subvention les aides du FSE qui lui sont attribuées) soient désignés comme « bénéficiaires finals ».
    En effet, « dans le cas des régimes d’aides au sens de l’article 87 du traité et dans le cas d’octrois d’aides par des organismes désignés par les Etats membres, les bénéficiaires finals sont les organismes qui octroient les aides » (cf. note 16) .
    Il convient dès lors de préciser quels sont les types d’organismes intermédiaires qui peuvent être désignés comme bénéficiaires finals.
    Rappelons toutefois ici que :
    -  les organismes gestionnaires de subvention globale, en tant que délégataire de gestion, ne peuvent être qualifiés de bénéficiaire final pour les actions qu’ils subventionnent ;
    -  tout type d’organisme (autorité de gestion, gestionnaires de subvention globale, organisme intermédiaire...) est en situation de bénéficiaire final lorsque les crédits du FSE cofinancent ses propres actions et donc ses propres dépenses (internes, prestations externes, marchés...).
    A.  Les organismes intermédiaires désignés comme « bénéficiaires finals » :
    -  les OCPA lorsqu’ils redistribuent des aides du FSE aux entreprises dans le cadre d’un régime d’aides sont désignés comme « bénéficiaires finals » ;
    -  les organismes intermédiaires signataires d’une convention cadre suivants : communes et leurs groupements, établissement publics organismes sous tutelle et associations têtes de réseau national.
    B.  Les organismes intermédiaires qui ne sont pas « bénéficiaires finals » :
    -  les conseils régionaux, les conseils généraux et les structures porteuses de PLIE : en effet, les crédits du FSE venant en cofinancement de dispositifs qui relèvent directement de leurs champs de compétences indiqués par la loi, ces organismes intermédiaires ne peuvent être considérés comme « désignés » par l’Etat membre. Ils ne peuvent donc être qualifiés de « bénéficiaires finals ».
    C.  Conséquence pour les déclarations de dépenses à la Commission européenne :
    Lorsqu’un organisme intermédiaire est « bénéficiaire final », le « destinataire ultime » au sens de la réglementation communautaire (cf. note 17) est l’entité qui réalise l’opération cofinancée et acquitte les dépenses correspondantes.
    Il conviendrait donc, dans cette situation où l’organisme intermédiaire est qualifié de bénéficiaire final, de déclarer à la Commission les versements dudit organisme intermédiaire correspondant aux dépenses des destinataires ultimes.
    Par souci d’homogénéité des remontées de dépenses, il est admis que les dépenses éligibles effectivement payées par les destinataires ultimes peuvent être considérées comme des « paiements effectués par le bénéficiaire final » (et donc déclarées à la Commission au titre des appels de fonds), pour autant que les critères suivants soient remplis (cf. note 18)  :
    -  le destinataire ultime a été choisi par le bénéficiaire final en respectant les conditions fixées par le régime d’aide et/ou la convention cadre ;
    -  le bénéficiaire final conserve l’entière responsabilité financière de l’opération ;
    -  les dépenses déclarées par le destinataire ultime sont justifiées par des factures acquittées ou, à défaut, par des pièces comptables de valeur probante équivalente ;
    -  les dépenses déclarées par le destinataire ultime sont officiellement soumises au bénéficiaire final, qui assume la responsabilité de la vérification de la réalisation et de l’éligibilité des réalisations, des dépenses et des ressources déclarées, avant la déclaration desdites dépenses au gestionnaire concerné (autorité de gestion en titre ou déléguée) ;
    -  la participation publique totale liée aux dépenses déclarées, y compris la part correspondant au FSE (l’organisme intermédiaire qualifié de bénéficiaire final doit faire l’avance de la part du FSE) a effectivement été payée ;
    -  la piste d’audit est garantie jusqu’au niveau des destinataires ultimes de l’aide communautaire.
    L’entité gestionnaire de la convention cadre (à savoir l’autorité de gestion en titre ou l’autorité de gestion déléguée) s’assure que ces critères sont respectés. Il vérifie en particulier que les dépenses déclarées à la Commission ont été ajustées en fonction des aides publiques effectivement perçues par le destinataire ultime.

    1.5.3.  Autres cas particuliers : marchés publics,
bourses et assistance technique

    Pour les actions mises en œuvre dans le cadre de procédures relevant des marchés publics, le bénéficiaire final est dans tous les cas la personne responsable du marché, c’est-à-dire l’entité qui passe commande de la prestation ; en conséquence, les prestataires de services, sélectionnés dans le respect du code des marchés publics, le bénéficiaire final est dans tous les cas la personne responsable du marché, c’est-à-dire l’entité qui passe commande de la prestation ; en conséquences, les prestataires de services, sélectionnés dans le respect du code des marchés publics, ne sont ni bénéficiaires finals ni destinataires ultimes de la subvention communautaire. A ce titre, lors de l’instruction et du contrôle de service fait, il n’y a pas lieu de vérifier les éléments constitutifs des coûts supportés par ces prestataires. Il en va de même pour les prestataires externes sollicités par les bénéficiaires finals privés.
    Pour les aides allouées sous forme de bourses à des personnes physiques (étudiant, chercheur, créateur d’entreprises avant déclaration de son entreprise...), le bénéficiaire final est l’entité qui octroie la bourse et qui, à ce titre, sollicite et perçoit un cofinancement du FSE.
    Un organisme intermédiaire peut affecter une partie de l’enveloppe de crédits du FSE dont il bénéficie, à ses propres actions et donc au remboursement de ses propres dépenses, en particulier dans le cadre des crédits d’assistance technique. Dans ce cas, la convention cadre devra également préciser qu’il doit, comme tout opérateur, satisfaire pour ses propres actions à un certain nombre d’obligations spécifiques en termes de bilans, de publicité, de contrôle et de conservation des pièces.
    Il est également possible de signer deux conventions distinctes.

1.6.  Délégation des fonctions d’autorité de paiement

    La fonction d’autorité de paiement du programme Objectif 3, sans préjudice de la responsabilité première du METCS, est déléguée aux préfets de région, autorités de paiement déléguées, pour les crédits du FSE affectés au volet régional. Dans les autres cas de délégation de gestion, prévus sur le volet national, la fonction d’autorité de paiement reste assurée par le METCS.
    Les préfets de région ont la possibilité de confirmer les fonctions d’autorité de paiement déléguée à une « unité certification » (cf. note 19) . Cette unité rend compte au préfet de région, autorité de paiement déléguée, des éventuels problèmes constatés afin que celui-ci puisse proposer à l’autorité de gestion et de paiement en titre, les suites nécessaires.

1.7.  Tableau récapitulatif du dispositif de gestion du programme Objectif 3

2.  Garantir la traçabilité des crédits par une meilleure définition des relations entre les différents niveaux de gestion
2.1.  Assurer un pilotage efficace et régulier de la programmation des crédits
2.1.1.  Réaliser des états d’avancement financier à chaque niveau de gestion

    A chaque réunion des instances de programmation, l’autorité de gestion déléguée présente un tableau récapitulatif du niveau d’avancement financier relatif aux crédits du FSE dont il a la charge. Ce tableau dont la structure est présentée ci-après, relatif au chapitre 43-72 (Objectif 3), permet notamment un suivi des indicateurs financiers de programmation, de conventionnement, de réalisation ainsi qu’un suivi de la trésorerie.
    Il est également utilisé par l’autorité de gestion en titre pour la gestion des crédits du volet national.
    Pour les projets pluriannuels (conventions pluriannuelles), l’agrément par l’instance de programmation habilitée constitue une « programmation » pour la période globale concernée, soit trente-six mois maximum (avec ventilation du montant par tranche annuelle). Les lettres d’intention des cofinanceurs publics nationaux devraient donc couvrir la même période globale. Toutefois, si les lettres d’intention (ou certifications) des cofinanceurs ne concernent qu’une tranche N de douze mois maximum, le service gestionnaire doit rappeler au bénéficiaire de la subvention l’obligation de fournir celles-ci dès le début de la tranche N + 1. Si elles ne sont pas produites dans les quatre mois suivant la fin de la tranche N, il propose à l’instance de programmation le réexamen de l’opération aux fins d’une éventuelle déprogrammation.
    En tout état de cause, tout premier paiement du FSE concernant la tranche N + 1 ne peut intervenir qu’après production, au minimum, des certifications des cofinanceurs pour la tranche N (si elles n’ont pas déjà été produites), du bilan intermédiaire obligatoire de la tranche N et des lettres d’intention des cofinanceurs pour la tranche N + 1, ainsi que des documents habituels comme le bilan intermédiaire prévu pour chaque paiement (voir 2.3.1A).
    Afin d’éviter d’éventuels problèmes de trésorerie, le département FSE de la DGEFP veille à ce que les montants de FSE programmés pour l’ensemble du programme national au titre des tranches annuelles ouvertes ne dépassent pas la maquette nationale du FSE pour ces tranches.

Tableau d’avancement financier :
FSE Objectif 3 (hors assistance technique) chap. 43-72, article 60, Obj. 3

    Situation à la date du :
    Pour la réunion de l’instance de programmation du :

    Les autorités de gestion et les organismes gestionnaires d’une subvention globale présentent également une synthèse financière annuelle des niveaux d’avancement de la programmation et des réalisations par tranche annuelle et par mesure. Cette synthèse constitue la partie financière du rapport d’exécution annuel ou final.
    Afin d’assurer une comptabilité exacte du niveau de programmation, les instances habilitées par l’autorité de gestion en titre et par les autorités de gestion déléguées pour sélectionner les opérations cofinancées, sont également saisies de toute modification du plan de financement global des opérations déjà programmées. Les modifications qui entraîneraient une augmentation de la participation du FSE ne peuvent cependant intervenir que si elles sont effectuées durant la période de validité de la convention ou de l’arrêté (du protocole ou de la notification d’agrément pour les ministères et directions du METCS en situation de bénéficiaire final).

2.1.2.  Optimiser l’exploitation des données du système
informatique de suivi

    L’application FSE est le logiciel de suivi et de pilotage du programme Objectif 3. Il est utilisé par l’autorité de gestion en titre et mis à disposition des autorités de gestion déléguées du volet régional.
    Pour garantir la fiabilité de l’outil informatique de suivi du FSE, il convient de veiller à ce que toutes les informations nécessaires à la gestion du programme soient saisies en continu pendant toute la durée de vie du dossier. Le respect de ce principe conditionne la qualité des informations extraites de la base de données pour le pilotage et l’évaluation de la programmation et des réalisations.
    La saisie des dépenses effectivement réalisées et justifiées par les bénéficiaires finals ne peut intervenir qu’après contrôle du service fait aussi bien au stade des acomptes intermédiaires qu’à celui du solde.
    L’application FSE est à la disposition de l’autorité de gestion et de paiement en titre et des autorités de gestion et de paiement déléguées du volet régional, afin d’obtenir des restitutions pour les besoins de pilotage du programme Objectif 3 ou de la partie du programme dont elles ont la charge et afin d’assurer la certification des dépenses.
    Cette possibilité d’exploitation des données saisies est renforcée par le déploiement de l’Infocentre (système informatique d’extraction et d’analyse des données), qui vient compléter les restitutions offertes par l’application FSE.

2.2.  Mettre en place les « contrôles qualité » des systèmes de gestion

    Les autorités de gestion, les organismes gestionnaires d’une subvention globale et les organismes intermédiaires sont tenus de garantir la traçabilité de la chaîne des dépenses déclarées à la Commission européenne et de celle des paiements jusqu’aux destinataires ultimes de l’aide communautaire. Pour ce faire, ils réalisent en continu des vérifications de la qualité de la piste d’audit afin de permettre le maintien ou l’optimisation régulière de cette traçabilité.

2.2.1.  Contrôle qualité gestion

    Les autorités de gestion en titre et déléguées et les organismes gestionnaires de subvention globale s’assurent, par des contrôles qualité gestion, de la mise en œuvre d’une piste d’audit administrative et financière suffisante sur leurs propres procédures et sur celles des niveaux de gestion dont ils ont la responsabilité. Les modalités de réalisation des « contrôles qualité gestion » sont fixées par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 (2^e partie, I.C) visée en référence et précisées par la « Recommandation sur les contrôles qualité gestion » de la CICCD en date du 6 octobre 2003.
    Les organismes intermédiaires signataires d’une convention cadre ne procèdent pas aux contrôles « qualité gestion » proprement dit, mais garantissent cependant la traçabilité financière des crédits par des vérifications et si nécessaire des améliorations en continu de leur système de gestion. Ils sont soumis aux contrôles qualité gestion de l’autorité de gestion en titre ou déléguée avec laquelle ils ont contractualisé.

2.2.2.  Contrôle qualité certification

    L’autorité de paiement en titre s’assure, par des contrôles qualité certification, de la mise en œuvre d’une piste d’audit financière suffisante sur les procédures et les déclarations de dépenses de l’autorité de gestion en titre et des autorités de gestions déléguées pour les crédits du volet national. Les autorités de paiement déléguées procèdent de la même manière pour les déclarations de dépenses au titre du volet régional.
    Les modalités de réalisation des « contrôles qualité certification » sont fixées par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 (2^e partie, IC) visée en référence et précisées par la « Recommandation sur la fonction d’autorité de paiement » de la CICC en date du 6 juin 2003.
    Par ailleurs, l’autorité de paiement en titre s’assure, par des contrôles de cohérence sur les déclarations de dépenses, de l’efficacité du système de certification mis en place par les autorités de paiement déléguées.

2.3.  Accélérer les flux financiers entre la Commission européenne
et les bénéficiaires finals

    Dans le contexte réglementaire du dégagement d’office et dans la perspective d’une amélioration des délais de versement des aides communautaires aux bénéficiaires finals et aux destinataires ultimes, les circuits financiers de déclaration des dépenses et de versement des crédits doivent être les plus efficaces possibles : ceci passe en particulier par une augmentation de la fréquence de justification des dépenses par les bénéficiaires finals et par la parfaite exécution, notamment du point de vue des délais, des tâches liées aux déclarations de dépenses par les différents niveaux de gestion.

2.3.1.  Contenu et circuit des déclarations de dépenses

    A.  Bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers :
    Conformément à la réglementation communautaire, les remboursements de la Commission européenne « se réfèrent aux dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente » (cf. note 20) , relatives à des coûts réels directement liés et nécessaires à la réalisation de l’action cofinancée et payés durant la période d’éligibilité des dépenses fixée par la convention ou l’arrêté et par le DOCUP.
    Il est rappelé que le principe du remboursement de dépenses réellement encourues exclut tout paiement de dépenses qui ne serait pas justifié par des pièces et, a fortiori, un paiement de 100 % du budget prévisionnel pour une opération réalisée à un pourcentage inférieur ; il doit également conduire à écarter toutes dépenses calculées de manière forfaitaire sans justification du détail des coûts réels sous-jacents.
    Pour ce qui concerne les dépenses réalisées dans le cadre de la procédure des marchés publics (voir point 3.1 ci-après), il est précisé que le prix à payer, et donc le FSE à verser, est celui figurant au contrat pour le niveau de réalisation constaté en quantité et en qualité, déterminé en fonction des clauses du contrat, en particulier les clauses de réfaction en cas de réalisation incomplète. Le contrôle du service fait vise à s’assurer que les spécifications du marché sont respectées et le prix facturé par le prestataire correspond au niveau de réalisation effectif de la prestation.
    Les organismes intermédiaires qualifiés de « bénéficiaires finals » (voir point 1.5) peuvent déclarer les dépenses des destinataires ultimes dans le respect des critères définis au point 1.5.2. En particulier, ils doivent ajuster les dépenses déclarées en fonction des aides publiques effectivement versées aux destinataires ultimes. L’organisme intermédiaire - bénéficiaire final - est donc tenu non seulement de vérifier et d’agréger les dépenses des destinataires ultimes, mais d’assurer un suivi concomitant des aides publiques effectivement perçues par ces destinataires ultimes. Il tient les informations relatives à ce suivi à disposition de toute instance de contrôle habilitée.
    Le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime dans le cas visé au précédent paragraphe) est tenu de tenir une comptabilité séparée pour l’action cofinancée. A défaut, un enliassement des pièces justificatives pourra être retenu (cf. note 21) .
    Les éléments ainsi conservés (cf. note 22) apportent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées et sur les ressources perçues : date à laquelle les pièces justificatives ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d’accompagnement ainsi que leurs dates et modes de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes.
    Dans le cas de postes de dépenses qui ne concernent que partiellement l’opération cofinancée, une note explicative de la clé de répartition utilisée et les justificatifs nécessaires, accompagnent le dossier conservé. Si certaines dépenses sont calculées par application d’une clé de répartition sur des postes comptables (frais généraux, amortissements,...), ces justificatifs permettent un rapprochement avec la comptabilité générale (comptes de résultats détaillés, journal de paye,...).
    La demande de subvention, le plan de financement de l’opération, les bilans intermédiaires, les documents relatifs à l’octroi de l’aide, aux procédures d’appels d’offres et de passation des marchés sont également conservés et disponibles sur demande d’une instance de contrôle habilitée.
    Les informations financières de ce dossier sont rassemblées dans un état détaillé des dépenses et des ressources comportant :
    -  une liste détaillée des dépenses effectuées : références des factures, bulletins de salaire, fiches de frais de déplacement, postes comptables (extrait de compte de résultat), etc. et références de leur acquittement ; le cas échéant, les calculs relatifs à l’application de clés de répartition sont explicités ;
    -  un tableau de synthèse des dépenses acquittées par poste de dépenses, éventuellement par action, par tranche et année civile ;
    -  la liste des références, dates et montants des mandats des cofinancements publics perçus ainsi qu’une synthèse par cofinanceur.
    Ces états détaillés des dépenses et des ressources sont la partie financière des bilans transmis par chaque bénéficiaire final (ou destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.5.2) pour rendre compte de l’exécution de l’opération.
    Pour une convention donnée avec un bénéficiaire final ou un destinataire ultime, il convient de distinguer deux types de bilans déclaratifs : les bilans intermédiaires et le bilan final.
    Bilans intermédiaires :
    Les bilans intermédiaires sont quantitatifs et financiers. Ils permettent aux bénéficiaires finals et aux destinataires ultimes de solliciter le versement d’acomptes de crédits du FSE, selon le rythme fixé par la convention, l’arrêté, la notification d’agrément ou le protocole, en fonction de l’état de réalisation de l’action. Le nombre d’acomptes est déterminé en tenant compte en particulier de la capacité de trésorerie du bénéficiaire final ou du destinataire ultime.
    Les bilans intermédiaires présentent un état d’avancement physique synthétique de l’opération et l’état détaillé des dépenses défini ci-dessus. Ils comprennent également les données intermédiaires relatives aux indicateurs de réalisation.
    Ils sont réalisés sur la base de pièces justificatives des réalisations et des dépenses qui peuvent être mises à disposition de toute instance de contrôle habilitée.
    Pour toutes les conventions, arrêtés, notifications d’agrément ou protocoles couvrant une période de réalisation de 24 à 36 mois, au minimum un bilan intermédiaire est transmis et ce, au plus tard dans les 4 mois suivant la fin de la 1^re tranche de réalisation de 12 mois. Pour les projets pluriannuels, le bilan intermédiaire est une situation des justificatifs des réalisations et des dépenses relatives à une période donnée de réalisation de l’opération. Les dépenses et ressources relatives à cette période, qui n’auraient pu être déclarées dans ce bilan, peuvent être intégrées dans le bilan intermédiaire ou final suivant.
    Cependant, une dépense ne peut être retenue au titre de l’assiette des dépenses éligibles que si elle est déclarée par l’intermédiaire d’un bilan dans les 16 mois suivant la fin de la tranche de réalisation dont elle relève, dans la limite du délai de remise du bilan final indiqué ci-après et du 30 avril 2009 en fin d’intervention (dans ce cas, la dépense doit être réalisée et acquittée au plus tard le 31 décembre 2008, comme indiqué ci-après).
    Bilan final :
    Le bilan final est qualitatif, quantitatif et financier.
    Il comprend trois parties :
    -  une synthèse qualitative, en s’appuyant en particulier sur le renseignement des indicateurs de résultats ;
    -  l’état détaillé des réalisations physiques, au travers notamment du renseignement des indicateurs de réalisation ;
    -  l’état détaillé des ressources effectivement perçues et des dépenses effectivement acquittées, tel que défini précédemment.
    Il est réalisé sur la base de pièces justificatives des réalisations, des dépenses et des ressources finales, qui peuvent être mises à disposition de toute instance de contrôle habilitée.
    Le bilan final clôt l’opération. Le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.5.2) y atteste de la fin de l’opération. Par conséquent, seules les dépenses et les ressources qui y sont déclarées peuvent servir de base au calcul de liquidation de l’aide communautaire.
    Les dates d’éligibilité pour la réalisation, l’acquittement et la justification des dépenses (par l’envoi du bilan final) sont fixées pour chaque opération dans la convention ou l’arrêté attributif ; pour la réalisation et l’acquittement, elles ne peuvent être fixées, dans tous les cas, au-delà du 31 décembre 2008 (cf. note 23) .
    Ces bilans sont transmis au plus tard dans les 4 mois qui suivent la date limite des réalisations de l’opération telle que fixée dans la convention ou l’arrêté attributif (dans la limite du 30 avril 2009 pour la fin de l’intervention).
    Le contrôle de service fait à partir des bilans intermédiaires et finals conditionne le versement des crédits du FSE dus aux bénéficiaires finals et aux destinataires ultimes.
    Les bilans intermédiaires et finals représentent également le mode de justification de l’utilisation de crédits du FSE pour la part des dépenses relatives aux actions propres directement portées par les autorités de gestion en titre ou déléguées, les organismes gestionnaires de subvention globale et les organismes intermédiaires.
    B.  Déclarations de dépenses :
    Organismes gestionnaires d’une subvention globale et organismes intermédiaires :
    L’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire qui a contractualisé (cf. note 24) avec le bénéficiaire final (ou le destinataire ultime, dans le cas particulier visé au point 1.5.2) effectue un contrôle de service fait des opérations à partir des bilans intermédiaires et finals qu’il reçoit.
    Ce contrôle de service fait est préalable à toute saisie des réalisations financières dans le système informatisé de suivi (cf. note 25) et à toute déclaration de dépenses afférentes à l’opération concernée.
    Ces bilans intermédiaires et finals constituent les documents d’accompagnement des archives comptables des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires.
    Les informations financières sont extraites de ces bilans, corrigées le cas échéant en fonction des résultats du contrôle de service fait, pour constituer une liste des opérations approuvées indiquant pour chacune d’elles, outre son identification complète et celle du bénéficiaire final (ou du destinataire ultime, le cas échéant), la date d’octroi de l’aide, les montants programmés et payés, la période de dépenses en cause.
    Une synthèse financière des montants programmés et payés est présentée sous la forme d’un tableau récapitulatif par axe, mesure, année et cofinanceurs (cf. note 26) (FSE, contrepartie publique nationale, contrepartie privée) : ce tableau (cf. note 27) constitue la déclaration de dépenses des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires ; un tableau de suivi des indus y est annexé. Ce dernier permet un suivi des titres de perception et des recouvrements par bénéficiaire final ou par destinataire ultime. Il précise le type de contrôle ayant conduit à l’indu (service fait, par sondage,...). Il est transmis pour information, la déclaration de dépenses correspondante étant nette des montants des titres de perception émis.
    Les organismes gestionnaires d’une subvention globale et les organismes intermédiaires transmettent cette déclaration de dépenses accompagnée de la liste des opérations et des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes), à l’autorité de gestion en titre ou à l’autorité de gestion déléguée concernée au moins une fois par an et en règle générale jusqu’à trois fois par an. Les dates limites d’envoi sont fixées aux 31 janvier, 31 mai, 31 octobre de chaque année et au 31 mai 2009 pour la fin de l’intervention.
    Une déclaration de dépenses intermédiaire et une situation cumulée des justificatifs de réalisation, de dépenses et de ressources des bénéficiaires finals (ou des destinataires ultimes, le cas échéant) pour une période donnée, contrôlés par l’organisme gestionnaire d’une subvention global ou l’organisme intermédiaire concerné. Les dépenses relatives à cette période, qui n’auraient pu être portées dans cette déclaration, peuvent être intégrées dans la déclaration intermédiaire ou finale suivante, en cas de convention de subvention globale ou de convention cadre pluriannuelle.
    Cependant, une dépense ne peut être retenue au titre de l’assiette des dépenses éligibles que si elle est déclarée par l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire au plus tard dans les dix-huit mois suivant la fin de la tranche de réalisation dont elle relève, dans la limite de la date de transmission de la demande de solde définie ci-dessous et avant le 31 mai 2009 en fin d’intervention. Ces délais constituent des limites maximales à respecter, considérant qu’il convient de se conformer également aux dates de transmission indiquées ci-dessus.
    La transmission des déclarations de dépenses conditionne, après contrôle de cohérence, le versement des crédits du FSE correspondants aux organismes gestionnaires d’une subvention globale et aux organismes intermédiaires.
    La déclaration de dépenses finale, en appui de la demande de solde de l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou de l’organisme intermédiaire, doit être transmise dans les douze mois suivant la date limite des réalisations prévue par la convention cadre ou la convention de subvention globale et au plus tard le 31 mai 2009 pour la fin de l’intervention.
    Elle est accompagnée du rapport final d’exécution pour ce qui concerne les organismes gestionnaires d’une subvention global et pour certains organismes intermédiaires (voir point C ci-après).
    Autorité de gestion et de paiement déléguée :
    L’autorité de gestion déléguée concernée réunit et synthétise les données financières nécessaires à la déclaration des dépenses, à savoir les déclarations de dépenses des organismes gestionnaires d’une subvention globale et des organismes intermédiaires avec lesquels elle a contractualisé (cf. note 28) , l’agrégation des données extraite des bilans des bénéficiaires finals avec lesquels elle a passé des conventions et qu’elle a contrôlés, et, enfin, celles relatives aux propres actions qu’elle a réalisées, en particulier sur la mesure d’assistance technique.
    L’autorité de gestion déléguée transmet ces données à l’autorité de paiement déléguée, accompagnées de la liste des opérations indiquant leur situation financière à la date de l’arrêt des dépenses correspondant. Cette liste comprend les opéations des organismes gestionnaires de subvention globale et des organismes intermédiaires, celles relatives aux bénéficiaires finals avec lesquels l’autorité de gestion déléguée a passé des conventions et ses propres opérations.
    Les déclarations de dépenses des autorités de gestion et de paiement déléguées du volet régional sont certifiées par l’unité certification de l’échelon régional (définie au point 1.6) avant d’être transmises à l’autorité de gestion et de paiement en titre.
    Afin de maintenir un rythme suffisant de justification des dépenses, trois déclarations de dépenses par année sont requises : elles doivent être envoyées à l’autorité de gestion et de paiement en titre aux 15 février, 15 juin et 15 novembre de chaque année et au 15 juin 2009 en fin d’intervention.
    Autorité de gestion et de paiement en titre :
    L’autorité de gestion et de paiement en titre réceptionne toutes les déclarations de dépenses : celles émanant des autorités de gestion et de paiement déléguées du volet régional, celles des autorités de gestion déléguées du volet national, auxquelles s’ajoutent les déclarations correspondant au volet national à gestion directe.
    L’autorité de gestion en titre transmet l’ensemble de ces déclarations à l’unité certification constituée à l’échelon national. Celle-ci effectue un contrôle de cohérence sur les déclarations transmises par les autorités de gestion et de paiement déléguées du volet régional, notamment au regard des observations éventuelles des unités de certification régionales.
    Elle effectue une certification pleine et entière sur les autres déclarations, à savoir celles des autorités de gestion délégueées du volet national et celle de l’autorité de gestion en titre pour le volet national à gestion directe.
    L’agrégation trois fois par an de ces données financières par axe, mesure, année et cofinanceurs (FSE, contrepartie publique nationale, contrepartie privée), lui permet d’établir les déclarations de dépenses transmises à la Commission européenne au titre des appels de fonds. Ces déclarations sont envoyées à la Commission aux 28 février, 30 juin et 30 novembre de chaque année et au 30 juin 2009 en fin d’intervention.
    Le cas échéant, l’autorité de paiement en titre peut reporter la date du 30 novembre ou réaliser une déclaration complémentaire, de manière qu’elle soit transmise aux services de la Commission au plus tard le 31 décembre de l’année considérée dans l’objectif d’éviter un éventuel dégagement d’office.

C.  -  Tableau récapitulatif des modalités
de déclaration des dépenses

    Les dates indiquées ci-dessus pour les déclarations de dépenses sont des dates limites d’envoi. En conséquence, les services gestionnaires (autorités de gestion, organismes gestionnaires de subvention globale et organismes intermédiaires) fixent la date d’arrêt des dépenses correspondantes de manière à respecter ces dates limites de transmission.
    Pour les opérations et dispositifs reconduits d’une année sur l’autre ou pluriannuels, si la transmission d’une déclaration de dépenses ou d’un bilan relatif à une période ou tranche N donnée conditionne le versement des crédits du FSE correspondants, celle-ci ne conditionne cependant pas le montant de la période ou tranche N + 1 suivante. Ce montant peut en effet être modifié par la suite en cas de divergences importantes à la réception des résultats de la période ou tranche N considérée.
    A ces éléments s’ajoutent le rapport annuel d’exécution et le rapport final d’exécution. Ces rapports sont structurés selon les rubriques prescrites par les textes et recommandations communautaires. Ils sont rédigés pour chaque année civile par l’autorité de gestion en titre, les autorités de gestion déléguées et les organismes gestionnaires d’une subvention globale ainsi que par les organismes intermédiaires pour la part des crédits qui les concerne ; pour ces derniers, uniquement si l’enveloppe totale des crédits du FSE prévue dans la convention cadre est supérieure à 1 million d’euros. Chacun de ces niveaux de gestion transmet son rapport annuel ou final au niveau de gestion supérieur aux dates limites indiquées dans le tableau ci-dessus. Il fait l’objet d’une présentation devant l’instance de pilotage concerné (comité de pilotage régional ou comité de suivi).
    Conformément à la réglementation communautaire (cf. note 29) , l’autorité de gestion en titre communique chaque année un rapport d’exécution à la Commission européenne après approbation par le comité de suivi. La partie du rapport annuel ou final relative aux différents types de contrôle (service fait, qualité, par sondage, nationnaux et communautaires) est transmise également à la CICC au 30 avril de chaque année (cf. note 30) pour l’élaboration de son rapport sur les contrôles (cf. note 31) .

2.3.2.  Circuits financiers des crédits du FSE

    Les crédits du FSE en provenance de la Commission européenne sont constitués de l’acompte initial de 7 % en début de programme et des versements faisant suite aux demandes de paiement effectuées par l’autorité de paiement en titre sur la base des déclarations de dépenses certifiées. Ils sont versés par la Commission européenne à l’Agence comptable centrale du Trésor (ACCT). Ils sont rattachés par voie de fonds de concours au budget de l’Etat sur la section budgétaire du METCS, au chapitre 43-72 et pour l’assistance technique au chapitre 37-61.
    Les crédits sont mis à disposition comme suit :
    -  pour le volet national à gestion directe : fonds de concours central ;
    -  pour le volet national à gestion déléguée : fonds de concours central puis crédits mis à disposition des autorités de gestion déléguées (départements ministériels et directions du METCS concernées) par arrêtés de répartition ; des lignes budgétaires dédiées au FSE ont été ouvertes dans les sections budgétaires concernées ;
    -  pour le volet régional : les crédits sont mis à disposition des autorités de gestion déléguées par la procédure des fonds de concours locaux (cf. note 32) .
    Sur les crédits du chapitre 43-72 peuvent être imputés des paiements relatifs à des subventions et à des marchés publics.
    Les modalités de contrôle financier des subventions du FSE accordées par les autorités de gestion déléguées du volet régional sont définies par les circulaires interministérielles du 19 août 2002 et du 27 novembre 2002.
    Compte tenu des modalités de versement des fonds par la Commission européenne, les dispositions de la circulaire DGEFP du 7 février 2002 sont applicables aux décisions attributives de subvention (convention ou arrêté) imputées sur le chapitre 43-72 : il peut y avoir déconnexion de l’engagement juridique et de l’engagement comptable, l’engagement comptable pouvant n’intervenir qu’au moment du mandatement et, le cas échéant, de l’ordonnancement au niveau central sous les réserves ci-après :
    -  la décision attributive ne doit comporter que des crédits du chapitre 43-72 à l’exclusion de tout crédit de l’Etat ;
    -  la décision attributive de subvention doit comporter une clause selon laquelle le paiement n’interviendra que sous réserve de la disponibilité des crédits du FSE ;
    -  cette procédure nécessite un suivi rigoureux : le cumul des montants programmés depuis le début du programme (c’est-à-dire relatifs aux projets agréés par les instances de programmation, en incluant les tranches à venir pour les projets pluriannuels) doit rester inférieur ou égal à l’enveloppe totale dont l’autorité de gestion dispose ( « maquette » en vigueur, c’est-à-dire ajustée des éventuels dégagements d’office et de la réserve de performance). Le décalage entre le montant des actes juridiques, le montant des engagements comptables et des paiements et le montant des appels de fonds perçus et à percevoir doit également être maîtrisé pour le suivi de la trésorerie et le paiement le plus rapide possible aux bénéficaires. Avant réunion des commissions techniques spécialisées, le tableau de suivi défini ci-dessus points 2.1.1) est présenté au trésorier-payeur général qui exerce le contrôle financier déconcentré. Les trésoriers-payeurs généraux pourront également consulter l’application informatique FSE.
    La procédure de déconnexion ne s’applique pas aux marchés publics passés par les autorités de gestion en raison, d’une part, du risque d’intérêts moratoires liés à un éventuel retard de paiement et, d’autre part, de l’imputation éventuelle d’une partie du prix du marché sur un chapitre de crédits de l’Etat.
    Quel que soit le bénéficiaire de la subvention, destinataire ulitme, bénéficiaire final ou organisme intermédiaire, les contrôles de service fait doivent être effectués dans les plus brefs délais, dès réception des déclarations de dépenses et des bilans intermédiaires et finals ; les versements doivent ensuite intervenir au plus tôt (cf. note 33) . Pour les marchés publics, les délais prévus par le code des marchés publics doivent être respectés.

3.  Renforcer la piste d’audit de suivi des dossiers

    Comme indiqué en préambule de la présente circulaire, ne sont exposés ici que les mesures nouvelles et les principes renforcés de mise en œuvre jugés par les différents audits et contrôles menés sur la première partie de la programmation comme encore insuffisamment pris en compte. Cela concerne les marchés publics cofinancés par le FSE, l’animation et l’ingénierie de projet, la formalisation des étapes de la piste d’audit et le contrôle de service fait.

3.1.  Garantir la cohérence des procédures
de marché public avec la piste d’audit du FSE

    Quel que soit leur objet, les marché publics doivent respecter les trois principes posés par le code des marchés publics (cf. note 34) , c’est-à-dire la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement entre les candidats et la transparence de la procédure.
    Les marchés publics de services de formations et d’insertion professionnelle sont passés a minima selon la procédure de passation allégée (cf. note 35) . S’agissant d’actions cofinancées par le FSE, il est rappelé que le principe de transparence est assuré par une publicité préalable adéquate.

3.1.1.  Définition des besoins de la personne publique

    La définition des besoins est étape fondamentale dans la procédure d’achat public. Les critères d’éligibilité des crédits mobilisés pour des actions cofinancées par le FSE et soumises à une procédure d’achat public doivent être pris en compte dès la définition des besoins de l’acheteur public.
    La définition des besoins doit permettre d’élaborer des critères de sélection des offres pour retenir celle qui sera la plus à même de répondre aux besoins de l’acheteur public.
    Cette étape doit également permettre de déterminer le montant des moyens financiers prévisionnels mobilisables sur le marché en intégrant tous les cofinancements prévus (FSE et contreparties publiques nationales). Pour établir ce coût estimatif, la personne responsable du marché peut s’appuyer sur des barèmes indicatifs de coûts relatif au type de prestation considéré.
    Le montant du marché ne doit pas figurer dans les documents supports de la consultation (avis de publicité, cahier des charges...). La détermination du prix résulte de la confrontation de l’offre et de la demande.

3.1.2  Modalités de passation des marchés publics cofinancés
par le FSE

    En premier lieu, il convient de préciser qu’il ne faut pas confondre la publicité organisée dans le cadre de la passation des marchés publics et la publicité de la participation des crédits du FSE que la personne responsable du marché et le prestataire sont tenus d’assurer.
    Un soin particulier doit être apporté à la publicité de l’intervention du FSE et à la transparence des conditions d’accès à ces crédits, dès l’appel à concurrence. A cet effet, il convient de mentionner le principe de la participation du FSE dans les différents supports nécessaires à la mise en concurrence, à la constitution d’un dossier de candidature ainsi que de rappeler avec précision les conditions liées à l’octroi et à la liquidation de l’aide communautaire.
    Tout bénéficiaire final ayant recours à des procédures de marché public pour la mise en œuvre de l’opération cofinancée doit inclure, dès la définition du marché et dès la publicité relative au marché, ainsi que dans l’acte juridique d’engagement, des dispositions relatives à la publicité de l’aide du FSE, aux obligations de contrôle liées au financement communautaire et aux modalités de réfaction applicables en cas de sous réalisation.

3.1.3.  Modalités d’exécution des marchés publics cofinancés
par le FSE

    Même si l’article 30 précité permet de s’incrire dans des procédures allégées, l’élaboration d’un cahier des charges est vivement recommandée pour déterminer les conditions dans lesquelles le marché sera exécuté.
    Dans le cadre des actions cofinancées par le FSE, l’acheteur public prévoit les dispositions suivantes :
    -  les clauses permettant d’évaluer la réalisation ou la sous-réalisation de la prestation, en indiquant comment ces dernières seront traitées (clauses de réfaction) : ces clauses servent de base à la liquidation financière du marché ;
    -  les modalités opérationnelles précises imposées aux prestataires pour assurer au cours de la prestation le respect des obligations communautaires en matière de publicité de l’intervention des fonds structurels (cf. note 36)  ;
    -  les clauses faisant état de l’obligation du prestataire en matière de suivi et de documents à fournir (bilan physique, qualitatif, feuilles d’émargement...).

    De plus, l’unité quantitative servant de base à la facturation doit être définie très précisément par l’acheteur public : nombre de participants, session de formation, heure stagiaire, heure groupe, etc.
    Par ailleurs, le choix du prestataire doit s’opérer sur la base de critères préalablement définis lors de la définition du besoin et connus des candidats dès l’appel à concurrence. Aux critères de sélection des offres classiques (coût d’utilisation, prix, valeur technique, délai d’exécution) peuvent s’ajouter des dispositions permettant de prendre en compte le caractère spécifique des actions cofinancées par le FSE.

3.1.4.  Engagement du marché

    L’acte d’engagement du marché doit préciser que les prestataires sélectionnés auront l’obligation de faire état de la participation du FSE, notamment dans le cadre de toute publication ou communication afférente et, le cas échéant, auprès des publics prioritaires concernés.
    Il devra faire état des clauses contractuelles relatives à l’évaluation de la réalisation et de la sous-réalisation de la prestation, aux modalités de réfaction applicables et aux obligations du prestataire en matière de suivi et de contrôle. Le cas échéant, lorsqu’un cahier des charges est élaboré, l’acte d’engagement peut y faire référence.
    L’organisme prestataire doit, en outre, être en mesure de justifier en cours et en fin de réalisation de l’opération auprès de contrôleurs régionaux, nationaux et communautaires habilités la réalité physique des services fournis et leur conformité avec l’ensemble des clauses contractuelles, pour ce qui concerne en particulier les résultats obtenus et les moyens mobilisés. Pour ce faire, il est notamment tenu de communiquer un certain nombre de documents justifiant ces réalisations (bilan physique et qualitatif, feuilles d’émargement, etc.).
    Le prestataire est informé que les clauses de réfaction, établies dès la définition du marché et diffusées lors de sa publication, seront appliquées pour la régularisation du prix sur la base des prestations effectivement réalisées au moment du décompte final.

3.1.5.  Liquidation du marché

    Les dépenses réalisées par la personne responsable du marché donnent lieu à contrôle de service fait. Ce contrôle de service fait au sens de la réglementation communautaire des fonds structurels fait suite au contrôle de service fait, au sens des marchés publics, opéré par la personne responsable du marché avant paiement de la prestation.
    Il convient de rappeler que les prestataires de services retenus par la personne publique pour la réalisation du marché ne sont ni bénéficiaires finals ni destinataires ultimes de l’aide communautaire tels que définis plus haut (cf. note 37) . Le bénéficiaire final est l’organisme qui passe le marché (cf. note 38) .
    A ce titre, il n’y a pas lieu de vérifier les éléments constitutifs des coûts facturés par ces prestataires.
    Au titre du contrôle de service fait relatif à l’aide communautaire, l’autorité de gestion en titre ou déléguée, l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire qui a conventionné avec le bénéficiaire final, responsable du marché, s’assure auprès de ce dernier de l’exécution effective de la prestation et vérifie sa conformité au regard des clauses du cahier des charges du marché. Cet examen est particulièrement centré sur l’adéquation des réalisations physiques, le respect des obligations de publicité et du tarif contractualisé.
    Il constate, le cas échéant, que le bénéficiaire final a pratiqué les réfactions prévues dans l’acte d’engagement du marché. Il sollicite les factures (ou décomptes) que les prestataires ont présentées au bénéficiaire final et s’assure de leur acquittement et de leur conformité avec le marché.
    Lorsque l’autorité de gestion en titre ou déléguée, l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou l’organisme intermédiaire est également la personne responsable du marché cofinancé, le contrôle de service fait au sens communautaire est effectué par un service distinct du service gestionnaire du marché. A défaut, il est opéré par l’autorité de gestion en titre ou déléguée, s’agissant des marchés passés par les organismes intermédiaires. Ce contrôle est mené selon les prescriptions décrites ci-après (voir 3.4.), sur la base du bilan qualitatif, quantitatif et financier établi par le service compétent (a priori le service gestionnaire du marché), qui comporte notamment la liste des factures des prestations effectuées.

3.1.6.  Instruction et sélection des opérations soumises
à la passation d’un marché public

    Toutes les actions cofinancées par le FSE respectent les étapes et traitements de la piste d’audit, tels que définis par la réglementation et les recommandations communautaires et nationales, y compris lorsqu’elles font l’objet d’un marché public. Par conséquent, la personne responsable du marché, considérée comme bénéficiaire final, constitue un dossier type de présentation de l’opération qui détaille notamment la définition des besoins et le(s) cahier(s) des charges du ou des marchés qui composent l’opération. Ce dossier est instruit et sélectionné selon les procédures établies.
    Il est fortement recommandé, pour éviter tout risque de modification de la définition des besoins après la mise en concurrence, d’attendre l’agrément de l’opération par l’instance de programmation habilitée, c’est-à-dire la confirmation du plan de financement du marché, avant de procéder à sa publicité.

3.2.  Renforcer l’animation pour améliorer
la quantité et la qualité des dossiers déposés

    Les circulaires de 2002 ont introduit un ensemble de dispositions visant à renforcer l’animation des programmes communautaires, afin en particulier d’améliorer la quantité et la qualité des projets susceptibles d’être cofinancés. Il convient de rappeler ici quelques principes opérationnels de mise en œuvre de ces dispositions pour le programme (cf. note 39) .

3.2.1.  Information et sensibilisation générales

    S’il s’agit d’une information et d’une sensibilisation sur une des priorités stratégiques du programme (égalité des chances, lutte contre les discriminations,...), pour une meilleure prise en compte de cette priorité par l’ensemble des acteurs, publics ou privés, ces dépenses relèvent de la mesure d’intervention concernée, si celle-ci le prévoit.
    S’il s’agit d’une communication et d’une sensibilisation aux potentialités offertes par le DOCUP en termes de financement (types de mesure et d’actions, opérateurs éligibles, procédures de demande de subvention,...), les dépenses afférentes relèvent des crédits d’assistance technique « hors plafond » (cf. note 40) .

3.2.2.  Accompagnement opérationnel : aide au montage des dossiers

    Si les dépenses liées au montage et au suivi d’un dossier procèdent de l’initiative individuelle du porteur de projet concerné qui va solliciter l’organisme de son choix, celles-ci pourront entrer dans l’assiette des dépenses éligibles du projet.
    S’il s’agit d’une à la préparation des opérations, dont la mission est confiée de façon transversale, pour une mesure, voire un axe, par l’autorité de gestion en titre, une autorité de gestion déléguée, un organisme gestionnaire d’une subvention globale ou un organisme intermédiaire, à une structure ad hoc sélectionnée et agréée à cet effet, les dépenses induites relèvent des crédits d’assistance technique « sous plafond » (cf. note 41) .

3.3.  Formaliser le travail d’instruction, de programmation
et de conventionnement

    L’obligation de mise en place d’une piste d’audit suffisante nécessite une véritable « traçabilité » des tâches effectuées par les gestionnaires du FSE. Cette traçabilité repose essentiellement sur le système informatisé de suivi et le contenu du dossier archivé.
    Il est donc important que les principales étapes de la piste d’audit soient formalisées : l’instruction doit aboutir à l’édition d’une fiche d’instruction synthétique, qui résume l’opération concernée, les principales étapes de son instruction, les questions posées et les réponses apportées par les services et comités techniques impliqués au cours de cette phase. Les extraits des comptes-rendus des instances de sélection concernées doivent être conservés dans le dossier, ainsi que la notification des décisions de l’autorité de gestion en titre ou déléguée, du gestionnaire de subvention globale ou de l’organisme intermédiaire.
    L’acte contractuel attributif de l’aide communautaire (convention, arrêté,...) est conservé aux niveaux de gestion appropriés et comporte toutes les clauses obligatoires liées au cofinancement communautaire (comptabilité séparée, publicité, contrôles, modes de liquidation, archivage,...) selon les modèles en vigueur. Il doit être signé avant toute déclaration de dépenses afférentes à la Commission européenne et le plus en amont possible de la réalisation du projet afin de respecter la logique de programmation des crédits communautaires.
    Par conséquent, il convient d’instruire, de programmer et d’engager une tranche d’une opération pluriannuelle, sans attendre le bilan des réalisations physiques et financières de la tranche précédente s’il n’a pas encore été transmis ; ce bilan peut servir dans un second temps pour régulariser et ajuster l’opération cofinancée dans sa globalité.
    Le recours à la « programmation alternative » (appelée « paiement alternatif » sur l’ancienne programmation ou pour le FEDER) est autorité en tant qu’outil simplifiant les procédures administratives et financières pour le bénéficiaire et le gestionnaire. Cependant, il doit rester une exception, préalablement validée par l’instance de pilotage concernée (comité de suivi ou comité de pilotage régional) et limitée à des dispositifs d’aides d’un faible montant qui se répètent de manière homogène d’un projet à l’autre. Il reste strictement encadré par les conditions suivantes :
    -  tous les projets inclus dans le programme sont juridiquement « cofinancés » par l’Union européenne et respectent, à ce titre, les conditions prévues dans les décisions d’approbation du DOCUP, ainsi que celles adoptées dans le complément de programmation ;
    -  tous les projets retenus au titre du DOCUP doivent respecter les règles communautaires et les procédures nationales relatives à l’information, à la programmation, à la sélection, à l’engagement et aux contrôles ;
    -  les bénéficiaires finals ou destinataires ultimes des projets payés par des cofinancements publics nationaux sont informés que leur projet est cofinancé par l’Union européenne au titre d’une mesure du programme et qu’ils doivent, à ce titre, respecter les règles communautaires d’éligibilité, de publicité et de concurrence ; cette information est notamment réalisée par l’intermédiaire de la convention (ou de l’arrêté attributif) qui rappelle également que la mesure sur laquelle est inscrite l’opération est cofinancée par l’Union européenne ;
    -  le taux d’intervention du financeur public unique est fixé sans dépasser le taux maximum d’aide publique autorisé pour la mesure considérée par le DOCUP, le complément de programmation, par l’article 29 du règlement n^o 1260/1999 et, le cas échéant, par le régime d’aide notifié ou exempté applicable ;
    -  le taux de cofinancement est respecté au niveau de la mesure et reste conforme au plan de financement du programme ; une attention particulière est portée par les autorités de gestion en titre et déléguées, ainsi que par les gestionnaires de subvention globale au respect de ce taux.
    Ils en informent les partenaires du programme à l’occasion de chaque réunion des instances de pilotage concernées et procèdent, si nécessaire, à des ajustements dès la programmation des opérations suivantes afin de garantir l’équilibre prévu des contreparties en fin de programmation ; ce suivi doit également être assuré au niveau des réalisations financières effectives.

3.4.  Renforcer le contrôle de service fait

    Le contrôle de service fait apparaît comme l’un des points de la piste d’audit à améliorer. Il est encadré par la réglementation communautaire, les circulaires ministérielles de 2002, en particulier celle du Premier ministre du 15 juillet 2002, et les recommandations de la CICC.
    Il revêt un caractère impératif. En effet, seules les dépenses ayant fait l’objet d’un contrôle de service fait peuvent être déclarées à la Commission européenne, y compris pour les bilans et les déclarations intermédiaires de dépenses.
    Le contrôle de service fait est assuré par le service instructeur de l’autorité de gestion en titre ou déléguée, de l’organisme gestionnaire d’une subvention globale ou de l’organisme intermédiaire concerné (cf. note 42) .
    Les tâches liées au contrôle de service fait peuvent être externalisées sous réserve de la validation préalable par l’autorité de gestion concernée du cahier des charges de la prestation.
    Tout contrôle de service fait doit donner lieu à un certificat et à une fiche détaillée de contrôle de service fait qui présente en particulier les vérifications effectuées, les dépenses et ressources retenues, les motifs d’éventuels rejets de dépenses et de ressources déclarées et le cas échéant, la méthode d’échantillonnage et la liste des pièces contrôlées ainsi que la fiche de visite sur place.

Les contrôles de service fait comportent
obligatoirement un contrôle sur documents

    Ce contrôle sur documents s’exerce selon deux modalités :
    Contrôle de cohérence : dans tous les cas, il y a lieu de vérifier la cohérence entre les documents constitutifs des bilans intermédiaires et finals et notamment de procéder à un rapprochement entre le bilan quantitatif et qualitatif et le bilan financier. Ce dernier doit se situer très précisément par rapport au plan de financement prévisionnel de l’action, annexé à la convention ou à l’arrêté attributif de subvention.
    Cette vérification de la cohérence est généralement mise en œuvre pour les demandes de paiement intermédiaires. Néanmoins, comme indiquéci-après, le contrôle de cohérence doit être complété par une vérification des pièces justificatives, dès le stade du bilan intermédiaire, en cas d’incohérences ou de soupçons. La vérification des pièces peut également être mise en œuvre dès ce stade pour sensibiliser les porteurs de projets à l’obligation qui leur est faite d’être en mesure de présenter à l’appui de toute déclaration de dépenses, intermédiaire ou finale, les pièces établissant la réalité de ces dépenses.
    Contrôle des pièces justificatives : pour un nombre très significatif d’action à l’occasion des demandes de solde, et lorsque le contrôle de cohérence (sur bilan intermédiaire ou final) fait apparaître des dépenses déclarées identiques ou quasi identiques aux dépenses prévisionnelles ou des incohérences ou que le contrôleur de service fait soupçonne une irrégularité, il convient de procéder à un contrôle des pièces justificatives des dépenses.
    Dans ces cas, l’ensemble des pièces justificatives de dépenses (fiches de salaires, factures, extraits de comptes de résultat ou autres pièces comptables de valeur probante) est mis à la disposition de l’agent chargé du contrôle de service fait, soit dans ses locaux, soit dans ceux du porteur de projet contrôlé, si le volume des pièces le justifie.
    Le contrôle doit porter sur la réalité financière des dépenses et des ressources et leur conformité au regard du bilan déclaratif correspondant ; le cas échéant, l’application des clés de répartition prévues dans l’annexe financière de la convention ou de l’arrêté attributif est notamment vérifiée ainsi que le respect des obligations du porteur de projet en matière de publicité du cofinancement communautaire.
    Si les pièces justificatives de dépenses sont particulièrement nombreuses, l’agent peut procéder à leur contrôle sur la base d’un échantillon constitué par ses soins. L’échantillon doit comporter quelques pièces de chaque poste de dépenses, à étendre à d’autres pièces si des irrégularités sont constatées ; la méthode d’échantillonnage doit être décrite et conservée à l’appui du dossier.
    Si le contrôle concerne une convention constituée de différentes actions menées par différents opérateurs ou établissements, au moins une action de chaque opérateur ou établissement doit faire l’objet de ce type de contrôle. S’il est constaté des déclarations de dépenses erronées, le contrôle doit être prolongé sur d’autres actions de l’opérateur ou de l’établissement concerné, relevant de la même convention.

Pour un nombre significatif d’actions,
le contrôle de fait comporte une visite sur place

    S’agissant de prestations immatérielles, la visite sur place n’a d’intérêt véritable que si elle est réalisée en cours d’exécution de l’action. Elle permet ainsi de s’assurer notamment que l’action a réellement lieu, que les visas portés sur les listes de présence correspondent aux stagiaires présents et le cas échéant, que les dispositions en matière de publicité du cofinancement communautaire sont assurées.
    La visite sur place ne constitue pas une troisième modalité de contrôle de service fait. Elle ne doit pas être confondue avec les contrôles sur place effectués dans le cadre des contrôles par sondage (dits des 5 %), dont l’objet est de replacer les pièces justificatives dans la comptabilité du bénéficiaire de la subvention européenne. Destinée à s’assurer de la réalité physique de l’action, la visite sur place constitue un complément du contrôle sur documents et peut être réalisée entre des demandes de paiement intermédiaire et la demande de solde.
    Une fiche de visite sur place précisant la date de la visite, les constats éventuels et comportant le nom et la signature de l’agent y ayant procédé, doit être jointe au dossier de l’opération ; les constats éventuels doivent être pris en compte lors de la vérification des demandes de paiement déposées par le porteur de projet.

*
*   *

    Ces instructions sont d’application à compter de la date de la présente circulaire (en particulier pour les actes attributifs de crédits du FSE établis après cette date, y compris s’ils prévoient une période d’éligibité des dépenses à compter du 1^er janvier 2004).
    Il vous appartient de les porter à la connaissance de tous les services de l’Etat et des partenaires associés à la mise en œuvre des crédits du Fonds social européen dans le cadre du DOCUP Objectif 3.
    Les ministres délégataires et les préfets de région voudront bien saisir la DGEFP (Département FSE) de toute difficulté rencontrée dans l’application de cette circulaire.

La déléguée générale à l’emploi et à la formation professionnelle, C.  Barbaroux

Le directeur du budget, P.-M.  Duhamel

Le directeur général de la comptabilité publique, J.  Basseres

Le directeur de la modernisation et de l’action territoriale, H.-M.  Comet

Le délegué à l’aménagement du territoire et à l’action régionale, Pour le délégué : Le directeur-adjoint au délégué, F.  Philizot

NOTE (S) :

(1) « L’autorité de gestion [...] est responsable de l’efficacité et de la régularité de la gestion et de la mise en œuvre, et en particulier [...] de la régularité des opérations financées au titre de l’intervention, notamment de la mise en œuvre de mesures de contrôle interne compatibles avec les principes d’une bonne gestion financière ». Article 34, point f) du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(2) Autorité de gestion : « toute autorité ou tout organisme public ou privé national, régional ou local, désigné par l’Etat membre, ou l’Etat membre lorsqu’il exerce lui-même cette fonction, pour gérer une intervention aux fins du présent règlement. » Article 9, paragraphe n) du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(3) Autorité de paiement : « un ou plusieurs organismes ou autorités locaux, régionaux ou nationaux désignés par les Etats membres pour établir et soumettre les demandes de paiement et recevoir les paiements de la Commission. L’Etat membre fixe toutes les modalités de ses relations avec l’autorité de paiement et des relations de celle-ci avec la Commission. Article 9, paragraphe o) du règlement (CE) n^o 1260/1999.9. « Si l’Etat membre le décide, l’autorité de gestion peut être le même organisme que celui qui fait office d’autorité de paiement pour l’intervention concernée. » Article 9, paragraphe n) du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(4) En particulier : article 34 du règlement n^o 1260/1999 et chapitre II du règlement n^o 438/2001.

(5) Lorsqu’un ministère ou une direction du METCS est en situation de bénéficiaire final, c’est-à-dire reçoit des crédits du FSE pour le financement de ses propres actions, il n’y a pas lieu de déléguer des fonctions d’autorité de gestion ; cependant, une notification d’agrément ou un protocole sera établi pour rappeler au bénéficiaire les obligations liées au cofinancement du FSE, en particulier en matière de bilans, de comptabilité séparée, de publicité et de contrôle.

(6) Les autorités de gestion déléguées du volet régional sont également autorités de gestion en titre des programmes régionalisés relevant des Objectifs 1 et 2. Bénéficiant de cette information, elles sont ainsi en état de veiller à l’absence de financements croisés sur les mêmes actions.

(7) Si les dépenses nécessaires à la réalisation de l’action sont pour partie acquittées par des partenaires juridiquement distincts du bénéficiaire final ou du destinataire ultime, la convention intègre des clauses spécifiques relatives à la traçabilité des financements, aux relations contractuelles entre les partenaires, aux obligations en matière de contrôle de service fait interne et d’archivage des pièces justificatives.

(8) L’organisme intermédiaire signataire d’une convention cadre peut utiliser une part des crédits du FSE qui lui sont alloués pour cofinancer ses propres actions et dépenses relevant du dispositif concerné.

(9) Conformément aux circulaires DGEFP/2001/15 (OPCA) du 15 mai 2001 et DGEFP/2001/34 (PLIE et têtes de réseaux associatifs) du 15 octobre 2001, modifiées respectivement par les circulaires DGEFP/2002/45 du 17 octobre 2002 et DGEFP/2002/43 du 4 octobre 2002.

(10) Subvention globale : « partie d’une intervention dont la mise en œuvre et la gestion peut être confiée à un ou des intermédiaires agréés conformément à l’article 27, paragraphe 1, y compris des autorités locales, des organismes de développement régional ou des organisations non gouvernementales [...]. La décision de recourir à une subvention globale est prise en accord avec la Commission par l’Etat membre ou, en accord avec lui, par l’autorité de gestion. » Article 9, paragraphe i) du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(11) Article 27 du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(12) Conformément au chapitre IX, paragraphe 2.2 de la circulaire interministérielle du 27 novembre 2002.

(13) Ne sont présentés ici que les éléments distinctifs entre les deux types de délégation et non la liste exhaustive des fonctions déléguées

(14) Article 32, paragraphe 1, alinéa 3 du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(15) Bénéficiaires finals : « les organismes et les entreprises, publics ou privés, responsables de la commande des opérations ». Article 2, paragraphe 2 du règlement (CE) n^o 438/2001.

(16) Article 9, paragraphe I du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(17) Destinataires ultimes : « organismes publics ou privés réalisant l’opération individuelle ». Règle n^o 1, paragraphe 1.2 de l’annexe du règlement (CE) n^o 1145/2003

(18) Point 7 de la note interprétative du 7 septembre 2001 des services de la Commission relative à l’article 32, paragraphe 1, alinéa 3 du règlement (CE) n^o 1260/1999

(19) Constituée dans les conditions définies par la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002, la circulaire interministérielle du 27 novembre 2002 et la recommandation CICC du 6 juin 2003 relative aux fonctions de l’autorité de paiement.

(20) Article 32 du règlement 3CE) n^o 1260/1999. A ce titre, la justification des dépenses résulte de la production de factures acquittées (mention portée par le fournisseur) ou de pièces de valeur probante équivalente, à savoir : pour les bénéficiaires finals privés, les factures ou pièces certifiées payées (mention portée par un commissaire aux comptes ou un expert comptable sur chacune ou sur une liste récapitulative) ou accompagnées des relevés de compte bancaire du bénéficiaire final faisant apparaître les débits correspondants ; pour les bénéficiaires finals publics, copie des factures ou pièces accompagnées d’une attestation de paiement délivrée par le comptable public.

(21) Il est important de préciser dans la convention ou l’arrêté attributif, le mode de comptabilité séparée retenu, eu égard à la surface financière du bénéficiaire.

(22) Selon l’annexe I du règlement (CE) n^o 438/2001.

(23) Article 5 de la Décision de la Commission n^o 1999FR053DO001/CE du 18 juillet 2000 portant approbation du document unique de programmation pour les interventions structurelles communautaires relevant de l’objectif n^o 3 en France.

(24) Les dépenses justifiées et contrôlées qui se référeraient à une opération programmée mais n’ayant pas encore fait l’objet d’un engagement juridique (convention, arrêté,...) ne peuvent en aucun cas être intégrées aux déclarations de dépenses qui remontent à la Commission européenne.

(25) Sauf si le système informatique prévoit des modalités de saisie permettant de ne pas les intégrer automatiquement dans la déclaration de dépenses.

(26) Pour les organismes signataires d’une convention de subvention globale ou d’une convention cadre, ces données financières sont également présentées selon les critères de regroupement arrêté dans la convention, le cas échéant : sous-mesure, volet, types d’action,...

(27) Selon le modèle de l’annexe II du règlement (CE) n^o 438/2001.

(28) Les dépenses justifiées et contrôlées qui se réfèreraient à un dispositif programmé mais n’ayant pas encore fait l’objet d’une convention de subvention globale ou d’une convention cadre signée ne peuvent en aucun cas être intégrées aux déclarations de dépenses qui remontent à la Commission européenne.

(29) Article 37 du règlement (CE) n^o 1260/1999.

(30) Conformément à la recommandation CICC du 6 mai 2003 sur le suivi des contrôles et les suites réservées aux contrôles.

(31) Prévu par l’article 13 du règlement (CE) n^o 438/2001.

(32) Dans les conditions fixées par la circulaire du Premier ministre du 24 décembre 2002.

(33) Conformément à l’article 32, paragraphe 1 du règlement (CE) n^o 1260/1999 et sous réserve de la disponibilité des crédits communautaire ; le bénéficiaire étant informé que le paiement de la subvention dépend des versements effectués par la Commission européenne.

(34) Article 1^er du décret n^o 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics.

(35) Telle que prescrite par l’article 30 du décret n^o 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics.

(36) Selon les modalités du règlement (CE) n^o 1159/2000 de la Commission du 30 mai 2000 visant les actions d’information et de publicité à mener par les Etats membres sur les interventions des Fonds structurels (point 6).

(37) Exemple : un conseil régional qui réalise une partie de son plan régional de formation en faisant appel à des prestataires de formation sélectionnés après mise en concurrence est en position de bénéficiaire final ; de même, pour un service de l’Etat (DDTEFP, etc.) qui procède à un appel d’offres pour la réalisation de prestations d’insertion professionnelle, par exemple.

(38) Au sens de l’article 2 du code des marchés publics.

(39) Sur la base du courrier de la DG Emploi du 22 avril 2003 relative à l’éligibilité des dépenses d’animation des programmes.

(40) Conformément à la règle n^o 11, point 3 du règlement (CE) n^o 448/2004.

(41) Conformément à la règle n^o 11, point 2 du règlement (CE) n^o 448/2004.

(42) Sauf dans le cas particulier de certains marchés publics (voir 3.1.5).