Organismes de formation : formalités administratives

Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation conclu. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité.

Important
Dans le cadre de l’évolution de l’épidémie du COVID-19, les modalités de contact des services régionaux de contrôle peuvent être modifiées : nous vous invitons à privilégier les contacts par courriel pour toute demande d’information ou transmission de documents.



LA DÉCLARATION D’ACTIVITÉ

Qui est tenu à la déclaration d’activité ?

Tout prestataire de formation, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région (DEETS en Outre-Mer).

Depuis le 1er janvier 2019, l’article 4 de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel définit les actions qui concourent au développement des compétences et entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle. À ce titre, est considéré comme prestataire de formation toute personne physique ou morale qui dispense les actions de développement des compétences mentionnées à l’article L. 6313-1 du Code du travail en application de conventions ou contrats.
Il s’agit des actions de formation, des bilans de compétences, des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et des actions de formation par apprentissage.

Désormais, les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent procéder à la déclaration d’activité. Les CFA existants au 6 septembre 2018 ont jusqu’au 31 décembre 2021 pour procéder à cette déclaration.

La liste des organismes de formation déclarés auprès du préfet de région et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier est accessible sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises. Pour leur part, les organismes étrangers exerçant en France doivent appliquer des règles particulières.

Quand et comment s’effectue la déclaration d’activité ?

La déclaration est effectuée :
- au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (contrat conclu avec une personne physique qui entreprend, à ses frais, une formation à titre individuel) ;
- en ligne, via le service Mon Activité Formation - Consultez le mode d’emploi de la télédéclaration d’activité ;
- ou par courrier, au moyen de ce formulaire réglementaire (bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation et sa notice explicative), accompagné des pièces justificatives.

Un numéro d’enregistrement vous sera attribué dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet.

À noter : le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme. Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.
À l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de… ».
Le cas échéant, la décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration. En savoir plus sur ce qui peut motiver le refus d’enregistrement.

Obligation de déclarer une modification ou cessation d’activité
Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation font l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d’activité.

La mise à jour de la déclaration peut être réalisée directement en ligne par le prestataire, via son espace Mon Activité Formation. Voir la fiche d’aide à l’utilisation de l’application.

Lorsqu’ils dispensent pour la première fois une action de formation par apprentissage, les organismes de formation - personnes morales de droit privé - transmettent une copie de leurs statuts au préfet de région, dans un délai de 30 jours. Cette obligation ne s’applique pas aux CFA d’entreprise.

Les interdictions d’exercer comme organisme de formation
Le code du travail prévoit un principe général d’interdiction d’exercer une fonction de direction, d’enseignement aux apprentis ou d’administration dans un organisme de formation dans le cas de condamnations pénales pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur (article L. 6352-2).

Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle.

En savoir plus sur les condamnations qui peuvent prévoir une interdiction d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle.

Quels sont les services de l’État qui se chargent du contrôle ?

Répartis sur l’ensemble du territoire au sein des Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités - DREETS - (DRIEETS en Ile de France et DEETS en Outre-Mer), les Services régionaux de contrôle (SRC) s’assurent du respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle. À cet effet, ils sont coordonnés par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle. Consulter le bilan d’activité 2019 des SRC.

Qui contacter ?

Pour toute information supplémentaire, contactez le service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez.



BILAN PÉDAGOGIQUE ET FINANCIER (BPF)

Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Ce bilan retrace l’activité de prestataire de formation pour le dernier exercice comptable clos.

En savoir plus sur le contenu du bilan pédagogique et financier d’un organisme de formation

Qui est tenu de réaliser le BPF ?

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir à la DREETS ce bilan.

Comment remplir votre BPF ?

Renseignez le formulaire en ligne sur le site de télédéclaration "Mon activité de formation".

Pour préparer la saisie du BPF, consultez le formulaire et sa notice).

À noter : vous n’avez plus à envoyer une copie signée de votre BPF par courrier à la DREETS-DRIEETS en Île-de-France ou DEETS en outre-mer, ni à joindre de bilan, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF par l’application fait foi.
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la DREETS. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation et doivent introduire une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité.

Qui contacter ?

Pour toute information supplémentaire, contactez le service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez.



QUELLES SONT LES RÈGLES COMPTABLES SPÉCIFIQUES ?

Les organismes de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année :
- un bilan ;
- un compte de résultat ;
- une annexe.

En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle.

Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) sont tenus de suivre en comptabilité, de façon distincte, cette activité lorsqu’ils exercent simultanément une ou plusieurs autres activités.
Ils doivent, en fonction du volume de leur activité et/ou de leur nombre de salariés, faire appel à un commissaire aux comptes.

En savoir plus sur les obligations comptables des organismes de formation.


QU’EST-CE QUE LA CONVENTION COLLECTIVE NATIONALE DES ORGANISMES DE FORMATION ?

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale étendue du 10 juin 1988.

Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs :
- travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclaré),
- salariés sous contrat à durée déterminée.
Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l’organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l’intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l’Urssaf.



POUR ALLER PLUS LOIN

Les justificatifs exigés lors de la déclaration d’activité d’un organisme de formation
Selon l’article R. 6351-5 du code du travail, la déclaration d’activité doit être accompagnée des pièces justificatives suivantes :

  1. Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
  2. Le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques ;
  3. Une copie de la première convention de formation professionnelle relative à une action concourant au développement des compétences prévues à l’article L. 6313-1, ou du premier contrat de formation professionnelle prévu à l’article L. 6353-3 ou, s’il y a lieu, d’un contrat d’apprentissage lorsque l’entreprise dispose d’un centre de formation d’apprentis d’entreprise mentionné au I de l’article L. 6241-2 ;
  4. Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage, à l’exception des centres de formation d’apprentis d’entreprise, une copie de leurs statuts ;
  5. Les informatives relatives au contenu des actions, à l’organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés lorsque ces informations ne figurent pas sur les pièces produites en application du 3°.
    L’administration peut demander un justificatif relatif à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation. Elle peut aussi demander un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.

N.B
I. Lorsque les actions concourant au développement des compétences sont financées par un organisme mentionné à l’article L. 6316-1 ou par un organisme habilité à percevoir la contribution de financement mentionnée aux articles L. 6331-48 et L. 6331-54, la convention de formation professionnelle comporte :

1° L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ;
2° Le prix de l’action et les modalités de règlement.

II. Pour les actions de formation qui sont financées par un organisme mentionné à l’article L. 6316-1 ou par un organisme habilité à percevoir la contribution de financement mentionnée aux articles L. 6331-48 et L. 6331-54, les bons de commandes ou les devis approuvés peuvent tenir lieu de la convention prévue au I s’ils satisfont à ses prescriptions, ou si une de leurs annexes y satisfait.
III. Lorsque les actions concourant au développement des compétences sont financées par la Caisse des dépôts et consignations et mises en œuvre dans le cadre du compte personnel de formation, les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé tiennent lieu de la convention pour le prestataire et le titulaire du compte.|

Les motifs de refus d’enregistrement d’un organisme de formation :
L’enregistrement peut être refusé de manière motivée, avec indication des modalités de recours, dans les cas suivants :

  1. Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation ne correspondent pas aux actions de formation professionnelle qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation, et qui sont mentionnées à l’article L. 6313-1 du code du travail ;
  2. Les dispositions du code du travail relatives à la réalisation des actions de formation professionnelle (convention de formation, contrat de formation, obligations à l’égard du stagiaire) ne sont pas respectées ;
  3. L’une des pièces justificatives n’est pas produite.

Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie ». Le représentant doit avoir été immatriculé ou avoir déclaré son activité auprès d’un centre de formation des entreprises. Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.
Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre État membre de L’Union européenne ou de l’Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

Liste des crimes et délits pouvant justifier une interdiction d’être prestataire de formation professionnelle :

En plus de l’interdiction générale prévue à l’article L.6352-2 du code du travail précité, certaines sanctions pénales en lien avec l’activité de formation professionnelle peuvent être assorties d’une peine d’interdiction temporaire ou définitive d’exercer l’activité de dirigeant d’organisme de formation. Ces sanctions sont énumérées aux articles L. 6355-1 à L. 6355-22 du code du travail.

Enfin, une interdiction temporaire d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle pour une durée de 5 ans existe également dans le code pénal et dans le code de la santé publique pour certains crimes et délits :

  • les crimes d’eugénisme et de clonage reproductif (articles 215-1 et 215-3 du code pénal) ;
  • l’importation ou l’exportation illicites de stupéfiants, le fait de provoquer le suicide d’autrui, le fait d’obtenir d’une personne, dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur, la fourniture de services non rétribués ou en échange d’une rétribution manifestement sans rapport avec l’importance du travail accompli, l’escroquerie et l’usurpation de titres (articles 222-36, 223-13, 225-13, 313-7 et 433-17 du code pénal) ;
  • l’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse (article 223-15-3 du code pénal) ;
  • l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie (articles L. 4161-5 et L. 4223-1 du code de la santé publique).

L’objectif est de lutter contre le prosélytisme de mouvements sectaires exerçant leur influence sous couvert d’organismes de formation.

Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :

  • les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
  • le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis ;
  • le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
  • la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
  • les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;
    Sur demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.

Quelques aspects particuliers de la comptabilité des organismes de formation

Un plan comptable spécifique

Les dispensateurs de formation de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :

  • trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
  • 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources ;
  • 230 000 € au total du bilan.
    Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation.
Une exonération possible de TVA

Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.
Pour bénéficier de cette exonération de TVA, le prestataire de formation doit demander à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS-DDETS) d’attester qu’il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue.
L’imprimé de demande d’attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*17 (demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue).