La prise en charge des frais de transport par l’employeur

Dans les conditions et limites mentionnées dans la présente fiche, l’employeur :

  • doit prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Ces déplacements doivent être accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Des avantages fiscaux et sociaux sont prévus pour les salariés qui ne peuvent pas bénéficier de ces dispositions ;
  • peut prendre en charge, au titre des déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par les salariés, ainsi que des frais engagés par les salariés se déplaçant avec leur cycle ou cycle à pédalage assisté personnel ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage, ou en transports publics de personnes à l’exception des frais d’abonnement mentionnés ci-dessus, ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

[(A SAVOIR !
Les dispositions du code du travail relatives à la prise en charge des frais de transport s’appliquent également, dans des conditions et selon des modalités prévues par décret, aux magistrats et aux personnels civils et militaires de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, des établissements mentionnés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 et des groupements d’intérêt public.

Quelles sont les conditions de prise en charge des frais de transport collectif ?

L’employeur a l’obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du code du travail).

Le fait pour l’employeur de méconnaître les dispositions des articles L. 3261-1 à L. 3261-4 du Code du travail relatifs à la prise en charge des frais de transport est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe.

Les salariés bénéficiaires

Pour bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport, les salariés doivent remplir les deux conditions suivantes :

  • utiliser des transports en commun ou un service public de locations de vélos (du type « Vélib’ » à Paris) pour aller de leur résidence habituelle à leur lieu de travail ;
  • acheter, pour payer ces transports ou services, des titres d’abonnement figurant dans l’une ou l’autre des catégories mentionnées ci-dessous.

L’employeur peut toutefois refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% visée ci-dessous.

Les titres d’abonnement ouvrant droit à la prise en charge

L’employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :

  • Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l’article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
  • Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Île-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l’article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 précitée ;
  • Les abonnements à un service public de location de vélos.
Le montant de la prise en charge et les trajets couverts

La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié. Elle s’effectue sur la base des tarifs 2e classe.

Cette prise en charge s’applique au(x) titre(s) de transport permettant au salarié concerné d’accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet, c’est-à-dire le trajet le plus court en temps.

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.

Les modalités de prise en charge

L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. Un accord collectif de travail peut toutefois prévoir d’autres modalités de preuve (voir ci-dessous) et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux mentionnés ci-dessus.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.

Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’établissement public, la régie, l’entreprise … qui les a émis ou délivrés, ou, le cas échéant, par la personne chargée de la gestion du service public de location de vélos.

  • Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.
  • Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire mentionnée à l’article L. 1251-45 du Code du travail, qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels (voir ci-dessous) doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

La situation des salariés à temps partiel

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures) ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.

Lorsqu’il est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini ci-dessus, le salarié à temps partiel bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Exemple :

Dans une entreprise qui applique la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures), la prise en charge obligatoire de l’employeur sera fixée, pour un titre de transport collectif d’un montant de 90 € par mois :

  • pour un salarié à temps plein ou un salarié à temps partiel dont la durée du travail est d’au moins 17,5 heures, à 90 € x 50 % = 45 € ;
  • pour un salarié à temps partiel effectuant 15 heures par semaine, à : (90 € X 50 %) X (15/17,5) = 38,57 €.
Le régime social et fiscal de la prise en charge

L’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, est exonérée d’impôt sur le revenu. Cette exonération s’applique dans la limite de la prise en charge obligatoire de l’employeur (soit 50 % du coût des titres de transport).

Sur le plan social, la prise en charge légale de 50 % des frais de transports collectif des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus, est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS.

Quelles sont les conditions et modalités de prise en charge des frais de transport personnels ?

L’employeur peut prendre en charge, en tout ou partie, les frais de transport personnels engagés par les salariés pour se rendre à leur travail.

-* Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais mentionnés ci-dessous sont déterminés par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut par accord de branche. A défaut d’accord, la prise en charge de ces frais est mise en œuvre par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.

  • Les dispositions présentées ici sont issues du décret n° 2020-541 du 9 mai 2020, en vigueur à compter du 11 mai 2020.

Utilisation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène

L’employeur peut prendre en charge, dans les conditions mentionnées ci-dessous, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés (art. L. 3261-3) :
1° dont la résidence habituelle ou le lieu de travail soit est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, soit n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire ;
2° ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
Lorsque cette prise en charge est prévue, l’employeur :

  • doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés remplissant les conditions mentionnées ci-dessus ;
  • doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

-* En cas de changement des modalités de remboursement des frais mentionnés ci-dessus, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

  • Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celui accordé au titre de la prise en charge des titres d’abonnement (voir ci-dessus).

Sont toutefois exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant d’un véhicule et des frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène :
1° Les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule ;
2° Les salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
3° Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Utilisation de cycle ou cycle à pédalage assisté personnel, covoiturage, transports publics hors abonnement, services de mobilité partagée

L’employeur peut prendre en charge, sous la forme d’un « forfait mobilités durables », tout ou partie des frais engagés par ses salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (art. L. 3261-3-1) :
- avec leur cycle ou cycle à pédalage assisté personnel,
- ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage,
- ou en transports publics de personnes (à l’exception des frais d’abonnement relevant de la prise en charge obligatoire de 50 %),
- ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.
Les « autres services de mobilité partagée » mentionnés ci-dessus comprennent :
1° La location ou la mise à disposition en libre-service de véhicules de type cyclomoteurs, motocyclettes, cycles, cycles à pédalage assisté, engins de déplacement personnel motorisés ou non (ex. trottinettes, gyropodes), ou sans station d’attache et accessibles sur la voie publique, à condition qu’ils soient équipés d’un moteur non thermique ou d’une assistance non thermique lorsqu’ils sont motorisés ;
2° Les services d’autopartage mentionnés à l’article L. 1231-14 du code des transports, à condition que les véhicules mis à disposition soient des véhicules à faibles émissions au sens du V de l’article L. 224-7 du code de l’environnement (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène).

-* Lorsque l’employeur assure la prise en charge de tout ou partie des frais mentionnés ci-dessus, il en fait bénéficier, selon les mêmes modalités, l’ensemble des salariés de l’entreprise remplissant les conditions prévues.

  • La prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire (le « forfait mobilités durables »), versée sous réserve de son utilisation effective conformément à son objet. Cette allocation est réputée utilisée conformément à son objet si l’employeur recueille auprès du salarié, pour chaque année civile, un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement mentionnés ci-dessus (cycles, covoiturage, autres services de mobilité partagé…).

Mise en œuvre d’un « Titre mobilité »

La prise en charge des frais de transport personnel telle qu’elle est prévue ci-dessus peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité » (ce « titre-mobilité » fonctionne selon les mêmes principes que le « titre-restaurant »). Ce titre est émis par une société spécialisée qui les cède à l’employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d’une commission.
Un décret (à paraître) précisera les modalités de mise en place de ce « titre-mobilité ».

Situation des salariés à temps partiel ou exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie de la prise en charges de ses frais de transport personnel dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet. Si le salarié à temps partiel est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, la prise en charge dont il bénéficie est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Pour sa part, le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport personnel pour les déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.

Le régime social et fiscal de la prise en charge

L’avantage résultant de la prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par les salariés et du forfait « mobilités durables », tels qu’ils sont définis ci-dessus, est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite globale de 400 € par an, dont 200 € au maximum pour les frais de carburant.
Lorsque la prise en charge de ces frais de transports personnels est cumulée avec la prise en charge au titre des frais de transport collectifs, l’avantage résultant de ces deux prises en charge ne peut pas dépasser le montant maximum compris entre 400 € par an et le montant de l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement de transports collectifs ou de service public de location de vélo.
Dans ces mêmes limites, les sommes ainsi versées par l’employeur sont exonérées de toute cotisation d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi : cotisations (parts patronale et salariale) de sécurité sociale, CSG et CRDS, cotisations (part patronale et salariale) aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, cotisations au régime d’assurance chômage (y compris AGS), taxe d’apprentissage, participation formation, etc.

Quelles sont les autres possibilités de prise en charge ?

Lorsqu’une collectivité territoriale (commune, département, région…), un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) ou Pôle emploi, prend en charge les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, cette prise en charge est exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de contributions sociales. Cet avantage fiscal et social s’applique dans la limite de 240 euros par an. Il est soumis aux conditions suivantes :
- l’employeur ne prend pas en charge les titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (prise en charge prévue par l’article L. 3261-2 du code du travail, voir ci-dessus) ;
- la résidence habituelle du salarié doit être distante de son lieu de travail d’au moins 30 kilomètres. Toutefois, aucune condition de distance n’est requise lorsque le salarié effectue ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail en tant que conducteur en covoiturage.