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Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2000/21 du lundi 20 novembre 2000

Circulaire DGEFP/DAS/DAGEMO/DAGPB n^o 2000-325 du 13 juin 2000 relative aux moyens nouveaux alloués aux COTOREP pour l’exercice 2000

La ministre de l’emploi et de la solidarité, la secrétaire d’Etat à la santé et aux handicapés à Madame et Messieurs les préfets de région, directions régionales du travail de l’emploi et de la formation professionnelle, directions régionales des affaires sanitaires et sociales (pour attribution) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département, directions départementales du travail de l’emploi et de la formation professionnelle, directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour attribution) ; Mesdames et Messieurs les secrétaires de COTOREP.
Références :
        Circulaire DAGEMO n^o 2000-01 du 1^e^r janvier 2000 sur la gestion des crédits de fonctionnement des services déconcentrés du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ;
        Circulaire DAGPB n^o 2000-59 du 03 février 2000 portant directive d’orientation relative aux priorités stratégiques et à l’allocation de ressources 2000 ;
        Note DAGEMO n^o 521 du 1^e^r mars 2000 sur le bilan MADRAS et le planning COTOREP pour la phase de concentration des bases départementales sur le serveur régional.
Texte abrogé ou modifié : néant.
PJ : 4 annexes.
    L’amélioration du fonctionnement des COTOREP constitue un des objectifs prioritaires de la politique du gouvernement en faveur des personnes handicapées. Le Premier ministre l’a confirmé dans son intervention devant le Conseil national consultatif des personnes handicapées, le 25 janvier 2000.
    Les mesures prévues pour les COTOREP s’inscrivent dans le cadre plus général d’un plan triennal dont les premiers éléments sont affectés au budget 2000, pour un montant global de 29 MF. Des moyens supplémentaires à hauteur de 15 MF pour chaque année sont également prévus en 2001 et 2002.
    La présente note précise les conditions de répartition de ces moyens nouveaux alloués aux COTOREP pour le budget 2000 à partir des orientations que se sont fixées les directions et la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP, créée par les ministres en avril 1999, pour la répartition de ces moyens. Ces orientations sont les suivantes :
    -  améliorer les conditions de l’évaluation médicale au sein des COTOREP, à travers l’affectation de postes de médecins coordonnateurs et de crédits de vacations supplémentaires ;
    -  améliorer l’encadrement administratif des COTOREP et les conditions d’instruction des dossiers à travers l’affectation de postes de secrétaires administratifs ;
    -  améliorer les conditions d’orientation et d’évaluation professionnelle des demandeurs grâce à l’augmentation des crédits de vacations des psychologues de l’AFPA ;
    -  poursuivre l’amélioration des moyens de fonctionnement des COTOREP notamment en ce qui concerne l’archivage des dossiers et l’informatique ;
    -  améliorer les conditions d’accueil des usagers, particulièrement des personnes sourdes, par le biais notamment de permanences d’interprétariat en langue des signes.

I. Une allocation des moyens fondée sur une analyse
de l’activité des COTOREP

    Les moyens nouveaux alloués aux COTOREP dans le cadre du budget 2000 font partie d’un plan de remise à niveau qui doit s’appuyer sur un état des lieux que la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP est chargée d’établir, à partir d’une connaissance de la situation existante et de données objectives.
    Pour la préparation du budget 2000 et pour la première fois, les données statistiques relatives à l’activité des COTOREP ont été rassemblées, exploitées et complétées par une enquête spécifique sur l’activité médicale. Ces données ont été rassemblées, commentées et diffusées dans un recueil intitulé « L’activité des COTOREP (1998) », document qui devrait permettre aux COTOREP de se situer par rapport à un certain nombre d’indicateurs qui ont pu être dégagés.
    Ces indicateurs sont en relation avec les indicateurs proposés dans l’instruction n^o 94-30 du 1^e^r avril 1994 relative à la modernisation des COTOREP issue des observations de M. CARCENAC, inspecteur général des affaires sociales, et, pour l’instant, demeurent de nature essentiellement quantitative. C’est ainsi que peut être mesuré le ratio d’ « équipement » en personnel administratif et médical de chaque COTOREP au regard de la charge de travail, rapporté aux délais de traitement des demandes. Ces indicateurs ont permis de signaler les COTOREP qui paraissent en difficultés et qui méritent d’être renforcées en termes de moyens.
    L’analyse statistique a également permis d’établir, pour les vacations médicales, une charge théorique au regard de laquelle il est possible de situer chaque COTOREP en fonction du montant de crédits effectivement utilisés.
    Cette méthode, utilisée par la direction de l’action sociale (DAS) permet de déterminer le niveau des mesures nouvelles nécessaires au plan national et de répartir plus objectivement par région les crédits obtenus pour le budget 2000.
    Pour la direction de l’administration générale et de la modernisation des services (DAGEMO) le montant des enveloppes régionales de crédits destinés à la rémunération des médecins de la première section a également été déterminé en fonction du volume d’activité des COTOREP (population et nombre de dossiers) pour le budget 2000.
    Ces indicateurs construits pour la répartition des moyens alloués pour le budget 2000 constituent la première étape d’un travail réalisé en commun par l’ensemble des directions d’administration centrale concernées par le fonctionnement et la politique des COTOREP. Il sera poursuivi et enrichi pour les prochaines échéances budgétaires.

Les crédits obtenus s’élèvent à un montant global de 29 MF, répartis entre les deux secteurs du ministère (emploi et solidarité) en fonction du tableau ci-joint (annexe I).
Ils ont été répartis, suivant la règle établie pour les deux secteurs, au niveau régional. Les directions d’administration centrale, en liaison avec la mission d’appui au fonctionnement des COTOREP, ont proposé de retenir un certain nombre d’axes de réflexion qui sont précisés ci-après et qui doivent guider l’action des services déconcentrés et des responsables de COTOREP dans l’affectation et l’utilisation de ces moyens.

    Il a été décidé d’affecter 10 postes de catégorie B, pris sur le budget du secteur solidarité, dans les COTOREP qui paraissaient les plus en difficultés en fonction de l’étude précitée de la mission d’appui, c’est-à-dire dans les départements suivants (circulaire DAGPB n^o 2000-59 du 3 février 2000) :
    -  Côte-d’Or ;
    -  Gironde ;
    -  Guyane ;
    -  Isère ;
    -  Marne ;
    -  Martinique ;
    -  Paris ;
    -  Seine-Saint-Denis ;
    -  Val-de-Marne ;
    -  Var.
    Les critères retenus par l’ensemble des directions pour cette proposition de répartition concernent des COTOREP qui :
    -  soit reçoivent beaucoup de demandes et ont vu leur charge de travail s’accroître de façon très importante ;
    -  soit ont un retard structurel important dans le traitement des demandes ;
    -  soit encore se trouvent jusqu’ici dotées de moyens insuffisants par rapport à un ratio moyen d’équipement en personnel.
    Il appartient aux directeurs de veiller à ce que cette affection prioritaire de personnels permette de renforcer globalement l’encadrement des COTOREP, et se traduise par une amélioration des résultats et de la qualité de l’instruction des dossiers. En effet comme l’étude précitée l’a démontré, la question des effectifs ne se limite pas à une augmentation quantitative, pourtant nécessaire. Il importe en effet que les directions fassent porter leur attention sur la compétence des personnels et l’organisation du travail au sein des COTOREP. C’est pourquoi ce plan de renforcement s’accompagnera également d’un plan de formation des personnels administratifs à élaborer en commun par les directions.

La spécificité des COTOREP a été retenue par l’adjonction d’un nouveau critère (stock de dossiers COTOREP au 31 décembre 1997) dans la détermination des effectifs de référence 2000.

L’évaluation médicale est essentielle au dispositif d’instruction des dossiers en COTOREP. Pour stabiliser en nombre et en qualité les emplois des personnels médicaux et, plus généralement, renforcer cette évaluation médicale, les mesures qui ont été prévues sont les suivantes :

    En application d’un arrêté du 28 décembre 1999 (JO du 5 janvier 2000), le montant des rémunérations qui n’avait pas été revalorisé en base depuis 1979, est passé de :
    -  103,77 F/heure (dernier tarif 99) à 126,60 F pour les spécialistes ;
    -  84,75 F/heure à 103,52 F pour les autres médecins (tarif métropole).
    Ces tarifs sont applicables depuis le 1^e^r janvier 2000.
    Un tableau figurant en annexe II précise, suivant la qualification des médecins, les tarifs applicables au 1^e^r janvier 2000 ainsi que les modalités de calcul. Cette augmentation devrait contribuer à satisfaire une revendication légitime des médecins de COTOREP et rendre plus attractif l’emploi proposé. Cependant, pour les directions et les secrétariats de COTOREP cette augmentation du montant des vacations doit s’accompagner d’une réflexion sur le statut de ces personnels et d’une clarification de leur mode de rémunération qui doit demeurer conforme aux règles applicables en matière de rémunération des médecins qui apportent leur concours au fonctionnement des services médicaux relevant des administrations de l’Etat (décret n^o 78-1308 du 13 décembre 1978).

    7 MF ont été consacrés à cette augmentation sur le budget 2000. Ceci devrait conduire à améliorer l’évaluation médicale et la qualité de l’instruction, notamment par une meilleure prise en compte des besoins et des demandes des usagers par les médecins.
    Il a été proposé de répartir ce volume de vacations supplémentaires de façon sélective. Les conditions de répartition de ces crédits complémentaires attribués aux directions au titre des COTOREP figurent pour le secteur santé DAGPB dans la circulaire n^o 2000-59 du 3 février 2000 précitée, et pour le secteur emploi dans la note du 15 décembre précitée, auxquelles il convient de se référer.
    Il importe que ces crédits soient effectivement affectés au renforcement de l’évaluation médicale des COTOREP qui en ont le plus besoin et que les résultats se traduisent en termes d’amélioration des délais et de la qualité d’instruction des dossiers.

    La coordination des équipes médicales des deux sections est nécessaire au bon fonctionnement des COTOREP et elle est effectivement insuffisamment pratiquée. Il convient donc de développer encore davantage le travail en équipe et en réseau. C’est pourquoi le nombre de médecins coordonnateurs a été renforcé par la création de 10 postes en 2000 (budget solidarité), qu’il est proposé d’affecter dans les COTOREP des départements suivants :
    -  Charente ;
    -  Haute-Loire ;
    -  Manche ;
    -  Marne ;
    -  Martinique ;
    -  Pas-de-Calais ;
    -  Haut-Rhin ;
    -  Haute-Savoie ;
    -  Seine-et-Marne ;
    -  Vosges.
    Cette répartition des postes a été élaborée en commun par les directions d’administration centrale sur la base de deux principes : pourvoir les régions qui jusqu’ici n’avaient pas de médecins coordonnateurs, de façon à constituer un véritable réseau, et renforcer les COTOREP en difficulté au niveau de l’évaluation médicale.
    Par ailleurs, afin de clarifier et de renforcer le positionnement de ces médecins coordonnateurs, il est rappelé que :
    -  les postes de médecins coordonnateurs obtenus pour le budget 2000 sont des postes de médecins contractuels à plein temps qui doivent être exclusivement affectés à la COTOREP. Une fiche de poste a été établie pour aider les directions à préciser les conditions d’emploi de ces médecins (annexe III). Les recrutements doivent être effectués très rapidement, le réseau de médecins coordonnateurs devant être réuni pour la première fois au début du 4^e trimestre 2000 ;
    -  enfin, le médecin coordonnateur, comme le terme l’indique, est amené à coordonner l’activité médicale de l’ensemble de la COTOREP (1^r^e et 2^e section), ce qui suppose qu’ une réflexion interne soit menée sur l’organisation de la COTOREP, notamment au niveau des équipes techniques.

II-3. Un meilleur suivi en matière d’orientation
et d’évaluation professionnelle

    Pour améliorer les conditions de suivi des orientations et d’évaluation professionnelle au bénéfice des personnes handicapées, une enveloppe supplémentaire de 5,5 MF est allouée à l’AFPA en 2000.
    Cette enveloppe vient s’ajouter à l’enveloppe initiale. Au total, c’est une somme de 30,3 MF qui devrait permettre de construire des parcours de formation, ainsi que des bilans d’évaluation ou d’orientation pour des personnes accueillies en entretien au sein des COTOREP. L’AFPA participera également davantage aux travaux des équipes techniques.
    Parallèlement, afin de développer le partenariat autour des COTOREP et mieux prendre en compte les besoins d’insertion de la personne handicapée, 2 MF sont consacrés à la généralisation des plans départementaux d’insertion des personnes handicapées (PDITH).

    La DAGEMO a initié en 1998 un programme d’amélioration de la gestion des archives des COTOREP par la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED). Ce programme a débuté par une expérimentation dans huit départements.
    Pour l’année 2000, 2,5 MF de crédits supplémentaires permettront d’accompagner et de parachever ces expériences. Ils seront affectés en priorité aux huit COTOREP qui se sont engagées dans la mise en place d’un système d’archivage électronique, dans les départements suivants :
    -  Cher ;
    -  Gironde ;
    -  Haute-Loire ;
    -  Maine-et-Loire ;
    -  Moselle ;
    -  Pas-de-Calais ;
    -  Bas-Rhin ;
    -  Val-de-Marne.
    Ces services transmettront un état détaillé de leurs besoins à la DAGEMO (bureau BSDAS).
    Quant au système d’information des COTOREP, celui-ci entame sa rénovation par un renforcement de la maîtrise d’ouvrage commune aux deux secteurs emploi et solidarité. Parallèlement, suite au renouvellement complet des équipements des COTOREP (PC et imprimantes) achevé fin 1999, une modernisation des réseaux, une concentration des serveurs et une migration des bases au niveau régional sont engagées courant 2000. L’application ITAC sera adaptée d’ici fin avril 2000 et totalement déployée d’ici septembre 2000.
    Les coûts relatifs au système d’information présenté ci-dessus sont pris en compte dans le budget du schéma directeur du système d’information du ministère, secteur emploi.

    Nous avons décidé, pour mieux répondre aux besoins des usagers, et notamment pour améliorer l’accueil des personnes sourdes dans les COTOREP, de consacrer 1 MF du budget 2000 à des mesures spécifiques qu’il vous appartient de mettre en place sous forme :
    -  soit d’une permanence régulière d’interprétariat (langue des signes, interfaçage). Cette permanence pourra par exemple être effectuée à raison deux heures de vacations par quinzaine ;
    -  soit d’actions d’information collectives ;
    -  soit encore d’un suivi plus individualisé (entretiens avec présence d’un interprète, etc.).
    Des crédits pourront être délégués par la direction de l’action sociale (bureau RVI) aux directions et aux COTOREP qui auront construit des projets en ce sens, en liaison éventuelle avec d’autres services administratifs (préfecture, autres services d’accueil) sur la base d’une fiche-projet annexée à la présente circulaire (annexe IV).
    D’autre part les COTOREP et les directions peuvent participer avec l’AGEFIPH aux actions mises en place dans le cadre de plates-formes ressources pour l’accueil des personnes sourdes. Des actions de ce type ont déjà été initiées dans certaines régions (Ile-de-France, Rhône-Alpes). Des conventions spécifiques pourront être élaborées avec les délégations régionales de l’AGEFIPH en ce sens, et des crédits délégués par la DAGEMO aux directions qui en feront la demande.
    Nous avons souhaité que les moyens des COTOREP soient renforcés dès l’année 2000 de manière significative. Ces moyens nouveaux, importants, doivent conduire à une amélioration sensible des résultats des COTOREP, à laquelle vous devez veiller personnellement.
    Par ailleurs, la volonté du gouvernement est d’inscrire cet effort dans la durée, ce qui implique une mobilisation continue et coordonnée de tous les acteurs du dispositif.
    C’est ainsi en effet, et ainsi seulement, que les moyens alloués pourront conduire à des progrès durables et mesurables dans le service que nous devons rendre à la personne handicapée.

MESURES DEMANDEES	CHAPITRE d’imputation	CRÉDITS répartis	OBSERVATIONS
DAGPB - DAS
Vacations médecins COTOREP (revalorisation et nombre)	31-96	9,00 MF	Répartition effectuée
- 0,5 MF pour l’accueil des personnes sourdes			Suivant expérimentations
Création postes de secrétaire administratif	31-41	2,00 MF	10 postes
Création postes de médecins coordonnateurs	31-41	3,00 MF	10 postes (coût 279 213 x 10 soit 2,7 MF « arrondis » à 3 MF)
Sous-total secteur solidarité (1)		14,00 MF
DAGEMO - DGEFP
Vacations médecins (revalorisation et nombre)	31-96	5,00 MF	Répartition effectuée
- 0,5 MF pour l’accueil des personnes sourdes			Suivant expérimentations
Renforcement orientation et évaluation (AFPA)	43-71	5,50 MF	Vacations psychologues AFPA
Généralisation PDITH	44-71	2,00 MF	Mesure emploi
Moyens matériels (GED, informatique)	37-61	2,50 MF	Propositions de renforcement de la GED (gestion éléctronique des documents)
Sous-total secteur emploi (2)		15,00 MF
Total (1 + 2)		29,00 MF

MÉDECINS VACATAIRES (1) Groupe I (2) Groupe II (3) Groupe II
Métropole	Dom Tom	Métropole	Dom Tom	Métropole	Dom Tom
126,60 F	139,32 F	103,52 F	113,69 F	113,87 F	125,06 F
soit 127 F *	soit 139 F *	soit 104 F *	soit 114 F *	soit 114 F *	soit 125 F *
* Arrondi au franc le plus voisin (arrêté du 28 décembre 1979).

(1)  Groupe I :
    Médecins spécialistes qualifiés exerçant exclusivement dans leur spécialité. Les qualifications professionnelles ouvrant droit au tarif du groupe I sont celles retenues par la sécurité sociale à l’égard des médecins spécialistes conventionnés.
(2)  Groupe II :
    Autres médecins (généralistes...)
(3)  Groupe II avec une majoration de 10 % :
    Médecins titulaires du diplôme ou du certificat d’études spécialisées (CES) de médecine du travail, du CES d’hygiène et d’actions sanitaire et sociale ou du diplôme d’hygiène ou d’hygiène scolaire, du CES de biologie appliquée à l’éducation physique et aux sports.

TB annuel au 01/12/1999 : 164756 F + 3 % IR = 169 699 F
(traitement brut annuel + 3 % du TBA) x Nombre de 10 000
10 000

    Le médecin coordonnateur de la COTOREP :
    -  est le référent médical de la COTOREP ;
    -  est compétent pour les deux sections,
    -  a un rôle fonctionnel au sein de la COTOREP, auprès de ses collègues médecins, auprès du secrétaire de la COTOREP, auprès des membres de la commission et des différents partenaires avec lesquels la COTOREP est en relation ;
    -  est intégré aux réseaux nationaux et régionaux auxquels il apporte sa contribution, son expertise, sa compétence ;
    -  rend compte directement de ses travaux aux deux directeurs départementaux sous l’autorité desquels il est placé, ainsi qu’aux médecins inspecteurs départementaux et régionaux.

    Le médecin coordonnateur de la COTOREP :
    -  effectue un premier tri et assure une orientation rapide des dossiers, en fonction de leur état et de leur spécificité (orientation vers les spécialistes, relations avec les médecins traitants, etc.) ;
    -  détermine, avec l’équipe médicale, les modalités de traitement d’urgence des dossiers sur la base de critères médicaux ;
    -  coordonne le travail médical des équipes techniques, en liaison avec le secrétaire de la COTOREP ;
    -  assure avec un secrétariat spécifique, soumis au secret médical et dont il se porte garant, la confidentialité des données médicales et du traitement médical du dossier ;
    -  harmonise les pratiques et les procédures d’évaluation médicale ;
    -  veille à la mise en commun des outils (guide barème, grilles d’évaluation) et au partage de l’information ;
    -  participe à l’élaboration de la politique médicale et générale de la COTOREP, et contribue, pour ce qui est de sa compétence, à l’élaboration du rapport annuel et des statistiques ;
    -  participe aux réseaux de médecins coordonnateurs national et régional, en liaison avec les responsables de ces réseaux.

    Le médecin coordonnateur :
    -  assure pour la COTOREP, sur le plan médical, le conseil technique ;
    -  en interne, auprès de l’équipe des médecins, de l’équipe administrative, des autres techniciens, des membres de la commission ;
    -  en externe, auprès des médecins ou autres professionnels en amont et en aval de la COTOREP par des actions de formation et d’information ;
    -  constitue une personne ressource et référente pour tous les membres de la COTOREP sur le plan médical ;
    -  veille au bon fonctionnement de l’informatique médicale et à la collecte des données et informations médicales concernant les personnes handicapées ;
    -  participe à la valorisation éventuelle de l’information médicale des COTOREP ;
    -  veille au respect du secret médical, au sein de la COTOREP et dans les relations externes.

    Le médecin coordonnateur de la COTOREP :
    -  veille à l’animation de l’équipe médicale et des équipes techniques, pour ce qui concerne la partie médicale du traitement des dossiers ;
    -  en lien avec l’équipe technique pluridisciplinaire, consolide le réseau médical et social autour de la personne handicapée ;
    -  participe aux différentes actions qui se situent dans l’environnement de la COTOREP (PDITH, relations avec les établissements, etc.) ;
    -  organise, sur le plan médical, les relations avec les partenaires extérieurs ;
    -  participe aux réunions de coordinations nationales ou régionales ;
    -  prévoit, oriente et organise, avec le secrétaire de la COTOREP, les actions de formation du corps médical.

Accueil des personnes sourdes en COTOREP
(à renvoyer au bureau RV 1, direction de l’action sociale)

    Crédits demandés :
    Mise en place de :
    -  permanence d’accueil :
        -  périodicité :
        -  coût unitaire de la prestation :
    -  entretiens individuels :
        -  nombre prévu :
        -  coût :
    -  actions collectives :
        -  nombre prévu :
        -  coût :

    Heures d’interprétariat en langue des signes française (LSF) = environ 330 F de l’heure.
    Coût mensuel d’une permanence de 2 heures par quinzaine : 660 F x 2 = 1 320 F par mois.
    Coût annuel évalué à 1 320 F x 12 = 15 840 F pour l’année.