Bulletin Officiel du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle
No 2001/11 du mercredi 20 juin 2001
NOR : PRMX0104862C
Paris, le 25 mai 2001.
Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs les ministres, ministres délégués et secrétaires dEtat, Madame et Messieurs les préfets de région, Mesdames et Messieurs les préfets
Dans le prolongement des initiatives prises par le Gouvernement pour simplifier les démarches administratives de nos concitoyens, le décret no 2001-452 du 25 mai 2001 relatif aux simplifications des démarches et formulaires administratifs prévoit notamment un renforcement sensible des missions de la Commission pour les simplifications administratives (COSA) et précise les règles applicables à la mise en ligne des formulaires administratifs.
La présente circulaire vise à expliciter certaines dispositions de ce décret et traite, plus particulièrement, des démarches administratives sur internet. Elle vient compléter la circulaire du 6 mars 2000 relative à la simplification des formalités et des procédures administratives.
1. Poursuivre lallégement des démarches
demandées aux usagers
Comme je lai indiqué dans ma circulaire du 31 décembre 1999, les services doivent veiller à interpréter de manière cohérente le droit applicable aux usagers. Il en va notamment ainsi des justifications qui peuvent leur être demandées à loccasion dune démarche administrative.
Or, il apparaît que les services, légitimement soucieux de lutter contre la fraude tout en assurant à chaque citoyen laccès à ses droits, multiplient parfois à lexcès les demandes de pièces justificatives. Outre linconvénient qui en résulte pour les particuliers comme pour les professionnels et les entreprises, ce phénomène constitue, par ailleurs, un frein au développement des téléprocédures.
Cest pourquoi la Commission pour les simplifications administratives est investie dune mission dexpertise de la liste des pièces justificatives demandées à loccasion dune démarche administrative, qui fera désormais partie intégrante de lhomologation des formulaires administratifs.
Dans le même esprit, la commission proposera en tant que de besoin au Gouvernement les adaptations réglementaires nécessaires à lallégement des justifications de situations individuelles et familiales, comme de celles des entreprises et des professionnels. Je souhaite quelle engage sans délai une concertation avec les services concernés, en vue dune meilleure utilisation par les guichets des informations déjà recueillies auprès des usagers sur leur situation.
Les services doivent en effet sastreindre à ne plus demander aux usagers de produire une information dont ils sont eux-mêmes à lorigine. Toute demande par un service de production dune pièce quil a précédemment adressée à un usager devra être prohibée. Dans cette optique, il appartient à la COSA daider et de conseiller les services pour mieux organiser, en leur sein, le traitement et la conservation des informations concernant les administrés et les entreprises dont ils ont la charge.
La commission me proposera dici à la fin de lannée 2001 les mesures permettant à vos services, ainsi quaux établissements publics et services placés sous votre tutelle ou votre contrôle, daméliorer le transfert des dossiers des usagers changeant de domicile.
Vous voudrez bien demander à vos services de coopérer pleinement à ce projet.
2. Renforcer les politiques de simplification
Je vous rappelle quen application de ma circulaire du 26 janvier 1998 tout projet de loi ou de décret en Conseil dEtat doit être accompagné dune étude dimpact faisant notamment apparaître limpact des nouvelles normes au regard de lobjectif de simplification administrative et leurs conséquences en termes de formalités incombant aux entreprises et aux autres catégories dusagers. Cette étude doit préciser le nombre dautorités intervenant dans la procédure, les formalités administratives nouvelles mises en place, leur justification et le délai moyen de prise de décision. La suppression ou lallégement des démarches administratives doit être systématiquement recherché, et tout alourdissement dans ce domaine doit être justifié par un intérêt général déterminant. Je vous demande de veiller très attentivement à lapplication de ces instructions, et de les étendre dans toute la mesure possible aux autres catégories de textes normatifs, notamment les décrets simples et arrêtés réglementaires.
Par ailleurs, vous voudrez bien demander aux services de contrôle et dinspection relevant de votre autorité, à loccasion des missions quils conduisent dans des domaines intéressant les relations entre ladministration et les usagers, de faire figurer dans leurs conclusions toute proposition utile en matière de simplification administrative. Les recommandations ainsi formulées seront transmises par vos soins à la Commission pour les simplifications administratives.
3. Coordonner la mise en ligne
des formulaires administratifs sur les sites publics
La Commission pour les simplifications administratives, chargée de veiller à lharmonisation, la normalisation et la simplification des formulaires, quelle que soit la forme de ceux-ci, assure la mise en ligne des formulaires homologués dans les conditions prévues par ma circulaire du 6 mars 2000, sur le portail de ladministration française « service-public.fr ».
Les services déposent leur dossier dhomologation (1) ou le transmettent par voie électronique (2) à la commission. Celle-ci examine les projets de formulaires et leur(s) document(s) daccompagnement dans un délai de trente jours, sauf urgence dûment signalée par le ministre concerné. Elle peut formuler des demandes de simplification de forme comme de fond. A défaut daccord avec le service concepteur du formulaire, la COSA peut suspendre lhomologation du projet de formulaire et recourir, le cas échéant, à larbitrage de mon cabinet.
Les administrations qui ont obtenu lhomologation dun formulaire et des documents associés communiquent en retour à la COSA la version numérique du format définitif de ces documents. Elles indiquent, le cas échéant, à quelle date les versions numérisées peuvent être diffusées, notamment lors de campagnes périodiques auprès des usagers. A défaut de précision de leur part, la COSA mettra en ligne sans délai les documents, dans un souci de qualité du service rendu aux usagers.
Les services concepteurs qui souhaitent mettre à la disposition des usagers un formulaire homologué établissent un lien avec ladresse électronique de ce formulaire sur le portail « service-public.fr » (site de la COSA). Le cas échéant, ils peuvent le mettre en ligne sur leur propre site dans une version nécessairement identique à celle figurant sur le site de la COSA.
Les services déconcentrés de lEtat ou les établissements publics qui souhaitent diffuser auprès des usagers la version numérisée dun formulaire établiront désormais un lien avec ladresse électronique communiquée par la COSA ou, le cas échéant, avec le service concepteur. Cette mesure permettra de garantir une meilleure fiabilité de linformation destinée à lusager tout en constituant une simplification pour les services diffuseurs.
En effet, il convient de rappeler à tous les services placés sous votre autorité ou sous votre tutelle quen application de larticle 4 du décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs, les imprimés, homologués par la COSA et complétés par les usagers à partir dun site public, leur sont opposables. Ils ne peuvent donc ni les refuser ni leur substituer des documents différents ou identiques dont ils disposeraient par ailleurs.
La COSA communique également aux collectivités territoriales, à leur demande, les adresses électroniques des formulaires quelles souhaitent mettre à disposition sur leurs sites.
Par ailleurs, la commission tient à jour la liste des formulaires homologués et mis en ligne. Elle fournit cette information aux gestionnaires des sites publics.
Enfin, elle rend compte dans son rapport annuel des efforts accomplis, comme des obstacles rencontrés en ce domaine. Elle évalue en particulier le gain de temps obtenu pour les usagers comme pour ladministration par la rationalisation et la simplification des formulaires, des listes de pièces justificatives et du processus général dorganisation des démarches à accomplir par les particuliers ou les professionnels.
4. Assurer le développement et le suivi des téléprocédures
Prenant acte de lavancement des initiatives prises par le Gouvernement pour le développement des sites publics et la mise en ligne des formulaires administratifs, le comité interministériel de réforme de lEtat, réuni le 12 ctobre 2000 sous ma présidence, a décidé du principe de la dématérialisation progressive de lensemble des procédure administratives. Dès 2001, une vingtaine de téléprocédures seront mises en place.
Cet essor programmé des téléprocédures implique aujourdhui détendre le rôle de la COSA :
- la COSA réalisera un recensement des téléprocédures existantes au niveau national comme au niveau local et en rendra la liste disponible en ligne sur « service-public.fr », en concertation avec la Documentation française, opérateur du site. Cette liste facilitera laccès des internautes aux téléprocédures. La COSA en assurera la mise à jour régulière ;
- la COSA est chargée, dans le cadre de lenquête annuelle dévaluation des sites publics organisée par la délégation interministérielle à la réforme de lEtat, dun recensement des téléprocédures existantes et en préparation au niveau national et au niveau local. Les résultats de ce recensement figureront dans le rapport dévaluation des sites publics ;
- la COSA évaluera les téléprocédures pour apprécier si le label « administration 2000 » peut leur être attribué. La Documentation française, opérateur du portail « service-public.fr », veillera à y mettre en valeur ces téléprocédures, en concertation avec la COSA ;
- afin daider les services à développer leurs téléprocédures, la COSA et la délégation interministérielle à la réforme de lEtat élaboreront un guide pour la dématérialisation des démarches administratives, en complément du guide des maîtres douvrage et des guides techniques qui sont en cours de réalisation par la mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de linformation et de la communication dans ladministration (MTIC), en collaboration avec les ministères, le secrétariat général de la défense nationale et la COSA.
Enfin, sagissant des entreprises comme des particuliers, je vous rappelle la nécessité pour vos services dêtre en mesure de permettre deffectuer le règlement de toute dette sociale ou fiscale par carte bancaire et télépaiement : il revient aux ministères compétents de prendre toutes dispositions à cette fin.
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La Commission pour les simplifications administratives me rendra compte régulièrement des conditions de mise en uvre de ces instructions, auxquelles je vous demande daccorder la plus grande attention.
Vous voudrez bien également indiquer, à loccasion de la remise annuelle du plan de simplifications administratives de votre ministère, les mesures prises ou envisagées dans ce cadre pour atteindre les objectifs fixés par la présente circulaire.
Lionel Jospin |
(1) Commission pour les simplifications administratives, 66, rue de Bellechasse, 75007 Paris (téléphone : 01-42-75-79-15, télécopie : 01-42-75-79-37, mél. cosa@cosa.pm.gouv.fr).
(2) www.cerfa.gouv.fr rubrique écrire à la COSA.