Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2000/18  du jeudi 5 octobre 2000

Direction des relations du travail

Circulaire DRT 2000 n^o 2000-5 du 13 juin 2000 relative à l’organisation d’élections complémentaires afin de pourvoir aux vacances de postes au sein des conseils de prud’hommes

NOR :  MEST0010150C

(Texte non paru au Journal officiel)

Mesdames et Messieurs les préfets (pour attribution) ; Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux et départementaux du travail (pour information) ; Mesdames et Messieurs les présidents des conseils de prud’hommes (pour information).
Texte abrogé : circulaire DRT n^o 94-10 du 12 juillet 1994.
Références : livre V, titre I, chapitre III du code du travail.
    L’élection générale des conseillers prud’hommes s’effectue tous les cinq ans. Dans l’intervalle, il peut s’avérer nécessaire d’organiser des élections complémentaires lorsque, dans un ou plusieurs conseils, certains membres élus sont amenés à quitter leur poste et qu’il est impossible de les remplacer par des suivants de liste.
    L’objet de cette circulaire est de fournir des instructions concernant l’organisation de ces élections complémentaires en application des articles R. 513.117, R. 513.118 et R. 513.119 du code du travail.
    Après un rappel des cas donnant lieu à des élections complémentaires, il conviendra d’examiner le régime juridique auquel ces élections sont soumises, les dispositions financières et les documents nécessaires à ces élections.

1.  Le recours aux élections complémentaires

    Il doit être procédé à des élections complémentaires en cas d’augmentation de l’effectif d’une section (art. L. 513.4 du code du travail).
    Il est procédé à des élections, lorsque le siège d’un conseiller élu devient vacant, pour quelque cause que ce soit, et qu’il n’est pas possible qu’un suivant de liste assure le remplacement du conseiller défaillant (art. L. 513.6 du code du travail).
    La vacance d’un poste de conseiller peut être déclarée à la suite (art. R. 513.117 du code du travail) :
    –  de l’annulation de l’élection générale par jugement, qu’elle ait pour origine l’inéligibilité d’un élu, l’irrégularité de la liste ou l’irrégularité du scrutin et l’impossibilité de faire application de l’article L. 513.6 du code du travail. Cette annulation peut toucher un conseiller, une liste, une section ou l’intégralité du conseil ;
    –  le refus d’installation d’un conseiller élu et l’absence de suivant de liste ;
    –  la déchéance d’un conseiller et l’absence de suivant de liste ;
    –  la démission d’un conseiller élu ou le fait qu’il ait été déclaré démissionnaire d’office, et l’absence de suivant de liste ;
    –  le décès d’un conseiller et l’absence de suivant de liste.
    La vacance doit être réellement constatée, ce qui implique l’impossibilité de faire appel au suivant de liste pouvant prendre les fonctions de l’ancien conseiller élu. Il n’est pas possible d’organiser des élections complémentaires dans le seul but d’accumuler des suivants de liste susceptibles de pourvoir dans l’avenir à l’éventuelle défaillance d’un élu.
    Les suivants de liste sont les candidats conseillers prud’hommes venant sur une liste immédiatement après le dernier candidat élu et qui sont appelés à le remplacer dans le cas où leur siège deviendrait vacant.
    Cependant, bien que la vacance d’un conseiller ait pu être constatée et dans la mesure où le fonctionnement du conseil n’est pas compromis, il est recommandé de procéder à des élections au dernier trimestre de l’année en cours afin de regrouper l’organisation de ces élections à une date unique pour l’ensemble des vacances d’un même département.
    Dans l’attente de l’organisation d’élections complémentaires, il doit être fait application de l’article L. 512.11 du code du travail qui permet, en cas de difficulté de fonctionnement d’un conseil ou d’une section, de mettre en œuvre des mesures palliatives afin que soient traitées les affaires en souffrance.
    S’il a déjà été procédé à une élection complémentaire à la suite d’un des cas énumérés ci-dessus, de telles élections ne peuvent être renouvellées, en vertu de l’article L. 513.8 du code du travail, hormis le cas de l’augmentation des effectifs. Il ne sera pourvu aux vacances de postes qui en résultent que lors des prochaines élections générales. La section fonctionne quelle que soit la qualité de ses membres, pourvu que leur nombre soit au moins égal à la moitié du nombre total des membres dont elle doit être composée. Il est précisé que cette dernière disposition doit être appliquée dans le respect de la composition paritaire des différentes formations appelées à connaître des affaires.
    D’autre part, il y a lieu de souligner que l’organisation d’élections complémentaires ne pourra avoir lieu dans les 12 mois qui précèdent les élections prud’homales générales.

2.  Le régime juridique des élections complémentaires
2.1.  Dispositions générales

    Les dispositions du livre V, titre I, chapitre III du code du travail, concernant l’établissement des listes électorales et fixant les conditions de vote en vue du renouvellement général des conseillers prud’hommes, ont vocation à régir les élections complémentaires. Il convient donc de se reporter à ces textes législatifs et réglementaires.
    De même, il convient de se référer aux différentes circulaires établies lors des dernières élections générales, mais adaptées au contexte particulier des élections complémentaires, pour les dispositions intéressant :
    –  l’établissement des listes électorales prud’homales : circulaire DRT n^o 97- du 14 avril 1997 ( circulaire jaune) ;
    –  l’organisation matérielle du scrutin : circulaire DRT n^o 97-1 du 17 juillet 1997 ( circulaire rose) ;
    –  les dispositions financières : circulaire DRT n^o 97-3 du 31 juillet 1997 (circulaire bleue).

2.2.  Détermination des vacances de postes

    Conformément à l’article R. 512.17 du code du travail, lorsque survient une vacance de poste, le président du conseil de prud’hommes en informe le préfet et le procureur de la République dans les huit jours suivant l’apparition de la vacance.
    Il est cependant recommandé au préfet de prendre contact avec le procureur de la République et avec les présidents des conseils de prud’hommes du département, afin de déterminer avec exactitude l’étendue des vacances à pourvoir.
    Cette démarche revêt en effet une importance toute particulière liée au fait que la démission d’un conseiller prud’hommes ne devient définitive qu’après l’expiration d’un délai d’un mois à compter de l’expédition de la lettre de démission (art. R. 512.15 du code du travail). Il y a lieu, dans ce cas uniquement, d’inclure la vacance prévisible dans les vacances à pourvoir.
    Par ailleurs, il apparaît souhaitable que les représentants départementaux des organisations professionnelles et syndicales les plus représentatives au plan national soient informés de l’organisation d’élections complémentaires et soient consultés sur l’élaboration du calendrier des opérations électorales.
    Il est rappelé que le ministère de l’emploi et de la solidarité devra être tenu informé de l’état des vacances de postes du département. Le tableau situé en annexe I peut être utilisé à cet effet.

2.3.  Calendrier des élections complémentaires

    Par arrêté, le préfet détermine : la date du scrutin, la date de photographie de l’électorat, les délais ouverts pour l’établissement des listes électorales et le dépôt des déclarations de candidatures, le calendrier des opérations électorales (art. R. 513-119 du code du travail).
    Devront être adressées au ministère de l’emploi et de la solidarité :
    –  la copie de l’arrêté prévu par l’article R. 513-119 du code du travail ;
    –  la copie de l’arrêté fixant les tarifs de la propagande (paragraphe 90 : « remboursement des frais de propagande aux candidats »), à l’appui du dossier financier. Il est précisé que le remboursement ne concerne que les listes ayant obtenu un minimum de 5 % des suffrages exprimés.
    Les courriers seront envoyés à l’adresse suivante : ministère de l’emploi et de la solidarité, direction des relations du travail, sous-direction des droits des salariés, bureau DS 1, 20 bis, rue d’Estrées, 75700 Paris 07 SP.

2.4.  Etablissement des listes électorales

    La liste électorale établie pour la précédente élection générale n’est applicable que si les vacances sont constatées ou les augmentations d’effectifs décrétées dans les douze mois qui suivent cette élection.
    Par conséquent, pour les vacances constatées ou les augmentations d’effectifs décrétées après l’expiration de cette période et plus de douze mois avant l’élection générale, une nouvelle liste électorale doit être établie (art. R. 513-118 du code du travail).
    Dans cette perspective, et pour faciliter le contact des déclarants, il est conseillé de joindre les organismes susceptibles de fournir des listes d’établissements par commune et éventuellement des étiquettes adresses d’employeurs.
    Les organismes à contacter sont fonction de la section concernée par l’élection complémentaire.

Le tableau suivant contient la liste de ces organismes

    En ce qui concerne les salariés involontairement privés d’emploi, un contact devra être pris avec l’ANPE afin qu’un avis d’information soit affiché sur les murs de l’ANPE et que les salariés involontairement privés d’emploi puissent demander, s’ils le souhaitent, à participer au scrutin.
    Il est rappelé que le fichier des établissements constitué pour les élections de 1997 et transmis à chaque préfecture peut également servir de base à la confection de la liste des établissements.

2.5.  Transmission des résultats

    Le procès-verbal du dépouillement est signé par les membres de la commission de recensement des votes. Une copie devra être transmise au ministère de l’emploi et de la solidarité (art. R. 513-107 du code du travail).
    Sera également envoyé au ministère un tableau récapitulatif précisant :
    –  le nombre des inscrits ;
    –  le nombre des votants ;
    –  les voix obtenues par chaque liste par collège et par section ;
    –  le nombre de sièges attribués pour chaque liste par collège et par section.

3.  Les dispositions financières attachées aux élections complémentaires

    Les dispositions financières telles qu’elles ont été fixées par la circulaire n^o 97/13 du 31 juillet 1997 précitée demeurent applicables.
    L’ensemble des dépenses est pris en charge par le ministère de l’emploi et de la solidarité sur les crédits ouverts au chapitre 37.62, article 10.

3.1.  Rappel des taux
3.1.1.  Remboursement aux communes (paragraphe 70)

    Participation à l’établissement des listes électorales : les communes établissent elles-mêmes les listes d’émargement et les cartes d’électeurs. Le taux s’établit à : 1,75 franc par électeur inscrit.
    Participation au fonctionnement des assemblées électorales : les taux s’élèvent à :
    –  0,53 franc par électeur inscrit ;
    –  231 francs par bureau de vote.

3.1.2.  Fonctionnement des commissions de propagande (paragraphe 20)

    Crédit global forfaitaire de fonctionnement :
    –  2,25 francs par électeur inscrit ; ces crédits concernent l’adressage et la mise sous pli.
    Indemnité du secrétaire (paragraphe 10) :
    –  1,28 franc par centaine d’électeurs inscrits arrondie à la centaine supérieure.

3.1.3.  Fonctionnement des commissions de contrôle
dans les villes de plus de 100 000 habitants (paragraphe 10)

    Présidents : 400,98 francs ;
    Membres : 318,94 francs ;
    Délégués : 246 francs.

3.2.  Information des déclarants :
modalités de prise en charge

    Dans la mesure où les préfectures ont effectué elles-mêmes la demande d’édition d’étiquettes-adresses et/ou de listes d’établissements en vue du contact des déclarants, les organismes contactés factureront directement leurs prestations aux préfectures qui devront imputer la dépense sur les crédits délégués (paragraphe 20).
    Sera de même pris en charge sur les crédits délégués le coût des enveloppes (paragraphe 40).
    Concernant la mise sous pli des documents nécessaires au contact des déclarants, les indemnités liées à ces travaux supplémentaires rentrent dans le paragraphe 10, « heures supplémentaires ».

3.3.  Frais d’affranchissement

    La mention « autorisation n^o 97052 » délivrée par La Poste reste valable pour les élections prud’homales complémentaires se rapportant au scrutin général du 10 décembre 1997, conformément aux termes de la convention du 16 juillet 1997 signée entre le ministère de l’emploi et La Poste.
    Les enveloppes utilisées lors du scrutin général restent donc utilisables pour les envois suivants :
    –  cartes d’électeurs ;
    –  propagande et bulletins de vote ;
    –  matériel de vote par correspondance ;
    –  vote par correspondance.
Les plis suivants doivent également être déposés avec la mention « autorisation n^o 97052 » :
    –  demande de vote par correspondance par l’électeur ;
    –  renvoi des cartes électorales des électeurs ayant voté par correspondance ;
    –  notification aux maires des assesseurs et des délégués, auprès des bureaux de vote ;
    –  notification des représentants des listes en présence, auprès du président de la commission de recensement des votes ;
    –  envois à destination de l’étranger.
    Le règlement de l’affranchissement de l’ensemble de ces correspondances sera effectué au plan national par le ministère de l’emploi et de la solidarité.

3.4.  Remboursements des frais engagés

    Pour chaque dépense engagée, il convient de faire parvenir au ministère de l’emploi les tableaux précisant les types et les montants de ces dépenses (se référer à l’annexe II de la présente circulaire) ainsi que les justificatifs sur lesquels ils s’appuient. Ces tableaux devront comporter des montants correspondant à des frais réels et non à des estimations.
    Devra être précisé également l’ordonnateur qui se verra déléguer les crédits par le ministère de l’emploi : préfecture ou direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle.
    Il est précisé qu’aucune avance ne sera allouée par le ministère. Un seul dossier financier pourra être envoyé ; toutefois, il est possible, dans un premier temps, d’envoyer un dossier partiel qui devra être suivi de l’envoi du dossier complet permettant de liquider le solde de l’opération.

4.  Les documents nécessaires aux élections complémentaires

    Les documents électoraux figurant à l’annexe III de la présente circulaire sont à la disposition des préfectures ne disposant pas de stock inutilisé lors de l’élection de 1997.
    Afin que ces documents puissent être acheminés dans les meilleurs délais, il est nécessaire que les besoins de l’ensemble des préfectures organisant des élections complémentaires soient identifiés et quantifiés le plus précisément possible, le stock dont dispose le ministère de l’emploi étant limité.
    Par ailleurs, il est à noter que les feuilles de déclaration permettent d’inscrire quatre personnes par page ; il n’est donc pas nécessaire de prévoir autant de déclarations que d’électeurs.

Le directeur des relations du travail,

ANNEXE  I
ÉTAT DES VACANCES

    NB : L’ensemble des documents présentés en annexe peut être fourni sous forme magnétique via la messagerie Internet.
    Les demandes sont à transmettre à l’adresse suivante :
    –  Florence.bernard@drt.travail.gouv.fr ;
    ou :
    –  Nadine.mogentale@drt.travail.gouv.fr.

ANNEXE  II

DOSSIER FINANCIER
Chapitre 37-62, article 10
Elections prud’homales complémentaires
Etat récapitulatif de dépenses

    Département :

Paragraphe 10. - Heures supplémentaires

    Département :

Paragraphe 20. - Prestations de services

    Département :

Paragraphe 40. - Travaux d’impression

Département :

Paragraphe 51.  -  Frais de correspondance

Département :

Paragraphe 70.  -  Remboursement aux communes

Département :

Paragraphe 90.  -  Remboursement des frais de propagande
aux candidats

ANNEXE  III
COMMANDE D’IMPRIMÉS

Fiche d’exécution

    Lieu de livraison : préfecture de
    Adresse de livraison :
    Nom du correspondant à la préfecture :
    Tél. :                                                                Fax :
    Semaine de livraison :