Bulletin Officiel du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N^o 2003/12  du samedi 5 juillet 2003

Direction des relations du travail

Sous-direction des droits des salariés
Bureau des conseils de prud’hommes
et des élections prud’homales (DS 1)

Circulaire DRT n^o 2003-03 du 17 février 2003 relative
à l’organisation d’élections prud’homales complémentaires
NOR :  MEST0310048C

(Texte non paru au Journal officiel)

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région ; Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux du travail ; Mesdames et Messieurs les préfets de département ; Mesdames et Messieurs les directeurs départementaux du travail.
Texte abrogé : circulaire DRT n^o 00-05 du 13 juin 2000.
Références : livre V, titre I, chapitre III du code du travail.
    L’élection générale des conseillers prud’hommes s’effectue tous les cinq ans. Dans l’intervalle, il peut s’avérer nécessaire d’organiser des élections complémentaires notamment à la suite de décisions judiciaires annulant des élections générales ou lorsque certains conseillers prud’hommes sont amenés à quitter leur poste et qu’il est impossible de les remplacer par des suivants de liste.
    L’objet de cette circulaire est de fournir des instructions concernant l’organisation de ces élections complémentaires.
    Après un rappel des cas donnant lieu à des élections complémentaires, il conviendra d’examiner l’organisation de ces élections avant d’aborder les aspects financiers.

A.  -  Le recours aux élections complémentaires

    La loi de modernisation sociale du 17 janvier 2002 et le décret n^o 2002-395 du 22 mars 2002 ont clarifié les textes relatifs aux élections prud’homales complémentaires.
    Ainsi, dorénavant, l’unique fondement législatif est l’article L. 513-8 du code du travail.
    En application de cet article des élections complémentaires :
    -  doivent être organisées en cas d’augmentation d’effectif, quelle que soit la période à laquelle intervient cette augmentation ;
    -  peuvent être organisées en cas de vacance de siège, à la condition toutefois qu’il n’ait pas été possible de pourvoir à cette vacance par application des dispositions de l’article L. 513-6 (appel à un suivant de liste). Des élections complémentaires ne peuvent être organisées qu’une fois par mandat, par section et par collège.
    La vacance d’un siège de conseiller prud’hommes peut être constatée à la suite :
    -  de l’annulation de l’élection générale par jugement, qu’elle ait pour origine l’inéligibilité d’un élu, l’irrégularité ou l’irrecevabilité d’une liste de candidats ou l’irrégularité du scrutin. Cette annulation peut toucher un conseiller prud’hommes, une liste de candidats, une section ou l’intégralité du conseil de prud’hommes ;
    -  du refus d’installation d’un conseiller élu ;
    -  de la déchéance d’un conseiller ;
    -  de la démission d’un conseiler élu ou le fait qu’il ait été déclaré démissionnaire d’office ;
    -  du décès d’un conseiller.
    La vacance d’un siège est constatée, conformément aux dispositions de l’article R. 512-17 du code du travail, par le président d’un conseil de prud’hommes qui en informe, dans les huit jours le préfet et le procureur de la République.
    Il convient donc de rechercher, dès qu’une vacance de siège est constatée pour un des motifs ci-dessus énumérés, si cette vacance peut être résolue par l’appel à un suivant de liste.
    A défaut, des élections complémentaires pourront être organisées. Ce sera le cas par exemple en cas d’annulation de l’élection dans une section par un juge ou en cas d’absence de suivant de liste.
    Le suivant de liste est le candidat figurant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste sur laquelle figurait le conseiller prud’homme quittant ses fonctions.
    Il est recommandé au préfet de prendre contact avec le procureur de la République et avec les présidents des conseils de prud’hommes du département, afin de déterminer avec exactitude l’étendue des vacances à pourvoir.
    Cette démarche revêt en effet une importance toute particulière liée au fait que la démission d’un conseiller prud’hommes ne devient définitive qu’après l’expiration d’un délai d’un mois à compter de l’expédition de la lettre de démission (art. R. 512-15 du code du travail). Il y a lieu, dans ce cas uniquement, d’inclure la vacance prévisible dans les vacances à pourvoir.
    Dans l’attente de l’organisation d’élections complémentaires, il doit être fait application de l’article L. 512-11 du code du travail qui permet, en cas de difficultés de fonctionnement d’un conseil ou d’une section, de mettre en œuvre des mesures palliatives afin que soient traitées les affaires en souffrance.
    S’il a déjà été procédé à une élection complémentaire, de telles élections ne peuvent être renouvelées, en vertu de l’article L. 513-8 du code du travail, hormis le cas de l’augmentation des effectifs.
    Il ne sera pourvu aux vacances de sièges qui en résultent que lors des prochaines élections générales. La section fonctionne quelle que soit la qualité de ses membres, pourvu que leur nombre soit au moins égal à la moitié du nombre total des membres dont elle doit être composée. Il est précisé que cette dernière disposition doit être appliquée dans le respect de la composition paritaire des différentes formations appelées à connaître des affaires.
    Il convient de noter que, conformément aux dispositions de l’article R. 513-117 du code du travail, il ne peut pas être procédé, en cas de vacance de siège, à des élections complémentaires dans les douze mois précédant l’élection générale.

B.  -  L’organisation d’élections complémentaires

    Il convient de distinguer deux hypothèses : d’une part, l’organisation d’élections complémentaires dans l’année qui suit les élections générales et d’autre part, l’organisation d’élections complémentaires après cette période.

1.  Organisation d’élections complémentaires
dans l’année suivant les élections générales

    En application de l’article R. 513-118 du code du travail, l’ensemble des dispositions relatives à la préparation et au déroulement des opérations électorales pour les élections générales des conseillers prud’hommes s’appliquent aux élections complémentaires.
    Toutefois, en application du premier alinéa de l’article R. 513-119 du code du travail, la liste électorale prud’homale qui doit être utilisée pour les vacances de sièges constatées ou les augmentations d’effectifs décidées dans les douze mois qui suivent l’élection générale, est la liste électorale établie à la date de l’élection générale (soit le 11 décembre 2002).
    Afin de garantir à tous les électeurs l’accès à ces élections complémentaires, il convient d’ouvrir les procédures de recours contentieux de l’inscription conformément aux dispositions des articles L. 513-3, alinéa 9 et R. 513-21-2 et suivants du code du travail.
    A cette fin, le préfet doit arrêter une date de clôture de la liste électorale (art. R. 513-21-1), qui ouvrira les procédures de recours contentieux de l’inscription. La liste close est la liste électorale du 11 décembre 2002.
    Le préfet arrête, ainsi, qu’après consultation des représentants locaux des organisations professionnelles et syndicales les plus représentatives au plan national, le calendrier électoral (art. R. 513-120 du code du travail) :
    -  la date de clôture de la liste électorale (art. R. 513-21-1) ;
    -  la date de publication de l’arrêté préfectoral fixant la liste des bureaux de vote (art. R. 513-39) ;
    -  la date de publication de l’arrêté préfectoral fixant les tarifs d’impression de la propagande (art. R. 513-50) ;
    -  la période de dépôt des listes de candidats en préfecture, la date de publication des listes de candidats qui ouvre la période de recours contentieux des candidatures (art. R. 513-31 et suivants) ;
    -  la date d’installation de la commission de propagande (art. R. 513-46) ;
    -  la date de publication de l’arrêté préfectoral fixant la composition de la commission de recensement des votes (art. R. 513-102) ;
    -  la date limite de remise au président de la commission de propagande des circulaires et bulletins de vote par les mandataires de listes (art. R. 513-49) ;
    -  la date d’installation de la commission de contrôle des opérations de vote (art. R. 513-74 et suivants) ;
    -  la date du scrutin.
    Les autres dates et délais fixés par les articles du code du travail pour les élections générales doivent être respectés (exemple : date d’envoi de la propagande aux électeurs, article R. 513-48). Vous trouverez en annexe IV un calendrier prévisionnel à adapter en fonction de la date de l’élection.
    Il appartient, en outre, au préfet d’éditer les documents électoraux nécessaires pour ces élections.
    Toutefois les documents figurant en annexe III sont à la disposition des préfectures ne disposant pas de stock inutilisé lors de l’élection de 2002.
    Vous pouvez vous référer aux différentes circulaires établies lors des dernières élections générales, mais adaptées au contexte particulier des élections complémentaires, pour les dispositions intéressant :
    -  l’établissement des listes électorales prud’homales : circulaire DRT n^o 2002-7 du 25 mars 2002 ;
    -  l’organisation matérielle du scrutin : circulaire DRT n^o 2002-10 du 3 mai 2002 ;
    -  les imprimés et affiches : circulaire DRT 2002-13 du 15 juillet 2002 ;
    -  les dispositions financières : circulaire DRT n^o 2002-11 du 3 mai 2002.

2.  Organisation d’élections complémentaires après l’année
qui suit les élections générales

    En application du second alinéa de l’article R. 513-119, si les vacances sont constatées ou les augmentations des effectifs décidées après les douze mois suivant la dernière élection générale une nouvelle liste électorale est établie.
    La liste est établie par le maire, assisté de la commission administrative prévue au septième alinéa de l’article L. 513-3, à partir des déclarations nominatives qui lui sont directement adressées par les employeurs et les salariés involontairement privés d’emploi concernés.
    Il appartient au préfet, aux termes des dispositions de l’article R. 513-120 du code du travail, de fixer, par arrêté, après consultation des représentants locaux des organisations professionnelles et syndicales les plus représentatives au plan national, le calendrier électoral.
    Le préfet fixe, outre les dates mentionnées au point B.1 ci-dessus la date à laquelle les conditions pour être électeur s’apprécient la date limite de transmission aux maires des déclarations, la date d’arrêt de la liste électorale.
    Dans cette perspective, et pour facilier le contact des déclarants, il est conseillé d’utiliser le fichier des établissements constitué pour les élections de 2002 et transmis à chaque préfecture.
    Le préfet peut également contacter les organismes susceptibles de fournir des listes d’établissements par commune et, éventuellement, des étiquettes adresses d’employeurs.
    Les organismes à contacter sont en fonction de la section concernée par l’élection complémentaire.
    Le tableau suivant contient la liste de ces organismes :

    En ce qui concerne les salariés involontairement privés d’emploi, un contact devra être pris avec l’ANPE afin qu’un avis d’information soit affiché sur les murs de l’ANPE et que les salariés involontairement privés d’emploi relevant de la section concernée puissent demander, s’ils le souhaitent, à participer au scrutin.
    Le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité devra être informé avant tout contact avec ces organismes.
    Par ailleurs, les modèles d’imprimés de déclaration pour l’inscription et les candidatures sont accessibles sur le site Internet du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité (www.travail.gouv.fr).
    Il convient, là encore, de se référer aux différentes circulaires établies lors des dernières élections générales (voir ci-dessus au paragraphe B.1).

C.  -  Information du ministère des affaires sociales,
du travail et de la solidarité

1.  En premier lieu, le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité doit être tenu informé de l’état des vacances de sièges du département.
    2.  En second lieu, le ministère doit être destinataire :
    -  d’une copie de l’arrêté préfectoral fixant le calendrier des opérations électorales (art. R. 513-120 du code du travail) ;
    -  d’une copie de l’arrêté préfectoral fixant les tarifs de la propagande (paragraphe 90 : « Remboursement des frais de propagande aux candidats »), à l’appui du dossier financier ;
    -  d’une copie des procès-verbaux des élections et d’un tableau récapitulatif des résultats précisant :
        -  le nombre des inscrits ;
        -  le nombre des votants ;
        -  les voix obtenues par chaque liste par collège et par section ;
        -  le nombre de sièges attribués pour chaque liste par collège et par section ;
        -  le nombre d’hommes et de femmes sur les listes de candidats et parmi les conseillers élus ;
        -  le nombre de votes par correspondance.
    Ces envois sont à adresser au : ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité, direction des relations du travail, sous-direction des droits des salariés, bureau DS1, 39-43, quai André-Citroën, 75739 Paris Cedex 15.

D.  -  Les dispositions financières attachées
aux élections complémentaires

    Les dispositions financières telles qu’elles ont été fixées par la circulaire n^o 2002-11 du 3 mai 2002 précitée demeurent applicables.
    L’ensemble des dépenses est pris en charge par le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité sur les crédits ouverts au chapitre 37.62, article 10.

1.  Rappel des taux

1.1.  Remboursement aux communes (paragraphe 70)

    Participation à l’établissement des listes : les communes établissent elles-mêmes les listes électorales et d’émargement et les cartes d’électeurs. Le taux s’établit à : 0,27 euro par électeur inscrit.
    Participation au fonctionnement des assemblées électorales : les taux s’élèvent à 0,10 euro par électeur inscrit ; 37,00 euros par bureau de vote.

1.2.  Fonctionnement des commissions de propagande (paragraphe 20)

    Crédit global forfaitaire de fonctionnement : 0,28 euro par électeur inscrit ; ces crédits concernent l’adressage et la mise sous pli.
    Indeminité du secrétaire (paragraphe 10) : 0,21 euro par centaine d’électeurs inscrits arrondie à la centaine supérieure.

1.3.  Fonctionnement des commissions de contrôle
dans les villes de plus de 100 000 habitants (paragraphe 10)

    Présidents : 63,60 euros ;
    Membres : 50,60 euros ;
    Délégués : 39,00 euros.

2.  Information des déclarants : modalités de prise en charge

    Dans la mesure où les préfectures ont effectué elles-mêmes la demande d’édition d’étiquettes-adresses et/ou de listes d’établissements en vue du contact des déclarants les organismes contactés factureront directement leurs prestations aux préfectures qui devront imputer la dépense sur les crédits délégués (paragraphe 20).
    Sera de même pris en charge sur les crédits délégués le coût des enveloppes (paragraphe 40).
    Concernant la mise sous pli des documents nécessaires au contact des déclarants les indemnités liées à ces travaux supplémentaires rentrent dans le paragraphe 10, « heures supplémentaires ».

3.  Frais d’affranchissement

    La mention « Affranchissement en compte avec la poste autorisation DC01 02 » délivrée par La Poste reste valable pour les élections prud’homales complémentaires se rapportant au scrutin général du 11 décembre 2002, conformément aux termes de la convention du 25 novembre 2002 signée entre le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et La Poste.
    Les enveloppes utilisées lors du scrutin général restent donc utilisables pour les envois suivants :
    -  cartes électorales ;
    -  propagande, bulletins de vote et vote par correspondance.
    Les plis suivants doivent également être déposés avec la mention « Affranchissement en compte avec La Poste autorisation DC/01 02 » :
    -  notification aux maires des assesseurs et des délégués, auprès des bureaux de vote ;
    -  notification des représentants des listes en présence auprès du président de la commission de recensement des votes.
    Le règlement de l’affranchissement de l’ensemble de ces correspondances sera effectué au plan local et fera l’objet d’un remboursement par le ministère, sur la base des tarifs fixés dans la convention Poste du 25 novembre 002, dans le cadre du dossier financier.

4.  Remboursement des frais engagés

    Pour chaque dépense engagée, il convient de faire parvenir au ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité les tableaux précisant les types et les montants de ces dépenses (se référer à l’annexe II de la présente circulaire) ainsi que les justificatifs sur lesquels ils s’appuient. Ces tableaux devront comporter des montants correspondant à des frais réels et non à des estimations.
    Devra être précisé également l’ordonnateur qui se verra déléguer les crédits par le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité : préfecture ou direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle.
    Il est précisé qu’aucune avance ne sera allouée par le ministère. Un seul dossier financier pourra être envoyé ; toutefois, il est possible, dans un premier temps, d’envoyer un dossier partiel qui devra être suivi de l’envoi du dossier complet permettant de liquider le solde de l’opération.

Le directeur des relations du travail,

    N.B. : l’ensemble des documents présentés en annexes peut être fourni sous forme magnétique via la messagerie Internet. Les demandes sont à transmettre à l’adresse suivante : drt.ds1@drt.travail.gouv.fr.

ANNEXE  I
ETAT DES VACANCES

ANNEXE  II
DOSSIER FINANCIER
Chapitre  37-62, article 10
Elections prud’homales complémentaires
Etat récapitulatif de dépenses

Département 
Date de l’élection 
Nombre de bureaux de vote 
Nombre de conseils de prud’hommes 
Nombre d’électeurs inscrits 
Nombre de sections 
Nombre de déclarants contactés 

Département 

Chapitre  20
Prestations de service

Département : 

Chapitre  40
Travaux d’impression

Département : 

Chapitre  51
Frais de correspondance

Département : 

Chapitre  70
Remboursement aux communes

Département : 

Chapitre  90
Remboursement des frais de propagande aux candidats

ANNEXE  III
COMMANDES D’IMPRIMÉS
FICHE D’EXÉCUTION

Lieu de livraison : préfecture de
Adresse de livraison :

Nom du correspondant à la préfecture :
Tél. :  Fax :  Mél :
Semaine de livraison :

    a)  Imprimés de déclaration nominative des salariés et employeurs n^o 1.
    b)  Imprimés de déclaration nominative du salarié involontairement privé d’emploi n^o 2.
    c)  Imprimés de déclaration nominative des employés de maison et de leur employeur n^o 3.
    d)  Cartes électorales : modèle n^o 1 format laser, 4 cartes par feuille avec micro-perforateur H/V.
    e)  Cartes électorales : modèle n^o 2 : cartes par paravent, avec micro-perforateur H/V et bandes caroll.
    f)  Volet informatif (à joindre à la carte électorale) modèle n^o 5 : 4 volets par feuille.
    g)  Enveloppes « cartes électorales » modèle n^o 6 à fenêtre format 114 × 164 mm.
    h)  Enveloppes « vote par correspondance » modèle n^o 7 : sans fenêtre format 114 × 164 mm (carte postale).
    i)  Notice « VPC » modèle n^o 4 : 2 notice par feuille.
    j)  Déclaration collective de candidature.
    k)  Déclaration individuelle de candidature.

ANNEXE  IV