Bulletin Officiel du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle
No 2001/6 du jeudi 5 avril 2001
MINISTÈRE DE LEMPLOI
ET DE LA SOLIDARITÉ
Circulaire MES/DPM/ACI 3 no 2000-626 du 21 décembre 2000 relative à la procédure de cofinancement par le Fonds européen pour les réfugiés de projets présentés au titre de laccueil des demandeurs dasile et des personnes sous protection temporaire, de lintégration des réfugiés et de laide au rapatriement volontaire
NOR : MESD0110023C
(Texte non paru au Journal officiel)
Date dapplication : immédiate.
Résumé : procédure concernant le cofinancement par le Fonds européen pour les réfugiés de projets pour les demandeurs dasile, les réfugiés et les personnes sous protection temporaire.
Mots clefs : cofinancement, Fonds européen pour les réfugiés, accueil, intégration, rapatriement volontaire, programme national, projet, suivi de gestion, contrôle, évaluation, visibilité.
Références :
Convention de Genève du 28 juillet 1951 sur le statut des réfugiés (publiée par le décret no 54-1055 du 14 octobre 1954) ;
Protocole de New York du 31 janvier 1967 relatif au statut des réfugiés ;
Code de la famille et de laide sociale ;
Loi no 75-535 relative aux institutions médicales et médico-sociales ;
Décision 2000/596/CE du 28 septembre 2000 portant création dun Fonds européen pour les réfugiés.
Annexes : 6 (un modèle de formulaire de demande et de budget prévisionnel, la liste-type des factures de dépenses à joindre à la demande de paiement du solde de laide FER, la décision du Conseil du 28 septembre 2000 créant le FER, lavant-projet de règlement budgétaire et comptable de la Commission pour le FER, un canevas de rapport final comprenant le modèle de rapport financier final, un exemple de grille dévaluation).
La ministre de lemploi et de la solidarité à Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales).
1. Présentation du Fonds européen pour les réfugiés (FER)
Le Fonds européen pour les réfugiés (FER) a été créé par la décision no 2000/596/CE du Conseil des ministres de lUnion européenne en date du 28 septembre 2000 (JOCE du 6 octobre 2000, p. L. 252-12). Il se substitue aux lignes budgétaires B7-6008, B5-803 et B3-4113 précédemment gérées à titre expérimental par la Commission dans les domaines de laccueil des demandeurs dasile, du rapatriement volontaire de personnes déplacées ou déboutées et de lintégration des réfugiés. Il est destiné à soutenir les efforts des Etats membres en apportant aux programmes nationaux qui lui seront présentés par les Etats membres un cofinancement au plus égal à 50 % du montant du coût prévisionnel TTC des projets dans les domaines suivants :
- mesure A : accueil des demandeurs dasile, quel que soit le régime de protection demandé, et accueil des personnes déplacées dans le cadre dun régime de protection temporaire (soutien psychologique, soins, assistance juridique et administrative, accueil en centres, hébergement, pécule, amélioration des conditions de vie en centres, autonomisation, actions dinformation) ;
- mesure B : intégration des réfugiés, quel que soit le statut accordé (hébergement, formation linguistique et professionnelle, aides à laccès au marché du travail, actions dinsertion culturelle et sociale) ;
- mesure C : rapatriement volontaire des personnes déboutées de leur demande dasile ou déplacées dans le cadre dun régime de protection temporaire (actions daide à la réinsertion, information, aide au retour, voyages de retour) ;
- mesure D : assistance technique à la préparation et au suivi des projets (recours à des collaborateurs extérieurs, cabinets conseils ou à des cabinets détudes, études statistiques, etc.), dans la limite de 5 % du montant total de la dotation annuelle de lEtat membre.
Le cas échéant : aide durgence en cas dafflux massif et imprévu de personnes fuyant leur pays dorigine (accueil, hébergement, moyens de subsistance, nourriture et habillement, interprétariat et communication, assistance psychologique et médicale, frais de personnel et dadministration liés à laccueil, logistique et transports.
Le Fonds européen pour les réfugiés est désormais géré par lunité immigration et asile (A 2) de la nouvelle DG justice et affaires intérieures. La correspondante pour la France à lunité A 2 est : Mme Pfisterer (Sabine), tél. : (00-322) 296-26-49 ; télécopie : (00-322) 295-84-01 ; mél : sabine.pfisterer@cec.eu.int.
2. Le rôle de lautorité nationale
Cest désormais lautorité nationale désignée par chaque Etat membre qui est responsable :
- de la sélection des projets dactions éligibles au FER ;
- de la préparation des programmes nationaux dactions éligibles au FER ;
- de la présentation de ces programmes à la Commission européenne ;
- de la mise en place des dotations annuelles du FER par type dactions ;
- du versement des aides du Fonds à leurs bénéficiaires et du contrôle de leur utilisation ;
- de la présentation des documents comptables justificatifs à la Commission.
Pour la France, la direction de la population et des migrations (DPM) a été chargée de coordonner la préparation des projets qui seront soumis au Fonds et den assurer le suivi. La personne désignée comme coordinatrice pour la France est : Mme Issindou-Kapler (Ewa), adjointe au chef du bureau des demandeurs dasile et des réfugiés (ACI 3), sous-direction de laccueil et de lintégration, direction de la population et des migrations, ministère de lemploi et de la solidarité, BP 555, 10-16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15, tél. : 01-40-56-49-02 ; télécopie : 01-40-56-42-96 ; mél : ewa.kapler@sante.gouv.fr.
La Commission européenne, direction générale justice-affaires intérieures, unité A 2, immigration et asile, peut, le cas échéant, décider dattribuer elle-même directement un financement à un projet transnational dans la limite de 10 % du montant total du financement FER de lannée en cours.
3. Les dotations du FER
Le Fonds européen pour les réfugiés (FER) est doté de 216 millions deuros, soit 1,4 milliard de francs, pour une période de cinq ans qui va du 1er janvier 2000 au 31 décembre 2004. Chaque Etat membre recevra sur la dotation annuelle du fonds :
- un montant fixe égal pour tous les Etats membres et dont le montant sera dégressif à mesure que le programme 2000-2004 se réalisera - 500 000 euros en 2000 (soit 3,3 MF), 400.000 euros en 2001 (soit 2,6 MF), 300 000 euros en 2002 (soit 1,9 MF), 200.000 euros en 2003 (soit 1,3 MF) et 100.000 euros (soit 655 000 francs) en 2004 ;
- un montant variable qui est fonction du restant des ressources disponibles de la dotation annuelle du fonds européen pour les réfugiés, réparti entre les Etats membres proportionnellement au nombre de personnes aidées au cours des trois années précédentes, pour 65 % de leur volume, et proportionnellement au nombre de ressortissants de pays tiers ou dapatrides admis en tant que réfugiés au titre de la Convention de Genève ou bénéficiant dune forme de protection internationale octroyée par un Etat membre conformément à sa législation ou à sa pratique nationale au cours des trois années précédentes, pour 35 % de leur volume. La France doit ainsi bénéficier dun droit de tirage supplémentaire sur le FER pour lannée 2000 de 9,4 % du montant des ressources disponibles du FER, soit environ 1 755 055 euros ou 11,5 MF. Pour 2001, ce droit de tirage supplémentaire sera de 9,7 % des ressources disponibles du FER, soit 2 756 242,72 euros ou 18,1 MF.
Au total, la France dispose dun cofinancement communautaire de 14,8 MF au titre de lannée 2000 et denviron 20,7 MF au titre de 2001. Les parts variables des dotations ne sont pas encore connues pour 2002, 2003 et 2004. Ces dotations complètent les financements nationaux (crédits dEtat ou de collectivités publiques et fonds de contributeurs privés) pour permettre le cofinancement à parts égales (50 %-50 %) par lUnion européenne et la France des actions retenues au titre du programme français 2000-2004. Les dotations ainsi constituées sont de 29,6 MF en 2000 et de 41,4 MF en 2001. Elles doivent être réparties chaque année sur les quatre types de mesures éligibles au cofinancement du FER (accueil, intégration, retour, assistance technique). La mesure « assistance technique » concerne la mise en uvre du programme. Le niveau du soutien communautaire ne peut pas dépasser 50 % du montant total dun projet.
4. Le programme français du FER pour 2000 et 2001
Un programme dactions doit être proposé par chaque Etat membre pour chacune des cinq années du programme 2000-2004. Ce programme annuel doit obligatoirement porter sur les trois domaines daction (accueil, intégration et retour volontaire) à la fois. Ce programme doit correspondre à une stratégie appropriée pour parvenir aux objectifs visés et correspondre au niveau de priorité que lEtat membre accorde à sa réalisation, dans le respect des critères de la Commission européenne (les projets présentés au FER ne doivent pas faire double emploi avec ceux qui sont exclusivement ou principalement financés par lEtat, mais ils doivent au contraire les compléter).
La présentation des deux premiers programmes annuels (2000 et 2001) a été regroupée dans le temps en raison du retard pris pour le lancement du FER. La Commission européenne a demandé aux Etats membres de présenter leurs programmes 2000 et 2001 fin novembre 2000. Concernant le programme 2000, larticle 23 de la décision du Conseil créant le FER prévoit que les dépenses engagées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2000 peuvent être éligibles à un soutien du Fonds, sans quil soit nécessaire de recommencer la procédure de pré-sélection. La DPM a donc présenté à la commission une dizaine de projets réalisés pendant lannée 2000. Vous serez prochainement destinataire de la liste des projets retenus dans votre département afin de pouvoir en assurer le suivi et le contrôle au regard des règles communautaires, dès lors quils auront été primés par le FER.
Un appel à propositions a été lancé par la DPM sur le site Internet du ministère (http ://www.social.gouv.fr) au titre des années 2001 et 2002. Les dates limite pour répondre par lettre à la DPM ont été respectivement fixées au 30 novembre 2000 pour les projets 2001, et au 1er mars 2001 pour les projets 2002. Les formulaires de demande de cofinancement FER pour 2001 (à remplir pour chaque projet et dont le modèle figure ci-joint en annexe no 1) pourront parvenir à la DPM jusquau 3 février 2001. Les formulaires de demande de cofinancement FER pour 2002 pourront parvenir à la DPM jusquau 1er mars 2001.
Les actions qui seront retenues par la commission européenne seront cofinancées à 50 % par le FER.
5. Le programme français du FER pour 2002
Pour lannée 2002, la DPM souhaite connaître dici au 1er mars 2001 les projets des associations qui pourraient être présentés au FER dans les domaines suivants (et qui pourraient être en partie co-financés par la DPM) :
- conditions daccueil des demandeurs dasile et accès aux procédures dasile (hébergement, aide matérielle, soins médicaux, assistance sociale et administrative ou juridique, aide aux personnes les plus vulnérables) ;
- intégration des réfugiés statutaires (assistance sociale aux réfugiés et à leurs familles, notamment en ce qui concerne le logement, les moyens de subsistance et les soins médicaux, actions visant à permettre lautonomie des réfugiés et leur adaptation à la société française) ;
- rapatriement des demandeurs dasile déboutés et des personnes déplacées sous protection temporaire (information et conseil relatifs aux programmes de retour volontaire, information relative à la situation dans le pays dorigine, aide à la réinsertion dans le pays dorigine, formation générale et professionnelle). Les actions proposées ne doivent pas faire double emploi avec les projets qui seraient proposés dans le cadre du programme EQUAL, mais doivent sarticuler avec eux.
6. Calendrier, durée des projets et éligibilité
Le calendrier dun projet fait partie intégrante de la convention de subvention que vous serez amené à conclure avec le bénéficiaire. En raison des contraintes de temps auxquelles chaque bénéficiaire est soumis, il importe de sassurer que le calendrier est bien respecté au cours de lannée dexécution du projet primé par la commission.
Les projets 2001 ne peuvent pas démarrer avant davoir été sélectionnés par la commission (pour les projets 2000 et 2001, la décision de la commission devrait être connue au plus tard le 15 janvier 2001). Leur durée maximale ne peut dépasser douze mois.
Aux termes des dispositions de larticle 14 de la décision du conseil no 2000/596 du 28 septembre 2000, une dépense ne peut pas être considérée comme éligible au soutien du FER si elle a été effectivement payée avant la date à laquelle la demande de cofinancement de lEtat membre a été approuvée par la commission. Cette date constitue le point de départ de léligibilité des dépenses. Les règles concernant léligibilité des dépenses figurent dans lannexe 1 de lavant-projet de règlement de la commission portant modalités dexécution de la décision no 2000/596 du conseil. Elles seront définitivement arrêtées au premier trimestre 2001 par la commission sur proposition du comité consultatif du FER.
7. Les rôles respectifs de la DPM et des DDASS
dans la mise en uvre du programme FER
La mise en uvre du programme et des projets qui sont primés par la commission dans le cadre du FER est de la compétence conjointe du ministère de lemploi et de la solidarité (direction de la population et des migrations, sous-direction de laccueil et de lintégration, bureau des demandeurs dasile et des réfugiés ACI 3) et des préfets de départements (directions départementales des affaires sanitaires et sociales), dans le cadre de leurs missions respectives.
Le ministère est chargé dassurer au plan national la coordination générale de la mise en uvre du programme FER pour la France.
Le suivi des projets retenus dans les domaines de laccueil des demandeurs dasile, de lintégration des réfugiés et du rapatriement volontaire des personnes déboutées ou sous protection temporaire est assuré par chaque direction départementale des affaires sanitaires et sociales.
Le contrôle sur pièces et sur place de chaque projet est également assuré par la direction départementale des affaires sanitaires et sociales) qui arrête les dotations globales de financement et approuve les comptes administratifs.
8. La constitution des dossiers de demande de cofinancement
Etat-FER (pour 2001 et 2002 uniquement)
Chaque dossier de demande de cofinancement Etat-FER doit impérativement comprendre :
- une lettre de demande du bénéficiaire sur papier libre ;
- un formulaire de demande daté et signé par le représentant du bénéficiaire ;
- une description du projet par le bénéficiaire sur papier libre ;
- des engagements écrits de participation de tous les partenaires envisagés ;
- un rapport dactivité récent du bénéficiaire ;
- le bilan du dernier exercice financier écoulé ou léquivalent (libellé en euros) ;
- les statuts du bénéficiaire (sil sagit dune organisation non gouvernementale).
Vous trouverez en annexe 1 un modèle de formulaire de demande de cofinancement FER ainsi quun modèle de budget prévisionnel. Ces documents sont à utiliser pour les demandes 2001 et 2002. Vous ferez parvenir des copies de ce formulaire de demande et du modèle de budget prévisionnel aux associations qui souhaitent présenter des projets pour 2001 et 2002. Ces documents figurent également sur le site Internet du ministère. Le budget prévisionnel doit détailler notamment les différentes sources de financement et contributions - fonds privés, subventions des autorités nationales (Etat), régionales (conseil régional) et locales (conseil général et municipalités).
Les lettres de demande de cofinancement Etat-FER pour 2001 devaient parvenir à la DPM au plus tard le 30 novembre 2000. Les autres pièces du dossier de demande (formulaire normalisé de demande accompagné de ses annexes 1 à 5) devront parvenir à la DPM au plus tard le 3 janvier 2001.
Les dossiers complets des demandes présentées au titre de lannée 2002 devront parvenir à la DPM au plus tard le 1er mars 2001.
9. La présélection et la sélection des projets
Les dossiers des projets qui doivent être réalisés dans votre département à partir de 2002 doivent vous être communiqués pour avis par leurs promoteurs. Sur la base des pièces contenues dans le dossier, vous devez émettre un avis et transmettre lensemble à la DPM qui opère une présélection des projets. Les dossiers retenus sont ensuite transmis à la commission (DG justice-affaires intérieures, unité A 2 - immigration et asile) dans le cadre du programme annuel FER en vue de leur sélection définitive. Les critères de sélection retenus par la commission et qui doivent être également appliqués par lautorité nationale sont les suivants :
- la situation et les besoins dans lEtat membre ;
- le rapport coût-efficacité et la rentabilité des dépenses, compte tenu du nombre de personnes concernées par laction ;
- le caractère novateur du projet et la possibilité dexploiter les résultats pour renforcer la coopération entre les Etats membres ou pour permettre à dautres Etats membres dappliquer les enregistrements tirés de lexpérience, lexpertise, la fiabilité et la contribution financière de lorganisation demandeuse et de toute organisation partenaire :
- la complémentarité entre les actions et dautres actions financées par le budget des Communautés européennes ou dans le cadre de programmes nationaux) ;
- lexpérience, la compétence et la fiabilité du soumissionnaire.
La direction de la population et des migrations (bureau des demandeurs dasile et des réfugiés ACI 3) est chargée de sélectionner au plan national les projets en fonction de leur pertinence dans le cadre de la politique daccueil, dintégration et daide au rapatriement volontaire définie par le Gouvernement et en fonction du rapport coût-efficacité au regard des objectifs généraux quelle fixe dans chacun des trois domaines cofinancés par le FER. La DPM sadjoindra en tant que de besoin toute personnalité qualifiée nappartenant pas aux associations qui présentent des projets pour laider dans la présélection des dossiers.
Pour des raisons tenant aux délais très courts impartis par la commission en novembre 2000, les projets 2000 et 2001 ont été directement présentés à la commission par la DPM.
10. Les conventions de subvention
(pour les projets 2001, 2002 et suivants uniquement)
Dès lors que la commission aura donné son approbation au programme 2000-2001 présenté par la France, vous passerez systématiquement une convention de subvention, portant à la fois sur lattribution de laide du FER et de laide de lEtat, avec chaque bénéficiaire dun cofinancement Etat-FER au titre de lannée 2001 ayant son siège dans votre département. Un modèle de convention de cofinancement Etat-FER vous sera adressé dans le courant du mois de décembre 2000. Ce modèle figurera également sur le site internet du ministère. Aucune nouvelle convention de subvention type FER ne sera passée pour les projet retenus au titre de 2000 (qui ont normalement déjà donné lieu à la conclusion de conventions de subvention en 2000). Par contre, les conventions concernant les projets 2001 devront avoir été passées pour le vendredi 23 février 2001 au plus tard (sachant que la décision de la commission de retenir le programme FER pour la France en 2001 devrait être connue au plus tard le 16 janvier 2001).
11. Le suivi de la gestion et le contrôle des projets
Larticle 20 de la décision créant le FER prévoit que « lautorité responsable dans chaque Etat membre prend les mesures nécessaires pour assurer le suivi et lévaluation des actions ». Larticle 5 de lavant-projet de règlement portant modalités dexécution de la décision 2000/596/CE du conseil prévoit par ailleurs que « les Etats membres organisent des contrôles comptables ex-post des opérations ». Au titre de la tutelle administrative, vous êtes notamment chargés du suivi et du contrôle sur pièces et sur place des différentes actions et du fonctionnement des structures.
La DPM sera amenée pour sa part à réaliser cinq audits et cinq visites (portant sur 20 % au plus de lensemble des projets 2000-2001) dans le courant de 2001. Il vous appartiendra de réaliser les autres contrôles et vérifications dans le cadre de votre mission de tutelle des associations.
Afin de me permettre de rendre compte chaque année (pour le 1er septembre) à la commission européenne des différents contrôles effectués au plan local et national, comme cela est prévu à larticle 8 de lavant-projet de règlement portant modalités dexécution de la décision 2000/596/CE du conseil, je vous demande de madresser pour le 30 juin de chaque année un rapport sur les différents contrôles que vous aurez menés au cours de lannée précédente en vue de vérifier la cohérence des pièces justificatives présentées par les bénéficiaires à lappui des demandes de paiement de la participation du FER et les documents comptables conservés par eux. Vous devez vous référer aux dispositions de larticle 10 de lavant-projet de règlement mentionné ci-dessus pour fixer lobjet des contrôles.
En application des dispositions de larticle 19 de lavant-projet de règlement, vous êtes également chargés de prévenir, détecter et corriger les irrégularités dans la gestion des projets et de les communiquer au ministère de lemploi et de la solidarité (DPM, bureau ACI 3). Le ministère informera la commission européenne des procédures engagées pour redresser les irrégularités constatées et des éventuelles poursuites administratives ou judiciaires engagées.
12. La constitution des dossiers de demande de paiement du deuxième acompte de la participation du FER (y compris pour 2000)
La participation du FER est versée en trois fois : un premier acompte de 50 % du montant total du projet dans les deux mois suivant la décision de la commission (en mars), un deuxième acompte de 30 % dans les deux mois de lapprobation par la commission du rapport intermédiaire (en septembre) et le solde de 20 % dans les deux mois de lapprobation par la commission du rapport final (et au plus tard huit mois après la fin de lexercice).
Larticle 20, paragraphe 2, de la décision du conseil no 2000/596/CE prévoit que chaque Etat membre joint chaque année (au plus tard le 1er juin) à la demande de cofinancement visée à larticle 8 de la même décision un rapport succinct de synthèse sur la mise en uvre des actions en cours, dit rapport intermédiaire. Vous devrez veiller à ce que chaque bénéficiaire constitue dans les délais prescrits (au plus tard au 30 avril de lannée en cours) un rapport intermédiaire pour son projet, en vue du paiement du deuxième acompte de la participation du FER. Ce rapport intermédiaire par projet doit me permettre délaborer le rapport de synthèse annuel, dit rapport intermédiaire densemble. Le rapport intermédiaire par projet doit porter sur le degré davancement du projet, les difficultés rencontrées, la visibilité du cofinancement par le FER et la gestion financière du projet (ressources déjà mobilisées).
13. La constitution des dossiers de demande de paiement
du solde de la participation du FER (y compris pour 2000)
Vous devrez également veiller à ce que chaque bénéficiaire constitue dans les délais prescrits (au plus tard au 30 juin de lannée suivante) un dossier de demande de paiement du solde de la participation du FER.
Ce dossier comprend, outre les documents énumérés plus bas, un état certifié par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales du montant exact des délégations de crédits reçues du ministère, des engagements de crédits effectués par la DDASS et des mandatements effectués par la paierie générale pour laction concernée. Le ministère (DPM) rassemble les dossiers de demande de paiement du solde FER dans un dossier unique qui accompagne le rapport final densemble destiné à la commission (DG JAI, unité A 2).
Chaque bénéficiaire doit établir pour chaque projet, lors de la constitution du dossier de demande de paiement du solde de la participation annuelle du FER qui accompagne le dépôt du rapport final dexécution densemble :
- un rapport final de projet décrivant la façon dont le projet a été exécuté (vous trouverez un canevas de rapport final à lannexe 5) ;
- un relevé exhaustif (voir le modèle de relevé en annexe) des factures numérotées de toutes les dépenses présentées à lappui de la demande de paiement du solde de la participation du FER ; ce relevé doit comprendre les mêmes rubriques que le budget, clairement identifiées (frais de fonctionnement, dépenses en personnel, dépenses de formation, dépenses en matériels, dépenses de transports, loyers et charges locatives, frais de publications, etc.) ; chaque facture doit porter un numéro, le nom de lobjet et le coût en euros ; il est recommandé denregistrer, de numéroter et de classer dès le début du projet toutes les factures suivant les rubriques budgétaires concernées ;
- le bilan financier de lexécution du projet sur lannée considérée (sur le même canevas que le modèle de bilan prévisionnel qui figure en annexe), retraçant les dépenses et les ressources de lannée pour le projet ;
- un tableau de bord dactivité du projet (par exemple, nombre dagents en début et en fin dannée, réalisations pour chaque trimestre, nombre de personnes concernées) décrivant la réalisation du projet primé.
Pour les projets primés au titre de lannée 2000, les dossiers complets de demande de paiement de la participation du FER devront parvenir à la DPM (bureau ACI 3) pour le vendredi 16 mars 2001, délai de rigueur.
Pour les projets primés au titre de lannée 2001, les dossiers complets de demande de paiement de la participation du FER devront parvenir à la DPM (bureau ACI 3) pour le vendredi 15 mars 2002, délai de rigueur.
Chaque association ou organisme bénéficiaire doit conserver les documents financiers et comptables justificatifs de ses dépenses primées par le FER pendant 5 ans (à compter de la date de la décision dattribution de laide du FER, soit fin janvier 2001) à son siège.
Chaque DDASS doit conserver un exemplaire des documents financiers et comptables justificatifs des dépenses primées par le FER pendant cinq ans (à compter de la date de la décision dattribution de laide du FER, soit fin janvier 2001), au cas où des associations viendraient à disparaître avant la limite des cinq ans.
Tous les modèles de rapport doivent contenir des sections dans lesquelles la description du financement par le FER doit être détaillé.
14. La certification des dépenses présentées par les bénéficiaires
Vous devrez veiller à ce que lexactitude des déclarations et relevés de dépenses présentés à lappui de chaque demande de paiement de la participation du FER pour chaque projet aient été certifiée par un expert comptable agréé. Vous devrez également veiller à ce quils procèdent de systèmes de comptabilité basés sur des pièces justificatives susceptibles dêtre vérifiées. Vous devrez enfin établir un certificat de conformité des déclarations et relevés de dépenses suivant le modèle (établi pour la certification nationale de lensemble des dépenses présentées par un Etat membre) qui figure à lannexe 4 de lavant-projet de règlement de la commission portant modalités dexécution de la décision no 2000/596/CE du conseil en ce qui concerne léligibilité des dépenses, les systèmes de gestion et de contrôle et les rapports de mise en uvre dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés. Chaque certificat doit être joint à chaque dossier de demande de paiement de la participation annuelle du FER.
15. Lévaluation annuelle du programme national
En application des dispositions de larticle 20, paragraphe 1, de la décision du conseil créant le FER, le ministère (DPM) doit faire procéder chaque année à une évaluation indépendante de lexécution et de leffet des actions mises en uvre. Lévaluation des actions 2000 sera menée au cours du premier semestre 2001 et lévaluation des actions 2001 sera faite au cours du premier semestre 2002. Lexpert indépendant missionné par le ministère devra rédiger un rapport dévaluation de lexécution du programme sur les deux années 2000 et 2001.
Lévaluation densemble du programme national doit pouvoir sappuyer sur les évaluations de projets conduites par les DDASS. Aussi je vous demande de me faire parvenir pour le 1er mars 2001 un rapport dévaluation des projets primés au titre de lannée 2000 dans votre département. Ce rapport doit sappuyer sur lévaluation continue des résultats que chaque bénéficiaire doit mettre en place dès janvier 2001 afin daméliorer son projet. Un cahier des charges de lévaluation sera diffusé par la commission au début de lannée 2001. Les critères à prendre en compte seront à la fois dordre quantitatif (nombre de personnes concernées, durée moyenne de contact, nombre de contacts, taux dencadrement) et qualitatif (résultats, échecs et abandons, raisons des échecs, conditions du succès). Les rapports dévaluation départementale des projets 2001 devront me parvenir au plus tard pour le 1er mars 2002. Vous trouverez en annexe 6 un exemple de grille dévaluation.
16. Le rapport final
Larticle 20, paragraphe 3, de la décision du conseil no 2000/596/CE prévoit que chaque Etat membre adresse à la commission chaque année (dans les six mois suivant la fin de lexercice budgétaire considéré, soit au plus tard le 1er juillet de lannée suivante) un rapport final. Ce rapport final comprend :
- des comptes financiers et un rapport sur la mise en uvre des actions établi selon le modèle établi à lannexe 6 de lavant-projet de règlement de la commission ;
- le rapport dévaluation mentionné au 13 ci-dessus.
Le rapport final 2000 sera déposé au plus tard le 30 juin 2001 et le rapport final 2001 le sera au plus tard le 30 juin 2002. Pour me permettre de préparer le rapport final 2000, je vous demande de me faire parvenir les pièces mentionnées au point no 11 ci-dessus dans les délais prescrits.
17. Les demandes spécifiques dinformations comptables
de la Commission européenne et les visites dinspection
Larticle 18, paragraphe 2, alinéa 2, de la décision du conseil créant le FER prévoit que, dans le cadre de la coopération financière entre la Commission et les Etats membres, ces derniers peuvent être amenés à fournir sans délais à la Commission des informations comptables pour lui permettre détablir des relevés statistiques ou de mener des contrôles sur pièces et sur place. Larticle 12 de lavant-projet de règlement de la commission prévoit que, pour cette raison, les informations comptables qui doivent être tenues à la disposition de la Commission sur demande spécifique doivent être détenues sous forme denregistrements informatiques. Sur demande écrite de la Commission, les Etats membres transmettent des enregistrements informatiques à la Commission dans un délai de dix jours ouvrables. Pour me permettre de répondre aux éventuelles demandes de la Commission touchant des informations comptables sur la réalisation des dépenses primées par le FER, je vous demande de réaliser pour chaque bénéficiaire la sauvegarde informatique sous Windows 95 ou 98 et sur Word 97 (sur disque dur ou sur disquette informatique) des documents ou informations suivants :
- bilans comptables de lexercice en cours et des exercices précédents à partir du 1er janvier 2000 retraçant lensemble des dépenses et des recettes de chaque projet primé par le FER ;
- coût total de chaque projet ;
- pourcentage de participation du FER pour chaque projet.
Ces informations doivent pouvoir être adressées sur demande écrite par courrier électronique à la division immigration et asile de la direction générale justice et affaires intérieures dans un délai de dix jours.
La Commission prévoit par ailleurs de diligenter des visites dinspection sur pièces et sur place, dont nous serons prévenus avec un court préavis. Ces visites pourront porter à la fois sur les aspects comptables et sur la réalisation concrète des projets.
18. La visibilité du cofinancement du FER
Vous devrez veiller à ce que chaque bénéficiaire fasse clairement apparaître le cofinancement par le FER lors de la réalisation de son programme. Les moyens garantissant cette visibilité sont les suivants :
- placer le logo de lUE sur lensemble des équipements acquis pour la mise en uvre du projet ;
- placer le logo de lUE et indiquer le cofinancement par le FER sur tout le matériel publicitaire, les dépliants, le papier à en-tête, les activités de relations publiques ;
- placer le logo de lUE et indiquer le cofinancement par le FER dans les locaux destinés à laccueil des groupes cibles (murs des bureaux, entrées, etc.) ;
- informer le public du cofinancement par le FER lorsque les projets sont mentionnés lors de séminaires ou conférences.
Pour le cofinancement par le FER, les bénéficiaires devront utiliser la mention suivante : « Projet cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés ».
Les administrations et les associations peuvent télécharger le logo de lUE sur le site : http://europa.eu.int/en/eu/emblem.html.
Toute publication faisant état du cofinancement par le FER précisera quelle ne reflète que le point de vue de lauteur et que la commission ne peut être tenue pour responsable de lutilisation qui peut être faite de linformation.
Dans les CADA et CPH pour lesquels une demande de cofinancement est présentée au titre des années 2000 et 2001, le logo de lUnion européenne et la mention : « Projet cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés » devront apparaître sur :
- les documents destinés aux groupes cibles (affiches, notices, dépliants publicitaires, revues et journaux, feuilles dinformation, etc.) ;
- les supports mis en évidence dans les locaux daccueil.
Un cofinancement à hauteur de 50 % du coût global des actions de visibilité (soit 50 % de 40 000 francs ou de 6 098 euros) a été demandé à la Commission européenne pour couvrir les frais de conception, dimpression, de routage et de distribution des affiches, dépliants et autres documents nécessaires à cette visibilité dans les centres qui seront primés par le FER. En effet, dans les vingt-cinq sites différents concernés par les projets présentés pour 2000 et 2001, le logo de lUnion européenne et la mention : « Projet cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés » devront apparaître sur :
- les documents émis par les associations et organismes gestionnaires en direction des groupes cibles (affiches, notices, dépliants, revues et journaux, feuilles dinformation, etc.) ;
- des supports dinformation bien en évidence dans les locaux daccueil des sites pour lesquels le cofinancement du FER est demandé.
Toute publication faisant état du cofinancement par le FER doit préciser quelle ne reflète que le point de vue de lauteur et que la Commission ne peut être tenue pour responsable de lutilisation qui peut être faite de linformation.
La DPM se propose de faire une commande groupée daffiches, de dépliants et dautocollants portant le logo de lUnion et la mention du cofinancement européen du FER. Cette commande doit permettre dapprovisionner les bénéficiaires pendant la durée du programme FER. Vous pouvez contacter Mme Anstett (Suzel), chargée de mission « Communication » à la DPM, pour lui faire part de besoins spécifiques liés à la visibilité (tél. : 01-40-56-41-48, télécopie : 01-40-56-42-96).
19. Les sites Internet
Vous pouvez consulter les informations données par la Commission sur le programme sur le site Internet du FER, qui est accessible à ladresse suivante : http://www.european-refugee-fund.org.
Les sites Internet (http://www.social.gouv.fr) et Intranet du ministère de lemploi et de la solidarité présentent par ailleurs lappel à propositions ainsi que les programmes 2000 et 2001 cofinancés par le FER.
20. Respect dautres politiques communautaires
Vous devrez veiller à ce que chaque projet proposé au cofinancement du FER soit conforme aux autres politiques communautaires dans le cadre de chaque mesure (notamment en ce qui concerne le respect de la libre concurrence, le respect de légalité des chances et le respect de lenvironnement). Vous me signalerez les éventuelles irrégularités, de façon à ce que je puisse prendre des mesures pour garantir le respect de ces politiques.
21. Le pilotage du programme FER
Un comité de pilotage du programme FER assistera le directeur de la population et des migrations pendant la durée de ce programme (2001-2004). Ce comité se réunira au moins une fois tous les deux mois sous la présidence du directeur de la population et des migrations. Il comprendra :
- un représentant du directeur des Français à létranger et des étrangers en France (DFAE) au ministère des affaires étrangères ;
- un représentant du délégué général à lemploi et à la formation professionnelle (DGEFP) ;
- un représentant du délégué au codéveloppement et aux migrations internationales ;
- quatre directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales ou leurs représentants ;
- le sous-directeur de laccueil et de lintégration à la DPM.
Conscient de la charge de travail nouvelle que représente la mise en uvre du programme FER, je vous demande de me signaler les difficultés éventuelles que vous pourriez rencontrer dans lapplication de la présente circulaire, et les dispositions qui pourraient être prises selon vous dès 2002 pour simplifier le travail de vos services en ce qui concerne la présélection, le suivi et le contrôle des projets cofinancés par le FER, tout en répondant aux demandes exprimées par la Commission.
Je vous saurais gré de madresser vos suggestions dans le courant de lannée 2001 afin que je puisse les étudier et les intégrer dans les instructions qui vous seront adressées pour les années 2002 à 2004.
Pour la ministre et par délégation : Le directeur de la population et des migrations, J. Gaeremynck |