Dernière mise à jour le 15 juillet 2014
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Le registre unique du personnel

Synthèse

Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

A savoir

Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel.

Sommaire

Fiche détaillée

Quels sont les employeurs concernés ?

Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.

Pour quels salariés ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

  • Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel. Pour connaître les autres obligations à ce sujet, voir l’embauche d’un étranger.
  • L’employeur qui détache un ou plusieurs salariés, dans les conditions prévues aux articles L. 1262-1 et L. 1262-2 du code du travail adresse une déclaration, préalablement au détachement, à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration est annexée au registre unique du personnel de l’entreprise qui accueille les salariés détachés. Cette disposition est issue de la loi n° 2014-790 du 10 juillet 2014 citée en référence, en vigueur depuis le 12 juillet 2014.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Un registre par établissement
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Conséquence : si l’entreprise comporte plusieurs établissement, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.

Des mentions obligatoires
Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes :

  • nom et prénom,
  • nationalité,
  • date de naissance,
  • sexe,
  • emploi,
  • qualification,
  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
  • pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
  • pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

La copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et tenue à la disposition des délégués du personnel et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des ressortissants étrangers qui y sont employés, y compris en cas de recours à un support de substitution.

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.

Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Les stagiaires sont-ils concernés ?

Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Cette disposition est issue de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 citée en référence. Un décret (à paraître) précisera les indications complémentaires à mentionner sur ce registre au titre de l’accueil de stagiaires dans l’entreprise.

Qui contacter ?
  • Unités territoriales des directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi - DIRECCTE
  • Commission Nationale Informatique et Libertés : CNIL (www.cnil.fr) - 21, rue Saint-Guillaume, 75040 Paris cedex 07 - Fax : 01 53 73 22 00
Textes de référence
  • Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.
  • Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 (JO du 11 juillet)
  • Loi n° 2014-790 du 10 juillet 2014 (JO du 11 juillet)
© Ministère du Travail, de l’Emploi et du dialogue social

Ces fiches pratiques donnent une information synthétique. Les informations fournies n’ont pas de valeur légale ou réglementaire.

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