Organismes de formation : formalités administratives

Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation conclu. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité.

Dépôt et saisie du bilan pédagogique et financier. TOUTE L’INFO

- La déclaration d’activité
- Le bilan pédagogique et financier
- Quelles sont les règles comptables spécifiques ?
- Qu’est-ce que la convention collective nationale des organismes de formation ?

LA DÉCLARATION D’ACTIVITÉ

Qui est tenu à la déclaration d’activité ?

Tout prestataire de formation, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi Direccte de sa région ( Dieccte en Outre-mer).

Cette déclaration d’activité indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant. Voir le formulaire.
La déclaration est déposée auprès de la Direccte (SRC) compétente en raison – soit du lieu du principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social. Consulter les coordonnées des services en région.
La déclaration doit être accompagnée d’un certain nombre de pièces justificatives.

La liste des organismes de formation déclarés auprès du préfet de région et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier est accessible sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises . Pour leur part, les organismes étrangers exerçant en France doivent appliquer des règles particulières.

Les services de l’État en charge du contrôle
Répartis sur l’ensemble du territoire au sein des Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi – Direccte (Dieccte en Outre-Mer), les Services régionaux de contrôle (SRC) s’assurent du respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle. À cet effet, ils sont coordonnés par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle.
Consulter le bilan d’activité 2016 des SRC.

Quand et comment s’effectue la déclaration d’activité ?

Un formulaire spécifique à retourner dans un délai précis

La déclaration est effectuée :
- au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (contrat conclu avec une personne physique qui entreprend, à ses frais, une formation à titre individuel),
- au moyen de ce formulaire réglementaire (bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation et sa notice explicative), accompagné des pièces justificatives.

Sous 30 jours, attribution d’un numéro d’enregistrement
Dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité. Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.

À l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de… ».

Le cas échéant, la décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.

En savoir plus sur ce qui peut motiver le refus d’enregistrement.

Obligation de déclarer une modification ou cessation d’activité
Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation font l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d’activité.

Les interdictions d’exercer comme organisme de formation
Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle continue.

En savoir plus sur les condamnations qui peuvent prévoir une interdiction d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle continue.

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BILAN PÉDAGOGIQUE ET FINANCIER (BPF)

Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue doit fournir à la Direccte, avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier (BPF).

Ce bilan retrace l’activité de prestataire de formation pour le dernier exercice comptable clos.

Deux modalités pour remplir votre BPF

  1. Vous téléchargez ce formulaire et vous le renvoyez par la Poste au Service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez. Consulter l’annuaire des SRC. / Télécharger la notice pour remplir le formulaire du BPF.
  2. Vous renseignez le formulaire en ligne sur le site de télédéclaration, vous l’imprimez et vous le renvoyez par la Poste au Service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez. Consulter l’annuaire des SRC. À noter : Pour la déclaration du BPF 2017 prévue en avril 2018, tout pourra se faire en ligne, aussi bien la saisie que la transmission à la Direccte.
Le site de télédéclaration.
Saisissez votre BPF sur le portail de services "Mes démarches emploi et formation professionnelle" via l’application "Mon activité formation". Vous pouvez également modifier en ligne les informations concernant votre structure.

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Comment accéder aux services du portail "Mes démarches emploi et formation professionnelle" ?. Toute l’info en cliquant ici

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Le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les organismes de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue. Pour les organismes à activités multiples, un compte de résultat spécifique aux activités de formation professionnelle continue est à joindre au bilan pédagogique et financier.

En savoir plus sur le contenu du bilan pédagogique et financier d’un organisme de formation

La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la Direccte. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation et doivent introduire une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité.

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QUELLES SONT LES RÈGLES COMPTABLES SPÉCIFIQUES ?

Les organismes de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année :
- un bilan ;
- un compte de résultat ;
- une annexe.

En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle.

Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) sont tenus de suivre en comptabilité, de façon distincte, cette activité lorsqu’ils exercent simultanément une ou plusieurs autres activités.
Ils doivent, en fonction du volume de leur activité et/ou de leur nombre de salariés, faire appel à un commissaire aux comptes.

En savoir plus sur les obligations comptables des organismes de formation.

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QU’EST-CE QUE LA CONVENTION COLLECTIVE NATIONALE DES ORGANISMES DE FORMATION ?

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale étendue du 10 juin 1988.

Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs :
- travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclaré),
- salariés sous contrat à durée déterminée.
Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l’organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l’intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l’Urssaf.

POUR ALLER PLUS LOIN

Les justificatifs exigés lors de la déclaration d’activité d’un organisme de formation
Selon l’article R. 6351-5 du code du travail, la déclaration d’activité doit être accompagnée des pièces justificatives suivantes :

  1. Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
  2. Le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques ;
  3. Une copie de la première convention de formation prévue à l’article L. 6351-1 ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation professionnelle, conformément à l’article L. 6353-2, ou, s’il y a lieu, du premier contrat de formation professionnelle prévu à l’article L. 6353-3 ;
  4. Pour les organismes qui présentent à l’appui de leur déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié, un justificatif d’inscription sur la liste mentionnée à l’article L. 6322-48 ;
  5. Une copie du programme de la formation, prévu à l’article L. 6353-1, ainsi que la liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l’action avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée conformément à l’article L. 6352-1 et du lien contractuel qui les lie à l’organisme. L’administration peut demander un justificatif relatif à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation. Elle peut aussi demander un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.

Les motifs de refus d’enregistrement d’un organisme de formation
L’enregistrement peut être refusé de manière motivée, avec indication des modalités de recours, dans les cas suivants :

  1. Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation ne correspondent pas aux actions de formation professionnelle qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation continue, et qui sont mentionnées à l’article L. 6313-1 du code du travail ;
  2. Les dispositions du code du travail relatives à la réalisation des actions de formation professionnelle (convention de formation, contrat de formation, obligations à l’égard du stagiaire) ne sont pas respectées ;
  3. L’une des pièces justificatives n’est pas produite.

Les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie ». Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du préfet de région compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.
Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre État membre de la Communauté européenne ou de l’Espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

Liste des crimes et délits pouvant justifier une interdiction d’être prestataire de formation professionnelle continue

Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle continue au sens de l’article L. 6313-1 du code du travail, pour une durée de 5 ans. Sont concernés :

  • les crimes d’eugénisme et de clonage reproductif (articles 215-1 et 215-3 du code pénal) ;
  • l’importation ou l’exportation illicites de stupéfiants, le fait de provoquer le suicide d’autrui, le fait d’obtenir d’une personne, dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur, la fourniture de services non rétribués ou en échange d’une rétribution manifestement sans rapport avec l’importance du travail accompli, l’escroquerie et l’usurpation de titres (articles 222-36, 223-13, 225-13, 313-7 et 433-17 du code pénal) ;
  • l’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse (article 223-15-3 du code pénal) ;
  • l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie (articles L. 4161-5 et L. 4223-1 du code de la santé publique). L’objectif est de lutter contre le prosélytisme de mouvements sectaires exerçant leur influence sous couvert d’organismes de formation.

Le contenu du bilan pédagogique et financier d’un organisme de formation

Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :

  • les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
  • la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
  • les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
  • les produits financiers tirés du placement des fonds reçus. Sur la demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer. Le cas échéant, cette liste mentionne le montant des résorptions opérées par le prestataire auprès des entreprises.

Quelques aspects particuliers de la comptabilité des organismes de formation

Un plan comptable spécifique

Les dispensateurs de formation de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :

  • trois salariés en contrat à durée indéterminée,
  • 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources,
  • 230 000 € au total du bilan. Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation continue.
Une exonération possible de TVA

Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.
Pour bénéficier de cette exonération de TVA, le prestataire de formation doit demander à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) d’attester qu’il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue.
L’imprimé de demande d’attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*11 (demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue).