Étape 4. Animer et piloter le projet

L’animation est ce qui donne vie à votre projet et vous permet de piloter les actions au quotidien : elle déploie au fur et à mesure du projet des outils pour mettre en œuvre efficacement le projet. L’animation repose sur la définition claire du projet, de ses cibles et objectifs.
Le pilotage permet d’assurer un suivi fiable du projet en comparant les réalisations avec les objectifs visés pour réajuster au besoin le contenu, le calendrier et les moyens en fonction des avancées. Le pilote est celui qui anime : il est entouré des autres acteurs réunis au sein des instances de gouvernance.

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Le pilotage occupe une place déterminante au cours des différentes phases d’un projet. Il repose sur la définition claire, en amont du projet, de ses cibles, de ses objectifs et ses moyens, ainsi que sur le déploiement au fur et à mesure d’outils permettant de mettre en œuvre efficacement le projet. Le pilotage permet d’assurer un suivi fiable du projet en comparant les réalisations avec les objectifs visés, de réajuster au besoin le contenu, le calendrier et les moyens en fonction des avancées.

● Faire du pilotage la fonction transverse par excellence : il débute dès l’émergence et ne s’arrête qu’après avoir évalué les effets du projet.

● Avoir le soutien des acteurs " clés " pour débloquer certaines situations, notamment dans le cadre d’expérimentations.

Dans le cadre du projet Transcompétence, il était souligné la nécessité de trouver une solution qui réponde aux spécificités du projet, notamment dans l’utilisation de la période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP). Le soutien actif de la DGEFP dans le dialogue avec Pôle emploi a permis d’ouvrir la délégation de prescription, à titre expérimental, auprès d’OPCALIA.

● Établir une correspondance et une cohérence entre le rôle et les compétences de chaque acteur et leur contribution au pilotage de l’action.

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● Formaliser un plan d’actions territorial pour clarifier la stratégie du projet

Dans le cadre d’une initiative portée par le Fonds d’assurance du travail temporaire pour donner des outils aux agences d’emploi (ETT, ETTI) et pour accompagner l’évolution des compétences des intérimaires, un plan d’actions a été construit pour formaliser la stratégie du porteur de projet par rapport aux objectifs identifiés, la place des différents partenaires, et le plan d’actions opérationnel.

● Prévoir des temps de concertation et de travail réguliers avec les acteurs (réunions, ateliers, échanges).
La construction du projet nécessite de la pédagogie de la part du pilote : la légitimité des des acteurs et de leurs actions se trouve alors souvent renforcée au fil du temps.

Faire fonctionner des comités de pilotage ou de suivi avec des réunions régulières.
Mettre en place une instance de suivi et de régulation du projet est essentiel non seulement pour animer la démarche, mais aussi pour entretenir le climat de confiance entre les partenaires, et avoir la légitimité pour apporter au fil du temps les ajustements nécessaires.

La Communauté d’agglomération du Pays Ajaccien a mis en place un espace ressources pour les entreprises (animations, formations, identification des ressources, etc.). Un comité de suivi se réunit au
moins deux fois par an pour apporter les ajustements nécessaires (outils proposés, cibles visées, etc.).

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● Prévoir une animation rythmée, associant les partenaires tout au long du projet.

Prévoir un temps dédié à la gestion opérationnelle et au rôle d’interface du porteur de projet.

● Intégrer tout au long du projet la logique d’évaluation.

Communiquer sur l’avancement du projet auprès des partenaires, par le biais d’un site Internet, d’une communication dédiée ou du rôle d’interface et d’ambassadeur que peuvent jouer les partenaires. Selon le type de projet, la communication auprès des partenaires peut prendre différentes formes, ainsi, dans le cadre d’une GPEC-T, l’animation d’un dispositif peut passer par un site web Internet dédié connecté aux différents sites des partenaires.
Le site web Internet permet alors aux partenaires d’avoir accès à des ressources (documents téléchargeables…). Il peut aussi permettre de faciliter les échanges entre les parties prenantes d’un projet (espace dédié, échange partage de pratiques, questionnements…). Enfin, les partenaires peuvent être mobilisés et ainsi exercer le rôle d’ambassadeur en alimentant le site par le biais de rédaction d’articles de presse, de reportages TV, etc. Quel que soit l’outil utilisé, il s’agira de veiller à ce que celui-ci soit simple et intuitif.

Mettre en place des temps d’échanges réguliers avec les entreprises.
Afin que le projet soit toujours en phase avec les besoins des entreprises, les préoccupations de celles qui sont éventuellement parties prenantes du projet, une bonne pratique à reprendre peut être de prévoir des points d’étapes « à froid ». Il s’agit alors de faire le point avec elles des réalisations, de leurs impacts, des éventuels ajustements à opérer pour remplir les objectifs fixés ou encore des enseignements à retirer des actions réalisées.

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● S’appuyer sur un porteur de projet légitime, qui dépasse les clivages et a le sens du leadership.

Suite au constat d’une croissance du secteur de la propreté sur l’île de la Réunion avec des difficultés des entreprises du secteur à structurer une politique RH, la neutralité de la maison de l’emploi du Nord de la Réunion a permis l’implication rapide des chefs d’entreprise du secteur, dans un contexte de forte concurrence qui avait fait échouer tous les essais de concertation auparavant.

● Tenir compte des intérêts "individuels" des membres du projet.

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Rencontrer une difficulté à mobiliser des entreprises de tailles différentes autour des enjeux de structuration de la fonction RH, ou d’actions de GPEC.
Le suivi des différents partenariats, financiers comme institutionnels, est lourd à assurer. Malgré d’importants efforts déployés, transformer des partenariats en réalité peut s’avérer complexe.

Expérimenter une certaine dissonance entre le portage politique et le pilotage du projet.
Le risque de prise de distance entre la volonté des représentants politiques/ institutionnels et les acteurs opérationnels en charge du pilotage du projet et de sa mise en oeuvre nécessite un pilotage fort (garder un cap et savoir discuter en cours de route avec les représentants politiques/institutionnels des orientations
prises) et une bonne capacité de synchronisation au sein de la gouvernance entre les enjeux politiques du projet et les enjeux opérationnels.

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