Étape 4. Capitaliser et essaimer

Capitaliser est un processus qui retrace toute la vie de votre projet. La capitalisation sert à identifier les réussites et les échecs du projet et à dégager des bonnes pratiques. Ces facteurs de réussites peuvent être ainsi identifiés et adoptés pour d’autres projets similaires et moyennant une adaptation au contexte. La diffusion des bonnes pratiques, ou essaimage, donne à votre projet une tout autre dimension, surtout si vous l’envisagez dès son émergence.

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L’essaimage est le processus consistant à favoriser la duplication, dans un espace donné et grâce à des partenaires donnés, d’une approche, d’une méthode, d’un projet, en l’adaptant à son contexte et à ses enjeux spécifiques. L’essaimage est donc par essence plutôt réservé aux projets ayant portés leurs fruits…
Enfin, il faut noter que tous les projets n’ont pas nécessairement vocation à être essaimés ou à changer d’échelle. Certains peuvent être « traduits » dans d’autres environnements, tandis que d’autres seront plutôt sources d’inspiration pour des projets similaires.

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Penser dès l’émergence du projet la capitalisation et l’essaimage.
Cela peut permettre de faciliter la démarche, en facilitant la formalisation de ce qui peut être essaimé, et en anticipant le modèle d’accompagnement de l’essaimage.
Ce constat est d’autant plus vrai lorsqu’il est possible de valider la faisabilité de la transposition dès l’amont, avec les financeurs ou les grands partenaires du projet qui ont aidé au développement des outils.

● Associer les bénéficiaires en amont de l’essaimage pour communiquer autour du projet.
En amont de l’essaimage, la communication peut favoriser la création d’« envie » du projet, en mobilisant des paroles d’acteurs, des verbatims et des témoignages, des interviews, pour mettre en exergue la valeur ajoutée du projet.

● S’interroger en amont de l’essaimage sur l’équilibre à trouver entre les enjeux de rayonnement du projet mais aussi de concurrence.
Le porteur de projet qui souhaite essaimer sa démarche doit s’interroger sur le périmètre territorial sur lequel il souhaite le faire (quel est-il ? est-il proche de mon périmètre actuel ?, etc.), mais aussi sur le public cible de l’essaimage, et sur les partenaires stratégiques. Il convient aussi de vérifier que la structure d’origine est d’accord et de savoir jusqu’où aller dans l’essaimage pour éviter les effets de concurrence.

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Lancer une étude de faisabilité pour tester la possibilité/faisabilité de l’essaimage.
Toutes les démarches ne peuvent pas être essaimées, cela suppose de vérifier d’une part la maturité des acteurs et partenaires pour mener une démarche d’essaimage et de vérifier la faisabilité d’intégration de nouveaux outils et méthodes par les partenaires auprès desquels on souhaite essaimer une démarche. La réalisation d’une étude spécifique peut alors permettre de « mesurer » cet état de maturité pour tester la faisabilité de l’essaimage. Il est important de la conduire le plus en amont possible afin d’intégrer la démarche d’essaimage, le cas échéant, tout au long du projet.

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● Expérimenter le projet sur un territoire de façon à pouvoir encourager sa duplication dans d’autres territoires.

Formaliser une méthodologie d’essaimage du projet, dès sa modélisation, qui soit partagée avec les partenaires.
Pour véritablement anticiper de manière partagée les modalités selon lesquelles le projet pourra être essaimé, il peut être intéressant de formaliser, de définir les étapes et éventuels outils (« fiche projet » synthétisant les points clés de son émergence et de sa mise en œuvre, etc.) nécessaires à la réussite de cet essaimage.

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● Anticiper l’éventuelle duplication de la démarche très en amont.
Cette anticipation permet de documenter le processus dans son ensemble et de se projeter dans une éventuelle duplication à l’échelle d’un réseau ou de partenaires. Cette préparation en amont est nécessaire parce que penser capitalisation et essaimage dès le début peut faire évoluer la façon de travailler du porteur de projet, sa façon d’associer des partenaires et de penser ses objectifs.
Pour anticiper et préparer cet essaimage, plusieurs types de questionnements doivent être posés. Le périmètre territorial sur lequel envisager l’essaimage doit être questionné, de même que le public cible : doit-il être exactement le même que pour le projet initial ou un ajustement doit-il être apporté pour mieux correspondre aux enjeux ?

Il importe aussi de vérifier que le porteur de projet initial est d’accord, mais également de valoriser l’expérience initiale pour que les intérêts des uns et des autres soient reconnus.
Il est aussi essentiel de vérifier que rien ne s’oppose sur le plan juridique à l’essaimage, en s’assurant que le projet initial et ses modalités (outils, applications, etc.) ne sont pas protégés par la propriété intellectuelle ou les droits d’auteur.

Enfin, l’ambition de l’essaimage doit être partagée autant que faire se peut, afin de faciliter un engagement commun en faveur de l’essaimage des bonnes pratiques.

La maison de l’emploi et de la formation du bassin Dijonnaisa fait se rapprocher les lycées professionnels et les entreprises pour créer un contexte favorable à l’intégration en emploi des jeunes scolarisés en sections professionnelles. Une démarche d’essaimage et de diffusion de bonnes pratiques à un nombre de lycées de plus en plus important a été adoptée, avec la construction de méthodes et d’outils facilement appropriables.

● Construire une démarche en s’appuyant sur un projet ayant déjà été essaimé avec succès.
En effet, si un projet initial a déjà fait l’objet d’initiatives d’essaimage dans des contextes différents, et que ces initiatives ont d’ores et déjà produit des résultats intéressants, il est d’autant plus aisé pour un porteur de projet de se saisir de ce projet source enrichi des apports des essaimages réussis, afin d’en penser une
duplication adaptée à son territoire.

● S’appuyer sur un « territoire d’accueil », un partenaire « à maturité ».
La maturité ou son absence peuvent jouer à la fois sur les relations et l’implication des entreprises sur le secteur, mais aussi sur les relations et les partenariats avec les acteurs institutionnels (collectivité, etc.) qui pourront être mis en place.

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Ne pas adapter suffisamment l’approche de l’essaimage aux territoires et sites de projets.
De la même façon qu’on projet se développe nécessairement avec une inscription territoriale, en étant inclus dans une dynamique partenariale spécifique à chaque territoire, la logique de capitalisation ne peut se faire qu’en tenant compte de cet aspect. Vouloir essaimer un projet en le « plaquant » sans adaptation peut constituer un risque pour la réussite de l’essaimage.

● Adopter une démarche d’essaimage du projet qui ne soit pas suffisamment itérative,
évolutive et agile.
Il importe de passer par une phase de validation des intuitions partagées par les partenaires du projet pour réussir un essaimage de la démarche qui soit adapté aux spécificités du territoire. En ce sens, les temps d’acculturation, d’accompagnement du changement, et d’adaptation de la structure aux enjeux et modalités du projet doivent nécessairement être pris en compte. De la même façon, pour « coller » aux caractéristiques du contexte au sein duquel le projet est essaimé, le porteur de projet et ses partenaires doivent adopter une posture itérative, faite de progression par étapes successives et d’ajustements continus.

● Ne pas anticiper suffisamment l’impact de l’essaimage du projet sur l’organisation interne du porteur de projet.
En effet, lorsqu’un porteur de projet adapte un projet essaimé à sa structure, à son territoire et à ses enjeux, cela suppose que son organisation interne puisse assumer le coût en termes de ressources humaines de l’adaptation et du changement organisationnel. Pour cela, il importe de planifier les choses, afin de se réorganiser et de s’adapter le moment voulu.

L’Ansa (Agence nouvelle des solidarités actives), en partenariat avec le COORACE, a lancé l’essaimage de VITA AIR dans le cadre de son accélérateur d’innovation sociale (AIS). Comme cela a été le cas pour l’entreprise Air service (association intermédiaire de réinsertion de Parthenay, porteuse de Vita-Air)
lorsqu’elle a réorienté son action vers les entreprises en leur proposant des audits de leur fonctionnement
RH, les organisations du SIAE destinataires de l’essaimage doivent anticiper et tenir compte des
changements organisationnels internes (formation, réorientation des actions, etc.) qu’implique le projet.

● Ne pas tenir compte du fait que le modèle économique de la structure initialement porteuse de projet ne permette pas d’accompagner efficacement l’essaimage du projet.

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