Étape 2. Conduire le suivi et l’évaluation

Après avoir défini les indicateurs, il vous faut réunir certaines conditions pour suivre et évaluer votre projet. Faire le choix d’outils adaptés à votre projet vous permet de recueillir les informations utiles pour vos objectifs. Mais il faut favoriser la distance et le recul quand vous traitez ces résultats. Grâce à cette démarche, vous pouvez ainsi générer des améliorations dans vos process.

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Une fois défini le système de suivi et d’évaluation privilégié, il s’agit de réunir les conditions pour conduire ce suivi et cette évaluation, pour être en capacité de recueillir les bonnes informations, de les analyser avec recul et distance, et de proposer des améliorations le cas échéant.

Définir des instances de suivi qui soient en capacité de recueillir l’information et d’opérer un réel suivi.
Afin que le suivi opéré soit efficace, tant dans la remontée d’information que pour apporter les éventuels ajustements au déroulé du projet, il importe dans un premier temps que l’instance de suivi mise en place se réunisse relativement fréquemment et surtout à intervalles réguliers. La légitimité de cette instance est un deuxième élément clé, par le fait notamment qu’elle représente les principales parties prenantes (État, cofinanceurs, porteurs du projet).

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Définir les questions évaluatives et les faire valider en amont du lancement du projet.
Les questions évaluatives devront traduire à la fois les préoccupations du porteur de projet, mais aussi celles du commanditaire de l’évaluation s’il est différent, tout en tenant compte des intérêts des partenaires du projet. Elles devront être formulées une fois que les buts et objectifs du projet sont définis, et permettront d’énoncer les principaux points explorés au moyen de l’évaluation.

Il est essentiel de pouvoir valider ces questions évaluatives avant de lancer l’évaluation à proprement parler.

Enfin, l’association des partenaires du projet à l’élaboration de ces questions évaluatives et à l’écriture du cahier des charges de l’évaluation peut accroître l’implication des parties prenantes dans la démarche, et contribuer à la réussite de l’évaluation.

Développer un panel d’outils adaptés au besoin de suivi et d’évaluation.
Par exemple, il peut être intéressant de prévoir un format d’outil ou de tableau de bord qui puisse être présenté simplement et assez rapidement lors de chacune des réunions de l’instance de suivi. Le caractère pédagogique et facilement appropriable par les différents acteurs apparaît comme un deuxième élément clé.
Dans le cas du développement d’un outil nouveau (produit ou service), la possibilité pour les utilisateurs de faire remonter des propositions d’amélioration peut être utilisée comme une opportunité de faire évoluer l’outil.

S’emparer des logiciels de gestion de projets et des opportunités qu’ils offrent.
Ces outils peuvent faciliter de nombreuses tâches essentielles pour la conduite du projet : planification et priorisation des étapes, assignation des responsabilités respectives des parties prenantes du projet, suivi et maîtrise de l’avancement des différentes étapes, centralisation du recueil de l’information, plateforme collaborative pour fluidifier le partage de l’information, etc.
Par ailleurs, il existe des logiciels libres, relativement économiques, qui peuvent s’adapter aux contraintes et caractéristiques du projet.

Constituer un comité de suivi ou un comité technique.

Prévoir une fréquence de réunion adaptée.

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S’assurer que le suivi et l’évaluation de l’action sont portés et incarnés.
Pour que cette étape du projet soit pleinement réussie et efficace, il importe que le porteur de projet reconnaisse et partage la nécessité de le faire pour répondre au mieux aux objectifs de l’action.

● Utiliser les éléments collectés et observés, selon une logique de souplesse et d’adaptation.

Accepter la notion d’expérimentation dans la mise en œuvre de l’action.
La notion d’évaluation apparaît indissociable de celle d’expérimentation : c’est parce que l’on évalue l’atteinte des objectifs que l’on peut utiliser l’expérimentation, dans une optique plus générale d’ajustement, au plus près des contraintes et enjeux du territoire.
Intégrer cette notion d’expérimentation est importante tant pour les financeurs des projets que pour les porteurs, qui s’astreignent alors à travailler dans une logique de transparence sur les résultats de l’action.

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Ne pas faire le lien entre l’évaluation conduite et les ajustements du projet et du plan d’actions.
Afin que l’utilité du suivi et de l’évaluation du projet soit pleinement exploitée, il importe que les enseignements issus du suivi et de l’évaluation conduits au niveau stratégique (par exemple au sein de l’instance de suivi, comité technique ou de pilotage) redescendent vers les acteurs chargés de la mise en œuvre opérationnelle du projet, qui eux-mêmes, dans une logique de rétroaction, devront prendre part à la conduite de l’évaluation en faisant remonter les observations du terrain.

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