Étape 1. Définir un système et une logique de suivi et d’évaluation

Définir les indicateurs de suivi et d’évaluation -de préférence avec les bénéficiaires- permet de suivre les résultats, puis d’évaluer la réussite de votre projet. Utiliser les bons outils et croiser les résultats donne une idée claire de la progression de votre action. Le suivi vous permet de faire des ajustements intelligents au bon moment.

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Penser les outils d’évaluation in itinere dès l’émergence du projet.

S’assurer que la gouvernance du projet inclut une logique de rétroaction et d’ajustements permanents de l’action en fonction des résultats de l’évaluation.

Associer les partenaires à la définition des indicateurs pour favoriser leur appropriation et leur adaptation aux enjeux du projet.
Si les partenaires du projet sont associés dès le début à la définition des outils de suivi, ils pourront d’autant mieux s’approprier les réussites et les écueils du projet, et par la suite en parler, le partager et faciliter l’essaimage de ses réussites.
Par ailleurs, l’implication de l’ensemble des partenaires dans la définition des indicateurs à utiliser pour suivre les réalisations du projet accroît les chances d’identifier les indicateurs les plus pertinents permettant une évaluation réussie.

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● Développer des outils de suivi qui soient facile à partager : observatoire, plateforme collaborative, logiciel de gestion client (type CRM [1] ).
Par exemple, la mise en place d’un logiciel de suivi peut permettre de lister les cibles rencontrées dans le cadre d’un projet, de conserver l’historique des actions menées, de planifier les futures actions, d’éditer des statistiques pour mesurer l’utilité ou l’impact de l’action. Une base de données peut également être alimentée et être mobilisée pour partager les résultats d’avancement des actions. Différents indicateurs peuvent être renseignés, tels que des indicateurs d’activité et de performance ou encore des indicateurs qualitatifs de satisfaction.

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Disposer d’informations objectivables pour valoriser les résultats ou les échecs et pouvoir procéder aux ajustements nécessaires.

Centraliser la remontée de données par le porteur de projet
Pour éviter un éparpillement des remontées d’information et optimiser les temps de suivi des réalisations du projet, il importe de prévoir dès la modélisation du projet les responsabilités respectives de chacune des parties prenantes sur le sujet.

● Penser le système d’indicateurs dans une perspective dynamique, avec plusieurs types d’analyses.
Afin de ne pas « figer » les évaluations réalisées, mais aussi et surtout que cette étape s’adapte véritablement aux enjeux et objectifs du projet, il s’agit de coupler des outils quantitatifs et qualitatifs, dans l’optique de réaliser l’évaluation la plus exhaustive et pertinente possible.

● Développer un système de suivi et d’évaluation qui entre en résonance avec la logique de suivi et d’évaluation propre à chaque partenaire dans leurs relations à leurs financeurs et négocier en amont avec ces derniers un mode de reporting unifié.

À partir d’une première expérience, LePoleS (Plateforme d’orientation vers l’emploi par l’économie sociale et solidaire) a créé un groupe de travail donnant naissance à l’école du web sous la forme d’un chantier d’insertion. Le dispositif est validé par le Conseil départemental de l’insertion par l’activité économique (CDIAE) des Hauts-de-Seine donnant lieu au premier chantier d’insertion financé par le droit commun et les fonds de revitalisation des Hauts-de-Seine. Dans ce cadre, les acteurs ont élaboré des tableaux de bord du projet intégrant des indicateurs issus de conventionnements dans le cadre des chantiers d’insertion, facilitant ainsi le suivi par les différents partenaires et la consolidation globale.

● Intégrer les bénéficiaires dans l’évaluation des projets.

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● Ne prévoir aucun système de suivi et d’évaluation du projet.

● Ne pas avoir vérifié la disponibilité de la source de donnée suivie par les indicateurs et ne pas maîtriser la disponibilité de cette donnée.
Selon les projets, la disponibilité des données nécessaires à l’évaluation est plus ou moins grande. Le risque existe que le porteur de projet et ses partenaires ne maîtrisent pas cet aspect des choses, et soient contraints de s’adapter à des situations variables.

● Ne pas avoir défini le bon indicateur pour évaluer l’action.
Ne pas avoir anticipé et partagé dès la modélisation du projet les contraintes qu’impliquent le suivi et l’évaluation du projet.
Pour que la logique d’évaluation et sa nécessité soient véritablement partagées et portées par les acteurs du projet, il importe qu’ils soient tous conscients des contraintes (notamment de temps à mobiliser) que cette démarche peut représenter.

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[1CRM : customer relationship management en vocabulaire d’entreprise, c’est-à-dire une orientation stratégique et managériale qui place le client ou l’usager d’un service public au cœur de son activité.