Déclarer votre salarié auprès des organismes de protection sociale

Via la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Cette formalité doit être accomplie par l’employeur dans les 8 jours précédant la date d’embauche que votre activité relève du régime général (URSSAF) ou du régime agricole (MSA).

La DPAE permet :

  • D’établir la déclaration nominative préalable à l’embauche ;
  • Votre immatriculation en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale en cas de première embauche ;
  • L’immatriculation du salarié à la CPAM (ou à la MSA si salarié agricole) ;
  • Votre affiliation à l’assurance chômage ;
  • Le déclenchement de la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès de la médecine du travail pour la visite médicale obligatoire ;
  • De pré-établir la liste des salariés embauchés en vue de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Pour en savoir + sur la DPAE

Si votre activité relève du régime général (URSSAF)

La déclaration peut se faire :

En cas de non-déclaration du salarié, vous vous exposez à une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti soit 1056 € (art L 1221-11 code du travail) pour travail dissimulé.

A noter : la déclaration par voie dématérialisée est obligatoire si votre établissement a effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année précédente. En cas de non-respect de cette procédure, vous risquez une sanction financière d’un montant égal à 0,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Assurez-vous que vous disposez des informations relatives à l’identité exacte, l’adresse de résidence de la personne et son numéro de sécurité sociale pour procéder à la déclaration.

Si votre salarié est de nationalité étrangère, vous devez vous assurer qu’il dispose d’une autorisation de travail.

Pour en savoir + :

Attention : est puni de 5 ans d’emprisonnement et d’une amende de 15 000 € appliquée autant de fois qu’il y a d’étrangers concernés, le fait d’embaucher ou de conserver à son service un étranger sans titre l’autorisant à travailler en France.

Si votre activité relève du régime agricole (MSA)

Les formalités liées à la déclaration préalable à l’embauche peuvent être remplies :

Via les titres simplifiés pour l’embauche

Les titres simplifiés (TESE, TESA ou CEA) permettent d’accomplir gratuitement et en ligne les principales formalités liées à l’embauche.
Ils permettent notamment de s’acquitter des formalités liées à la DPAE, d’établir le contrat de travail et le bulletin de salaire et le décompte des cotisations sociales.

Le Titre emploi-services entreprise (TESE)

Le TESE s’adresse aux entreprises situées en France métropolitaine et qui relèvent du régime général de la sécurité sociale et qui emploient moins de 20 salariés en CDD, CDI ou contrat d’apprentissage. Il permet de satisfaire une grande partie des obligations de l’employeur.

Le TESE ne couvre pas :

  • la collecte de certaines contributions qui doivent être acquittées directement par l’employeur aux organismes : la prévoyance, la retraite individuelle facultative, la formation professionnelle continue, la taxe d’apprentissage et la participation au Fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés,etc.
  • les entreprises du travail temporaire, les comités d’entreprises et les groupements d’employeurs, ni certaines catégories de salariés (artistes intermittents du spectacle, journalistes…).

Le bulletin de paie est établi par le Centre national de traitement du TESE.
Même si le TESE permet l’établissement du contrat de travail, il est toutefois recommandé de rédiger un contrat de travail pour y mentionner des clauses particulières relatives notamment à la durée du travail.

Pour s’informer, s’affilier et réaliser les démarches en ligne, rendez-vous sur :

Le Titre emploi simplifié agricole (TESA)

Le TESA s’adresse à toutes les entreprises agricoles quel que soit leur effectif salarié et permet d’effectuer 11 formalités en une seule démarche.

Pour en savoir plus et s’affilier, consulter le site de la MSA. Le site vous explique comment faire votre déclaration TESA.

Le Chèque emploi associatif (CEA)

Mobilisable par les associations loi 1901 à but non lucratif ou par les fondations dotées de la personnalité morale employant au maximum 9 salariés en équivalent temps plein, le chèque emploi associatif (CEA) permet de s’acquitter des principales obligations liées à la déclaration d’embauche d’un salarié (salaire, cotisations sociales…).

Pour plus d’informations :

Via le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)

Conçu pour les organisateurs non professionnels de spectacle vivant, ce guichet permet d’accomplir les principales formalités administratives pour l’embauche de salariés du spectacle vivant.

Pour en savoir plus, consulter le site du GUSO.

Le cas particulier de l’embauche via un groupement d’employeurs

Le recours à un groupement d’employeurs permet à plusieurs employeurs de se regrouper pour embaucher des salariés qu’ils n’ont pas les moyens de recruter seuls et d’employer à temps plein pour une durée indéterminée ou déterminée (saisonniers par exemple).

Ce type de recrutement vous permet de bénéficier d’une main d’œuvre qualifiée de façon souple, de répartir les coûts salariaux entre les différents membres du groupement et d’être déchargé des tâches administratives liés à la gestion des RH. Par ailleurs, le dirigeant d’entreprise peut bénéficier dans ce cadre d’un accompagnement à la gestion RH.

Pour plus d’informations, consulter la fiche dédiée.

Pour bénéficier d’un conseil et d’un accompagnement RH sur le groupement d’employeurs vous pouvez recourir à une prestation « conseil en ressources humaines » cofinancée par l’État.