Le bulletin de paie

Au moment du versement de son salaire, un bulletin de paie doit être remis à chaque salarié. Certaines mentions figurent obligatoirement dans ce document. D’autres sont interdites.

Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique.

Le fait de méconnaître les dispositions du Code du travail relatives au bulletin de paie est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 3e classe.

A SAVOIR
Le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 et l’arrêté du 25 février 2016, cités en référence, simplifient la présentation du bulletin de paie, afin d’en améliorer la lisibilité. Les dispositions prévues par ces textes sont applicables à à tous les employeurs depuis le 1er janvier 2018, quel que soit le nombre de salariés.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie remis au salarié :

  1. Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
  2. Le numéro de la nomenclature d’activité mentionnée au 1° de l’article R. 123-223 du code de commerce caractérisant l’activité de l’établissement d’emploi ainsi que, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national mentionné à l’article R. 123-220 du même code (numéro Siret, code APE ou NAF) ;
  3. S’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
  4. Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ;
  5. La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : a) La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ; b) L’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;
  6. La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité, …) ;
  7. Le montant de la rémunération brute du salarié ;
  8. a) Le montant et l’assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions mentionnées au 13°, ainsi que, pour les cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge du salarié, leurs taux ;
    b) La nature et le montant des versements et retenues autres que celles mentionnées au a effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels
  9. L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source (cette disposition sera applicable lors de l’entrée en vigueur de la retenue à la source, c’est-à-dire au titre des revenus perçus à compter du 1er janvier 2019) ;
  10. Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;
  11. La date de paiement de cette somme ;
  12. Les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
  13. Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales qui figurent dans l’annexe mentionnée au 5° du III de l’article LO 111-4 du code de la sécurité sociale, appliquées à la rémunération mentionnée au 7° ;
  14. Le montant total versé par l’employeur, c’est-à-dire la somme de la rémunération mentionnée au 7° et des cotisations et contributions à la charge de l’employeur mentionnées au a du 8°, déduction faite des exonérations et exemptions des mêmes cotisations et contributions mentionnées au 13° ;
  15. La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr.

Dans un souci de simplification, les informations mentionnées aux a du 8, 9, 13 et 14 ci-dessus sont libellées et ordonnées ainsi que, pour les éléments à la charge de l’employeur, regroupées conformément au modèle fixé par l’arrêté du 25 février 2016.
La CSG et la CRDS sont agrégées. Les contributions autres que les contributions sociales mentionnées au a du 8° ci-dessus sont également agrégées dans une seule rubrique, qui donne le montant total de cette contribution.
Pour plus de précisions sur la simplification du bulletin de paie, on peut se reporter aux informations diffusées sur le site du ministère de l’économie et des finances.

Documents annexés au bulletin de paie

Quel que soit l’effectif de l’entreprise :

  • A défaut de précision conventionnelle contraire, les salariés sont informés du nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit par un document annexé au bulletin de paie. Dès que ce nombre atteint 7 heures, ce document comporte une mention notifiant l’ouverture du droit à repos et l’obligation de le prendre dans un délai maximum de deux mois après son ouverture,
  • Lorsque des salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié. Ce document comporte les mentions prévues ci-dessus ainsi que celles prévues par l’article D. 3171-12 du Code du travail

Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée. Cette formulation peut être libellée comme suit : « Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée ». Pour sa part, l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. En outre, il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Et les mentions interdites ?

Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie :

  • le non-paiement des heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée » ;
  • les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

Quelles sont les conditions de remise du bulletin de paie ?

La remise du bulletin de paie intervient au moment du paiement du salaire ; elle peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme au salarié peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme électronique (voir ci-dessous). A l’occasion de cette remise, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

  • Des modalités spécifiques de remise du bulletin de paie s’appliquent lorsque l’employeur à recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative suivants : titre emploi-service entreprise (TESE) chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif.
  • Lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, mentionnés à l’article L. 1242-2 (3°) du code du travail, est inférieure à un mois, un seul bulletin de paie est émis par l’employeur. Cette disposition est issue de la loi du 10 août 2018 citée en référence, en vigueur depuis le 12 août 2018.

Une remise du bulletin de paie sous forme électronique est-elle possible ?

Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA).

Information du salarié

Lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine (courriel avec accusé de réception ou de lecture, fax, lettre recommandée avec demande d’avis de réception, lettre remise en main propre contre récépissé…), un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique.

Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.

Garanties de disponibilité des données

Il appartient à l’employeur qui procède à la remise du bulletin de paie sous forme électronique d’arrêter les conditions dans lesquelles il garantit sa disponibilité pour le salarié :

  • soit pendant une durée de cinquante ans,
  • soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Consultation à partir du site dédié au CPA

Le service en ligne associé au compte personnel d’activité permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.

L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.

Contester le bulletin de paie : est-ce possible ?

L’acceptation du bulletin de paie n’empêche pas le salarié de contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude. L’action en paiement ou en « répétition » (demande de remboursement d’un salaire versé, par erreur, au salarié par son employeur) du salaire se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

La demande peut porter sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des 3 années précédant la rupture du contrat. La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 citée en référence a ramené de 5 ans à 3 ans le délai de prescription des salaires.

Les dispositions de cette loi s’appliquent aux prescriptions en cours à compter de la date de sa promulgation (soit le 14 juin 2013), sans que la durée totale de la prescription puisse excéder la durée prévue par la loi antérieure. Lorsqu’une instance a été introduite avant le 14 juin 2013, l’action est poursuivie et jugée conformément à la loi ancienne. Cette loi s’applique également en appel et en cassation.

Le salarié doit conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée : cette précision doit apparaître clairement sur ce document. L’employeur doit conserver les bulletins de paie pendant 5 ans éventuellement sur support informatique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier (sur les garanties de disponibilité en cas de remise du bulletin de paie sous forme électronique, voir précisions ci-dessus).