Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). L’employeur a également des obligations à l’égard du salarié.
Certaines entreprises peuvent avoir recours au dispositif du Titre emploi-service entreprise] (TESE) destiné à leur faciliter l’accomplissement des obligations sociales liées à l’embauche (DPAE) et à l’emploi de salariés (contrat de travail, bulletins de paie, etc.). Les associations qui emploient au plus 9 salariés équivalents temps plein peuvent recourir au chèque emploi associatif. Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant de l’embaucher qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité lui permettant de le recruter sur cet emploi.

En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

A SAVOIR
L’Urssaf met à la disposition des employeurs un ensemble de services en ligne, dans un espace sécurisé, leur permettant, notamment, de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?

L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet (Urssaf ou MSA pour les salariés agricoles), et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé.

À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.

Recours au titre emploi-service entreprise, au chèque-emploi associatif ou au chèque emploi-service universel
Les employeurs qui ont recours au titre emploi-service (TESE) ou au chèque emploi associatif (CEA), dans les conditions fixées par la réglementation, sont réputés satisfaire à l’ensemble des formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leurs salariés, notamment la déclaration préalable à l’embauche. Pour faciliter les formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leur salarié, les particuliers employeurs peuvent avoir recours au dispositif du CESU.

La déclaration préalable à l’embauche comporte les mentions suivantes :

  1. Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;
  2. Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
  3. Date et heure d’embauche ;
  4. Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
  5. Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.

Au moyen de cette déclaration, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

  1. L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévue à l’article R. 243-2 du code de la sécurité sociale ;
  2. L’immatriculation du salarié à la CPAM prévue à l’article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de MSA prévue à l’article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ;
  3. L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage prévue à l’article R. 5422-5 du code du travail ;
  4. La demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévu à l’article L. 4622-7 du code du travail ;
  5. La demande de visite d’information et de prévention ou, pour les salariés concernés, la demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche (voir précisions ci-dessous) ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, la demande d’examen médical d’embauche prévue par l’article R. 717-14 du code rural et de la pêche maritime ;
  6. La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime

La DPAE est adressée par l’employeur :

  1. Soit à l’organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale (Urssaf) dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié ;
  2. Soit, s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de MSA du lieu de travail de ce salarié.

Cet organisme communique les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration, service, organisme ou institution concerné par l’une ou l’autre des déclarations ou demandes mentionnées ci-dessus, selon leurs compétences respectives.

La DPAE est réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

Modalités de la DPAE
La DPAE est, par principe, effectuée par voie électronique (http://www.net-entreprises.fr). Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale ou régime de protection sociale agricole, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente ont même l’obligation d’effectuer leur DPAE par voie électronique.

Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité fixée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, recouvrée et contrôlée selon les règles, garanties et sanctions relatives au recouvrement des cotisations de sécurité sociale. Les pénalités dues au titre d’une année civile sont versées au plus tard à la première date d’exigibilité des cotisations de sécurité sociale de l’année suivante.

Pour plus de précisions, on peut se reporter aux informations diffusées sur le site de l’Urssaf.

Pour les employeurs qui ne sont pas tenus d’utiliser la voie électronique, la DPAE peut être effectuée au moyen d’un formulaire, dont le modèle a été fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012 cité en référence. Ce formulaire (Cerfa 14738*01) peut être obtenu auprès des Urssaf ; il est également disponible sur le site du Ministère. L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’organisme mentionné ci-dessus (Urssaf ou Caisse de MSA pour les salariés agricoles) par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception :
- lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception du document mentionné ci-dessous ;
- lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la Poste faisant foi.

L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception du document mentionné ci-dessous.

L’indisponibilité de l’un de ces moyens de transmission n’exonère pas l’employeur de son obligation de déclaration par l’un des autres moyens.

L’organisme destinataire adresse à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

A défaut de contestation par l’employeur des informations figurant sur ce document, dans le délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document constitue une preuve de la déclaration.

L’employeur conserve cet avis de réception jusqu’à l’accomplissement de la déclaration prévue par l’article R. 243-14 du code de la sécurité sociale pour les salariés non agricoles (DADS) et par l’article R. 741-2 du code rural et de la pêche maritime pour les salariés agricoles.

Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, l’employeur doit, sur demande des agents de contrôle mentionnés à l’article L. 8271-7 du code du travail (agents de contrôle de l’inspection du travail, contrôleurs du travail, officiers et agents de police judiciaire, agents des impôts et des douanes, agents des organismes de sécurité sociale et des caisses de MSA agréés à cet effet et assermentés, etc.) produire l’avis de réception mentionné ci-dessus s’il est encore tenu de le conserver ou, tant qu’il n’a pas reçu cet avis, les éléments leur permettant de vérifier qu’il a procédé à la déclaration préalable à l’embauche du salarié.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d’identification de l’établissement employeur, du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans un délai de 14 mois ainsi que des mentions prévues aux 3° et 4° de l’article R. 1221-1 du code du travail sont applicables.

Vérifications opérées à la demande du salarié
Un salarié peut demander, par écrit, aux services compétents en matière de travail dissimulé dont la liste figure à l’article L. 8271-7 du Code du travail et notamment à l’Urssaf, si son employeur a accompli la déclaration préalable à l’embauche le concernant. Cette demande doit comporter les précisions figurant à l’article D. 8223-1 du Code du travail. La réponse intervient dans les 30 jours qui suivent sa demande et contient les informations mentionnées à l’article D. 8223-2 du Code du travail.
Sur ce point, on peut consulter les informations diffusées sur le site de l’Urssaf.

Quelles sont les autres formalités obligatoires ?

  • que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité. A signaler toutefois que la situation de l’emploi ou l’absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail n’est pas opposable à une demande d’autorisation de travail présentée pour un étranger non ressortissant d’un État membre de l’Union européenne, d’un autre État partie à l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse souhaitant exercer une activité professionnelle dans un métier caractérisé par des difficultés de recrutement et dont la liste figure en annexe de l’arrêté du 18 janvier 2008 (JO du 20) cité en référence (pour plus de précisions, on peut se reporter au site dédié à l’immigration professionnelle )

Les ressortissants des États membres de l’Espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) ainsi que les ressortissants suisses ont le droit de chercher et d’occuper un emploi librement en France, et ce en vertu notamment des dispositions de l’article 48 du Traité sur l’Union européenne. Aucune autorisation de travail ni titre de séjour n’est donc requis de ces ressortissants, sous réserve qu’ils puissent produire un document (passeport, carte nationale d’identité) en cours de validité justifiant de leur qualité de citoyen de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Confédération helvétique.

  • Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel.
  • Adresser à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent (formalité dite « déclaration des mouvements de main-d’œuvre » - DMMO).

Obligatoire uniquement pour les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus, cette disposition ne s’applique pas au contrat de travail à durée déterminée conclu pour une durée maximum d’un mois non renouvelable.

Le relevé mensuel des contrats de travail contient les mentions suivantes :

  1. Le nom et l’adresse de l’employeur ;
  2. La nature de l’activité de l’entreprise ;
  3. Les nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu ;
  4. La date d’effet des contrats de travail ou de leur rupture avec, en cas de licenciement pour motif économique, l’indication de la nature de ce motif.

Généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN)
Compte tenu de la généralisation, à compter du début de l’année 2017, de la déclaration sociale nominative (DSN), à toutes les entreprises relevant du régime général, la DMMO s’effectue désormais par le biais de ce dispositif. Comme le précise le site officiel dédié à la DSN, www.dsn-info.fr/index.htm auquel on se reportera pour plus de précisions, la DSN vise « à remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles et diverses formalités administratives adressées jusqu’à aujourd’hui par les employeurs à une diversité d’acteurs (CPAM, Urssaf, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.) […]. Elle repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements (reprise du travail suite à un arrêt de travail, rupture du contrat…) ».

Quels sont les documents à remettre au salarié ?

Lors de l’embauche du salarié, l’employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).

Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.

Quelles sont les autres obligations à l’égard du salarié ?

Faire bénéficier le salarié d’une visite d’information et de prévention réalisée par le médecin du travail ou, sous son autorité, par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier.
Sauf cas de dispense mentionné ci-dessous, cette visite doit avoir lieu dans un délai qui n’excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail. Toutefois :

  • la visite d’information et de prévention doit avoir lieu préalablement à l’affectation sur le poste lorsqu’elle concerne un travailleur de nuit ou un travailleur âgé de moins de 18 ans ;
  • les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de leurs collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail défini à l’article R. 4624-23 du code du travail, bénéficient d’un suivi individuel renforcé (SIR). Ce suivi comprend un examen médical d’aptitude, qui se substitue à la visite d’information et de prévention, et qui est effectué par le médecin du travail préalablement à l’affectation sur le poste.

Dispense de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude

  • Lorsque le travailleur a bénéficié d’une visite d’information et de prévention dans les cinq ans précédant son embauche, l’organisation d’une nouvelle visite d’information et de prévention n’est pas requise dès lors que l’ensemble des conditions mentionnées à l’article R. 4624-15 du code du travail sont réunies.
  • Le délai de cinq ans mentionné ci-dessus est ramené à trois ans pour les travailleurs dont l’état de santé, l’âge, les conditions de travail ou les risques professionnels auxquels ils sont exposé le nécessitent, notamment les travailleurs handicapés, les travailleurs qui déclarent être titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit.
  • Lorsque le travailleur relève du « suivi individuel renforcé » (SIR, voir ci-dessus), l’organisation d’un nouvel examen médical d’aptitude n’est pas requise dès lors qu’il bénéficié d’une visite médicale d’aptitude dans les deux ans précédant son embauche, et que l’ensemble des conditions mentionnées à l’article R. 4624-27 du code du travail sont réunies.
  • Organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché. Il s’agit de l’informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L’information doit être donnée d’une manière compréhensible pour chacun.

A l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi

Enfin, certaines informations doivent être communiquées aux salariés soit par voie d’affichage soit par tout moyen (affichage ou autre). Ces informations concernent principalement :

  • l’horaire de travail des salariés (obligatoirement par affichage) ;
  • l’adresse, le numéro d’appel de l’inspection du travail et le nom de l’inspecteur compétent, l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement et des services de secours d’urgence (obligatoirement par affichage) ;
  • l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement, le lieu où ces textes sont tenus à la disposition des salariés et les modalités permettant aux salariés de les consulter pendant leur temps de présence (par tout moyen) ;
  • le règlement intérieur (par tout autre moyen) et les textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (par tout autre moyen) ;
  • les consignes en cas d’incendie (obligatoirement par affichage) ;
  • les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (08 1000 5000).

Lutte contre le harcèlement et les discriminations
Les personnes mentionnées à l’article L. 1152-2 du code du travail (salariés, personnes en formation ou en stage) sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33-2 du code pénal (définition et sanctions pénales du harcèlement moral).

Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les personnes mentionnées à l’article L. 1153-2 du code du travail sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33 du code pénal (définition et sanctions pénales du harcèlement sexuel).

Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les personnes mentionnées à l’article L. 1132-1 du code du travail sont informées par tout moyen du texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal (définition et sanctions des discriminations prohibées).